Prodüksiyon toplantısı

Açılış sahnesi

Apartman toplantısındasın.

Herkes geldi. Üç saat sürdü. Çatı konuşuldu, asansör konuşuldu, otopark konuşuldu, bahçe konuşuldu. Sesler yükseldi, bir kısmı barıştı, bir kısmı barışmadı.

Toplantı bitti. Herkes dağıldı.

Ertesi yıl aynı salonda aynı insanlar toplandı. Ve aynı dört konu yeniden açıldı.

Peki geçen sene ne oldu? Bir yıl boyunca ne ilerledi?

Kimse tam olarak bilmiyor. Çatı için "araştıralım" denmişti — kim araştıracaktı? Asansör için teklif alınacaktı — alındı mı, kim aldı, nerede? Otopark kararı çoğunlukla geçmişti ama yazılı bir yerde yok.

Üç saat konuşuldu ve hiçbir şey ilerlemedi. Toplantı yapılmadığı için değil. Toplantı bittikten sonra hiçbir şey yapılmadığı için.

Ve burada asıl mesele şu: o toplantıda konuşulanlar boş değildi. İyi fikirler vardı, doğru itirazlar vardı, hatta kararlar bile alındı.

Eksik olan şey fikir değildi. Eksik olan üç kelimeydi: kim, ne zaman, kime onaylatarak.

Ama karar, alındığı anda değil, yazıldığı anda var olur.

Bir film setinde bu toplantının adı prodüksiyon toplantısıdır. Daha kalabalıktır, daha pahalıdır ve çok daha kısa sürede sonuç vermesi beklenir.

Ama aynı biçimde ziyan edilebilir. Hem de aynı sebeple.

Bu derste ne olacak

Önce prodüksiyon toplantısının ne olduğuna ve ne olmadığına bakacağız. Sonra gündemin nasıl kurulduğuna — çünkü gündemsiz toplantı, en yüksek sesli kişinin gündemini işler.

Ardından toplantının nasıl yürütüldüğüne geleceğiz: senaryonun bölüm bölüm geçilmesine ve her departmanın kendi payını aynı sırayla söylemesine.

Sonra işin asıl çıktısına: açık maddeye, sahibine, son tarihine ve onaya. Toplantı tutanağı ile iş takip kaydının farkını da orada kuracağız.

Ardından on filmden okuyacağız; bir kısmı gerçek yapım toplantıları, bir kısmı açık benzetme olarak kullanılan toplantı sahneleri. Sonunda kendi tutanağını ve iş takip kaydını yazacaksın.

Sıfır noktası

Toplantı çağrısı gitti. Salon ayarlandı. On dört kişi geldi.

Yönetmen anlatmaya başladı. Bir saat sonra hâlâ ilk yirmi sahnedeydi. Sanat yönetmeni araya girdi, bir dekor sorusu açtı; o soru kostüme sıçradı, kostüm bütçeye sıçradı, bütçe tartışması yirmi dakika sürdü.

Ses şefi bir saat boyunca hiç konuşmadı. Sırası hiç gelmedi.

Toplantı üç saat sonra bitti. Herkes "iyi geçti" diyerek çıktı.

İki hafta sonra çekim başladı ve üç şey çıktı. Sanat yönetmeninin sorusu cevaplanmamıştı. Ses şefinin sormadığı soru hiç sorulmamıştı. Ve bütçe tartışmasında varılan sonucu iki kişi iki farklı biçimde hatırlıyordu.

Şimdi dikkatli bak, çünkü buradaki hata sandığın yerde değil.

Toplantı kötü geçmedi. İnsanlar hazırlıksız gelmedi. Kimse kaytarmadı.

Toplantının bir biçimi yoktu. Sıra yoktu, gündem yoktu, kayıt yoktu, sahip yoktu.

Biçimi olmayan toplantıda üç şey kendiliğinden olur. Konuşma sırası hazırlıklıdan değil, girişkenden yana işler. Konu, açan kişinin ilgisine göre dallanır. Ve bitiminde herkes farklı bir toplantıdan çıkmış olur.

Üçüncüsü en sinsisidir. Kimse yalan söylemez, kimse yanlış hatırlamaz — herkes duyduğu kadarını doğru hatırlar. Ama on dört kişi on dört farklı yerden dinlemiştir.

Şimdi maliyetini hesapla. On dört kişinin üç saati kırk iki saat eder. O kırk iki saat, kayıt tutulmadığı için tek bir sahipli maddeye dönüşmemiştir.

Bu, setteki en pahalı saatlerin nasıl harcandığına dair iyi bir örnektir. Toplantı ucuz değildir; ucuz olan yalnızca onu ziyan etmektir.

İşte kırılma noktası burada.

Prodüksiyon toplantısı bir bilgilendirme değil, bir tarama işlemidir. Amaç yapımı baştan sona geçmek ve her departmanın her sahnede ne göreceğini yüksek sesle söyletmektir.

Ve çıktısı konuşma değildir. Çıktısı sahipli, tarihli, takip edilen maddelerdir.

Mekanizma

Ne zaman yapılır? Teknik keşiflerden sonra, çekimden birkaç hafta önce. Keşif raporu bu toplantının girdisidir; toplantı da çekim takviminin son hâlinin girdisi.

Kim gelir? Departman şefleri. Yönetmen, yapımcı, yapım amiri, görüntü yönetmeni, sanat yönetmeni, kostüm, makyaj, ışık, ses, efekt, dublör, ulaşım, kadro sorumlusu ve yapım koordinatörü.

Toplantı büyük olur ve pahalıdır — on dört kişinin üç saati kırk iki saat demektir. Bu yüzden biçimi vardır.

Gündem toplantıdan önce vardır

Gündem üç iş yapar. Katılımcının hazırlanmasını sağlar. Konuşma sırasını kişiden bağımsız hâle getirir. Ve toplantının ne zaman bittiğini belirler.

Gündemsiz toplantıda sıra girişkenlikle belirlenir. Bu bir karakter meselesi değil, bir tasarım eksikliğidir. Sessiz departman sırf sessiz olduğu için atlanır ve onun sorusu çekim gününde ortaya çıkar.

Gündem toplantıdan en az bir gün önce gider. Aynı gün gönderilen gündem, gündem değildir; toplantıda okunan bir kâğıttır.

Bölüm bölüm geçilir

Toplantının gövdesi senaryonun sırayla taranmasıdır. Sahne bir, sahne iki, sahne üç.

Her sahnede aynı tur atılır: bu sahnede senin departmanın ne yapıyor, neye ihtiyacın var, neyi bilmiyorsun?

Sıranın sabit olması önemlidir. Aynı sıra her sahnede tekrarlanır ve kimse atlanmaz. Bu sıkıcı görünür. Sıkıcı olması iyidir — sıkıcı biçim, unutmayı engeller.

Kısa yapımlarda sahne sahne gidilir. Uzun yapımlarda sahneler gruplanır: mekâna göre, güne göre ya da sete göre. Ama tarama hep aynı mantıkla yapılır — hiçbir bölüm konuşulmadan geçilmez.

Konuşulan değil, açık kalan yazılır

Toplantının değerli çıktısı cevaplar değil, cevapsızlardır. Cevabı olan şey zaten ilerliyordur; ilerlemeyi durduran şey cevapsız kalandır.

Her açık maddenin üç zorunlu alanı vardır.

Sahibi: tek bir kişi. Departman değil, kişi. "Sanat halleder" bir sahip değildir.

Son tarihi: bir gün. "En kısa sürede" bir tarih değildir.

Onay noktası: kapandığında kim onaylıyor? Sahibi kendi maddesini kendi kapatıyorsa madde kapanmış olmaz, kaybolmuş olur.

Üçünden biri eksikse madde açık kalır ve bir sonraki toplantıya taşınır.

İki ayrı belge, iki ayrı iş

Bu ikisi karıştırılır ve karıştırıldığında ikisi de işe yaramaz.

Tutanak geçmişe bakar. "O gün ne konuşuldu, ne karara bağlandı." Bir kez yazılır ve değişmez. Anlaşmazlık çıktığında bakılan yer burasıdır.

İş takip kaydı geleceğe bakar. "Şu an ne bekliyor, kimde, ne zamana kadar." Sürekli güncellenir ve toplantılar arasında yaşar.

Tutanak toplantının fotoğrafıdır. İş takip kaydı yapımın nabzıdır.

Bir sonraki toplantı da zaten iş takip kaydıyla açılır: geçen sefer açık kalan maddeler tek tek okunur. Bu ilk beş dakika, toplantının en önemli beş dakikasıdır.

Onay bir kişide biter

Toplantıda çok şey konuşulur ve çoğu bir tercihtir. Tercihler tartışılır, ama bir yerde kapanması gerekir.

Kapanma noktası kişidir. Her karar kaleminin bir onaycısı vardır ve bu önceden bellidir. Yaratıcı kararda yönetmen, para kaleminde yapımcı, günün akışında yapım amiri.

Onaycısı yazılmamış karar, toplantıda alınmış gibi görünür ve çekim gününde yeniden açılır.

Bir de tersi var. Onaycı belliyse ama o kişi toplantıda yoksa, karar orada kapanamaz. O zaman kapanmış gibi yapmak yerine madde açık yazılır ve onaycının adı yanına konur. Yarım kapanmış karar, hiç kapanmamış karardan daha tehlikelidir — çünkü kimse onu takip etmez.

Filmlerden okuma

Gerçek masalar

Benzetme olarak toplantı sahneleri

Bu örneklerin bir kısmı gerçek yapım toplantıları, bir kısmı perdeden alınmış masalar. Hepsinde toplantının değeri, odadan çıkarken kimin neyi ne zamana kadar yapacağının bilinmesine bağlı. Gerçek yapımlarda bu bilgi bir tutanağa ve bir iş takip kaydına yazılıyor. Perdedeki masalarda ise çoğu zaman yazılmıyor ve hikâyenin gerilimi de tam oradan doğuyor.

Usta katmanı

Gündem, tarama ve iki belge kurulduktan sonra en zor soru kalıyor: bir madde gerçekte nasıl kapanır?

Birincisi: gündemi en az bir gün önce gönder. Toplantıda okunan gündem, gündem değildir.

İkincisi: taramanın sırasını sabitle ve her bölümde aynı sırayla dön. Sıkıcı olması özelliğidir, kusuru değil.

Üçüncüsü: sessiz departmana adıyla sor. Sessizlik "sorunum yok" demek değildir; çoğu zaman "sıram gelmedi" demektir.

Dördüncüsü: tartışmayı bölme, ertele. Konu dallandığında ana taramaya dön ve dallanan konuyu açık madde olarak yaz. Toplantı içinde toplantı yapılmaz.

Beşincisi: sahibi kişi yaz, departman yazma. Departman adına yazılan madde herkesindir ve herkesin olan madde kimsenindir.

Altıncısı: son tarihi gün olarak yaz. "En kısa sürede" bir tarih değildir ve takvime bağlanamaz.

Yedincisi: onaycıyı önceden belirle ve maddenin yanına yaz. Kapanışı kimin onaylayacağı belli değilse madde açık kalır.

Sekizincisi: tutanak ile iş takip kaydını ayrı tut. Biri geçmişi sabitler, öteki geleceği izler. Tek belgede birleştirilirse ikisi de bulanıklaşır.

Dokuzuncusu: toplantıyı açık madde listesiyle aç. İlk beş dakikada geçen toplantının maddeleri okunur; bu, kaydın gerçekten takip edildiğinin tek kanıtıdır.

Onuncusu: tutanağı yirmi dört saat içinde dağıt. Bir hafta sonra dağıtılan tutanak, düzeltilemeyecek kadar geç gelmiş demektir.

On birincisi: gelmeyene de gönder. Toplantıya katılamayan departman, kararı öğrenmemiş sayılmaz — kaydı ona ulaştırmak toplantının işidir.

On ikincisi: kapanan maddeyi listeden silme, kapandı olarak işaretle. Silinen madde, "bu ne zaman ve neden kapandı" sorusunu cevapsız bırakır.

On üçüncüsü: madde sayısı artıyorsa toplantı sıklığını artır, süresini değil. Uzun toplantı yorar; sık toplantı takip eder.

On dördüncüsü, ve en zoru: bir maddenin ikinci kez ertelendiğini fark ettiğinde durup sebebini sor. İki kez ertelenen madde genellikle bir kaynak sorununun kılık değiştirmiş hâlidir ve o sorun konuşulmadıkça madde kapanmaz.

Maddelerin özü şu: toplantı karar üretmez, kararı görünür ve takip edilebilir kılar.

Bir de maddelere sığmayan bir şey var. Prodüksiyon toplantısı aynı zamanda bir ekip kurma anıdır. On dört kişi ilk kez aynı odada, aynı yapımın tamamını baştan sona duyar. Kendi bölümünü herkes zaten biliyordur; komşu departmanın neyle uğraştığını ilk kez orada öğrenir.

Bu yüzden toplantıyı yalnız kayıt üretmek için kurma. İyi yürütülen bir tarama, çekim boyunca insanların birbirine kimin ne yaptığını sormasını gereksiz kılar. Kayıt, o günün çıktısıdır; ortak resim ise yan ürünü — ve bazen daha değerlisi.

Yaygın hatalar ve yanlış bilinenler

Bu yanlışlar aynı varsayımdan çıkıyor: toplantıyı bir konuşma sanmak. Değil. Prodüksiyon toplantısı bir tarama ve kayıt işlemidir — konuşma yalnızca taramanın yöntemidir.

Hepsi de aynı yerde ucuz görünür: toplantı odasında. Hepsinin bedeli aynı yerde ödenir: sette, ve orada her dakika bütün ekibin dakikasıdır.

Toplantıdan çıkarken elinde sahipli ve tarihli bir liste yoksa, toplantı yapılmamıştır.

Uygulama — kendin dene

Birinci adım: katılımcı listesini yaz. Kim geliyor ve hangi departmanı temsil ediyor?

İkinci adım: gündemi yaz ve ne zaman göndereceğini belirt. Toplantıdan kaç saat önce?

Üçüncü adım: tarama biriminizi seç. Sahne sahne mi, mekân mekân mı, gün gün mü?

Dördüncü adım: sabit departman sırasını yaz. Her bölümde bu sırayla dönülecek.

Beşinci adım: üç sahne için taramayı yap ve her departmanın sorusunu yaz.

Altıncı adım: çıkan açık maddeleri listele. En az beş madde olsun.

Yedinci adım: her maddeye sahip yaz — kişi adı, departman değil.

Sekizinci adım: her maddeye son tarih yaz — gün olarak.

Dokuzuncu adım: her maddeye onaycı yaz. Kapandığında kim onaylıyor?

Onuncu adım, ve gerçek sınav: listeye bak ve şu soruyu cevapla — bu maddelerden hangisi çekim gününe kalırsa çekim durur? O maddeyi en üste taşı. Cevabın "hiçbiri" ise ya çok şanslısın ya da taraman yeterince derin değil.

Kilit özet

Prodüksiyon toplantısının kuralları tek bir yere bağlanıyor: takip edilebilirliğe.

Birincisi: gündem toplantıdan önce gider. Gündemsiz toplantıda sıra girişkenlikle kurulur ve sessiz departman atlanır.

İkincisi: tarama bölüm bölüm ve sabit sırayla yapılır. Sıkıcı biçim unutmayı engeller; esneyen sıra birilerini atlar.

Üçüncüsü: toplantının çıktısı cevaplar değil, açık maddelerdir. Her maddenin bir sahibi, bir son tarihi ve bir onaycısı olur; üçünden biri eksikse madde kapanmaz.

Dördüncüsü: tutanak ile iş takip kaydı ayrı belgelerdir. Biri geçmişi sabitler ve değişmez, öteki geleceği izler ve sürekli güncellenir.

Beşincisi: toplantı karar üretmez, kararı görünür ve takip edilebilir kılar. Elinde sahipli ve tarihli bir liste yoksa toplantı yapılmamıştır — yalnızca yapılmış gibi görünmüştür.

Sonraki derse köprü

Tutanak yazıldı, maddeler sahiplendirildi, takvim güncellendi.

Bu düzen sinema yapımında böyle işliyor. Ama aynı işin reklam tarafında çok daha yoğun ve çok daha törensel bir biçimi var.

Orada bütün onaylar tek bir toplantıda toplanır ve tek bir belgeye bağlanır. Storyboard, kadro, kostüm, sanat, mekân, ürün ve teslim — hepsi aynı masada onaylanır.

Bir sonraki derste PPM'e, yani reklamın son onay toplantısına geçiyoruz. Sorular şunlar olacak. Neden reklamda onay tek noktada toplanır? Bu kitapta ne bulunur? Ve onaylanan bir şey sonradan değiştiğinde ne olur?