Resmî örgüt, hiyerarşi ve iş bölümü

Açılış sahnesi

Orta büyüklükte bir mobilya üreticisine bir sabah tek satırlık bir ileti düşüyor: gönderilen dolabın kapağı çizik geldi. İleti önce müşteri ilişkilerinde açılıyor, oradan sevkiyata aktarılıyor, sevkiyattan kalite birimine, kalite biriminden üretim planlamaya, planlamadan satın almaya geçiyor. Her durakta aynı iki cümle yazılıyor: sorunun burada başlamadığı ve iletinin ilgili birime yönlendirildiği. Dokuzuncu günün sonunda ileti başladığı masaya geri dönüyor ve müşteri o gün ikinci kez yazıyor.

İşi bitiren kişi şemada hiç görünmüyor. Depoda paletleri istifleyen bir çalışan, aynı modelin köşelerinin son iki aydır aynı yerinden çizildiğini fark etmiş; ambalaj makinesinin makarası bozuk, streç film fazla gergin sarılıyor ve kapak kenarına bastırıyor. Bunu kimseye bildirmemiş, çünkü makine onun görev tanımında yok ve bildirse kime bildireceğini bilmiyor. Kalite biriminden bir kişi başka bir iş için depoya indiğinde durumu ayaküstü duyuyor, makara o öğleden sonra değişiyor ve çizik meselesi kapanıyor.

Bir ay sonra yönetim şemayı yeniliyor. Şikâyetlerin tek bir yerde durması için müşteri deneyimi adında yeni bir konum açılıyor ve bütün bildirimler oraya bağlanıyor. Yeni düzende ileti dokuz gün dolaşmıyor, aynı gün sahibini buluyor. Ama depodaki çalışanın gördüğü türden bir işaret artık kimseye ulaşmıyor: ambalajdan doğan şikâyet müşteri deneyimine, makine bakımı teknik işlere ait ve iki kutunun arasında kimsenin görevi olmayan bir aralık kalıyor.

Bu derste ne olacak

Az önceki anlatı kurgudur; tek bir işletmede yaşanmış bir olayın kaydı değil, olağan ayrıntılardan dersin sorusunu bir arada gösterecek biçimde kurulmuş bir anlatıdır. Bu dersteki örnek durumların hepsi aynı biçimde kurulmuştur. Kurgu olmayan yanı şudur: bir örgütün kâğıt üzerindeki düzeni ile işin gerçekten yürüdüğü yol birbirinden ayrılabiliyor ve bu ayrılma her zaman bir aksaklık belirtisi değil, resmî yapının kendi işleyişinin bir sonucu.

Önce yazılı yapının tam olarak neyi iddia ettiğini ayıracağız, sonra o iddianın sınandığı yer olan iş bölümüne geçeceğiz. Ardından hiyerarşinin hangi soruyu yanıtladığını, yapıyı birbirinden farklı biçimde açıklayan üç okumayı, aynı yapının kişi ölçeğinden toplum ölçeğine kadar nasıl değiştiğini, Türkiye ve başka ülkelerden örnekleri, bu bilginin hangi yöntemle elde edildiğini ve yapı okurken sık yapılan hataları göreceğiz.

Sıfır noktası — kâğıttaki düzen ile koridordaki iş

Bir örgütün şemasına bakarken orada o örgütün bir fotoğrafını gördüğünü sanmak kolaydır. Şema bir fotoğraf değildir. Kutular ve çizgiler işin nasıl aktığını göstermez, nasıl akması gerektiğini ilan eder. Bu ayrım küçük görünüyor ama dersin ekseni tam buradan geçiyor: yazılı yapı bir betimleme değil bir iddiadır ve her iddia gibi sınanabilir.

Sınamanın yapıldığı yer iş bölümüdür. İşi parçalara ayırmadan bir şema çizilemez, çünkü kutuların içine yazılacak bir şeyin olması gerekir. Parçalara ayırma işi somutlaştırdığı anda iddia da somutlaşır: kimin neyi yapacağı, hangi kararın kime ait olduğu ve bir sorun çıktığında kimin duracağı belirlenmiş olur. Gündelik iş ise bu belirlemeyi her gün yeniden yoklar.

Mekanizma — iddianın sınandığı iki yer

Resmî yapının taahhüt olması, onu değersiz kılmıyor; aksine, sınanabilir kıldığı için sosyolojik olarak verimli bir nesne hâline getiriyor. Bir örgütün şemasını okumak, o örgütün kendi işi hakkında ne iddia ettiğini okumaktır. Bu iddianın ne kadar tuttuğunu anlamak içinse iddiaya değil, işin kendisine bakmak gerekiyor.

İş bölümü bir örgütün en görünür kazancıdır. Aynı işi tekrar tekrar yapan bir konum o işi hızlandırır, hatasını azaltır, kendi içinde ölçülebilir bir standart kurar. Kazanç gerçektir ve tartışma konusu değildir. Sosyolojik soru, kazancın yanında sessizce oluşan şeyin ne olduğudur.

Buraya kadarki kısım iş bölümünün açtığı aralığı gösteriyor. Şimdi ikinci yarıya, yani o aralıkta bir şey olduğunda kimin ne yapabileceğine geçiyoruz. Gündelik dilde hiyerarşi "kimin kime rapor verdiği" diye anlatılır. Bu tarif yanlış değil ama örgütün içindeki asıl işi göstermiyor.

Fark şurada görünür: rapor akışı bilginin yukarı doğru gitmesidir, yetki zinciri ise bir sorunun nerede duracağını söyler. Bir örgütte bilgi çok hızlı yukarı çıkabilir ve karar yine de haftalarca alınmayabilir; tersine, bilgi hiç yukarı çıkmadan sorun çözülmüş olabilir. Bir örgütü anlamak isteyen kişinin sorması gereken soru, kimin kime rapor verdiği değil, bir sorunun kimin masasında durduğu ve orada karara bağlanıp bağlanamadığıdır.

Denetim alanı, iki yarıyı birbirine bağlayan ayardır. Geniş bir denetim alanı iş bölümünün açtığı aralıkları görmeyi zorlaştırır, çünkü tek bir konumun bakması gereken yer fazladır. Dar bir denetim alanı ise aralıkları görünür kılar ama zinciri uzatarak sorunun durduğu noktayı işten uzaklaştırır. Bu yüzden bir örgüt şemasını okurken kutu sayısından çok, çizgilerin nasıl dağıldığına bakmak gerekiyor.

Kuramsal mercekler

Resmî yapının neden var olduğu sorusuna sosyolojide birbirini tamamen dışlamayan farklı yanıtlar veriliyor.

Birinci yanıt verimliliği merkeze alır. Bu okumaya göre yapı, işi parçalara ayırıp her parçayı uzmanına vererek toplam emeği azalttığı için kuruluyor. Zincir ve denetim alanı da bu hesabın parçası: parçalanmış iş kendiliğinden birleşmediği için, birleştirme yükünü üstlenen konumlara ihtiyaç duyuluyor. Bu okumada şemadaki her kutu, birleştirme yükünün bir parçasının nereye bindiğini gösterir.

İkinci yanıt denetimi merkeze alır. Buradaki iddiaya göre iş bölümü yalnız hızlandırmak için değil, çalışanın yaptığı işi görünür ve ölçülebilir kılmak için derinleşiyor. Parçalanan bir iş, onu yapanın işin bütünü üzerindeki bilgisini ve dolayısıyla pazarlık gücünü azaltır. Bu okuma, aynı şemaya bakıp verimlilik yerine kimin kimi izleyebildiğini sorar.

Üçüncü yanıt meşruiyeti merkeze alır. Bu okumaya göre bir şemanın bütün kutuları işin gereğinden gelmez; bir kısmı, o alanda ciddi sayılan bir örgütün nasıl görünmesi gerektiğine dair yerleşmiş beklentiden gelir. Bir dernek, iletişim ve tanıtım işini ayrı bir konum olarak kendi işinin hacmini hesaplayarak değil, benzer derneklerde böyle bir konum bulunduğu için açabilir.

Üç yanıt aynı şemayı üç ayrı soruyla okuyor: iş nasıl ucuzlar, kim kimi görebilir, örgüt kime ciddi görünür. Açılış sahnesindeki mobilya üreticisinde üçü birden çalışıyor. Yeni konumun açılması şikâyetin dolaşımını kısalttığı için verimlilik yanıtına, bildirimleri tek bir yerde toplayıp izlenebilir kıldığı için denetim yanıtına, sektördeki benzer firmalarda böyle bir birim bulunduğu için meşruiyet yanıtına uyuyor. Yalnız bir yanıtla okuyan kişi, ötekilerin açıkladığı sonuçları kazara oluşmuş sayar.

Ölçek

Kişi düzeyinde yapı, bir çalışanın günlük olarak "bunu kime sorarım" sorusuna verdiği yanıt biçiminde görünür. Bu yanıt kâğıttaki çizgiyle uyuşabilir de uyuşmayabilir de; hastanedeki arşiv görevlisi örneği ikinci durumu gösteriyor.

Örgüt ve alan düzeyinde ise tek tek kişiler değil, şemanın kendisi ve o şemanın sektördeki benzerleri konuşulur. Bu düzeyde sorulan soru, aynı işi yapan örgütlerin şemalarının birbirine ne kadar benzediği ve bir benzerlik varsa onu neyin kurduğudur. Böyle bir benzerlik ortak bir merkez olmadan da doğabilir: aynı beklentiye ayrı ayrı uymak da aynı sonucu verir.

Toplum düzeyinde ise resmî yapı artık tek bir örgütün tercihi olmaktan çıkar. Bir işin ehil bir konum tarafından yapılmasını, bir belgenin adı yazılı bir sorumlu tarafından imzalanmasını ve bir zararın adresinin bulunabilmesini bekleyen genel bir düzen vardır. Bu beklenti mevzuata da yazılıdır: bazı alanlarda bir örgütün belirli konumları bulundurması yasal bir zorunluluktur.

Üç ölçek birbirini besliyor. Bir çalışanın kime soracağını bilmesi, örgütün şemasından; şemanın biçimi, alandaki yerleşik kalıptan; kalıbın kendisi ise sorumluluğun adreslenebilir olmasını isteyen daha geniş bir düzenden geliyor. Tek bir ölçekte kalan okuma, aynı kutunun neden binlerce ayrı örgütte tekrarlandığını açıklayamaz.

Türkiye'de yapıyı okumak ve başka bağlamlarla karşılaştırma

Türkiye'de örgüt şemalarının bir bölümü işin kendisinden değil doğrudan mevzuattan gelir. Derneklerde yönetim ve denetim kurullarının bulunması kanunla zorunludur; şirketlerde imza yetkisinin kimde olduğu ayrıca belgelenir; belirli büyüklükteki iş yerlerinde iş güvenliği ve iş yeri hekimliği hizmetinin bulundurulması yasal bir yükümlülüktür. Bu konumlar örgüt kendi ihtiyacını hesapladığı için değil, hukuken var olmak zorunda olduğu için şemada yer alır.

Bu ikinci kaynağı görmek, bir şemayı okurken iki katmanı ayırmayı gerektiriyor: hangi kutu işin akışından, hangi kutu yasal zorunluluktan doğmuş. Ayırmadan yapılan bir okuma, mevzuattan gelen bir konumu örgütün bilinçli bir tasarım kararı sanar ve örgüte olduğundan fazla niyet atfeder.

Karşılaştırma bu noktada işe yarıyor. Başka bağlamlarda da belirli konumların bulundurulması zorunlu tutulur; zorunluluğun hangi konumlara bindiği ve hangi büyüklükten sonra başladığı ise değişir. Değişmeyen şey mekanizmanın kendisi: her yerde şemanın bir kısmı örgütün dışından gelir ve o kısım, örgütün kendi işiyle ilgili hiçbir şey anlatmaz. Türkiye'yi tek başına okuyan biri, mevzuattan gelen kutuları buraya özgü bir ağırlık sanabilir; oysa değişen şey ağırlığın varlığı değil, hangi konumlara bindiğidir.

Bu bilgiyi nasıl biliyoruz?

Resmî yapı üzerine iddialar kolay kurulur, çünkü şema elde hazır bir belgedir. Zor olan, o belgenin ne kadar işlediğini göstermektir ve bunun için şemadan başka bir kaynağa ihtiyaç duyulur.

Üç yöntem de aynı ilkeye dayanıyor: yazılı yapı hakkında bir şey söylemek için yapının dışından bir ize ihtiyaç var. Yalnız şemaya bakarak "bu örgüt şöyle işliyor" demek, bir iddiayı kendi kendisiyle doğrulamaktır.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

1. Resmî yapı bir fotoğraf değil bir iddiadır: işin nasıl aktığını değil, nasıl akması gerektiğini ilan eder.
2. Bu iddianın sınandığı yer iş bölümüdür, çünkü işi parçalara ayırmak kimin neyi yapacağını ve bir sorunun kime düşeceğini somutlaştırır.
3. İş bölümü uzmanlaşma kazandırırken bütün körlüğü riskini birlikte getirir; herkesin kendi parçasını hatasız yaptığı bir örgütte bile kimsenin bakmadığı bir alan açılabilir.
4. Her sınır çizgisi iki yanına da ait olmayan bir şerit bırakır ve sahipsiz sorunlar bu şeritte oluşur; bunlar iş bölümünün arızası değil ürünüdür.
5. Yetki zinciri kimin kime rapor verdiğini değil, bir sorunun nerede durduğunu ve kimin karar verebileceğini söyler.
6. Denetim alanı bu iki yarıyı birbirine bağlar: genişledikçe aralıkları görmek zorlaşır, daraldıkça zincir uzayıp karar işten uzaklaşır.
7. Bir şemanın bütün kutuları işten gelmez; bir kısmı yasal zorunluluktan, bir kısmı alanda yerleşik beklentiden gelir ve bu katmanlar ayrılmadan yapılan okuma örgüte olduğundan fazla niyet atfeder.

Sonraki derse köprü

Bu ders tek bir örgütün içine baktı ve orada iki katman buldu: yazılı olan ile fiilen işleyen. Ama bu düzenin kendisi de bir yerden geliyor. Kuralın kişiden bağımsız işlediği, her konumun yetkisinin önceden yazıldığı ve her işlemin kayda geçtiği bu biçim, tek tek örgütlerin ayrı ayrı bulduğu bir çözüm değil; belirli bir tarihsel dönemde yaygınlaşmış ve giderek başka örgütlenme biçimlerinin önüne geçmiş bir kalıp. Sıradaki ders — TEM-107-03 «Bürokrasi, rasyonelleşme ve demir kafes» — tam bu yaygınlaşmayı ele alıyor: hesaplanabilirliğin ve öngörülebilirliğin neden bu kadar güçlü bir üstünlük sağladığını, kuralın kişiye üstün tutulmasının hangi kapıları açtığını ve aynı düzenin insanları neden aynı anda hem koruyup hem sıkıştırdığını soruyor.