Satın alma departmanıyla çalışmak

Kanca

Bir futbol maçında hakem, ev sahibi takımın lehine bir penaltı veriyor. Tribünler coşuyor. Deplasman takımının teknik direktörü kenardan bağırıyor; oyuncuları hakemin etrafını sarıyor.

Maçtan sonra deplasman takımının kaptanı muhabirlere şunu söylüyor: "Penaltı tartışılır. Ama hakem bütün maçı aynı ölçüyle yönetti; iki takıma da aynı davrandı. Kaybettik, ama adil bir maçta kaybettik."

Bir kararın sonucu herkesi memnun etmeyebilir. Ama o karara nasıl varıldığı, sonucun kabul edilip edilmeyeceğini belirler. Kurumsal satın almada bu hakemin adı, satın alma departmanıdır.

Tek fikir

Satın alma departmanı satıcının önündeki bir engel değil, kurumun adil ve hesap verebilir bir karar vermesini sağlayan bir süreçtir. Satıcı bu süreci atlatmaya çalışmaz; kurallarını öğrenir, satın almacının karşılaştırma yapmasını kolaylaştırır ve süreci kendi lehine değil, açık ve doğru bilgiyle besler.

Neden işe yarar

Satıcılar satın alma departmanını çoğu zaman bir kapı bekçisi olarak görür: fiyatı düşürmeye çalışan, süreci uzatan, karar vericiye ulaşmayı zorlaştıran biri. Bu algı, satıcıyı iki yanlış davranışa iter. Birincisi, satın almayı atlatıp doğrudan karar vericiye gitmeye çalışmaktır. İkincisi, satın almacıyı yalnızca fiyatı umursayan biri sanıp onunla yalnızca fiyat konuşmaktır.

Oysa satın almacının işi, kurumun karar sürecinin adil ve savunulabilir olmasını sağlamaktır. Birden fazla teklifin aynı ölçütlerle karşılaştırılması, şartnamenin karşılanıp karşılanmadığının kontrolü, tedarikçiler arasında eşit davranılması: bunlar satın almacının hem görevidir hem de onun iş performansının ölçüsüdür. Satın almacı, bir satın almanın sonucundan çok, o sonuca nasıl varıldığından sorumludur.

Thibaut ve Walker'ın çerçevesi, satıcıya satın almacıyla çalışmanın yolunu gösterir. Satın almacının en çok değer verdiği şey, adil ve savunulabilir bir süreçtir. Satıcı bu süreci kolaylaştırırsa, satın almacının işini kolaylaştırmış olur. Bunu yapmanın üç yolu var. Birincisi, teklifi satın almacının istediği biçimde, eksiksiz ve karşılaştırılabilir hazırlamak. İkincisi, satın almacının gözden kaçırabileceği maliyet kalemlerini, kendi teklifinin lehine olsun ya da olmasın, açıkça göstermek. Üçüncüsü, sürecin kurallarına uymak: son tarihler, iletişim kanalları, sorulara yazılı cevaplar.

Satın almacıyla yalnızca fiyat konuşmak da bir yanılgıdır. Satın almacı fiyatı önemser, ama aynı zamanda riski, teslim güvencesini, sözleşme koşullarını ve tedarikçinin güvenilirliğini de önemser. En ucuz teklifi seçip sonra bir aksaklıkla karşılaşmak, satın almacının en çok çekindiği şeylerden biridir; çünkü o kararın sorumlusu odur.

Sahne

Aralık ortası. Nilay Hanım üç teklifi karşılaştırma tablosuna yerleştirmiş. Ferhan Bey, Deniz'i arayıp bir rakibin makine fiyatının daha düşük olduğunu söylemiş. Deniz ve Selin dükkânda.

Kemal Usta’nın versiyonu

Kemal Usta, bir otelin satın almacısının teklifini rakibininkinden daha pahalı bulduğunu öğrenmiş.

Kemal Usta: Ben otelin sahibini tanıyorum, onu arayayım; satın almacıyla uğraşmayalım.

Çırak: Usta, satın almacı bunu duyarsa kızmaz mı?

Kemal Usta: Kızsın. Patron benim tanıdığım.

Çırak: Ya patron satın almacıya sorarsa?

Kemal Usta otelin sahibini aradı. Sahip, kararı satın almacıya bıraktığını söyledi ve telefonu kapattı. Satın almacı ertesi gün Kemal Usta'nın teklifini değerlendirme listesinden çıkardı. Kemal Usta süreci atlatmaya çalışmış, süreç de onu dışarıda bırakmıştı.

Selin’in versiyonu

Deniz telefonu kapatıp Selin'e dönüyor.

Deniz: Bir rakibin makineleri bizimkinden daha ucuz. Nilay Hanım tabloyu ona göre hazırlamış olabilir. Leman Hanım'ı arayıp durumu anlatsam mı? Ya da Feridun Bey'den destek mi istesek?

Selin: Nilay Hanım'ı atlamak mı?

Deniz: Atlamak değil, bir destek...

Selin: Nilay Hanım bunu atlamak olarak görür. Onun işi bu süreci adil yürütmek. Biz Leman Hanım'ı ararsak, Nilay Hanım'ın tablosunu boşa çıkarmış oluruz; o da bunu unutmaz. Önce Nilay Hanım'ı arayalım ve tabloyu nasıl kurduğunu soralım.

Deniz Nilay Hanım'ı arıyor ve telefonu hoparlöre alıyor.

Deniz: Nilay Hanım, merhaba. Karşılaştırma tablosunu hazırladığınızı duyduk. Hangi kalemleri karşılaştırdığınızı öğrenebilir miyiz? Eksik bilgi verdiysek tamamlamak isteriz.

Nilay Hanım: Makine fiyatı, çekirdek fiyatı ve teslim süresi.

Selin: Nilay Hanım, bir şeyi eklemek isteriz; bizim teklifimizin lehine de olsa, aleyhine de olsa. Üç yıllık bakım ve servis maliyeti tabloya girerse karşılaştırma daha tam olur. Bizim teklifimizde bakım dahil; diğer tekliflerde dahil mi, bilmiyoruz.

Nilay Hanım: Doğru, bakımı ayrı sormamıştım. Diğer iki firmaya da soracağım; tabloya üç yıllık toplam maliyet satırı ekleyeceğim.

Selin: Size üç yıllık maliyetimizi kalem kalem yazılı olarak gönderiyoruz. Diğer firmaların cevapları da aynı formatta gelirse karşılaştırması kolay olur.

Nilay Hanım: Teşekkür ederim. Açıkçası tedarikçilerin çoğu tabloyu sormaz, beni atlayıp genel müdürü arar.

Telefon kapanınca Deniz bir süre susuyor. "Leman Hanım'ı arasaydım, Nilay Hanım'ı karşıma almış olurdum." Selin başını sallıyor: "Nilay Hanım bizim önümüzde bir engel değildi. Adil bir karşılaştırmanın sahibiydi. Biz ona eksik bir satırı gösterdik, o da satırı herkes için ekledi."

Sınır

Satın alma departmanıyla çalışmanın kötüye kullanımı, süreci içeriden etkilemeye çalışmaktır. Satın almacıyla kişisel bir ilişki kurup ondan rakiplerin tekliflerini öğrenmeye çalışmak, şartnamenin kendi ürününe göre yazılması için baskı yapmak ya da satın almacıya kişisel bir menfaat sunmak, usul adaletini bozar ve çoğu kurumda, bazen hukuken de, açık bir ihlaldir. Selin'in Nilay Hanım'a önerdiği satır ise farklıydı: bütün teklifler için aynı biçimde soruldu ve satıcının lehine de aleyhine de sonuç verebilirdi. Bir başka sınır, karşılaştırmayı kendi lehine çarpıtmaktır: rakibin teklifindeki eksikleri abartmak ya da kendi teklifindeki eksikleri gizlemek. Toplam sahip olma maliyetini gösterirken, kendi teklifinin zayıf kaldığı kalemleri de dürüstçe yazmak gerekir. Son olarak, satın almacının kararı satıcının aleyhine çıkarsa, bu karara saygı göstermek gerekir. Adil bir süreçte kaybeden satıcı, bir sonraki süreçte de davet edilir; süreci şikâyetle ya da üstlere başvurarak sorgulayan satıcı ise çoğu zaman edilmez.

Sahaya çık

Kapanış

1. Satın alma departmanı satıcının önündeki bir engel değil, kurumun adil ve savunulabilir bir karar vermesini sağlayan bir süreçtir; satın almacı sonuçtan çok, sonuca nasıl varıldığından sorumludur.
2. Satıcı süreci atlatmaya çalışmaz; kurallarını öğrenir, teklifi eksiksiz ve karşılaştırılabilir hazırlar, toplam sahip olma maliyetini açıkça gösterir ve satın almacının işini kolaylaştırır.
3. Süreci içeriden etkilemeye çalışmak, karşılaştırmayı kendi lehine çarpıtmak ve aleyhe sonuçlanan adil bir karara saygı göstermemek sınırın ötesindedir.

Üç soru

1. Bir satın almacı teklifini yalnızca fiyata göre değerlendiriyor ve senin teklifin daha pahalı. Ne yaparsın?
2. Kurumdaki bir tanıdığın, rakiplerin tekliflerini sana gösterebileceğini söylüyor. Ne yaparsın?
3. Satın alma departmanının şartnamesi, senin ürününün güçlü bir özelliğini hiç sormuyor. Ne yaparsın?

Yanıtlar

1. Satın almacıyı atlamak çekicidir, ama Nilay Hanım'la yapılan konuşma gibi, onunla karşılaştırmanın ölçütlerini konuşmak daha doğrudur. Toplam sahip olma maliyetini, kendi teklifinin zayıf kaldığı kalemler dahil, açıkça göstermek ve bunun bütün teklifler için sorulmasını önermek, karşılaştırmayı daha adil yapar.
2. Bu teklifi reddetmek gerekir. Rakiplerin tekliflerini görmek, usul adaletini bozar ve hem seni hem de tanıdığını zor durumda bırakır. Bu, çoğu kurumda ve bazen hukuken de açık bir ihlaldir. Kendi teklifini kendi gerekçeleriyle güçlendirmek tek doğru yoldur.
3. Satın almacıya bu özelliği yazılı olarak bildirmek ve şartnamede yer alması gerekip gerekmediğini kurumun kararına bırakmak gerekir. Şartnamenin kendi ürününe göre yazılması için baskı yapmak ise sınırın ötesindedir. Özellik kurumun gerçek bir ihtiyacını karşılıyorsa, bunu açıklamak satın almacıya da yardımcı olur.

Sonraki derse köprü

Nilay Hanım'ın tablosu adil bir karşılaştırmayı garanti ediyordu. Ama tablonun arkasında, kararı imzalayacak insanların bir kaygısı daha vardı: yanlış bir seçimin kendi kariyerlerine ne getireceği. Sıradaki ders kişisel risk üzerine: "yanlış seçim yaparsam ne olur?" sorusunu konu ediyor.