Dijital koleksiyonlarda gelişmiş arama ve filtreleme

Açılış: kırk bin sonuç

Bir müzenin çevrimiçi koleksiyonunu açıyorsun. Arama kutusuna bir kelime yazıyorsun: kâse.

Kırk bin sonuç.

İlk sayfaya bakıyorsun. Aradığın şey yok. İkinci sayfa. Yok. Beşinci sayfada vazgeçiyorsun ve "bu koleksiyonda yokmuş" diye düşünüyorsun.

Oysa aradığın nesne oradaydı. Yalnız kurum ona "kâse" demiyordu.

Şimdi tersini deneyelim. Aynı kutuya çok daha dar bir şey yazıyorsun ve bu sefer sıfır sonuç geliyor. Yine "yok" diye düşünüyorsun.

İki durumda da aynı hatayı yaptın: arama kutusunu bir bilgi kaynağı sandın. Oysa o kutu bir bilgi kaynağı değil. Başka birinin kurduğu bir sınıflandırma sistemiyle yaptığın bir konuşma.

Bu ders o konuşmayı öğretiyor.

Bu derste ne olacak

Dört şey öğreneceksin.

Birincisi, kurumların kendi terim sistemleriyle nasıl çalışılacağı. İkincisi, filtrelerin ne işe yaradığı ve hangi sırayla kullanılacağı. Üçüncüsü, sonuç listesinin neden koleksiyonun kendisi olmadığı. Dördüncüsü, birden çok kurumu birlikte tarayan toplu kaynakların gücü ve sınırı.

Ders bittiğinde bir koleksiyonda aradığını on dakikada bulabilecek ve bulamadığında bunun bir yokluk mu yoksa bir arama hatası mı olduğunu ayırt edebileceksin.

Sıfır noktası: arama bir çeviri işidir

Önce gündelik bir şeye benzetelim.

Bir markette tarçın arıyorsun. Baharat reyonuna gidiyorsun, yok. Sonra birinin sana "pastacılık malzemeleri" reyonunu göstermesi gerekiyor.

Ürün oradaydı. Senin kafandaki kategori ile marketin kategorisi uyuşmadı.

Müze koleksiyonlarında da böyle. Kurum her nesneyi belirli terimlerle etiketlemiş ve o terimler bir listeden seçilmiş. Bu listeye kontrollü terim dağarcığı deniyor.

Kontrollü dağarcık iyi bir şey: aynı nesne türüne her seferinde aynı ad verilir, dolayısıyla hepsi birlikte bulunabilir. Ama bir bedeli var — senin kelimen o listede olmayabilir.

Bu yüzden aramanın birinci kuralı şu: kendi kelimeni değil, kurumun kelimesini bul.

Nasıl bulunur? En hızlı yol: bildiğin bir nesneyi ara, kaydını aç ve orada hangi terimlerin kullanıldığına bak. Kayıttaki terimler genellikle tıklanabilirdir ve tıkladığında aynı terimle etiketlenmiş her şeyi getirir.

Filtreler ve kullanım sırası

Arama kutusu tek başına zayıf bir araç. Asıl güç filtrelerde.

Yaygın filtre türleri şunlar: tarih aralığı, malzeme ve teknik, bölüm ya da koleksiyon, coğrafya ya da kültür, nesne türü, görsel var mı yok mu ve telif durumu.

Kullanım sırası önemli ve çoğu kişi tersini yapıyor.

Önce geniş ara, sonra daralt. Dar bir sorguyla başlayıp sıfır sonuç almak, sorgunun neresinin yanlış olduğunu göstermez. Geniş başlayıp filtre eklemek ise her adımda kaç sonucun elendiğini gösterir ve elemenin nerede aşırıya kaçtığını fark edersin.

Sonuç sayısını izle. Bir filtre eklediğinde sonuç kırk binden yüz elliye düştüyse iyi. Sıfıra düştüyse o filtre muhtemelen senin beklediğin şeyi yapmıyor.

Bir seferde tek filtre ekle. Üç filtreyi birden ekleyip sıfır sonuç aldığında hangisinin sorunlu olduğunu bilemezsin.

Envanter numarasıyla arama

İkinci derste öğrendiğin numara, aramanın en keskin aracı.

Bir nesneyi daha önce görmüş ve numarasını not etmişsen, arama kutusuna doğrudan numarayı yazmak seni tek adımda oraya götürür. Ad değişse, atıf değişse, sınıflandırma değişse bile numara aynı kalır.

Bu yüzden bir nesneyle çalışırken numarayı ilk not alacağın şey yap. Adı not almak yetmez; ad, arama kutusunda çoğu zaman yüzlerce benzer sonuç içinde kaybolur.

Numaranın ikinci bir kullanımı daha var. Bir makalede ya da katalogda geçen bir nesneyi bulmak istiyorsan, metinde numara verilmişse doğrudan kuruma gidebilirsin. Verilmemişse ad, ölçü ve tarihle uğraşmak zorunda kalırsın ve çoğu zaman yanlış nesneyi bulursun. Bu yüzden kendi yazdığın metinlerde de numarayı ver; okuyucunun doğrulayabilmesi buna bağlı.

Sonuç listesi koleksiyon değildir

Şimdi dersin en önemli fikri.

Bir çevrimiçi koleksiyonda arama yaptığında gördüğün şey, o kurumun sahip olduğu her şey değil. Üç süzgeçten geçmiş bir alt küme.

Birinci süzgeç: kayıt. Nesnenin veritabanına girilmiş olması gerekir. Büyük kurumlarda depolardaki nesnelerin bir bölümü hâlâ kâğıt kayıtta.

İkinci süzgeç: dijitalleştirme. Kaydı olan her nesnenin fotoğrafı olmayabilir. Fotoğrafsız kayıtlar arama sonuçlarında ya hiç görünmez ya da en sona düşer.

Üçüncü süzgeç: yayımlama. Kurum bazı kayıtları çevrimiçi yayımlamamayı seçebilir; hassas içerik, devam eden provenans araştırması ya da hak sorunları nedeniyle.

Üç süzgecin toplam etkisi büyük ve yanlıdır. Fotoğraflanmış nesneler genellikle sergilenmiş, yayınlanmış ve daha önce çalışılmış olanlardır. Yani dijital koleksiyon, kurumun kendi ilgi tarihinin bir haritası.

Bunun pratik sonucu şu: bir konuda çevrimiçi az sonuç bulman, o konuda az nesne olduğunu göstermiyor. Az dijitalleştirilmiş olduğunu gösteriyor olabilir.

Toplu kaynaklar

Tek tek kurumlarda aramak yorucu. Birden çok kurumun kaydını birlikte tarayan toplu kaynaklar var ve iki türlü işe yarıyor.

Birincisi kapsam: tek sorguyla çok sayıda koleksiyona bakabiliyorsun. İkincisi keşif: aynı nesne türünün farklı kurumlardaki örneklerini yan yana görebiliyorsun.

Ama üç sınırı da bilmek gerekiyor.

Kayıt derinliği düşer. Toplu kaynak, kurumların kayıtlarından yalnız ortak alanları alır. Provenans, durum notu ve yayın geçmişi genellikle gelmez. Ciddi çalışma için kurumun kendi sayfasına gitmek gerekir.

Güncellik gecikir. Kurum kaydını güncellediğinde toplu kaynak bunu hemen yansıtmayabilir. Atıf değişmiş bir eser, toplu kaynakta eski atıfla durabilir.

Terim eşlemesi kayıp üretir. Farklı kurumların farklı terim sistemleri tek bir sisteme eşlenirken incelik kaybolur.

Kural şu: toplu kaynağı bulmak için kullan, çalışmak için kurumun kendi kaydına git.

Açık erişim programları

Son on yılda pek çok büyük kurum koleksiyonunun bir bölümünü açık erişime açtı. Bu, hem arama hem kullanım açısından belirleyici bir değişim.

Açık erişim burada iki ayrı şey anlamına geliyor ve ikisini karıştırmamak gerekiyor.

Açık veri, kayıtların indirilebilir ve işlenebilir olmasıdır. Bir kurum koleksiyon kayıtlarını tablo hâlinde yayımladığında, sen o tabloyu kendi bilgisayarında süzebilirsin. Arayüzün sunmadığı sorular böyle sorulabilir hâle geliyor: bir kurumda kaç nesnenin provenansı boş, hangi bölgeden kaç nesne var, hangi yıl kaç kayıt girilmiş.

Açık görsel, fotoğrafların serbestçe kullanılabilir olmasıdır. Bu ayrı bir karardır ve sıradaki dersin konusu.

Bir kurumun açık veri sunup sunmadığını anlamanın yolu, sitesinde ayrı bir başlık aramak. Genellikle geliştiriciler için bir bölüm ya da veri indirme sayfası bulunuyor.

Bunun öğrenci için pratik anlamı şu: artık bir koleksiyonu tek tek nesne olarak değil, bütün olarak inceleyebiliyorsun. Bir kurumun neyi topladığı, neyi ihmal ettiği ve hangi yıllarda ne aldığı doğrudan görülebiliyor.

Aramanın ötesi: koleksiyonu bütün olarak okumak

Arama tek tek nesne bulmak için. Bir de koleksiyonun kendisine soru sormak var.

Üç soru işini görüyor ve üçü de açık veriyle cevaplanabiliyor.

Bu kurum ne topluyor? Bölge, dönem ve ortam dağılımına bak. Dağılım kurumun tarihini gösteriyor: hangi yıllarda hangi alanda yoğunlaşmış.

Ne zaman topluyor? Giriş yıllarına göre dağılım, kurumun büyüme dönemlerini ve durakladığı yılları veriyor. Belirli yıllarda ani sıçramalar genellikle büyük bir bağış ya da devir demek.

Ne kaydediyor? Hangi alanlar dolu, hangileri boş? Provenans alanı sistematik olarak boşsa, bu kurumun o konuya ayırdığı kaynağı gösteriyor.

Bu üç soru, tek bir nesneyle ilgilenmeyen ama bir kurumu anlamak isteyen biri için en hızlı yol. Ve akademinin dokuzuncu katmanındaki müzecilik programının doğrudan çalıştığı alan.

Usta katmanı: arama günlüğü tutmak

Şimdi çoğu kişinin atladığı bir alışkanlık.

Bir arama yaptığında üç şeyi not al: hangi kurumda aradın, hangi terimleri ve filtreleri kullandın, kaç sonuç aldın.

Neden? Üç sebep var.

Birincisi, tekrar edilebilirlik. Üç ay sonra aynı aramayı yapman gerekebilir ve terimleri hatırlamazsın.

İkincisi, negatif sonuç da bir bulgudur. "Şu kurumda şu terimle arama yaptım, sonuç yok" cümlesi bir bilgidir ve yazılırsa bir daha aynı aramayı yapmazsın.

Üçüncüsü ve en önemlisi, arama stratejin bir yöntem beyanıdır. Bir çalışmada "şu koleksiyonlarda şu terimlerle taradım" diyebilmek, o çalışmanın kapsamını okuyucuya gösteriyor. Kapsamını söylemeyen bir taramanın sonuçları değerlendirilemez.

İkinci incelik: yazım aktarımı sorunu burada da karşımıza çıkıyor. İkinci kursta öğrendin — Latin alfabesi kullanmayan dillerdeki adlar farklı sistemlerle yazıya geçiriliyor. Bir arama sonuç vermiyorsa, aynı adın başka bir yazımını denemek ilk çözüm.

Üçüncüsü: dil. Bir kurumun koleksiyon kaydı kendi dilinde daha ayrıntılı olabilir ve arayüz dilini değiştirmek sonuç sayısını değiştirebilir. İngilizce arama yapmaya alışmış biri, kurumun kendi dilinde çok daha zengin bir kayıt bulabiliyor.

Dördüncüsü ve en incesi: sonuç sıralaması nötr değil. Bir arama motorunun neyi üste koyduğu bir karardır ve o karar genellikle tıklanma, görsel varlığı ya da kayıt zenginliğine bağlı. İlk sayfadakiler "en önemli" değil, "en çok işlenmiş" nesneler.

Yaygın yanlışlar

Uygulama ve kilit özet

Beş cümlede dersin iskeleti.

Arama kutusu bir bilgi kaynağı değil, başka birinin sınıflandırma sistemiyle yapılan bir konuşmadır; birinci kural kendi kelimeni değil kurumun kelimesini bulmaktır. Filtreler geniş aramadan dara doğru, tek tek eklenir ve her adımda sonuç sayısı izlenir. Envanter numarası aramanın en keskin aracıdır çünkü ad ve atıf değişse de o değişmez. Çevrimiçi koleksiyon kurumun sahip olduğu her şey değil; kayıt, dijitalleştirme ve yayımlama süzgeçlerinden geçmiş yanlı bir alt kümedir. Toplu kaynak bulmak için, kurum kaydı çalışmak içindir.

Sonraki derse köprü

Nesneyi buldun. Kaydını okudun. Şimdi görselini kullanmak istiyorsun — bir sunumda, bir yazıda, bir derste.

Burada bambaşka bir alan başlıyor: hak ve lisans. Bir görselin çevrimiçi bulunabilir olması, kullanılabilir olduğu anlamına gelmiyor. Eserin kendisi kamu malı olsa bile fotoğrafı olmayabiliyor.

Sıradaki derste kamu malını, açık lisansları ve akademik kullanımı çalışıyoruz.