Senaryo ve Esneklik Payı

Açılış sahnesi

Afyon'daki aile şirketinin finans müdürü, bütçe toplantısına geçen yıldan bir hikâye getiriyor. Geçen ilkbaharda şirket, büyük bir market zinciriyle görüşmelerin olumlu gittiğini düşünerek yılın bütün otoyol reklam panolarını peşin kiralamış. Zincire özel ambalajları da yüz binlerce adet bastırmış. Yaz başında zincir, karar vermeyi sonbahara ertelediğini bildirmiş.

Panolar boş bir rafı tanıtmaya devam etmiş. Ambalajlar depoda beklemiş. Aynı yaz bir rakip, başka bir zincirde beklenmedik bir indirime girmiş ve şirketin cevap verecek bir kuruşu kalmamış. Paranın tamamı, ertelenen tek bir geleceğe bağlanmıştı.

Finans müdürü bu yılki bütçeye bakıp aynı soruyu soruyor: plan tutmazsa ne olacak? Pazarlama müdürü cevabın bir tahmin olmadığını biliyor. Hangi geleceğin geleceğini bilemiyorlar. Ama her olası gelecekte ne yapacaklarını şimdiden yazabilirler.

Bu derste ne olacak

Dersteki işletmeler, Afyonlu şirket dahil, kurgudan alınmıştır.

Afyonlu şirketin geçen yılı, tek bir geleceğe göre kurulmuş bir bütçenin o gelecek gelmediğinde nasıl kilitlendiğini gösteriyor. Bu derste bütçeyi birden fazla geleceğe hazır tutmayı çalışıyoruz. Önce aynı bütçenin temel, temkinli ve büyüme sürümlerini birlikte yazacağız. Sonra senaryolar arasındaki farkı karşılamak için bir esneklik payı ayıracağız. Ardından her harcamanın hangi gün geri dönülmez hâle geldiğini gösteren bir takvim kuracağız. En sonda her senaryoda neyin hangi sırayla kesileceğini ya da ekleneceğini önceden listeleyeceğiz.

Sıfır noktası

Araştırma biriminde senaryoyu, bir varsayımın sonuna kadar götürüldüğü tutarlı bir gelecek anlatısı olarak, duyarlılık analizini de varsayımları tek tek oynatıp sonucun ne kadar kaydığına bakmak olarak tanımlamıştık. Strateji biriminde ters çeviren senaryoyu, bir kararı tersine çeviren senaryo olarak görmüştük. Veri biriminde de senaryo tetikleyicisini kurmuştuk: bir senaryonun başladığını sonuçlardan önce gösteren öncü gösterge, eşiği ve önceden hazırlanmış eylem.

Bu kursun önceki derslerinde katmanlı bütçeyi, fırsat havuzunu ve üç ufuklu bütçeyi kurmuştuk. Bu ders o araçları bir araya getirip yeni bir soru soruyor: senaryolar bir bütçe tablosuna nasıl dönüşür? Senaryo bir düşünme aracıydı. Burada onu paranın nereye, ne zaman ve hangi sırayla gideceğini söyleyen bir plan hâline getiriyoruz.

Mekanizma — tek bütçe, üç sürüm

Çoğu bütçe tek bir geleceğe göre yazılır ve o gelecek gerçekleşmezse yıl ortasında aceleyle yeniden yazılır. Aceleyle yapılan düzeltmeler de çoğu zaman en kolay kesilecek kalemleri, yani marka ve deney işlerini vurur.

Üç sürümün değeri, aralarındaki farkın hangi varsayıma dayandığını açıkça göstermesinde.

Büyüme sürümü her zaman daha fazla harcama demek değil. Bazen fazladan gelen talebi karşılayacak kapasite yoktur.

Senaryolar her zaman dışarıdaki büyük bir değişiklikten doğmuyor; tek bir rakibin ya da ortağın kararı da bir senaryodur.

Mekanizma — esneklik payı

Senaryolar yazıldıktan sonra bir soru kalıyor: temel sürümle büyüme sürümü arasındaki fark nereden gelecek? Temkinli sürüme geçildiğinde boşalan para nereye gidecek? Cevap, paranın bir kısmını ocak ayında hiçbir işe bağlamadan bekletmek.

Esneklik payının kuralı yazılmadığında, pay ilk ihtiyaç duyan kişiye gidiyor.

Esneklik payının büyüklüğü, belirsizliğin büyüklüğünü yansıtmalı.

Kurumsal hizmet işletmelerinde esneklik payı çoğu zaman büyük bir müşterinin kararına bağlanıyor.

Mekanizma — paranın ne zaman kilitlendiğini bilmek

Senaryolu bütçe ve esneklik payı, paranın hâlâ hareket edebildiği sürece işe yarıyor. Afyonlu şirketin geçen yıl yaşadığı sorun, paranın senaryo belli olmadan çok önce kilitlenmesiydi.

Bazı harcamalar erken bağlanmadan alınamıyor. O zaman sözleşmenin kendisi esnek kurulmalı.

Bağlanma takvimi, harcamaların bölünüp bölünemeyeceğini de soruyor.

Bağlanma takvimi küçük işletmelerde de işe yarıyor; çünkü küçük bir işletmenin bütçesinde tek bir yanlış bağlanma büyük bir pay tutuyor.

Usta katmanı — hareket listesini önceden yazmak

Senaryo değiştiğinde yapılacak ilk iş, neyin kesileceğine ya da ekleneceğine karar vermek. Bu karar o anda verildiğinde, baskı altında ve en görünür kalemlerden başlanarak veriliyor. Önceki derste gördüğümüz kısa vade çekimi de en çok bu anlarda işliyor.

Büyüme listesi de en az kesinti listesi kadar önemli. Beklenmedik bir talep geldiğinde ne ekleneceği önceden bilinmezse, para en gürültülü fikre gidiyor.

Hareket listesi hangi kalemlerin dokunulmaz olduğunu söylediğinde, yıl ortasındaki tartışmalar kısalıyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Hangi geleceğin geleceği bilinemez, ama her olası gelecekte ne yapılacağı önceden yazılabilir.

Senaryolu bütçe, aynı bütçenin temel, temkinli ve büyüme sürümlerini birlikte yazar; yönetim temel sürümü onaylarken öbür ikisini koşullu olarak onaylar. Büyüme sürümü her zaman daha fazla harcama demek değildir; kapasite dolmuşsa para başka bir yere kayar.

Esneklik payı, yılın başında hiçbir işe bağlanmayan ve her senaryodaki kullanımı baştan yazılmış dilimdir. Bilinmeyen fırsatları bekleyen fırsat havuzundan farklıdır: önceden yazılmış senaryolardan hangisinin gerçekleşeceğini bekler.

Bağlanma takvimi, her büyük harcamanın hangi gün geri dönülmez hâle geldiğini gösterir ve bağlanmayı senaryonun belli olacağı tarihe yaklaştırır. Senaryo hareket listesi, kesinti ve ekleme sırasını ve dokunulmaz kalemleri bütçeyle birlikte onaylatır.

Sonraki derse köprü

Afyonlu şirket bu yıl panoları üçer aylık dilimlerle kiraladı ve zincire özel ambalajın siparişini anlaşma imzalanana kadar bekletti. Esneklik payının kuralı yazıldı, hareket listesi yönetim kurulundan geçti. Senaryolar büyük kırılmalara, yani bir zincirin kararına ve bir rakibin hamlesine hazırdı.

Ama yılın ilk iki ayında gelen sorunlar o kadar büyük değildi. Tadım günlerinin harcaması planın önüne geçmişti. Çevrimiçi reklamlardan biri birkaç haftadır aynı kitleye gösteriliyor ve her hafta biraz daha az sonuç getiriyordu. Ambalaj ekibinin de yeni bir işe yetişecek zamanı kalmamıştı. Bunlar senaryo değişikliği değil, planın içindeki küçük sapmalardı. Sapmayı, bir kanalın doygunluğa ulaşmasını, yeni çıkan bir fırsatı ve ekiplerin kapasitesini izleyip bütçeyi yıl içinde bunlara göre hareket ettirmek, harcama kontrolünün işi.