Teknoloji Portföyü ve Toplam Maliyet

Açılış sahnesi

Bilecik'te çocuk giyimi üreten ve internetten satan on iki kişilik bir şirketin finans sorumlusu, yıllık bütçe toplantısından önce pazarlama müdüründen bir liste istiyor: pazarlamanın kullandığı bütün yazılımlar ve bunların yıllık bedeli. Müdür bir gün içinde listeyi hazırlıyor. Dokuz araç var; abonelik faturalarının toplamı, müdürün bildiği ve her yıl bütçeye yazdığı rakam.

Finans sorumlusu listeyi alıp bir hafta boyunca kendi hesabını yapıyor. İletişim aracının e-posta aracına bağlantısını kuran ve her ay bozulduğunda onaran serbest çalışan yazılımcının faturaları listede yok. Kayıtlı kişi sayısı geçen bahar bir sınırı aştığı için e-posta aracının ücreti bir üst kademeye çıkmış, ama bütçeye eski rakam yazılmış. Metin üreten yapay zekâ aracının faturası kullanıma göre kesiliyor ve kampanya aylarında üç katına çıkıyor. Yıl içinde işe başlayan dört yeni çalışanın her biri bu araçları öğrenmek için birkaç gününü harcamış.

Sonra bir soru daha soruyor: e-posta aracından vazgeçmek isteseydik ne olurdu? Cevap kimseyi rahatlatmıyor. Otuz otomatik akışın yeniden kurulması, iki ay boyunca iki aracın birlikte çalıştırılması ve müşteri geçmişinin taşınması gerekiyor. Finans sorumlusunun hesabına göre pazarlama teknolojisinin gerçek yıllık bedeli, abonelik faturalarının toplamının iki katından fazla.

Bu derste ne olacak

Bilecikli şirket de, aşağıdaki vakalar da bu ders için uyduruldu; oranlar yalnız örnektir. Müdürün listesi yanlış değildi; yalnız bir aracın bedelini, faturası gelen kalemle sınırlıyordu. Bağlantıların kurulması ve bakımı, verinin tutulması, çalışanların öğrenmesi ve bir gün araçtan vazgeçmek, hiçbir faturada ayrı bir satır olarak görünmüyordu.

Bu kurs, pazarlama teknolojisini ve yapay zekâ araçlarını bir işletmenin yönetebileceği bir bütün olarak ele alıyor. İlk ders maliyetten başlıyor. Önce bir aracın bütün maliyet kalemlerini birlikte dökmeyi göreceğiz. Ardından lisans bedelinin büyüdükçe nasıl sıçradığını, bir araçtan çıkmanın bedelini ve bütün araçların maliyetini tek tek araçlara değil, taşıdıkları kabiliyetlere göre okumayı ele alacağız.

Sıfır noktası

Pazarlama teknolojisinin temellerini bu birimin ilk kursu kurmuştu. Araç envanteri, bütün yazılımların işlevleri, sahipleri, kullanımları ve maliyetleriyle tek bir listede toplanmasıydı. Kabiliyet haritası, müşteri yolculuğundaki önemli anları, onları karşılayan kabiliyetlere ve araçlara bağlıyordu. Seçim kriterleri dersinde veri taşınabilirliği ve benimseme riski, yol haritası dersinde de araç emekliliği tanımlanmıştı. O kursun ilk dersinde bir aracın bedelinin yalnız lisans ücreti olmadığı, kurulum, veri taşıma, entegrasyon, eğitim, bakım ve çıkış maliyetiyle birlikte hesaplandığı söylenmiş, ama bu hesabın nasıl yapılacağı gösterilmemişti.

Akademinin ilk biriminde de toplam sahip olma maliyeti, bir teklifin satın alma fiyatının yanında kullanım ömrü boyunca gerektirdiği bütün harcamalar olarak tanımlanmıştı. Geçiş maliyeti ise müşterinin bir çözümden ötekine geçerken katlandığı yüktü. O dersler bu kavramları müşterinin gözünden anlatıyordu. Bu ders aynı kavramları işletmenin kendi aldığı teknolojiye çeviriyor.

Mekanizma — faturanın dışındaki kalemler

Bir aracın aboneliği, maliyetinin en görünür ama çoğu zaman en küçük parçasıdır. Aracın işe yaraması için başka sistemlere bağlanması, bu bağlantıların bakımı, araçta tutulan verinin temizlenmesi ve saklanması, aracı kullanacak çalışanların öğrenmesi gerekir. Bu kalemlerin bir kısmı başka faturalara, örneğin serbest çalışan bir yazılımcının ya da bir danışmanın faturasına dağılır; bir kısmı ise hiç fatura edilmez, çalışanların zamanından ödenir.

Görünmeyen kalem, insan saati.

Veri de bir kalemdir.

Entegrasyon bir kez kurulmaz.

Mekanizma — büyüdükçe sıçrayan lisans

Pazarlama araçlarının çoğu sabit bir fiyatla satılmaz. Fiyat kayıtlı kişi sayısına, gönderilen mesaj sayısına, kullanıcı sayısına ya da yapay zekâ araçlarında yapılan istek miktarına göre değişir. Bu ücretler çoğu zaman düz bir çizgiyle değil, basamaklarla artar: bir sınır aşıldığında ücret bir üst kademeye sıçrar. İşletme büyüdükçe, ya da yalnız listesini temizlemediği için, bütçesi fark etmeden değişir.

Kullanıma göre fatura, bir sınırla.

Kullanıcı lisansı, kullanıcıya göre.

Peşin indirimin öbür yüzü.

Mekanizma — bırakmanın bedeli

Bir aracı seçmek, bir gün onu bırakma ihtimalini de seçmektir. Araç ne kadar uzun kullanılırsa, içinde o kadar çok veri, akış, şablon ve alışkanlık birikir. Bu birikim aracı değerli kılar, ama aynı zamanda ondan ayrılmayı pahalılaştırır. Çıkış bedeli satın alma sırasında hesaplanmazsa, işletme yıllar sonra daha iyi ya da daha ucuz bir araca geçemeyecek kadar bağlı olduğunu fark edebilir.

Uzun sözleşme, uzun bağ.

Seçimde bir ölçüt.

Usta katmanı — araca değil kabiliyete göre okumak

Araç envanterindeki her satırın maliyeti tek tek hesaplandığında, bir sonraki soru bu maliyetlerin bir bütün olarak ne satın aldığıdır. Bir işletme aynı işi yapan iki aracı birden ödüyor olabilir. Pahalı bir araç, yalnız küçük bir işlevi için tutuluyor olabilir. Ucuz görünen bir araç ise, kesildiğinde bir müşteri anını tamamen boşta bırakacak kadar kritik olabilir. Bunlar ancak maliyetler araçlara değil kabiliyetlere göre dağıtıldığında görünür.

Pahalı araç, küçük iş.

Ucuz ama kritik.

Küçük işletmede tek tablo.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Maliyet dökümü, bir aracın bedelini faturanın ötesine taşır: ödenen lisansın yanına bağlantıları, veriyi, öğrenmeyi ve bir gün bırakmayı da yazar. Faturası kesilmeyen insan saatleri de paraya çevrilir.

Kademe eşiği, ücretin bir üst basamağa sıçradığı noktadır. Temizlenmemiş kayıtlar, kullanılmayan lisanslar ve sınırsız kullanım bu eşiği gereksiz yere aştırır.

Çıkış maliyeti, bir aracı bırakmanın bütün bedelidir. Satın alırken hesaplanır ve araçta biriken her akışla büyür.

Kabiliyet başı maliyet, bütün maliyetleri araçlara değil kabiliyetlere dağıtır. Örtüşmeleri, pahalı küçük işleri ve ucuz ama kritik araçları gösterir.

Sonraki derse köprü

Bu derste pazarlama teknolojisinin gerçek maliyetini hesaplamayı ele aldık: maliyet dökümü, kademe eşiği, çıkış maliyeti ve kabiliyet başı maliyet. Bilecikli şirketin finans sorumlusu artık bütçeye abonelik toplamını değil, beş kalemli gerçek maliyeti yazıyor.

Ama bir aracın maliyeti, onu seçmek için tek başına yeterli değildir. Şirket e-posta aracını değiştirmeye karar verdiğinde önünde üç aday vardı ve üçünün de fiyatı birbirine yakındı. Asıl sorular başkaydı: hangisi müşteri verisini daha iyi koruyor, hangisi söz verdiği gibi çalışıyor, yapay zekâ özelliklerinin nasıl çalıştığını hangisi açıklıyor, verileri bir gün dışarı taşımak ne kadar kolay ve sözleşmede hangi riskler saklı?

Sıradaki ders satıcı ve model değerlendirmesini ele alıyor: bir aracın ve içindeki yapay zekâ modelinin güvenliğini, performansını, şeffaflığını, taşınabilirliğini ve sözleşme riskini incelemeyi orada çalışacağız.