Yetki devrinin izlenmesi

Açılış sahnesi

Operasyon sorumlusu bir pazar akşamı, altı ay boyunca tuttuğu dağınık notları masaya yaydı. Bir defterin arka sayfaları, telefonundaki birkaç mesaj, servis dolabının fotoğrafı, iki e-posta. Devrettiği her işin bir izi vardı, ama bütün izler farklı yerlerdeydi.

Saymaya başladı. Servis şefinin dört ayrı karar alanı vardı. Not şefi değişiklik notlarını yazıyor, kritik yoldakileri yayından önce gönderiyordu. İade raporu, on dört şef arasında dört haftada bir dönüyordu. Satın almayla iki sınır kesişimi kurulmuştu. Bir şef, deponun adına bölge planlama toplantılarına gidiyordu.

Sonra kendine bir soru sordu ve cevabını bilmediğini fark etti: bunlardan hangisi hâlâ konuşulduğu gibi işliyordu?

Bu derste ne olacak

Yetkilendirme ve özerklik modülünün önceki dersleri, tek bir işin devrine bakıyordu: basamağı, güveni ve kontrolü, karar alanı, hata sınırları ve sahiplik. Bu son ders, bakışı genişletiyor: yıllar içinde pek çok iş farklı kişilere geçtiğinde dağılmış devirlerin tamamı nasıl takip edilir?

Bu izleme, kontrol noktaları dersinde anlatılan izlemeden farklı. Orada soru, tek bir işin gidişatına ne zaman bakılacağıydı. Burada soru, devir anlaşmalarının kendisinin zaman içinde hâlâ geçerli olup olmadığı. Bir iş iyi gidebilir, ama onu kimin yaptığı, hangi basamakta yapıldığı ve hangi alanın içinde kaldığı konuşulduğundan çoktan kaymış olabilir.

Önce devir anlaşmalarının neden zamanla aşındığına, sonra devirleri yöneticinin aklında tutmanın neden bir yük olduğuna, en sonda da bir yetki devri envanterinin nasıl tutulup gözden geçirileceğine bakılıyor.

Depo, şefler ve vakalarda adı geçen kurumlar kurgu. Robinson ile Rousseau'nun ve Masicampo ile Baumeister'in çalışmaları gerçek.

Sıfır noktası — devir bir an değil, süren bir anlaşma

Çoğu yönetici yetki devrini bir an olarak yaşıyor: bir toplantıda bir işi birine veriyor, konuşuyorlar, iş el değiştiriyor. Ama devir, o andan sonra da süren bir anlaşma. Kişi değişiyor, iş değişiyor, çevredeki birimler değişiyor; anlaşma ise çoğu zaman yeniden konuşulmadan olduğu gibi kalıyor.

Her devir, iki taraf arasında karşılıklı beklentiler kuruyor. Yönetici, kişinin işi belirli bir biçimde yürüteceğini bekliyor; kişi de yöneticinin ona belirli bir alan bırakacağını, destek vereceğini ve emeğini göreceğini. Bu beklentilerin bir kısmı yazılı, çoğu yazısız.

Seride sessiz sözleşme, kimsenin karar vermediği ama zamanla oturan bir iş paylaşımı olarak anılmıştı. Psikolojik sözleşme ondan farklı: konuşulmuş bir devirde bile, konuşulmayan beklentilerin taşıdığı yük.

Mekanizma — anlaşmalar zamanla bozuluyor

Karşılıklı beklentilerin zaman içinde ne sıklıkla bozulduğu, iş hayatının ilk yıllarını izleyen bir araştırmada ölçüldü.

Araştırmanın başlığı bu bulguyu özetliyordu: ihlal bir istisna değil, olağan olandı. Bir yönetici için anlamı şu: devrettiği işlerin bir kısmında, anlaşmanın bir yerinin zamanla kaydığını varsaymak, hiçbirinin kaymadığını varsaymaktan daha gerçekçi.

Mekanizma — aklında tutmak bir yük

Devirleri izlemenin bir yolu, hepsini akılda tutmak. Ama akılda tutulan yarım işler, bir yük olarak da kalıyor. Bilişsel psikolojideki bir dizi deney, tamamlanmamış hedeflerin zihni nasıl meşgul ettiğine ve bunun nasıl hafifletilebileceğine baktı.

Sorumlunun pazar akşamı yaşadığı huzursuzluk biraz da buydu. Devirlerin hepsi aklının bir köşesindeydi; hiçbirinin ne zaman ele alınacağı belli değildi.

Model — yetki devri envanteri

Devirlerin bütününü izlemenin pratik bir yolu, onları tek bir yerde, tek bir biçimde tutmak.

Envanterin her satırı için altı sütun yeterli: iş, kişi, basamak, karar alanının kısa tanımı, kontrol noktaları ve son gözden geçirme tarihi.

Envanteri tutmak yetmiyor; düzenli olarak gözden geçirmek gerekiyor. Gözden geçirmede her satır için üç soru soruluyor. Bu devir hâlâ konuşulduğu gibi mi işliyor? Kişinin yükü ya da durumu değişti mi? Basamak, alan ya da kontrol noktası değişmeli mi?

Gözden geçirmeyi kişiyle birlikte yapmak önemli. Yönetici bir devrin iyi gittiğini sanırken, kişi o devrin yükünü artık taşıyamadığını ya da alanının sessizce daraldığını düşünüyor olabilir. Psikolojik sözleşmenin aşınması, çoğu zaman ancak karşı tarafa sorulduğunda görülüyor.

Karar noktası — ne sıklıkla, ne derinlikte

Envanteri gözden geçirmenin sıklığı ve derinliği konusunda bir denge kurmak gerekiyor.

Çok sık ve ayrıntılı gözden geçirme, mikro yönetime dönüşebiliyor; her devri her ay sorgulamak, kişilere sürekli değerlendirildikleri hissini veriyor. Çok seyrek gözden geçirme ise aşınmanın büyümesine izin veriyor.

Bir yol, iki katmanlı bir düzen: her devir için kısa bir çeyreklik gözden geçirme, ve bir şey değiştiğinde, kişi değiştiğinde, iş yükü arttığında ya da bir birim yeniden düzenlendiğinde, beklemeden yapılan bir ara gözden geçirme.

Bir de envanterin kimin elinde olduğu sorusu var. Envanteri yalnız yöneticinin tutması, onu bir denetim aracına çevirebiliyor. İşi alan kişilerin de envanteri görebilmesi ve kendi satırlarını güncelleyebilmesi, envanteri ortak bir anlaşma kaydına dönüştürüyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Robinson ile Rousseau'nun çalışması işe alım döneminde oluşan beklentilere ve tek bir mezun grubuna dayanıyor; bir yöneticinin ekibindeki devir anlaşmalarının aşınmasını doğrudan ölçmüyor. Masicampo ile Baumeister'in deneyleri ise kısa süreli laboratuvar hedeflerine bakıyor. İki çalışmayı yetki devrinin izlenmesine taşımak bir yorum.

Bir envanter tutmak, devirleri kâğıda dökmenin onları yönetmek anlamına geldiği yanılgısını doğurabilir. Envanter yalnız bir kayıt; asıl iş, satırların arkasındaki kişilerle yapılan konuşmalarda.

Envanter, küçük bir ekipte gereksiz bir bürokrasi gibi de görünebilir. Üç dört kişilik bir ekipte devirler zaten herkesin gözü önünde olabilir. Envanterin değeri, devir sayısı arttıkça, kişiler değiştikçe ve yöneticinin dikkati dağıldıkça artıyor.

Son olarak, her aşınma kötü değil. Bir devrin konuşulduğundan farklı bir biçime kayması, bazen kişinin işi daha iyi bir yöne taşımasının sonucu. Gözden geçirmenin amacı her şeyi eski anlaşmaya döndürmek değil, yeni durumu açıkça konuşup anlaşmayı güncellemek.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Yetki devri bir an değil, süren bir anlaşma.

Devir anlaşmaları, kimse kötü niyetle davranmadan da zamanla aşınır.

Devirleri aklında değil, tek bir kayıtta tut.

Envanteri düzenli olarak ve kişiyle birlikte gözden geçir.

Biri ayrıldığında ya da birim değiştirdiğinde, devirlerini açıkça yeniden dağıt.

Envanteri paylaş; kimin neye karar verdiğini herkes aynı biçimde bilsin.

Gözden geçirmenin amacı eski anlaşmaya dönmek değil, anlaşmayı güncellemek.

Boş kalan bir hücre bir eksiklik değil, konuşmanın nereden başlayacağını gösteren bir işarettir.

Sonraki derse köprü

Görüşmelerden biri sorumluyu ayrıca düşündürdü. İade raporunu üç kez üst üste hazırlayan iki şeften biri, bundan şikâyet ediyordu; diğeri ise raporu hazırlamaktan hoşlandığını, her seferinde iade nedenlerinde yeni bir şey öğrendiğini söylüyordu. Aynı iş, iki kişide bambaşka bir karşılık bulmuştu.

Bir kişiyi bir işe yönelten şey, o işin kendisinden aldığı doyum mu, yoksa işin karşılığında gelen bir ödül ya da kaçınılan bir yaptırım mı? Bu ikisi birbirini güçlendirir mi, yoksa biri ötekini zayıflatabilir mi? İçsel ve dışsal motivasyon dersi, motivasyon modülünü bu ayrımla açıyor.