Karar alanı tanımlama

Açılış sahnesi

Yeni servis firmasının teklifi cazipti: forklift bakımının yanında yedek parçaları da kendi stoğundan, daha kısa sürede getirecekti. Servis şefi teklifi kabul etmeye hazırdı. Firma seçimi artık onun kararıydı.

Operasyon sorumlusu, teklifi satın alma biriminin sorumlusuna iletmeden önce bir şeyi fark etti. Yedek parçalar yıllardır satın alma biriminden, onların anlaştığı tedarikçilerden geliyordu. Satın alma sorumlusu bunu duysa, kendi işinin sessizce elinden alındığını düşünecekti. Şef ise firma seçiminin bütün servis işlerini kapsadığını varsaymıştı.

İkisi de haklı olabilirdi. Kararın kime ait olduğu belliydi; kararın nerede bittiği hiç konuşulmamıştı.

Bu derste ne olacak

Son iki derste önce karar basamakları, ardından bir basamak yukarı çıkmanın hangi kanıta ve hangi kontrole dayanacağı işlendi. Bu dersin sorusu, bir kararın sınırının nereden geçtiği: kapsama neler giriyor, neler girmiyor ve sınır başka bir birimin alanına değdiğinde ne yapılır?

Seride bu soruya yakın üç kavram işlendi. Karar hakları dersinde karar hakkı, bir kişinin ya da rolün belirli türden bir kararı belirli sınırlar içinde verme yetkisi olarak tanımlanmıştı. Çatışma kaynakları dersinde yetki belirsizliği, bir görevin ya da onayın kimin sorumluluğunda olduğunun açıkça tanımlanmamış olması olarak, yapıcı ve yıkıcı çatışma dersinde de süreç çatışması, işin nasıl yürütüleceğine ve kimin neyi üstleneceğine dair anlaşmazlık olarak anlatılmıştı. Bu ders, devredilen tek bir işin içinden bakıyor: bir kişiye bir karar verildiğinde, o kararın kenarları nasıl çizilir?

Ders önce sınırı çizilmemiş bir alanın ne bedel ödettiğini, sonra insanların neden kendi karar alanlarına bağlandığını, en sonda da bir karar alanının nasıl yazılacağını ele alıyor.

Depodaki kişiler, satın alma birimi ve vakalarda geçen kurumlar kurgu. Jehn ile Mannix'in ve Bartling, Fehr ile Herz'in çalışmaları gerçek.

Sıfır noktası — kararın kendisi ile kararın kapsamı

Bir kişiye "firma seçimi senin kararın" denildiğinde iki şey söylenmiş oluyor: kararı kimin verdiği ve kararın konusu. Ama konunun nereye kadar uzandığı çoğu zaman söylenmiyor. Firma seçimi, sözleşmenin süresini de kapsıyor mu? Ödeme koşullarını? Firmanın verdiği ek hizmetleri?

Karar alanı tanımlanmadığında, kişi sınırı kendisi tahmin ediyor. Tahmin geniş çıkarsa başka birinin alanına giriyor; dar çıkarsa kendisine ait bir kararı vermekten kaçınıyor ve iş bekliyor.

Mekanizma — sınırı belirsiz alan, sürekli bir pazarlığa dönüşüyor

Karar alanının sınırı çizilmediğinde, kimin neyi üstleneceği sorusu her yeni durumda yeniden açılıyor. Takımların çatışma desenlerini zaman içinde izleyen bir araştırma, bu türden anlaşmazlıkların düzeyinin takım performansıyla ilişkili olduğunu gösterdi.

Satın alma sorumlusu ile servis şefi arasındaki yedek parça sorusu tam olarak böyle bir anlaşmazlığa dönüşebilirdi. Konu parçaların kalitesi ya da fiyatı değil, parçaları kimin seçeceğiydi.

Mekanizma — insanlar karar alanlarına bağlanıyor

Karar alanını baştan çizmenin bir başka nedeni, bir alan bir kez verildikten sonra onu geri almanın ya da daraltmanın zor olması. Bu zorluk, yalnız işin kendisinden değil, karar vermenin kendisine verilen değerden de kaynaklanıyor.

Satın alma sorumlusunun tepkisini de bu açıdan okumak mümkündü. Yeni firmanın parçaları daha hızlı getirmesi deponun işine yarayabilirdi; ama parça seçimi satın almanın yıllardır kendi verdiği bir karardı ve bunun sessizce başka birine geçmesi, sonuç ne olursa olsun bir kayıp olarak yaşanacaktı.

Model — bir karar alanını yazmak

Devredilen bir karar için alanı yazmanın kısa bir yolu, dört satırlık bir tablo.

İçinde ne var? Kararın kapsadığı konuları say. Genel bir başlık yerine somut konular yaz: "firma seçimi" yerine "bakım firmasının seçimi, sözleşme süresi ve müdahale süreleri".

Dışında ne var ve kime ait? Kararın kapsamadığı, ama kolayca kapsadığı sanılabilecek konuları yaz ve her birinin kime ait olduğunu belirt. En çok çatışma, bu satırın boş bırakıldığı yerden çıkıyor.

Sınır nerede başka bir alana değiyor? İki alanın kesiştiği konuları ayrı bir satıra yaz ve bu konularda kararın nasıl verileceğini belirle: ortak toplantı, bilgilendirme ya da bir taraf karar verip öteki onaylar.

Listede olmayan bir konu çıkarsa ne olacak? Önceden düşünülmemiş durumlar için bir varsayılan kural koy: örneğin "alanın dışında olduğundan şüphelendiğin bir konuda önce bana sor".

Karar noktası — alan geniş mi, dar mı çizilmeli

Bir karar alanını çizerken iki yönü tartmak gerekiyor.

Geniş bir alan, kişiye bütün bir işin sahipliğini veriyor, eşgüdüm ihtiyacını azaltıyor ve kararların daha hızlı verilmesini sağlıyor. Ama başka birimlerin alanlarıyla daha çok kesişiyor ve kişinin o alanın her konusunda yetkin olmasını gerektiriyor.

Dar bir alan, sınırları daha net kılıyor ve kesişimleri azaltıyor. Ama kişi küçük bir parçanın sahibi oluyor, bütünü göremiyor ve her alan sınırında bir başkasını beklemek zorunda kalıyor.

Bu iki yön arasında bir ilke yardımcı olabilir: alanı, kararın gerektirdiği bilginin en çok bulunduğu yere göre çiz. Karar hakları dersinde anlatılan bilgi ile yetkinin örtüşmesi, burada da işe yarıyor. Parçaların teknik uygunluğunu en iyi bilen servis şefiyse ve fiyat pazarlığını en iyi bilen satın almaysa, alan bu iki bilgiye göre bölünebilir.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Jehn ile Mannix'in çalışması takımlar içindeki çatışma desenlerine baktı; karar alanlarının yazılı olarak tanımlanmasının bu desenleri değiştirip değiştirmediğini sınamadı. Bartling, Fehr ve Herz'in deneyi karar hakkının içsel değerini laboratuvarda ölçtü; iş yerindeki karar alanlarının yeniden çizilmesine dair söyledikleri bir çıkarım düzeyinde kalıyor.

Karar alanlarını yazmak, her şeyin önceden düşünülebileceği izlenimi verebilir. Gerçekte birçok sınır kesişimi ancak ortaya çıktığında görülüyor. Yazılı bir alan tanımı, bu yeni durumlar için bir varsayılan kural ve düzenli bir gözden geçirme ile birlikte işe yarıyor.

Çok ayrıntılı bir alan tanımı da kendi sorununu doğurabilir. Her konunun kime ait olduğu tek tek yazıldığında, insanlar listede olmayan ama yapılması gereken işleri "benim alanım değil" diye görmezden gelebilir. Alan tanımı, ortak sorumluluk duygusunun yerini almamalı.

Son olarak, karar alanlarını çizmek yalnız bir yöneticinin elinde değil. Bir alan başka bir birimin alanına değdiğinde, o birimin yöneticisi de masada olmadan çizilen bir sınır, kâğıt üzerinde kalabiliyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Kararın kime ait olduğunu söylemek, kararın nerede bittiğini söylemez.

Alanın dışında kalan konuları da yaz ve her birinin kime ait olduğunu belirt.

En çok çatışma, iki alanın kesiştiği yerden çıkar; orada ne yapılacağını önceden yaz.

İnsanlar karar alanlarına bağlanır; bir alanı daraltmak, sonuç değişmese de bir kayıptır.

Bir alanı daraltman gerekirse bunu açıkça yap ve nedenini söyle.

Alanı, kararın gerektirdiği bilginin bulunduğu yere göre çiz.

Sınırın öbür tarafındaki kişiyi de masaya çağır.

Sonraki derse köprü

Yeni düzenin ikinci haftasında bir forklift gece vardiyasında arızalandı. Servis şefi, acil parça kuralına göre servis firmasından parçayı istedi; ama gece telaşında, parçanın fiyatını sormadan onay verdi. Parça, satın almanın anlaşmalı tedarikçisindeki fiyatın neredeyse iki katına geldi. Şef ertesi sabah bunu sorumluya kendisi söyledi.

Kendi alanında hata yapan bir kişiye nasıl karşılık verilir? Hangi hatalar öğrenmenin bedeli olarak kabul edilebilir, hangileri değil ve bu sınır önceden çizilebilir mi? Güvenli hata sınırları dersi, devredilen bir alanda hangi hataların göze alınabileceğini önceden belirlemeye bakıyor.