Önceliklendirme yöntemleri

Açılış sahnesi

Operasyon sorumlusunun masasında beş iş vardı ve beşi de önemli görünüyordu. Vardiya değişikliği projesi, bölgeye verilmiş bir sözdü ve çeyrek sonuna bağlıydı. Yıl sonu envanter sayımı iki hafta öne alınmıştı. Bölgenin iş güvenliği denetimi bir ay sonraydı ve her depodan bir hazırlık raporu isteniyordu. İade süresini üç güne indirme hedefi çeyreğin anahtar sonuçlarından biriydi. Ve her gecenin rutini, yani binlerce iadenin ayrıştırılması, hiçbir şey için durmayacaktı.

Kapasite hesabı açıktı: bunların hepsi aynı haftalara sığmıyordu. Sorumlu ilk önce en çok gürültü yapan işe yöneldiğini fark etti. Envanter sayımı için muhasebe her gün e-posta atıyordu; denetim hazırlığı için ise kimse henüz bir şey sormamıştı. Gürültü, önemin yerine geçmeye başlamıştı.

Bir de şeflerin kendi sıralaması vardı. Şefler, kendilerine verilen paketlerden önce en kısa sürenleri bitiriyor, uzun ve belirsiz olanları sona bırakıyordu. Haftanın sonunda tamamlanan paket sayısı yüksek görünüyor, ama projenin en kritik iki paketi hiç başlamamış oluyordu.

Bu derste ne olacak

Bir önceki derste şeflerin haftalarında yeni işe kalan zaman hesaplanmıştı. Bu ders, o zamanın yetmediği yerde neyin önce yapılacağına bakıyor.

Seride önemli ve acil işler dersi, bir kişinin kendi gününü sıralarken aciliyetin işin bir özelliği olmadığını, bir işin ertelenmesinin bedelinin ne zaman düştüğünü sormak gerektiğini anlatmıştı; bedel günü ve taşınmış aciliyet kavramları orada tanımlanmıştı. Bu ders aynı soruyu bir takımın işleri için soruyor: birçok kişinin, birçok işin ve kurum içinden gelen birçok talebin olduğu bir ortamda sıra nasıl belirlenir?

Ders iki yanılgıyla başlıyor: sahte aciliyetin önemi bastırması ve kişilerin kısa işleri öne alması. Ardından takımlarda kullanılan birkaç sıralama yöntemine ve onların sınırlarına bakıyor.

Deponun hikâyesi kurgu. Zhu, Yang ile Hsee'nin ve Ibanez, Clark, Huckman ile Staats'ın çalışmaları gerçek; tüketici araştırmaları ve yönetim bilimi dergilerinde yayımlandı.

Sıfır noktası — sıralamanın kendisi bir karar

Bir takımda işlerin hangi sırayla yapılacağı çoğu zaman açıkça kararlaştırılmıyor; kendiliğinden oluşuyor. Gelen sırayla, en yüksek sesle isteyenin sırasıyla, en kolay olanın sırasıyla ya da her kişinin kendi tercihine göre. Bu kendiliğinden sıralamaların her biri, farkında olunmadan verilmiş bir karar.

Gecikme maliyeti, önemli ve acil işler dersindeki bedel günü fikrinin takım düzeyindeki karşılığı. Bir takımın işleri arasında sıralama yaparken sorulacak soru "hangisi daha önemli" değil, "hangisini bekletirsek, bedeli ne zaman gelir ve ne büyüklükte olur".

Açılış sahnesindeki beş işin gecikme maliyetleri birbirinden çok farklıydı. Denetimin tarihi sabitti; hazırlıksız girmek, deponun bölge nezdindeki konumunu ve iş güvenliğini doğrudan etkileyebilirdi. Envanter sayımının tarihi muhasebenin talebiydi; öne alınmasının nedeni henüz sorulmamıştı. Her gecenin rutini ise bir gün bile ertelenemezdi.

Mekanizma — sahte aciliyet önemi bastırıyor

İnsanların sıralama yaparken düştüğü yanılgılardan biri, bir işin yalnız acil görünmesinin onu öne çekmesi.

Muhasebeden her gün gelen envanter e-postaları, sorumlunun dikkatini çekiyordu; ama envanter sayımını iki hafta öne almanın gerçek bir nedeni olup olmadığı sorulmamıştı. Denetim hazırlığı ise sessizdi; ama tarihi sabitti ve bedeli büyüktü.

Mekanizma — kısa işleri öne almak verimliliği düşürebiliyor

Bir başka yaygın eğilim, kişilerin kendi iş sıralarını belirleyebildiklerinde kısa ve kolay işleri öne alması. Bu eğilim gün sonunda bitirilmiş iş sayısını artırıyor; ama verimliliği gerçekten artırıp artırmadığı, büyük bir veri kümesiyle incelendi.

Açılış sahnesindeki şeflerin haftalık raporları bu eğilimi gösteriyordu. Tamamlanan paket sayısı yüksekti, çünkü şefler kısa paketleri öne almıştı. Uzun ve belirsiz paketler, örneğin servis firmasıyla sözleşme görüşmesi ve özel durumdaki çalışanlarla görüşmeler, her hafta bir sonraki haftaya kayıyordu.

Model — bedeli sor, kademelendir, birlikte sırala, çıkarılanı yaz

Bir takımda önceliklendirme, tek bir formülden çok, birkaç sorunun birlikte sorulmasıyla yapılıyor.

Gecikme maliyetini sor. Her iş için şunu sor: bunu bir hafta ertelersek ne olur, kime ne bedel ödetir ve bu bedel zamanla nasıl büyür? Talep edenden gerçek son tarihi ve o tarihin nedenini iste.

Kademelendir. İşleri gecikme maliyetine göre birkaç kademeye ayır: ertelenemeyecek olanlar, belirli bir tarihe kadar yapılması gerekenler ve esnek olanlar. Kademe içinde, işin etkisini ve ne kadar emek gerektirdiğini birlikte düşün: etkisi büyük ve emeği küçük işler öne gelir; etkisi küçük ve emeği büyük işler sorgulanır.

Birlikte sırala. Sıralamayı tek başına yapma; işin sahipleriyle ve gerekiyorsa talep edenlerle birlikte yap. Sıralama yukarıdan gelen bir talebin ertelenmesini gerektiriyorsa, bu kararı kendi başına verme; gerekçesiyle yukarı taşı.

Çıkarılanı yaz. Bir önceliklendirmenin sonucu yalnız öne alınan işler değil; ertelenen ve bırakılan işler de. Bunları açıkça yaz ve ilgili kişilere bildir. Yazılmayan ertelemeler, sessizce birikip bir süre sonra yeniden acil olarak geri dönüyor.

Karar noktası — kim sıralar

Bir takımda iş sırasını kimin belirleyeceği, önceliklendirmenin en az yöntemi kadar önemli. Sıralamayı yöneticinin yapması, işlerin gecikme maliyetlerine ve kurumun önceliklerine göre tutarlı bir biçimde sıralanmasını sağlayabiliyor; ama yönetici sahadaki bilgiye her zaman sahip değil ve her sıralama kararı ona gelince bir darboğaz oluşuyor.

Sıralamayı işi yapan kişilere bırakmak, onların bilgisini ve özerkliğini kullanıyor; ama Ibanez ve arkadaşlarının bulgusunun gösterdiği gibi, kişiler kendi sıralarında kısa ve kolay işleri öne alabiliyor ve bu, takımın genel önceliklerinden sapmaya yol açabiliyor.

Bu iki uç arasında bir yol, yöneticinin sıralamanın kurallarını ve önemli işlerin kademesini belirlemesi, kademe içindeki sıranın ise işi yapanlara bırakılması. Böylece önemli işler korunurken, kişilerin kendi işlerini düzenleme alanı da kalıyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Bu dersteki kanıtlar iki farklı düzeyden geliyor. Zhu ve arkadaşlarının deneyleri bireylerin kısa ve kontrollü görevlerdeki seçimlerine bakıyor; Ibanez ve arkadaşlarının çalışması ise tek bir uzmanlık alanında bireysel iş sıralamasını inceliyor. Takım düzeyinde, birçok kişinin ve birbirine bağlı işlerin olduğu durumlarda önceliklendirme yöntemlerinin etkisi üzerine doğrudan kanıt sınırlı.

Önceliklendirme yöntemleri, gecikme maliyetinin ya da bir işin etkisinin tahmin edilebileceğini varsayıyor. Oysa birçok işte bu tahmin belirsiz; bir işin ertelenmesinin ne bedel ödeteceği, ancak ertelendikten sonra anlaşılabiliyor. Bu yüzden önceliklendirme bir kez yapılıp bitmiyor; yeni bilgi geldikçe yeniden yapılması gerekiyor.

Önceliklendirme aynı zamanda bir güç meselesi. Hangi işin öne alınacağı, hangi birimin ya da kişinin ihtiyacının karşılanacağı anlamına geliyor. Bir yönetici sıralamayı yalnız gecikme maliyetine göre yapsa bile, ertelenen işin sahibi bunu bir değersizleştirme olarak algılayabilir; ertelenen işleri ve gerekçelerini açıkça konuşmak bu yüzden önemli.

Son olarak, önceliklendirme işlerin birbirinden bağımsız olduğunu varsayıyor. Oysa bir işin ertelenmesi, ona bağlı başka işleri de erteleyebilir.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Sıralama kendiliğinden oluşur; ama kendiliğinden oluşan sıralama da bir karardır.

Soru "hangisi daha önemli" değil, "hangisini bekletirsek, bedeli ne zaman gelir ve ne büyüklükte olur".

Aciliyet izlenimi önemin yerine geçebilir; her talebin gerçek son tarihini sor.

Kısa işleri öne almak ilerleme duygusu verir, ama uzun ve önemli işleri sürekli erteletir.

Önceliklendirmenin yarısı, neyin yapılmayacağını açıkça yazmaktır.

Her şey öncelikliyse, hiçbir şey öncelikli değildir.

Sonraki derse köprü

Sıralama birkaç gün işledi. Sonra bir şef, bir hafta kaydırılan iki paketten birinin, servis firmasıyla sözleşme görüşmesinin, aslında başka bir paketin ön koşulu olduğunu söyledi: servis güzergâhları kesinleşmeden, bölge insan kaynakları yeni vardiya düzenini onaylamıyordu. Sözleşme görüşmesi bir hafta kayınca, onay da bir hafta kayacaktı; onay kayınca da geçiş haftası.

Sorumlu, paketleri tek tek sıralarken aralarındaki bağlantılara bakmadığını fark etti. Bir işin ertelenmesi başka hangi işleri erteliyordu? Hangi paketler birbirini bekliyordu ve takvimin en uzun zinciri hangisiydi? Bağımlılıklar dersi, bir planın parçaları arasındaki bağlantıları görmeye ve yönetmeye bakıyor.