Öncü ve gecikmeli göstergeler

Açılış sahnesi

Gündüz vardiyasının en deneyimli şeflerinden biri, bir cuma öğleden sonra istifa dilekçesini operasyon sorumlusunun masasına bıraktı. Başka bir depodan teklif almıştı ve iki hafta sonra ayrılacaktı. Haftalık tabloda şef devri göstergesi ertesi pazartesi bir satır yükseldi.

Sorumlu, dilekçeyi okuduktan sonra geriye dönüp baktı. Şef geçen iki ay içinde üç fazla mesaiye kalmış, iki haftalık toplantıya gelmemiş, devir notlarını giderek kısa yazmaya başlamıştı. Bir ay önce kahve makinesinin başında, yeni vardiya düzeninin ailesine ayırdığı zamanı nasıl kısalttığından söz etmişti. Bu işaretlerin hiçbiri tabloda yoktu.

Tablo, şefin ayrıldığını ayrıldıktan sonra gösteriyordu. Sorumlu, birim müdürünün bir hafta önceki sözünü hatırladı: tablonun büyük kısmı geçmişe bakıyordu. Bir sorunu, o sorun bir sayıya dönüşmeden önce görmenin bir yolu var mıydı?

Bu derste ne olacak

Önceki derste kırk iki göstergeden altısı seçilmişti. Bu ders, seçilen göstergeleri zamana göre ikiye ayırıyor: olup bitmiş sonuçları gösterenler ve bu sonuçların gelmekte olduğunu önceden haber verenler.

Ders şu üç soruyu soruyor. Öncü ve gecikmeli göstergeler neyle ayrılıyor? Bir öncü göstergenin gerçekten bir şeyi önceden haber verdiği nasıl anlaşılır? Ve bir yönetici, öncü göstergeleri kullanırken hangi tuzaklara düşebilir?

Seride gecikmeli maliyet, liderliğin iki boyutunu işleyen derste, bir kararın ilk anda görünmeyen ama zamanla ortaya çıkan bedeli olarak tanımlanmıştı. Bu ders aynı gecikmeyi göstergeler açısından ele alıyor.

Deponun hikâyesi kurgu. Griffeth, Hom ile Gaertner'in ve Hinze, Thurman ile Wehle'nin çalışmaları gerçek; Griffeth ve arkadaşlarınınki yönetim, Hinze ve arkadaşlarınınki iş güvenliği alanında yayımlandı.

Sıfır noktası — sonucun ardından gelen ve önünden giden

Bir göstergenin zamana göre iki konumu olabilir. Bazı göstergeler bir sonucu, o sonuç gerçekleştikten sonra kaydediyor: bir çalışanın ayrılması, bir kazanın olması, bir ayın cirosunun kapanması. Bazı göstergeler ise sonuçtan önce değişiyor ve sonucun gelmekte olduğunu haber veriyor.

Bu iki türün arasındaki ilişki bir değiş tokuş. Gecikmeli göstergeler kesin ama geç; öncü göstergeler erken ama belirsiz. İyi bir gösterge tablosu ikisini birlikte kullanıyor: gecikmeli göstergeler takımın gerçekten nereye vardığını, öncü göstergeler oraya giderken yolun nasıl gittiğini gösteriyor.

Açılış sahnesindeki şefin ayrılışı, gecikmeli bir göstergeydi. Fazla mesailer, kaçırılan toplantılar ve kısalan devir notları ise olası öncü göstergelerdi; ama hiçbiri izlenmiyordu.

Mekanizma — ayrılık bir niyetle başlıyor

Bir öncü göstergenin işe yaraması, sonuçla gerçekten ilişkili olmasına bağlı. Bir çalışanın ayrılması gibi bir sonuç için, hangi işaretlerin önceden haber verdiği uzun süredir inceleniyor.

Bu bulgu, açılış sahnesindeki şefin ayrılışını yeniden okumayı sağlıyor. Şefin kahve makinesinin başında söylediği söz, bir ayrılma niyetinin ilk işareti olabilirdi. Ama bu tür işaretler bir tabloya kolay girmiyor; bir yöneticinin onları görmesi, düzenli ve açık konuşmalara bağlı.

Mekanizma — her öncü gösterge aynı türden değil

Öncü göstergelerin en çok tartışıldığı alanlardan biri iş güvenliği. Kazalar gecikmeli bir gösterge; bir kaza sayıya girdiğinde, birisi zaten yaralanmış oluyor. Bu yüzden iş güvenliği alanında kazalardan önce değişen göstergeler uzun süredir aranıyor.

Depodaki ramak kala bildirimleri etkin bir öncü göstergeydi: her hafta değişiyor ve kazalardan önce bir şeylerin yanlış gittiğini gösterebiliyordu. Şeflerin iş güvenliği eğitimi almış olması ise edilgen bir göstergeydi: bir kez sağlanmış bir koşuldu ve haftadan haftaya bir şey söylemiyordu.

Model — sonucu seç, öncülü varsay, sına, geri bildirimle bağla

Bir takım için öncü göstergeler seçmek, gecikmeli bir sonuçtan geriye doğru düşünmekle başlıyor.

Gecikmeli sonucu seç. Takımın önemsediği ve şu an ancak olduktan sonra gördüğü bir sonuç seç: ayrılıklar, kazalar, müşteri kayıpları, geciken teslimatlar.

Öncülleri varsay. Bu sonuçtan önce neyin değiştiğini düşün. Önceki olaylara geriye doğru bak: sonuç gerçekleşmeden haftalar önce neler olmuştu? Bunları aday öncü göstergeler olarak yaz ve etkin olanları, yani iş sürdükçe değişebilenleri öne çıkar.

Sına. Aday göstergeleri bir süre izle ve sonuçla gerçekten ilişkili olup olmadığına bak. Öncü gösterge değiştiğinde sonuç da bir süre sonra değişiyor mu? Değişmiyorsa, gösterge bir öncü değil, yalnız ölçülmesi kolay bir sayı olabilir.

Geri bildirimle bağla. Bir öncü gösterge değiştiğinde kimin ne yapacağını önceden belirle. Bir uyarının değeri, onu gören birinin harekete geçmesinde.

Karar noktası — öncü göstergeyi hedefe çevirmek mi

Bir yönetici, işe yaradığını gördüğü bir öncü göstergeyi bir hedefe çevirmek isteyebilir: devir notları sabah gecikmelerini haber veriyorsa, "her devir notu eksiksiz yazılacak" bir hedef olabilir. Bu bazen doğru bir adım; çünkü öncü göstergeyi iyileştirmek, sonucu da iyileştirebilir.

Ama bu adımın bir riski var. Bir öncü gösterge hedefe dönüştüğünde, insanlar göstergeyi sonucu değiştirmeden iyileştirmenin yollarını bulabiliyor. Devir notlarının bütün alanları doldurulabilir ama anlamsız bir içerikle; saha güvenlik turları yapılabilir ama yüzeysel biçimde. Bu durumda gösterge iyileşirken sonuç değişmiyor ve gösterge öncü olma özelliğini kaybediyor.

Bu yüzden bir öncü göstergeyi hedefe çevirirken iki şey yapmak gerekiyor: sonucu izlemeye devam etmek ve öncü gösterge ile sonuç arasındaki bağın hâlâ sürüp sürmediğine düzenli olarak bakmak. Bağ zayıflıyorsa, gösterge artık bir uyarı değil, yalnız doldurulan bir kutu olmuş olabilir.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Öncü göstergeler fikri çok çekici, ama bir göstergenin gerçekten öncü olduğunu göstermek zor. Bir gösterge ile bir sonuç arasındaki ilişki, zaman sırası doğru olsa bile, ortak bir başka nedenden kaynaklanabilir. Bu yüzden bu ders öncü göstergeleri kesin bilgiler olarak değil, sınanması gereken varsayımlar olarak sundu.

Kullanılan kanıtlar da bu ihtiyatı destekliyor. Griffeth ve arkadaşlarının meta-analizi ayrılığın öncüllerine dair güçlü bir genel tablo sunuyor, ama bir takımda hangi işaretin ne kadar önceden haber verdiğini söylemiyor. Hinze ve arkadaşlarının çalışması ise öncü göstergeleri tanımlamaya ve sınıflandırmaya odaklanıyor; her göstergenin gücü ayrıca ölçülmeli.

Öncü göstergelerin bir başka sınırı, bazılarının bir tabloya kolay girmemesi. Bir çalışanın ayrılma niyeti ya da bir ekibin morali, ancak düzenli ve güvenli konuşmalarla görülebilir; bunları bir sayıya indirmek, onları çarpıtabilir ya da çalışanları rahatsız edebilir.

Son olarak, bir takımın öncü göstergeleri, kurumun daha geniş hedefleriyle uyumlu olmayabilir. Bir takımın kendi sonucunu iyileştirmek için izlediği bir gösterge, kurumun başka bir hedefiyle çatışabilir.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Gecikmeli göstergeler kesin ama geç, öncü göstergeler erken ama belirsizdir.

Bir öncü gösterge, sonuçla bağı sınanana kadar yalnız bir varsayımdır.

Erken uyarı, bir kez sağlanmış koşullardan değil, iş sürdükçe değişen göstergelerden gelir.

Ayrılık bir niyetle başlar; niyet tablolarda değil, konuşmalarda görünür.

Hedefe dönüşen öncü gösterge, öncü olma özelliğini kaybedebilir.

Bir uyarının değeri, onu gören birinin harekete geçmesindedir.

Sonraki derse köprü

Öncü göstergeler tabloya eklendikten birkaç hafta sonra, bölge yönetiminden bütün birimlere yeni bir hedef geldi: gelecek yıl fazla mesai saatleri belirgin biçimde azaltılacaktı. Operasyon sorumlusu bu hedefi okurken tabloya baktı. İade süresini dört günden üç güne indirmek için son aylarda en çok başvurdukları araçlardan biri fazla mesaiydi; ve fazla mesai, şef ayrılıklarına dair varsayılan bir öncü işaretti.

Bölgenin hedefi ile deponun hedefi aynı yöne mi çekiyordu, yoksa birbirine ters mi? Bir takımın hedefleri kurumun hedefleriyle nasıl bağlanmalı ve ikisi çatıştığında ne yapılmalı? Hedeflerin hizalanması dersi, bir takımın hedeflerini kurumun hedefleriyle uyumlu hale getirmeye bakıyor.