SMART hedefler

Açılış sahnesi

Birim müdürünün notunda dört soru vardı ve dördü de hata bildirimine dair o tek satırı hedef alıyordu. Hangi hatalar sayılacaktı? Gün içinde saat kaçtan önce? Bildirimi kim yapacak, kim alacaktı? Ve bunun yapıldığı nereden anlaşılacak?

Operasyon sorumlusu cümleyi kalite kontrol şefine ve ayrıştırma şefine ayrı ayrı okuttu ve ne anladıklarını sordu. Kalite kontrol şefi, yalnız ayrıştırma ekibinin yaptığı hataların, o günün akşamına kadar sözlü olarak söylenmesini anlamıştı. Ayrıştırma şefi ise her türlü hatanın, kaynağı ne olursa olsun, yazılı olarak ve vardiya bitmeden iletilmesini bekliyordu. Aynı cümle, iki kişinin kafasında iki ayrı hedefe dönüşmüştü.

Sorumlu, hedefin türünü doğru seçtiğini düşünüyordu; ama bir hedefin ne olduğu ile nasıl yazıldığı ayrı şeylerdi. İki şefin anladığı arasındaki fark, çeyrek sonunda hedefe ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda bir tartışmaya dönüşebilirdi.

Bu derste ne olacak

Önceki derste bir hedefin neye yöneleceği seçilmişti. Bu ders, seçilen hedefin nasıl yazılacağına bakıyor. Yönetim pratiğinde bu iş için en yaygın araç SMART kısaltması: hedefin belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir ya da atanabilir, gerçekçi ve zamana bağlı olmasını isteyen beş ölçüt.

Ders aracı tanıtıyor, ama aracın arkasındaki kanıtı ve sınırlarını da konuşuyor. SMART nereden geliyor? Hedef belirleme araştırmaları onun hangi parçalarını destekliyor, hangilerini desteklemiyor? Ve aracın kendisi hangi durumlarda yanlış yöne götürebiliyor?

Seride ölçüm tanımı, anlaşmayı kayıt altına alma dersinde, bir koşulun ya da hedefin nasıl ölçüleceğinin açıkça yazılması olarak tanımlanmıştı. SMART'ın ölçülebilirlik ölçütü bu fikrin hedeflere uygulanmış hali.

Deponun hikâyesi kurgu. Doran'ın, Locke ile Latham'ın ve Swann ile arkadaşlarının çalışmaları gerçek; Doran'ın yazısı bir yönetim dergisinde, öbür ikisi psikoloji dergilerinde çıktı.

Sıfır noktası — kısaltmanın kökeni

SMART kısaltması genellikle Doran'ın 1981'de Management Review dergisinde yayımlanan kısa makalesine dayandırılıyor. Doran, yöneticilerin hedeflerini yazarken kullanabileceği beş ölçüt önerdi: belirli, ölçülebilir, atanabilir, gerçekçi ve zamana bağlı. Doran'ın listesinde A harfi, sonradan yaygınlaşan "ulaşılabilir" anlamında değil, hedefin bir kişiye atanabilir olması, yani kimin yapacağının belli olması anlamındaydı.

Kısaltma o tarihten sonra çok yaygınlaştı ve harflerin anlamı kaynaktan kaynağa değişti. Bu değişim önemsiz değil. "Atanabilir" ile "ulaşılabilir" farklı şeyler soruyor: biri hedefin kimin işi olduğunu, öbürü ne kadar zor olduğunu.

Açılış sahnesindeki cümle, bu ölçütlerin hemen hepsinde eksik kalıyordu. Hangi hataların sayılacağı belirli değildi, bildirimin yapılıp yapılmadığı ölçülmüyordu, kimin bildireceği atanmamıştı ve "aynı gün" ifadesi iki şef için iki farklı saat anlamına geliyordu.

Mekanizma — belirlilik ve zorluk performansı artırıyor

SMART'ın bazı ölçütleri, hedef kuramının en iyi desteklenmiş bulgularıyla örtüşüyor.

Bu bulgu, SMART'ın bir ölçütüyle gerilim içinde. "Ulaşılabilir" ve "gerçekçi" ölçütleri, yazılırken çoğu zaman hedefi kolaylaştırma yönünde yorumlanıyor. Oysa araştırmalar, kişi hedefe bağlı ve yetenekli olduğu sürece zorlayıcı hedeflerin daha çok işe yaradığını gösteriyor. Bir hedefin ulaşılabilir olması ile kolay olması aynı şey değil.

Mekanizma — kısaltmanın sınırları

SMART'ın yaygınlığı, onun kanıta dayalı bir araç olduğu izlenimi yaratıyor. Ama aracın kendisinin bilimsel temeli üzerine yapılan değerlendirmeler daha temkinli.

Bu eleştiri, SMART'ı bir kenara atmayı gerektirmiyor. Ama onun yerini doğru belirlemeyi gerektiriyor. SMART, bir hedefin yazılışını denetlemek için bir kontrol listesi; hedefin kendisini seçmek, onun türüne karar vermek ve takımın onu benimsemesini sağlamak için başka sorular gerekiyor.

Model — bir hedef cümlesini SMART ile denetlemek

SMART'ı bir hedef yazma tarifi olarak değil, yazılmış bir hedefi denetleme aracı olarak kullanmak daha işe yarıyor. Bir hedef cümlesini yazdıktan sonra her ölçüt için bir soru sor.

Belirli mi? Bu cümleyi okuyan iki kişi aynı şeyi mi anlıyor? Hangi iş, hangi kapsam, hangi koşullar? Cümleyi takımdan iki kişiye ayrı ayrı okut ve ne anladıklarını sor.

Ölçülebilir mi? Hedefe ulaşılıp ulaşılmadığı nereden anlaşılacak? Hangi kayıt, hangi sayı, hangi gözlem? Ölçüm her zaman bir sayı olmak zorunda değil; ama bir kanıt olmak zorunda.

Atanmış mı? Bu hedefin sahibi kim? Doran'ın özgün sorusunu da sor: bu hedef kimin işi?

Zorlayıcı ama ulaşılabilir mi? Hedef, takımın mevcut performansının üstünde mi? Takım bu hedefe bağlı mı ve ona ulaşmak için gereken bilgiye ve kaynağa sahip mi?

Zamana bağlı mı? Hedefe ne zamana kadar ulaşılacak ve ilerleme ne sıklıkla kontrol edilecek?

Karar noktası — her hedef SMART olmalı mı

Bir yönetici, takımının bütün hedeflerini SMART ölçütlerine uydurmaya çalışmalı mı? Bu sorunun cevabı hedefin türüne bağlı.

İyi bilinen, tekrar eden ve sonucu açıkça ölçülebilen işlerde SMART ölçütleri hedefi netleştiriyor ve çeyrek sonundaki tartışmaları önlüyor. Ama bazı hedefler doğası gereği daha belirsiz: yeni bir ürün fikri bulmak, takımın birbirine güvenini artırmak, bir müşteriyle uzun vadeli ilişki kurmak. Bu hedefleri zorla sayılara indirmek, ölçülmesi kolay ama asıl amaçtan uzak bir göstergeye yol açabiliyor; sayının amacın yerine geçtiği ölçüt sapması burada da ortaya çıkabiliyor.

Bu tür hedeflerde bir yol, hedefin kendisini belirsiz bırakıp ona dair faaliyet ya da öğrenme hedeflerini SMART biçimde yazmak. Bir başka yol, sayısal bir ölçüm yerine düzenli bir gözden geçirme belirlemek: belirli bir tarihte, belirli kişilerle, belirli sorular üzerinden hedefe ne kadar yaklaşıldığını konuşmak.

Sınırlılıklar ve eleştiri

SMART kısaltmasının kendisi, kontrollü araştırmalarla sınanmış bir araç değil. Doran'ın makalesi kısa bir uygulama önerisiydi; hedef belirleme kuramından türetilmemişti. Locke ile Latham'ın derlediği bulgular, SMART'ın bazı ölçütlerini, özellikle belirliliği ve ilerleme hakkında geri bildirimi destekliyor; ama "ulaşılabilir" ve "gerçekçi" ölçütleri, zor hedeflerin daha çok işe yaradığı bulgusuyla gerilim içinde.

Swann ve arkadaşlarının eleştirisi fiziksel etkinlik alanından geliyor; iş ortamında SMART'ın etkisini doğrudan ölçen sağlam bir kanıt tabanı yok. Bu yüzden SMART'ı bir kontrol listesi olarak kullanmak makul, ama onun kendi başına hedeflerin işe yaramasını sağlayacağını varsaymak kanıtın ötesine geçmek olur.

Harflerin anlamının kaynaktan kaynağa değişmesi de bir sorun. Bir takımda herkes SMART dediğinde aynı beş ölçütü anlamıyor olabilir. Bir yönetici kısaltmayı kullanacaksa, her harfin kendi takımında neyi ifade ettiğini açıkça söylemeli.

Son olarak, SMART tek tek hedeflerin yazılışına bakıyor; hedeflerin birbiriyle ve takımın amacıyla nasıl bağlandığına, kaç hedefin konacağına ya da hangisinin öncelikli olduğuna bakmıyor. Bu sorular başka araçlar gerektiriyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

SMART bir hedef yazma tarifi değil, yazılmış bir hedefi denetleme listesidir.

Bir hedef, onu okuyan iki kişi aynı şeyi anladığında belirlidir.

Doran'ın özgün sorusu hâlâ işe yarar: bu hedef kimin işi?

Ulaşılabilir olmak, kolay olmak demek değildir; bağlılık ve yetenek varsa zorlayıcı hedef daha çok işe yarar.

Her hedef sayıya indirilemez; zorla indirilen hedef asıl amaçtan uzaklaşabilir.

Az ama açık hedef, çok ama özenle yazılmış hedeften iyidir.

Sonraki derse köprü

Birim müdürü yeniden yazılmış hedefleri onayladıktan birkaç gün sonra bir bilgi daha paylaştı. Bölge yönetimi bir sonraki yıldan itibaren hedeflerini farklı bir yöntemle belirlemeye karar vermişti: her birim için birkaç iddialı amaç ve her amacın altında o amaca ne kadar yaklaşıldığını gösteren birkaç ölçülebilir sonuç. Bölge yöneticileri, bu amaçların bir kısmına tam olarak ulaşılamamasının normal sayılacağını da söylemişti.

Operasyon sorumlusu bu yöntemin, şimdiye kadar yazdıkları hedeflerden neyle ayrıldığını merak etti. Tam olarak ulaşılması beklenmeyen bir hedef neden konur? Bir amaç ile onun ölçülebilir sonuçları nasıl ayrılır? OKR mantığı dersi, bu hedef yazma biçimine ve onun ardındaki düşünceye bakıyor.