Sonuç ve faaliyet hedefleri

Açılış sahnesi

Birim müdürünün e-postası kısaydı: gelecek üç ayın depo hedefleri cuma gününe kadar gönderilecekti. Operasyon sorumlusu boş bir sayfa açtı ve ilk satıra en doğal görünen cümleyi yazdı: bir iadenin depoya girişinden müşterinin hesabına geçmesine kadar geçen ortalama süre, dört günden üç güne inecek.

Cümleyi yazınca bir huzursuzluk duydu. Bu sayıyı on dört şefin önüne koyduğunda, hiçbiri yarın sabah neyi farklı yapacağını bilmeyecekti. Süre, birçok şeyin toplamıydı: rampadaki bekleme, ayrıştırma hataları, gümrük evrakı, muhasebe onayı. Hangisinin ne kadar katkı verdiğini kimse tam olarak bilmiyordu.

Sayfanın altına ikinci bir liste yazmaya başladı: gece vardiyası devir notlarını eksiksiz yazacak, her ay iki şef daha gümrük işini öğrenecek, kalite kontrol hataları aynı gün ayrıştırmaya geri bildirilecek. Bu liste şeflerin yarın ne yapacağını söylüyordu. Ama birim müdürü bu listeyi görse muhtemelen şunu soracaktı: bütün bunlar yapılırsa süre gerçekten kısalacak mı?

Bu derste ne olacak

L3.3 modülü, bir takımın rollerini, sorumluluklarını, karar haklarını ve çalışma ilkelerini açık hale getirmeyi işledi. Bu dersle Hedef Belirleme modülü başlıyor. İlk soru, bir hedefin neyi hedeflemesi gerektiği: bir sonucu mu, yoksa o sonuca götüreceği düşünülen faaliyetleri mi?

Ders iki tür hedefin farklı davranışlar doğurduğunu ve hangisinin daha işe yaradığının işin ne kadar iyi bilindiğine bağlı olduğunu anlatıyor. Bir hedefin nasıl yazılacağı, takım hedeflerinin şirket hedefleriyle nasıl bağlanacağı ve hangi göstergelerin önceden haber verdiği, bu modülde sırayla ele alınacak.

Seride öğrenme hedefi, gelişim deneyleri dersinde, bir sonuca ulaşmak yerine o sonuca götürecek stratejileri ve becerileri bulmayı amaçlayan hedef olarak tanımlanmıştı. Ortak amaç dersi de amaç, hedef ve görev arasındaki farkı anlatmıştı. Bu ders iki fikri bir takımın çeyrek hedeflerine taşıyor.

Deponun hikâyesi kurgu. Seijts ile Latham'ın ve Earley, Northcraft, Lee ile Lituchy'nin deneyleri gerçek; örgütsel davranış ve yönetim dergilerinde yayımlandı.

Sıfır noktası — varılacak yer ve atılacak adım

Bir hedef iki şeyden birini gösterebilir: varılacak yeri ya da atılacak adımı.

İki hedef türü arasındaki fark, kontrol ile anlam arasındaki bir değiş tokuş. Sonuç hedefi asıl önemli olanı gösteriyor; ama sonuç, kişinin denetiminde olmayan birçok etkene de bağlı ve oraya nasıl gidileceğini söylemiyor. Faaliyet hedefi kişinin denetiminde olanı gösteriyor ve yarın ne yapılacağını netleştiriyor; ama faaliyetlerin sonuca gerçekten götürüp götürmediği bir varsayım.

Açılış sahnesindeki iki liste tam olarak bu iki türdü. Üstteki cümle bir sonuç hedefiydi; alttaki liste faaliyet hedefleri.

Mekanizma — iş yeniyken zor bir sonuç hedefi yolu kapatabiliyor

Belirli ve zor sonuç hedeflerinin performansı artırdığı, hedef belirleme araştırmalarının en sağlam bulgularından biri. Ama bu bulgunun bir sınırı var: kişinin işi nasıl yapacağını bilmediği durumlar.

Bu bulgu, öğrenme hedefi ile faaliyet hedefinin akraba olduğunu gösteriyor. İkisi de dikkati sonuçtan, sonuca götürecek yola çeviriyor. Fark şu: öğrenme hedefi yolu bulmayı, faaliyet hedefi ise bulunmuş bir yolu yürümeyi hedefliyor.

Depodaki iade süresi, kimsenin tam olarak nasıl kısaltacağını bilmediği bir sonuçtu. Süreyi hangi adımların ne kadar uzattığı ölçülmemişti. Bu durumda şeflerin önüne yalnız "dört günden üç güne" koymak, onları ya her şeyi aynı anda hızlandırmaya ya da sayıyı nasıl tutturacaklarını tahmin etmeye itebilirdi.

Mekanizma — sonuç bilgisi ile süreç bilgisi farklı şeyler öğretiyor

Hedeflerin türü kadar, hedefe doğru ilerlerken verilen geri bildirimin türü de önemli. Yalnız sonucu bildiren geri bildirim ile işin nasıl yapıldığını bildiren geri bildirim, insanlara farklı şeyler öğretiyor.

Bu bulgu, faaliyet hedefleriyle doğrudan bağlantılı. Bir takıma faaliyet hedefleri vermek, ona aynı zamanda süreç geri bildirimi almanın bir yolunu da açıyor: faaliyetlerin yapılıp yapılmadığı ve sonuçla nasıl ilişkili olduğu konuşulabiliyor.

Model — sonucu koy, yolu varsay, faaliyetleri seç, bağı sına

Sonuç ve faaliyet hedefleri birbirinin rakibi değil. İyi kurulmuş bir hedef düzeninde ikisi birlikte çalışıyor.

Sonucu koy. Takımın asıl ulaşmak istediği sonucu açıkça yaz. Bu sonuç, takımın amacına hizmet eden ve birim müdürünün ya da müşterinin gerçekten önemsediği şey olmalı.

Yolu varsay. Bu sonuca hangi faaliyetlerin götüreceğini düşün ve bunu bir varsayım olarak yaz: "devir notları eksiksiz yazılırsa sabah vardiyası daha hızlı başlar ve süre kısalır" gibi. Yolu bilmiyorsan, önce yolu bulmaya yönelik öğrenme hedefleri koy.

Faaliyetleri seç. Varsayımlarından en güçlü görünen birkaçını faaliyet hedefi olarak takıma ver. Her faaliyet hedefi takımın denetiminde olmalı ve yapılıp yapılmadığı kolayca görülebilmeli.

Bağı sına. Düzenli aralıklarla iki şeye birlikte bak: faaliyetler yapılıyor mu ve sonuç değişiyor mu? Faaliyetler yapıldığı halde sonuç değişmiyorsa, varsayım yanlış olabilir; faaliyeti değiştir. Sonuç değişiyor ama faaliyetler yapılmıyorsa, sonucu başka bir şey değiştiriyor olabilir; onu bulmaya çalış.

Karar noktası — hangisine ağırlık vermeli

Bir yönetici, takımının hedeflerinde sonuca mı faaliyete mi ağırlık vereceğine karar verirken üç soruya bakabilir.

Birincisi, işin ne kadar iyi bilindiği. Takım işi nasıl yapacağını biliyorsa ve sonuca götüren yol netse, belirli ve zor bir sonuç hedefi çabayı ve dikkati doğru yere toplayabilir. İş yeniyse, yol bilinmiyorsa ya da koşullar hızla değişiyorsa, öğrenme ve faaliyet hedefleri takımın yolu bulmasına yardım ediyor.

İkincisi, sonucun takımın denetiminde ne kadar olduğu. Sonuç büyük ölçüde takımın dışındaki etkenlere bağlıysa, örneğin pazardaki talebe ya da başka bir birimin hızına, yalnız sonuç hedefine bakmak takımı kendi elinde olmayan şeylerden sorumlu tutmak anlamına gelebiliyor. Bu durumda faaliyet hedefleri, takımın kendi payını görünür kılıyor.

Üçüncüsü, faaliyetler ile sonuç arasındaki bağın ne kadar güçlü olduğu. Bağ zayıfsa ya da bilinmiyorsa, yalnız faaliyet hedeflerine bakmak takımı doğru şeyleri yapmak yerine çok şey yapmaya itebiliyor. Bu durumda sonucu da hedefin içinde tutmak, faaliyetlerin bir amaca hizmet ettiğini hatırlatıyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Bu dersteki iki deney de laboratuvar ya da benzetim ortamında, öğrencilerle ve kısa süreli görevlerle yürütüldü. Hedef belirleme araştırmalarının genel bulguları sahada da büyük ölçüde destek bulmuş olsa da, sonuç ve faaliyet hedeflerinin bir iş takımında nasıl dengeleneceği konusunda doğrudan ve sağlam kanıt sınırlı.

Sonuç ile faaliyet arasındaki ayrım her zaman net değil. Bir takım için faaliyet olan şey, örneğin devir notlarının yazılması, bir başka takım için bir sonuç olabilir. Bir hedefin sonuç mu faaliyet mi olduğu, kimin bakış açısından bakıldığına bağlı.

Faaliyet hedeflerinin bir riski, ölçülmesi kolay olan faaliyetlerin seçilmesi. Kolay sayılan faaliyetler, örneğin arama sayısı ya da toplantı sayısı, sonuca en çok katkı verenler olmayabilir. Takım başarı ölçütleri dersinde işlenen ölçüt sapması, faaliyet hedeflerinde de ortaya çıkabiliyor: faaliyet sayısı artarken sonuç yerinde sayabiliyor.

Son olarak, bu ders hedeflerin türüne odaklandı; ama bir hedefin nasıl yazıldığı da en az türü kadar önemli. Belirsiz bir sonuç hedefi ile belirsiz bir faaliyet hedefi aynı ölçüde işe yaramaz.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Sonuç hedefi varılacak yeri, faaliyet hedefi atılacak adımı gösterir.

Yol bilinmiyorsa, zor bir sonuç hedefi yolu bulmayı zorlaştırabilir; önce yolu bulmayı hedefle.

Faaliyetler ile sonuç arasındaki bağ bir varsayımdır; düzenli olarak sınanmalıdır.

Sonuç bilgisi çabayı, süreç bilgisi stratejiyi besler.

Sonuç takımın elinde değilse, faaliyet hedefleri takımın kendi payını görünür kılar.

En iyi hedef düzeni bir sonuç ve onu besleyen birkaç faaliyetten oluşur.

Sonraki derse köprü

Birim müdürü sayfayı okuduktan sonra bir not gönderdi. Sonuç hedefi netti, ama faaliyet hedeflerinden biri belirsizdi: "kalite kontrol hataları aynı gün geri bildirilecek" cümlesinde ne sayılacağı belli değildi. Hangi hata türleri? Aynı gün ne zamana kadar? Kim geri bildirecek, kime? Ve bunun yapıldığını nereden bileceklerdi?

Operasyon sorumlusu hedeflerinin türünü doğru seçmiş, ama bazılarını yeterince açık yazmamıştı. Bir hedef nasıl yazılmalı ki herkes aynı şeyi anlasın ve dönem sonunda ulaşılıp ulaşılmadığı herkesçe aynı biçimde görülsün? SMART hedefler dersi, bir hedefi açık ve izlenebilir yazmanın yaygın bir çerçevesine ve o çerçevenin sınırlarına bakıyor.