Doğaçlama konuşma

Açılış sahnesi

Genel müdür araya girip asıl kuralı sorduğunda, destek liderinin yüzü kızardı. Bir nefes aldı ve bu kez başka bir şey yaptı: "Bir saniye, toparlayayım" dedi. Masadaki kâğıda üç sözcük yazdı: kural, neden, sonuç.

Sonra konuştu: "Temsilcilerimiz artık ağır sözler kullanan arayanı tek bir uyarının ardından hattan çıkarabiliyor. Bunu yaptık, çünkü aynı müşterilerden gelen hakaretler temsilcilerde ciddi bir yıpranmaya yol açıyordu ve bu aramaların hiçbiri çözümle bitmiyordu. İlk ayın sonunda bu çağrıların sayısını ve müşteri şikâyetlerini size getireceğim."

Konuşma yarım dakika sürdü. Genel müdür başını salladı ve bir sonraki gündem maddesine geçti.

Toplantıdan sonra lider, ilk bir dakikayla son yarım dakika arasındaki farkın ne olduğunu düşündü. Bilgisi değişmemişti. Değişen, konuşmaya başlamadan önce üç saniye durmuş ve söyleyeceklerini üç kutuya yerleştirmiş olmasıydı.

Bu derste ne olacak

Bu modülün önceki dersleri hazırlıklı konuşmaya baktı: mesajı yapılandırmak, gereksiz olanı kesmek, sesi bilinçli kullanmak. Ama bir liderin konuşmalarının büyük bir kısmı hazırlıksız: bir toplantıda beklenmedik bir soru, koridorda bir yöneticinin "bu iş ne durumda?" sorusu, bir müşteriyle telefonda aniden açılan bir konu.

Doğaçlama konuşmak, hazırlığın hiç olmaması anlamına gelmiyor. Hazırlık konuşmadan önceki birkaç saniyeye sığdırılıyor ve önceden öğrenilmiş basit iskeletlere dayanıyor.

Önce, hazırlıksız konuşmanın bedeni neden bu kadar zorladığını gösteren yaygın bir stres testine bakacağız. İkinci durak, konuşmadan önceki kısa bir planlamanın akıcılığa katkısını ölçen bir araştırma. Üçüncüsü, sahneye çıkmadan önceki kaygıya verilen adın performansı değiştirip değiştirmediğini sınayan deneyler.

Müdürler toplantısındaki an da, izleyen örneklerin hepsi de kurgudur.

Sıfır noktası — hazırlıksız konuşmanın iki tuzağı

Beklenmedik bir soru geldiğinde, çoğu insan iki tuzaktan birine düşüyor.

Birincisi, hemen konuşmaya başlamak ve konuşurken düşünmek. Konuşmacı bir boşluk bırakmamak için ilk aklına gelenle başlıyor; çoğu zaman bu, konunun geçmişi ya da bir gerekçe oluyor. Asıl söylemek istediği şeye ancak konuşmanın sonunda, bazen hiç ulaşamıyor.

İkincisi, her şeyi söylemeye çalışmak. Konuşmacı konuyu çok iyi bildiği için, aklına gelen her ayrıntıyı eklemeye çalışıyor. Bir dakikalık bir cevap, beş dakikalık bir anlatıma dönüşüyor ve dinleyici neyin önemli olduğunu seçemiyor.

İki tuzağın ortak nedeni, konuşmadan önce hiçbir seçim yapılmamış olması. Doğaçlama konuşmada en önemli iş, konuşmaya başlamadan önceki birkaç saniyede neyi söyleyeceğini ve neyi dışarıda bırakacağını seçmek.

Mekanizma — hazırlıksız konuşma neden bu kadar zorluyor

Hazırlıksız konuşmanın ne kadar zorlayıcı olabileceğini gösteren en bilinen araçlardan biri, stres araştırmalarında yaygın olarak kullanılan bir laboratuvar testi.

Bu stres tepkisi, konuşmacının düşünme kapasitesini daraltabiliyor. Seride baskı altında dikkatin tek bir noktaya daraldığı daha önce ele alınmıştı. Doğaçlama konuşmada bu daralma, konuşmacının konuyu toparlamasını zorlaştırıyor ve ilk aklına gelenle başlamasına yol açıyor.

Konuşmadan önce kısa bir süre de olsa plan yapmanın bu durumu değiştirebildiğini gösteren araştırmalar var.

Model — üç saniye ve bir iskelet

Doğaçlama konuşmada hazırlık, konuşmadan önceki birkaç saniyeye ve önceden öğrenilmiş bir iskelete dayanıyor.

Zaman kazan. Bir soru geldiğinde hemen konuşmaya başlama. "Bir saniye, toparlayayım", "Güzel bir soru, kısaca şöyle söyleyeyim" gibi bir cümle ya da yalnızca bir nefes, düşünmek için gereken birkaç saniyeyi veriyor. Seride baskı altında önceden seçilmiş bir duraklamaya başvurmak, hazır duraklama olarak işlenmişti; burada aynı ilke konuşmaya uygulanıyor.

Tek noktayı seç. Bu birkaç saniyede kendine sor: bu dinleyici bu anda neyi bilmek istiyor? Cevabın ilk cümlesi bu olmalı.

Bir iskelete dayan. Önceden öğrenilmiş basit bir iskelet, doğaçlama konuşmanın boşluğunu dolduruyor. En sık kullanılanlardan biri şu: nokta, neden, örnek ya da kanıt, nokta. Önce ana noktayı söyle, sonra gerekçesini, sonra bir örnek ya da kanıt, en sonda ana noktayı tekrar et. Başka iskeletler de işe yarıyor: bir durum bildirimi için "neredeyiz, sorun ne, ne yapıyoruz"; bir öneri için "sorun, öneri, sonraki adım".

Dur. Tek noktanı söyledikten sonra dur. Dinleyici daha fazlasını isterse soracaktır. Doğaçlama konuşmada en sık yapılan hata, iyi bir cevaptan sonra susmayı bilmemek.

Karar noktası — cevap vermek mi, ertelemek mi

Her doğaçlama soruya anında cevap vermek gerekmiyor. Bazen en iyi doğaçlama cevap, cevabı ertelemek.

Anında cevap vermek, soru bir bilgi ya da durum hakkındaysa ve konuşmacı bu bilgiye sahipse doğru. Ertelemek ise soru, konuşmacının o anda bilmediği bir bilgi gerektiriyorsa, bir karar gerektiriyorsa ya da konuşmacının düşünmeden verdiği bir cevap sonradan geri alınması zor bir söz olacaksa doğru.

Önerilen yol, ertelemeyi de bir cevap olarak kurmak: ne bildiğini söyle, neyi bilmediğini söyle ve ne zaman cevap vereceğini söyle. "Şu an kesin rakamı bilmiyorum; bildiğim, maliyetin bütçenin içinde kaldığı. Yarın öğlene kadar size kesin rakamı göndereceğim" cümlesi, bir boşluğu doldurmak için tahmin edilmiş bir rakamdan daha güvenilir.

Doğaçlama konuşmanın yarattığı kaygı, konuşmacının bu kararı vermesini de zorlaştırabiliyor. Kaygıyı nasıl adlandırdığımızın, konuşmayı nasıl etkilediğini sınayan araştırmalar ilginç bir yol öneriyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Doğaçlama konuşma üzerine doğrudan iş yerinde yapılmış deneysel araştırmalar sınırlı. Bu dersteki bulgular, stres araştırmalarından, yabancı dil öğrenimi araştırmalarından ve laboratuvardaki performans kaygısı deneylerinden geliyor. Her biri doğaçlama konuşmanın bir yanını aydınlatıyor, ama hiçbiri bir iş toplantısındaki doğaçlama konuşmayı doğrudan ölçmüyor.

Hazır iskeletler kullanışlı, ama aşırı kullanıldığında mekanik duyulabiliyor. Her soruya aynı dört adımlı iskeletle cevap veren bir konuşmacı, bir süre sonra kendini tekrar eden biri gibi algılanabiliyor. İskelet bir destek, bir kalıp değil.

Kaygıyı heyecan olarak adlandırma stratejisi, her kaygı düzeyinde işe yaramayabilir. Yoğun bir konuşma kaygısı yaşayan kişiler için kısa bir kendine konuşma cümlesi yeterli olmayabilir ve daha kapsamlı bir destek gerekebilir.

Son olarak, doğaçlama konuşmada iyi olmak, hazırlıklı konuşmanın yerini tutmuyor. Önemli bir kararı, zor bir haberi ya da bir değişikliği doğaçlama anlatmak zorunda kalmak, çoğu zaman bir hazırlık eksikliğinin işareti.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Doğaçlama konuşmada hazırlık yok olmuyor; konuşmadan önceki birkaç saniyeye sığıyor.

Değerlendirildiğini hissederek hazırlıksız konuşmak gerçek bir stres kaynağı; zorlanmak bir yetersizlik değil.

Bir soru geldiğinde hemen konuşma; bir nefes al ya da zaman kazandıran bir cümle söyle.

Dinleyicinin bu anda neyi bilmek istediğini seç ve ilk cümlede onu söyle.

Önceden öğrendiğin basit bir iskelete dayan: nokta, neden, örnek, nokta.

Bilmediğin bir şeyi uydurma; ne bildiğini, neyi bilmediğini ve ne zaman cevap vereceğini söyle.

Tek noktanı söyledikten sonra dur; daha fazlası istenirse sorulacak.

Sonraki derse köprü

Genel müdür bir sonraki gündem maddesine geçmeden önce, masanın öbür ucundan satış müdürü söz aldı. Sesi sertti: "Bu kural bir müşteri kaybına yol açarsa, o müşteriyi kim geri kazanacak? Destek mi, satış mı?"

Lider bu kez zaman kazandıran bir cümle bile kuramadı. Sorunun tonu onu hazırlıksız yakalamıştı. "Bu kuralı hafife aldığımızı düşünüyorsanız yanılıyorsunuz" diye başladı ve cevabı savunmaya dönüştü. Satış müdürü sorusuna bir cevap alamadığını söyledi ve toplantı gergin bir havada bitti.

Zor sorulara cevap verme dersi bu anlara bakıyor: sert ya da suçlayıcı bir tonla sorulan bir sorunun içindeki gerçek soruyu nasıl bulacağımıza, savunmaya geçmeden nasıl cevap verebileceğimize ve cevabını bilmediğimiz ya da veremeyeceğimiz soruları nasıl dürüstçe karşılayabileceğimize.