Anlaşmayı kayıt altına alma

Açılış sahnesi

Birim müdürü sözleşme taslağını kalemle okumaya başladığında, ilk sayfada her şey yerindeydi: taraflar, süre, birleşik hizmetin fiyatı. Sorunlar ayrıntıda başladı. Hasar maddesi, aylık hasarlı paket sayısı eşiği aşarsa firmanın bedeli üstleneceğini söylüyordu; ama bir paketin hasarlı sayılıp sayılmayacağına kimin karar vereceği yazmıyordu. Merkez hasarı müşteri şikâyetiyle kaydediyordu, firma ise kuryenin teslim notuyla. İki kayıt aynı ayda iki farklı sayı verebilirdi.

İkinci sorun yeni şubelerdi. Görüşmede iki yeni şubenin "açılır açılmaz" kapsama gireceği konuşulmuştu. Taslakta bu cümle hiç yoktu. Birim müdürü genel müdürü aradığında genel müdür şaşırdı: o, yeni şubelerin bir sonraki yıl ek bir protokolle ekleneceğini anlamıştı. İkisi de aynı toplantıdan farklı bir anlaşma hatırlıyordu.

Birim müdürü o akşam taslağın kenarına bir not yazdı: masada iki taraf da kazanmıştı, ama kâğıda geçmeyen her ayrıntı, ilk anlaşmazlıkta iki tarafı da kaybettirebilirdi. Anlaşmayı yeniden müzakere etmek istemiyordu; yalnız varılan anlaşmanın, iki tarafın da aynı biçimde okuyacağı bir metne dönüşmesini istiyordu.

Bu derste ne olacak

Bu ders müzakere temelleri modülünü kapatıyor. Önceki derslerde çıkarları, hazırlığı, alternatifleri, değer yaratmayı ve değer paylaşmayı ele aldık. Ama masada varılan bir anlaşma, ancak uygulandığı ölçüde bir anlaşma. Bu ders, masadaki uzlaşmanın iki tarafın aynı biçimde okuyacağı bir metne nasıl dönüşeceğine ve uygulamanın nasıl izleneceğine bakıyor.

Anlaşmanın kayda geçirilmesi çoğu zaman müzakerenin sıkıcı, teknik bir son adımı gibi görülüyor ve hukukçulara bırakılıyor. Oysa taraflar aynı toplantıdan farklı anlaşmalar hatırlayabiliyor, belirsiz bırakılan bir madde ilk sorunda bir çatışmaya dönüşebiliyor ve metnin yapısı, anlaşmazlık çıktığında tarafların birbirine nasıl davranacağını etkileyebiliyor.

Seride geri bildirim görüşmelerinin kapanışı işlenirken kapanış özeti ve takip görüşmesi tanımlanmıştı; hesap verebilirlik dersinde de bir kişiden açıklama isteyebilecek tarafın önceden belli olması gerektiği vurgulanmıştı. Bu ders bu fikirleri bir sözleşmenin ve bir uygulama düzeninin kuruluşuna taşıyor.

İki araştırma, firmalar arasındaki yüz iki anlaşmazlığın belgelerine dayanıyor. Biri, sözleşmenin yapısının anlaşmazlıktan sonra güveni ve iş birliğini nasıl etkilediğini; öbürü, sözleşmenin ayrıntı düzeyinin anlaşmazlığın nasıl çözüldüğünü ve bunun maliyetini nasıl etkilediğini inceliyor.

Kargo firması, sözleşme taslağı ve bütün görüşmeler kurgu olarak tasarlandı. Malhotra ile Lumineau'nun ve Lumineau ile Malhotra'nın çalışmaları iki farklı yönetim dergisinde yayımlandı.

Sıfır noktası — iki taraf aynı toplantıyı farklı hatırlar

Bir müzakere uzun, çok konulu ve yorucu olduğunda, taraflar varılan anlaşmanın ayrıntılarını farklı hatırlayabiliyor. Herkes kendi için önemli olan konuları daha iyi hatırlıyor, belirsiz kalan noktaları kendi beklentisine göre dolduruyor. Açılış sahnesindeki yeni şubeler meselesi bunun bir örneği: bir taraf "hemen" duymuştu, öbürü "gelecek yıl".

Bu yüzden anlaşmayı kayda geçirmenin ilk işi, masadaki uzlaşmayı, taraflar masadan kalkmadan önce, birlikte yazıya dökmek. Toplantının sonunda varılan noktaların kısa bir özetini birlikte okumak, ayrılıkları henüz kimse bir şey imzalamadan ortaya çıkarıyor. Bu, geri bildirim görüşmelerinde işlenen kapanış özetinin müzakere masasındaki karşılığı.

Kayda geçirmenin ikinci işi, belirsizliği azaltmak. "Makul sürede", "gerektiğinde", "hasarlı paketler" gibi ifadeler, görüşmede iki tarafa da açık görünüyor; ama ilk sorunda iki taraf bu sözcükleri farklı okuyor. Özellikle koşullu maddelerin, ölçümün nasıl yapılacağını, hangi kaydın esas alınacağını ve kimin ölçeceğini açıkça belirtmesi gerekiyor.

Mekanizma — sözleşmenin yapısı güveni etkiler

Bir sözleşme yalnız tarafların neyi yapacağını değil, birbirlerine nasıl baktıklarını da biçimlendirebilir. Sözleşmenin içerdiği maddelerin türünün, bir anlaşmazlıktan sonra taraflar arasındaki güveni ve iş birliğini nasıl etkilediği, firmalar arası anlaşmazlıklar üzerinde incelendi.

Bu bulgu, açılış sahnesindeki hasar maddesine yeni bir gözle bakmayı sağlıyor. Maddeyi yalnız cezaları ağırlaştırarak güçlendirmek bir güvence sağlardı; ama kargo firmasına "hasar çıkarmanızı bekliyoruz" mesajını da verirdi. Maddeyi, iki tarafın hasar kayıtlarını her ay birlikte karşılaştıracağı bir eşgüdüm düzeniyle desteklemek ise aynı güvenceyi, güveni zedelemeden sağlayabilirdi.

Mekanizma — sözleşmenin ayrıntısı anlaşmazlığın yolunu belirler

Bir anlaşmazlık çıktığında taraflar bunu nasıl çözüyor ve bu çözüm ne kadara mal oluyor? Bu soru, aynı anlaşmazlıkların belgeleri üzerinde ayrıca incelendi.

Bu iki bulgu birlikte, anlaşmanın kayda geçirilmesinin yalnız bir hukuki güvence olmadığını gösteriyor. Metnin ayrıntısı ve maddelerin türü, tarafların bir sorun çıktığında birbirine nasıl yaklaşacağını, birbirine güvenmeye devam edip etmeyeceğini ve anlaşmazlığın ne kadara mal olacağını etkiliyor.

Model — birlikte özetle, ölçümü tanımla, eşgüdümü yaz, gözden geçirmeyi takvime koy

Masadaki uzlaşmadan işleyen bir sözleşmeye giden yol dört durakta ilerliyor.

Birlikte özetle. Görüşmenin sonunda, taraflar masadan kalkmadan önce, varılan noktaları yüksek sesle ve birlikte özetle. Her konu için ne kararlaştırıldığını, kimin neyi ne zaman yapacağını söyle ve karşı taraftan onaylamasını iste. Farklı hatırlanan bir nokta varsa, bunu imzadan önce, masa hâlâ açıkken çöz.

Ölçümü tanımla. Her koşul, hedef ya da eşik için ölçümün nasıl yapılacağını, hangi kaydın esas alınacağını ve ölçümü kimin yapacağını yaz. Belirsiz sözcükleri, "makul süre" ya da "gerektiğinde" gibi ifadeleri, tarih, saat, sayı ve sorumlu kişiyle değiştir.

Eşgüdümü yaz. Sözleşmeye yalnız cezaları değil, işin birlikte nasıl yürütüleceğini de yaz: iletişim sorumluları, düzenli toplantılar, bilgi paylaşımı ve bir sorun çıktığında izlenecek basamaklar. Denetim maddelerini koru, ama onları eşgüdüm maddeleriyle dengele.

Gözden geçirmeyi takvime koy. Anlaşmanın uygulanmasını izlemek için iki tarafın birlikte katılacağı bir gözden geçirme tarihi belirle ve onu da metne yaz. İlk gözden geçirme, sorunlar büyümeden önce, uygulamanın ilk haftalarında yapılmalı.

Karar noktası — ayrıntılı bir sözleşme mi, kısa bir metin mi

Bir anlaşmayı kayda geçirirken, metnin ne kadar ayrıntılı olacağı bir seçim. Ayrıntılı bir sözleşme belirsizliği azaltıyor ve olası anlaşmazlıklara karşı bir güvence sağlıyor; ama hazırlaması zaman alıyor, karşı tarafa güvensizlik mesajı verebiliyor ve ilişkinin esnekliğini azaltabiliyor. Kısa bir metin ise hızlı hazırlanıyor ve güveni vurguluyor; ama ilk sorunda tarafları farklı yorumlarla baş başa bırakabiliyor.

Bu seçimi anlaşmanın tutarı, süresi, ilişkinin ne kadar eşgüdüm gerektirdiği ve tarafların geçmişi yönlendiriyor. Kısa süreli, düşük tutarlı ve iki tarafın birbirini iyi tanıdığı bir anlaşmada kısa bir metin ve birlikte okunan bir özet yeterli olabilir. Uzun süreli, yüksek tutarlı ve sık eşgüdüm gerektiren bir anlaşmada ise ölçüm tanımları, eşgüdüm maddeleri ve uygulama gözden geçirmeleri, ayrıntının bedelini fazlasıyla karşılıyor. Ayrıntıyı artırırken, denetim maddelerinin değil eşgüdüm maddelerinin artmasına dikkat etmek, güvenceyi güveni zedelemeden sağlıyor.

Metnin uzunluğunu belirlemek için kendine sor: bu anlaşmada bir şeyler ters giderse, iki taraf da neyin kararlaştırıldığını aynı biçimde hatırlayacak mı?

Sınırlılıklar ve eleştiri

Sözleşme yapısı üzerine bulgular, firmalar arasındaki anlaşmazlıklara varmış ilişkilerden geliyor. Bu ilişkiler, sorunsuz yürüyen ilişkileri temsil etmeyebilir; denetim maddelerinin güvene etkisi, anlaşmazlık çıkmayan ilişkilerde farklı olabilir. Ayrıca iki çalışma aynı veri kümesine dayanıyor; bulguların başka ülkelerde ve sektörlerde tekrarlanması gerekiyor.

Ayrıntılı bir sözleşme, ilişkinin bütün belirsizliğini ortadan kaldıramıyor. Hiçbir metin, geleceğin bütün durumlarını öngöremiyor; sözleşme ne kadar ayrıntılı olursa olsun, taraflar beklenmedik bir durumda yine birbirlerinin iyi niyetine ve ilişkiye güvenmek zorunda kalıyor. Bu yüzden eşgüdüm maddeleri ve uygulama gözden geçirmeleri, metnin öngöremediği durumlar için bir alan bırakıyor.

Anlaşmayı yazıya dökme biçimi kültürlere göre değişiyor. Bazı iş kültürlerinde ayrıntılı bir sözleşme olağan ve güven verici; bazılarında ise ilişkinin kendisine duyulan güvensizliğin bir işareti olarak algılanabiliyor. Bir lider, karşı tarafın beklentilerini anlamadan ayrıntılı bir metin dayattığında ilişkiye zarar verebilir.

Son olarak, bu ders kurumlar arası sözleşmelere odaklandı; ama aynı fikirler bir ekip içinde varılan anlaşmalara, bir iş bölümüne ya da bir çalışanla yapılan bir hedef görüşmesine de uygulanabilir. Bu bağlamlarda hukuki bir sözleşme gerekmiyor; ama birlikte okunan bir özet, açık bir ölçüm ve bir gözden geçirme tarihi aynı işlevi görüyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Masada varılan anlaşma, ancak uygulandığı ölçüde bir anlaşmadır.

İki taraf aynı toplantıyı farklı hatırlayabilir; masadan kalkmadan birlikte özetle.

Belirsiz sözcüğü tarihle, saatle, sayıyla ve sorumlu kişiyle değiştir.

Her koşul için ölçümün nasıl yapılacağını ve hangi kaydın esas alınacağını yaz.

Ceza maddeleri güvence verir, ama güvensizlik mesajı da taşır; onları eşgüdüm maddeleriyle dengele.

Bugün yazılan metin, yarınki anlaşmazlığın yolunu ve maliyetini biçimlendirir.

İmzadan sonra da müzakere sürer; uygulama gözden geçirmesini takvime koy.

Sonraki derse köprü

Sözleşme imzalandıktan sonra birim müdürü yeni düzeni duyurdu: iade toplamada randevu sistemi, yeni ürün teslimatlarının iade toplamasıyla birleştirilmesi, ortak hasar tablosu. İlk hafta beklenmedik bir yerden bir itiraz geldi. Müşteri hizmetleri birimi, müşterilere randevu düzeninin nasıl anlatılacağı konusunda kendisine hiç danışılmadığını, telefonların arttığını ve temsilcilerinin müşterilerin sorularına cevap veremediğini bildirdi. Finans birimi de yeni fatura düzeninden ancak ilk fatura geldiğinde haberdar olmuştu.

Birim müdürü kargo firmasıyla aylarca müzakere etmişti; ama kendi kurumunun içinde bu anlaşmadan etkilenecek kimlerin olduğunu hiç sistemli biçimde düşünmemişti. Paydaşları belirlemek dersi bu boşlukla başlıyor: bir kararın ve bir değişikliğin kimlere dokunduğunu ve kimlerin ondan etkilenebileceğini, kimlerin onu etkileyebileceğini nasıl görebileceğimize ve bu kişileri sürece ne zaman ve nasıl katacağımıza bakıyor.