Kişilik ve iletişim tercihleri

Açılış sahnesi

Salı öğleden sonra iki toplantı arka arkaya geçiyor. İlkinde genç çalışan kahvesini alıp oturuyor ve beş dakika içinde üç fikir ortaya atıyor. Konu raporun yeni analizlerinden müşteri anketlerine, oradan ürün ekibinin bir talebine kayıyor. Lider de bu hıza kapılıyor; kırk dakika sonra ikisi de gülerek kalkıyor.

İkinci toplantı için on yıllık çalışan bir gün önce e-posta yazmıştı: "Gündemi paylaşır mısınız? Her madde için karar bekleniyor mu, yoksa sadece bilgi mi?" Lider gündemi aceleyle üç satır olarak göndermişti. Toplantıda çalışan her maddede durup soruyor: tarih ne, kim sorumlu, ne zaman bakılacak? Lider kendini bir sınavda gibi hissediyor.

Akşam notlarını karıştırırken lider iki şey fark ediyor. İlk toplantıda raporun teslim tarihini hiç konuşmamışlardı. İkinci toplantıda ise çalışanın aslında iki güzel önerisi vardı ama lider sabırsızlığından onları neredeyse duymamıştı.

Liderin sorunu iki çalışandan biri değildi. Her iki toplantıda da kendi konuşma biçimi, karşısındakinin biçimiyle çarpışmıştı.

Bu derste ne olacak

Motivasyon dersinde insanları işe neyin bağladığına baktık. Bu ders aynı insanlarla nasıl konuşulacağına dair: bilgiyi hangi biçimde almayı, kararlara hangi hızla varmayı, bir konuşmada ne kadar ayrıntı ve ne kadar duygu görmeyi tercih ettikleri.

Kişilik özellikleri ve kişilik araçlarının sınırları seride ayrı derslerde işlendi. Burada yeni bir kişilik testi tanıtmıyoruz. Soru daha dar: kişilik farkları iletişimde nasıl görünüyor ve bir lider bu farkı nasıl hesaba katabilir?

İletişim davranışını altı boyutta ölçen bir çalışmayı ve bazı insanların belirsizliğe neden daha az dayandığını açıklayan bir kuramı okuyacağız. Tercihe uymanın her zaman daha iyi sonuç verdiği inancını sınayan bir derlemeyi de sınırlılıklara taşıyacağız.

Salı günkü iki toplantı ve aşağıdaki vakalar kurgusal; hiçbiri gerçek bir kuruma ya da kişiye dayanmıyor.

Sıfır noktası — konuşma biçimi de bir kişilik izi

Çoğu lider iletişimi içerik olarak düşünüyor: ne söylenecek, hangi bilgi verilecek. Ama aynı içerik farklı biçimlerde verildiğinde farklı karşılanıyor. Bir kişi için kısa ve doğrudan bir mesaj saygı ifadesiyken, bir başkası için soğukluk. Bir kişi için ayrıntılı bir e-posta özen ifadesiyken, bir başkası için boğucu bir yük.

Bu farkın bir kısmı kişilikten geliyor. Dışadönüklüğü yüksek biri düşünerek konuşmayı, içedönük biri konuşmadan önce düşünmeyi tercih edebiliyor. Sorumluluk bilinci yüksek biri ayrıntı ve düzen arıyor; deneyime açıklığı yüksek biri fikirler arasında dolaşmaktan hoşlanıyor.

Mekanizma — iletişim davranışı nasıl ayrışıyor

İletişim farklarını kaba ikiliklerle anlatmak yaygın: konuşkan ve sessiz, analitik ve duygusal. Araştırmalar daha ayrıntılı bir resim çiziyor.

Açılıştaki on yıllık çalışanın tarzı kesinlik ve sorgulayıcılık boyutlarında yüksekti: tarih, sorumlu, sonraki adım. Genç çalışanın tarzı ise dışavurumculukta yüksekti. Lider kendi tarzını düşündüğünde, dışavurumcu ama kesinlikte düşük olduğunu gördü. Genç çalışanla uyumu buradan, on yıllık çalışanla sürtüşmesi de buradan geliyordu.

Tarz farkının bir kısmı da belirsizliğe dayanma biçimiyle ilgili.

Bu kavram açılıştaki sürtüşmeyi de açıklıyordu. On yıllık çalışanın her maddede tarih ve sorumlu sorması, liderin sınav gibi algıladığı bir sorgulama değil, konuşmanın kapanmadan bitmesine duyulan rahatsızlıktı. Genç çalışanla yapılan toplantıda ise hiçbir madde kapanmamıştı ve bu ikisini de rahatsız etmemişti.

Model — iletişimi uyarlamanın dört adımı

İletişimi uyarlamak için karşındakinin kişilik testi sonucunu bilmek gerekmiyor. Gözlem ve kısa bir soru çoğu zaman yeterli.

Kendi tarzını tanı. Hangi boyutlarda yüksek, hangilerinde düşüksün? Hızlı mı konuşuyorsun, ayrıntıyı atlıyor musun, belirsiz maddeleri açık bırakmaktan rahatsız olur musun? Uyarlamanın başlangıç noktası kendi varsayılan biçimin.

Karşındakinin tarzını gözle. Yazılı mı sözlü mü daha rahat? Toplantıda hemen mi konuşuyor, yoksa düşünüp mi dönüyor? Ayrıntı mı istiyor, özet mi? Kararın ne zaman kapanmasını bekliyor?

Tercihi doğrudan sor. "Bu tür konuları nasıl konuşmayı tercih edersin: önceden yazılı mı, yüz yüze mi?" gibi basit bir soru, aylarca süren tahminin yerini tutabiliyor.

Önemli konuşmalarda biçimi uyarla. Her günlük mesajı ayarlamak gerekmiyor. Ama geri bildirim, görev değişikliği, zor bir karar gibi önemli konuşmalarda karşındakinin tercihine yaklaşmak, içeriğin duyulma olasılığını artırıyor.

Karar noktası — uyarlamak mı, ortak bir biçim kurmak mı

Bir lider, ekibindeki her kişinin tercihine uyum sağlamaya çalışırsa hem kendini yorabilir hem de ekipte tutarsızlık yaratabilir. Öte yandan herkese aynı biçimde yaklaşmak, bazı kişilerin sesini sistematik olarak kısabilir.

Önerilen yol, iki katmanlı bir düzen. Ekip için ortak bir iletişim temeli kur: kararların yazılı kaydı, önceden paylaşılan gündemler, toplantılarda hem sözlü hem yazılı katkıya yer açan bir düzen. Bu temel, farklı tercihlere sahip kişilerin hepsinin katılabileceği asgari alanı sağlıyor. Birebir ve önemli konuşmalarda ise kişiye göre uyarla.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Kişiye göre iletişim fikri, eğitim alanındaki öğrenme stilleri tartışmasıyla benzerlik taşıyor. O tartışmadan çıkan bir uyarı burada da geçerli.

Bu uyarı, iletişim tercihlerine uymanın gereksiz olduğu anlamına gelmiyor. Tercihe uymak, kişinin kendini rahat ve saygı görmüş hissetmesine yardım edebilir ve bu da konuşmanın açıklığını artırabilir. Ama bazı içerikler, kişinin tercihinden bağımsız olarak belirli bir biçim gerektiriyor: karmaşık bir teknik karar yazılı ayrıntı isterken, bir kriz haberi yüz yüze konuşmayı gerektirebiliyor.

İletişim tercihlerini bir etiket olarak kullanmak da risk taşıyor. "O yazılı insan", "o sözlü insan" gibi etiketler, kişinin farklı durumlarda farklı tercihleri olabileceğini görmezden geliyor.

Son olarak, iletişim tarzları kültürle de biçimleniyor. Doğrudanlık, ayrıntı düzeyi ya da duygu ifadesi konusunda bir kültürde olağan olan, başka bir kültürde kaba ya da aşırı resmî bulunabiliyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

İletişim yalnızca içerik değil; aynı içerik farklı biçimlerde farklı karşılanıyor.

Konuşma biçimi kişilikten besleniyor ama kendi başına gözlenebilir bir tarz: dışavurumculuk, kesinlik, sorgulayıcılık gibi.

Bazı insanlar belirsizliğe daha az dayanıyor; açık bırakılan maddeler onlar için bir kaygı kaynağı olabiliyor.

Uyarlama için önce kendi tarzını tanı, karşındakini gözle, tercihi doğrudan sor ve önemli konuşmalarda biçimi ayarla.

Ekip için ortak bir temel kur: yazılı karar kaydı, önceden paylaşılan gündem, hem sözlü hem yazılı katkıya yer.

Tercihe uymak rahatlık sağlıyor ama her zaman en etkili biçim olmayabiliyor; içerik de biçimi belirliyor.

Sonraki derse köprü

Toplantı düzeni oturduktan birkaç hafta sonra, şirket başka bir kentteki küçük bir destek ekibini satın aldı ve iki ekip birleştirildi. İlk ortak toplantıda lider bir şeyi hemen fark etti: eski ekibin üyeleri masanın bir tarafına, yeni gelenler öbür tarafına oturmuştu.

Toplantı boyunca eski ekipten biri sürekli "bizde böyle yapılır" dedi. Yeni gelenlerden biri de sessizce "onlar" diye söz ediyordu. Kişilik farkları, motivasyonlar ve iletişim tercihleri aynı kalmıştı. Ama odada yeni bir ayrım belirmişti ve bu ayrım kişilerden değil, ait oldukları gruptan geliyordu.

Sosyal kimlik dersi bu ayrıma bakıyor. Orada insanların kendilerini hangi gruplarla tanımladığını, bu aidiyetin başkalarına bakışı nasıl değiştirdiğini ve "biz" ile "onlar" arasındaki çizginin bir ekipte nasıl yönetilebileceğini ele alacağız.