Önemli ve acil işler

Açılış sahnesi

Bir un fabrikasında işletme müdürü, akşam yedide masasında oturuyor ve sabah yazdığı listeye bakıyor.

Listede altı madde var. Dördünün yanına işaret koyabiliyor.

Yapılan dördün hiçbiri listenin ilk iki maddesi değil.

Geriye doğru bakınca yapılanların ortak bir yanı çıkıyor. Dördünde de bir kişi bekliyordu; bir müşteri telefonda, bir tedarikçi teklifte, muhasebe bir belgede ve bakımcı bir onayda.

Yapılmayan ikisinde ise kimse sormamıştı.

Müdür bunu bir disiplin sorunu olarak okuyor ve ertesi sabah listeyi daha erken yazmaya karar veriyor.

Ertesi gün o iki maddeden biri kendini gösteriyor. Fabrikanın makine sigortası poliçesinin yenilenmesi için son gün dündü ve poliçe yenilenmedi.

Kimse o gün müdürü aramamıştı. Sigorta şirketi hatırlatma göndermiyordu ve poliçenin bittiğini fabrikada bilen tek kişi müdürün kendisiydi.

Aynı listede iki tür iş yan yana duruyordu ve müdür ikisini de aynı sütunda görmüştü.

Dört iş yapıldı, çünkü birileri bekliyordu. Bir iş yapılmadı, çünkü kimse beklemiyordu ve tam o işin bir günü vardı.

Soru şu: müdürün listesinde eksik olan sütun neydi?

Bu derste ne olacak

Bu ders bir işin önemini ölçmüyor ve ölçmeye çalışmayacak.

Önem bir sıfat ve sıfatı koyan kişi sensin; kendi listendeki her maddeye önemli diyebiliyorsun ve bu, hiçbir maddeyi ötekinden ayırmıyor.

Ölçülebilen iki şey var ve ikisi de işin dışında duruyor.

Birincisi seride zaten kuruldu. Bir işin başlamasını sağlayan çağrının kime ait olduğu, bir önceki modülde ölçülmüştü.

İkincisi burada kuruluyor. Bir işin ertelenmesinin bir bedeli varsa, o bedelin düştüğü bir gün var mı?

İki ölçüm yan yana konduğunda gün içinde tekrarlanan iki hata açığa çıkıyor.

Birincisinde çağrı var ve bedel bir güne bağlı değil; iş bugün yapılıyor ve ertelenmesi hiçbir şeyi değiştirmeyecekti.

İkincisinde bedel bir güne bağlı ve çağrı yok; iş yapılmıyor ve bedeli gün geçtikten sonra öğreniliyor.

Açılış sahnesindeki sigorta poliçesi ikincisi. Dört madde ise birincisinin örnekleri olabilir ve bunu ancak ölçünce bilebiliriz.

Karar noktasında aynı gün iki işin de gerçek bir günü olacak ve ikisi birden yapılamayacak.

Bu derste anlatılan işletmeler kurgu ve sınama onların üstünde çalışmıyor. Ölçülen şey listendeki bir maddenin ertesi gün ne getirdiği.

Sıfır noktası — aciliyet işin bir özelliği değil

Bir işe acil demek onu tarif etmiyor.

Aynı iş bir kişi için acil, öteki için değil; aynı iş bir hafta acil, sonraki hafta değil. Değişen şey işin kendisi olmuyor.

Bedel gününün olup olmadığı tek bir soruyla aranıyor.

Sorunun yazılı cevabı iki şey daha getiriyor.

Mekanizma — gün, bedelin büyüklüğüne göre değil görünürlüğüne göre doluyor

Bir günün nasıl dolduğu bir tercih gibi anlatılıyor ve büyük ölçüde bir tercih değil.

Seride bir işin neden başladığı zaten kurulmuştu. Bir işi başlatan şey, sahibi kendisi olmayan bir çağrıydı ve çağrının kaldırılmasının bir bedeli vardı.

Bu ders o mekanizmanın gün içindeki sonucunu alıyor. Çağrısı olan işlerin iptal bedeli hemen ve görünür biçimde doğuyor; birini bekletmiş oluyorsun ve bekleyen kişi bunu biliyor.

Bedel günü olan bir işin karşılığı ise sonra ve sessizce doğuyor. O gün kimse bir şey söylemiyor ve fark gün geçtikten sonra ortaya çıkıyor.

İki bedelin büyüklüğü karşılaştırılmıyor, çünkü biri masada duruyor ve öteki görünmüyor.

Model — iki sütun ve iki hata

Ölçüm listenin yanına iki sütun ekliyor ve başka hiçbir şey istemiyor.

Birinci sütun çağrıyı soruyor. Bu işi bekleyen biri var mı ve kim?

İkinci sütun yarın sorusunu soruyor. Bu iş yarına kalırsa yarın ne değişir?

İki sütun dolunca dört durum çıkıyor ve ikisi kendiliğinden doğru davranıyor. Çağrısı ve bedel günü olan iş bugün yapılıyor; ikisi de olmayan iş bir önceki modülün konusu ve orada kaldı.

Kalan ikisi bu dersin işi.

Birinci hata, birinci sütunu dolu ve ikinci sütunu boş olan işin bugüne yerleşmesi. Bu işin bugün yapılmasının bir sakıncası yok; sakınca, ikinci sütunu dolu bir maddeyi gün dışına itmesinde.

İkinci hata daha pahalı ve daha sessiz.

Bunun bir çaresi var ve seride zaten adlandırılmıştı. Bir hesap verme anını, kimsenin o gün karar vermesine gerek kalmadan başlatan önceden yazılmış koşul bir kez kurulmuştu.

Burada aynı düzenek kendi listene uygulanıyor. Çağrısız son günü olan bir işe dışarıdan bir çağrı takılıyor; bir hatırlatma değil, bir kişi ya da bir kayıt.

Ölçümün kendi yanlış pozitifi ikinci sütunda duruyor.

Yarın sorusuna bir cevap yazılabiliyor olması, o cevabın ağır olduğunu söylemiyor. Bir günün varlığı bir büyüklük bildirmiyor.

Karar noktası — iki işin de günü var

Ölçüm çatışmayı çözmüyor ve çözmediğini söylemek gerekiyor.

Aynı gün iki işin de ikinci sütunu doluysa ve ikisi birden yapılamıyorsa, önem sıralaması burada yardım etmiyor; ikisi de önemli sayılabilir ve sayılması bir şeyi değiştirmiyor.

Karar üç satırla veriliyor ve üçü de iki iş için ayrı ayrı yazılıyor.

Bedel ne, kim ödüyor ve geri alınabilir mi?

Üçüncü satır kararı tek başına verebiliyor. Bir sürenin dolması geri alınamıyor; bir teslimin bir gün gecikmesi geri alınabiliyor ve bir konuşmayla karşılanabiliyor.

Kararın bir de yazılı tarafı var ve atlanması en kolay kısmı orası.

Seçilmeyen işin bedeli yazılıyor. Yazılmadığında kişi o gün bir seçim yaptığını hatırlamıyor ve ertesi hafta aynı çatışma geldiğinde elinde hiçbir kayıt bulunmuyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Yarın sorusu bir günlük ufuk kullanıyor ve bazı bedeller haftaya ya da mevsime bağlı. Ufuk açıkça seçilmeli; bir sezon işinde soru yarını değil bu haftayı sorduğunda anlamlı oluyor ve ufuk yazılmadığında cevaplar birbiriyle karşılaştırılamıyor.

Bedel gününün bulunması bedelin büyüklüğünü söylemiyor. İkinci sütun bir takvim bilgisi taşıyor ve bir ağırlık taşımıyor; büyüklük ayrıca sorulmadığında bu ders küçük bir bedeli büyük bir bedelin önüne koyabiliyor.

Bedelin büyüklüğünü tahmin eden sen oluyorsun. Ölçümün dış tarafı yalnız günün varlığı; ne kadar sorusunun cevabı kendi kaydında duruyor ve yanılma payı orada.

İkinci sütunu boş çıkan bir iş değersiz olmuyor. Bir günü olmayan işler bir önceki modülün konusuydu ve oradaki çözüm bu ölçümle değiştirilmiyor; bu ders o işleri gün dışına atmayı önermiyor ve önerildiği sanıldığında derste anlatılanın tersi oluyor.

Çağrısız son güne dışarıdan bir çağrı takmak her işte mümkün olmuyor. Bazı süreler yalnız kişinin kendisi tarafından biliniyor ve paylaşılabilecek bir muhatap bulunmuyor; orada kalan tek şey kaydın kendisi.

Son olarak bu ders bir günü konu alıyor. Hangi işlerin hiç yapılmayacağına karar vermek başka bir iş ve gün içindeki sıralamayla çözülmüyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Aciliyet işin bir özelliği değil. Aynı iş bir kişi için acil, öteki için değil ve değişen şey iş olmuyor.

Önem ölçülmüyor. Kendi listendeki her maddeye önemli diyebiliyorsun ve bu hiçbir maddeyi ötekinden ayırmıyor.

Ölçülebilen iki şey var. Bu işi bekleyen biri var mı ve bu iş yarına kalırsa yarın ne değişir?

İkinci sorunun cevabı somut bir olay olmak zorunda. Bir hakkın düşmesi, bir sürenin dolması ya da bir kişinin işini yapamaması; bir gecikme duygusu değil.

Bekleyen biri olması aciliyet bildirmiyor. Çağrı işi başlatıyor ve o işin yarına ait bir bedeli olduğunu söylemiyor.

Gün, bedelin büyüklüğüne göre dolmuyor. Görünür bedel masada duruyor ve sessiz bedel gün geçtikten sonra çıkıyor.

Taşınmış aciliyet yanlış iş değil. Yanlış olan, bir günü olan işin önüne geçmesi ve bu sıralamanın hiç kararlaştırılmamış olması.

Çağrısız son gün en pahalı hücre. Bedeli var, hatırlatanı yok ve fark edilmesi bedel ödendikten sonra oluyor.

Kendine kurulan hatırlatma çağrı kurmuyor. Kuran ve erteleyen aynı kişi olduğunda ertelemenin karşılığı doğmuyor.

Çare dışarıdan bir ad. O kişi işi beklemiyor ve yapacağı tek şey tarihten önce bir kez sormak; konuşulmamış bir ad ise bir şey kurmuyor.

Günün varlığı büyüklük bildirmiyor. Sıfır bedelli bir son gün, ölçüm doğru çalışırken bile gerçek bir işin önüne geçebiliyor.

İki işin de günü olduğunda önem yardım etmiyor. Karar üç satırla veriliyor: bedel ne, kim ödüyor ve geri alınabilir mi?

Seçilmeyen işin bedeli yazılıyor. Yazılmadığında kişi o gün bir seçim yaptığını hatırlamıyor ve aynı çatışma geldiğinde elinde kayıt bulunmuyor.

Sonraki derse köprü

Bu dersin ölçümü bir günü konu aldı ve gücünü oradan aldı. Yarın sorusunun cevabı bir takvimde duruyor ve dışarıdan okunabiliyor.

Aynı soruyu bir hedefe sorduğunda cevap gelmiyor. Bir yıllık bir hedefin yarına ait bir bedeli bulunmuyor ve bulunmaması onu küçültmüyor.

Orada iki hedef yan yana konduğunda karşılaştırılacak ortak bir şey de kalmıyor. Birinin bedeli para, ötekininki kapasite, üçüncüsünün kaybı bir fırsat penceresi.

Modülün ikinci dersi hedefleri önceliklendirme ve ilk işi bu eksikliği kapatmak: iki hedefi karşılaştırmak için önce ikisinin de çevrileceği tek bir ölçü gerekiyor.