Lider her şeyi bilmeli midir?

Açılış sahnesi

Bir toplantıda ekip bir işin süresini tahmin ediyor ve dört gün diyor.

Masanın başındaki yönetici o işi yıllarca kendi yapmış biri. Cümlesi kısa geliyor: bu iş iki günde olur, ben yapardım.

Kimse uzun uzun itiraz etmiyor ve tahmin iki güne çekiliyor.

İş altı günde bitiyor.

Sonradan bakıldığında gecikmenin sebebi ilginç çıkıyor. Yöneticinin eski bilgisi yanlış değildi; o iş gerçekten iki günde yapılıyordu.

Aradaki fark işin kendisinde değil, çevresindeydi. İşin bağlı olduğu bir sistem sonradan gelmişti, çıktının geçmesi gereken bir onay adımı eklenmişti ve o adımı bekleyen başka iki ekip vardı.

Yönetici bunları bilmiyordu ve bilmediğini de bilmiyordu.

Şimdi aynı toplantıya bir başkasını koyalım. O işi hiç yapmamış, teknik tarafını hiç bilmeyen bir yönetici.

Bu kişi muhtemelen tek bir şey yapardı: sorardı. Bu tahmini neye göre verdin, en riskli parçası hangisi, neye bağlı?

İki yönetici arasındaki fark bilgi miktarı olmuyor. Biri sordu, öteki sormaya gerek görmedi.

Bu dersin ele aldığı mit, o "gerek görmeme" hâlini üretiyor.

Bu derste ne olacak

Önce mitin nereden beslendiğine bakacağız. İki meşru kaynağı var ve bir de hiç konuşulmayan üçüncüsü.

Sonra iki farklı bilgi türünü ayıracağız. Bir işi kendi elleriyle yapabilmek ile o iş tıkandığında nedenini okuyabilmek ayrı yeterlikler; ikisi farklı hızlarda ediniliyor ve farklı hızlarda eskiyor.

Ardından bilginin liderin çevresinde nasıl dolaştığına bakacağız. Her şeyi bildiği varsayılan birine kimse haber taşımıyor ve mit, kendi kurduğu sessizlikle besleniyor.

Modelde sorumluluk alanlarını üç halkaya yerleştireceğiz. Mit hepsini iç halkaya koymayı bekliyor, karşı mit hepsini dışa atıyor ve ikisi aynı yerden kırılıyor.

Karar anında en zor durumu konuşacağız: odada insanlar varken bilmediğin bir şey soruldu.

Sonda sınırlar var. Bilmediğini söylemenin bedeli her yerde aynı çıkmıyor ve neye bağlı olduğu ölçülebiliyor.

Bu derste geçen yöneticiler, ekipler ve toplantılar kurgu; iki bilgi türünün birbirinden koptuğu anları elle tutulur kılmak için kuruldular.

Sıfır noktası — mitin üç kaynağı

Bu mit mantıksız bir yerden gelmiyor ve gücü buradan geliyor.

Birinci kaynak gerçek. Önceki derste ayrılan yeterlik kanalı çalışıyor; işi bildiği görülen bir liderin sözü daha az açıklama gerektiriyor ve kararları daha az dirençle uygulanıyor.

İkinci kaynak terfi yolu. Çoğu kurumda yönetici, işi en iyi yapan kişiden seçiliyor. Seçim ölçütü icra olduğu için, rol değiştikten sonra da aynı ölçüt beklenmeye devam ediyor.

Üçüncü kaynak hiç konuşulmuyor ve en güçlüsü o. Liderin kendi kaygısı.

Bilmediği ortaya çıkarsa otoritesinin azalacağını düşünen bir lider, bilmediğini gizlemeyi bir görev sayıyor. Kaygı temelsiz olmuyor; risk gerçek ve koşullarını bu derste göreceğiz. Yanlış olan şey riskin ne kadar büyük olduğuna dair tahmin.

Açılış sahnesindeki yöneticinin durumu buydu. Elinde bilgi vardı ve o bilgi soruyu bastırdı.

Mekanizma — iki bilgi türü ve bir akış

Mitin çözülmesi bir ayrımdan geçiyor ve ayrım basit duruyor.

İki yeterlik birbirini besliyor ve aynı şeye indirgenemiyor.

Bir işi hiç yapmamış biri o işin nerede tıkandığını sorularla öğrenebiliyor. Aynı işi beş yıl önce yapmış biri, tıkanma noktalarının değiştiğini kendi bilgisiyle göremiyor.

Buradaki bulgu mitin cevabını veriyor. Bir lider her alanda icra yeterliği taşımak zorunda kalmıyor; her alanda bir değerlendirme eşiği taşımak zorunda kalıyor.

Eşiğin altına düşüldüğünde iki şey birden oluyor. Lider kimin doğru söylediğini ayırt edemiyor ve ayırt edemediğini fark etmediği için sormayı da bırakıyor.

Mekanizmanın ikinci parçası liderin kafasında değil, çevresinde geçiyor.

Akışın kapanma mekanizması dersin en pratik parçası.

Bir kişi lidere sorun getirdiğinde iki risk alıyor. Lideri düzeltmiş olabiliyor ve onu "bunu bilmiyor muydun" durumuna sokabiliyor.

Lider hiç bilmediğini söylemiyorsa bu iki risk yükseliyor. Bilmediğini düzenli söyleyen bir liderin yanında ise risk düşüyor, çünkü bilmemek odada olağan bir şey hâline geliyor.

Model — üç halka

Soru "her şeyi bilmeli mi" biçiminde cevaplanamıyor, çünkü "her şey" tek bir yığın olarak duruyor. Model o yığını bölüyor.

Liderin sorumlu olduğu her alan üç halkadan birine giriyor.

Birinci halka, kendi kararı için bilmesi zorunlu olan alanlar. Buradaki bilgi eksikse karar yanlış çıkıyor ve yanlışlık başka birinin bilgisiyle telafi edilemiyor.

İkinci halka, kendi yapamadığı ama iyi mi kötü mü gittiğini ayırt edebildiği alanlar. Buradaki yeterlik değerlendirme yeterliği ve eşiği düşük değil; bir tahminin gerçekçi olup olmadığını sormak için o işi yapabilmek gerekmiyor, ama işin mantığını bilmek gerekiyor.

Üçüncü halka, bilmesine gerek olmayan alanlar. Burada taşıması gereken tek şey kimin bildiği bilgisi.

Mitin hatası hepsini birinci halkaya koyması. Karşı mitin hatası hepsini üçüncüye atması ve bu ikincisi daha az konuşuluyor.

Üçüncü halkanın maliyeti genellikle sıfır sanılıyor. Kimin bildiğini bilmek de bir bilgi ve bedava gelmiyor; edinilmesinin tek yolu insanlarla düzenli temas.

Modelin ikinci parçası halkaların sabit olmaması. Bir alan koşullar değiştiğinde dışarıdan içeriye atlıyor.

Halkaları belirleyen ölçüt tek bir soruya iniyor: bu alanda verilecek kararlar geri alınabilir mi?

Geri alınabilen kararların alanı ikinci halkada durabiliyor. Geri alınamayan kararların alanı birinci halkaya çıkıyor, çünkü orada yanlış bir karar başka birinin bilgisiyle sonradan düzeltilemiyor.

Karar noktası — bilmediğin bir şey soruldu

Odada insanlar var ve sana bir soru geldi. Cevabı bilmiyorsun.

Üç seçenek var ve üçünün maliyeti aynı değil.

Birinci seçenek bildiğini varsayıp cevap vermek. En pahalı olan bu, çünkü verilen cevap bir karara dönüşüyor ve karara dönüşmüş bir cevabın düzeltilmesi, hiç söylenmemiş bir cevaba göre çok daha zor.

İkinci seçenek bilmiyorum deyip bırakmak. Birinciden iyi ve yarım kalıyor; odaya bir boşluk bırakıyor ve o boşluğu genellikle en yüksek sesli tahmin dolduruyor.

Üçüncü seçenek bilmediğini söyleyip nasıl öğrenileceğini de söylemek. Bu, yeterliği bilgi tarafından yöntem tarafına taşıyor.

"Bilmiyorum" tek başına yarım bir cümle. "Bilmiyorum, bunu bilen kişiye bugün soracağım ve cuma günü cevabı getireceğim" tam bir cümle ve kendisi bir yeterlik gösteriyor.

Aradaki fark alçakgönüllülük olmuyor, izlenebilirlik oluyor. İkinci cümlede bir sahip, bir yöntem ve bir tarih duruyor.

Şimdi zor kısım geliyor. Bu üçüncü seçeneğin maliyeti sabit kalmıyor ve zamanlamaya bağlı çalışıyor.

Bunun pratik karşılığı bir sıralama veriyor.

Göreve yeni başladıysan ve yeterlik kanalın henüz boşsa, bilmediğini söylemenin maliyeti yüksek. Bu, gizlemen gerektiği anlamına gelmiyor; söylerken yöntemi de söylemenin daha çok işe yaradığı anlamına geliyor.

Kanal dolduktan sonra aynı cümle bedava geliyor ve bir getirisi de oluyor. Bilmediğini söyleyen bir liderin ekibi de bilmediğini söylemeye başlıyor ve yukarı akış açılıyor.

Sınırlılıklar ve eleştiri

Bu dersin cevabı her yerde aynı işlemiyor ve beş yerde duruyor.

İlk sınır ayrımın kendisinde. Değerlendirme yeterliği her zaman icra yeterliğinden bağımsız edinilemiyor; bazı alanlarda işin mantığını hiç yapmadan kavramak mümkün olmuyor. Yeni ve hızlı değişen teknik alanlar bunun en belirgin örneği ve orada mit kısmen haklı çıkıyor.

İkinci sınır eşiğin ölçülemezliğinde. Bu ders bir değerlendirme eşiğinden söz ediyor ve o eşiğin nerede olduğunu söyleyen bir ölçü elimizde yok. Pratikte kişi eşiğin altında olduğunu bir tartışmayı çözemediğinde öğreniyor; yani ölçüm geriye dönük çalışıyor.

Üçüncü sınır bağlamda ve bu dersin en can sıkıcı yerinde duruyor. Bilmediğini söylemenin bedeli iş güvencesine göre değişiyor; güvencenin düşük olduğu bir yerde bu öğüt, bedelini söyleyene ödeten bir öğüde dönüşebiliyor.

Ders bu yüzden yönü tersine de çeviriyor. Akışı açma sorumluluğu bilgiyi taşıyanda durmuyor, kararı verende duruyor; çünkü bedeli düşürebilecek olan taraf o.

Dördüncü sınır modelde. Üç halka bir sıralama aracı ve gerçekte alanlar bu kadar temiz bölünmüyor; bir alanın bir parçası birinci halkada, başka bir parçası üçüncüde olabiliyor. Model kararı kolaylaştırıyor, gerçeğin bu biçimde durduğunu söylemiyor.

Beşinci sınır bu dersin kendi tarafında. "Bilmek zorunda değil" cümlesi öğrenmeyi bırakmanın gerekçesi yapıldığında dersin söylediğinin tersine geçiyor. Halkalar bir muafiyet listesi olmuyor, bir zaman bütçesi oluyor.

Yaygın hatalar

Aklında kalsın

Soru "her şey" tek bir yığın sayıldığı için cevaplanamıyor. Yığın bölündüğünde cevap çıkıyor.

İki bilgi türü var ve karıştırılıyor. İcra yeterliği işi kendi yapabilmek, değerlendirme yeterliği ise işin nerede tıkandığını görebilmek; ikincisi daha hızlı ediniliyor ve daha yavaş eskiyor.

Lider her alanda icra yeterliği taşımak zorunda kalmıyor, her alanda bir değerlendirme eşiği taşımak zorunda kalıyor. Eşiğin altında kimin doğru söylediği ayırt edilemiyor ve ayırt edilemediği fark edilmediği için soru da sorulmuyor.

Eskimiş bilgi hiç bilmemekten daha riskli olabiliyor, çünkü soruyu bastırıyor. Açılış sahnesindeki gecikme bir bilgi eksiğinden değil, bir soru eksiğinden çıktı.

Bilgi liderin çevresinde kendiliğinden dolaşmıyor. Sorun getiren kişi her seferinde küçük bir risk alıyor ve lider hiç bilmediğini söylemiyorsa o risk yükseliyor; akış kapandığında kötü haber tek seferde ve gecikmiş gelmeye başlıyor.

Üç halka kararı verilebilir kılıyor. Kendi kararı için bilmesi zorunlu olanlar, değerlendirebilmesi gerekenler ve yalnız kimin bildiğini bilmesi gerekenler; ölçüt de tek soruya iniyor, bu alandaki kararlar geri alınabiliyor mu?

Bilmediğini söylemek yarım bir hamle. Tam hamlede bir sahip, bir yöntem ve bir tarih bulunuyor; maliyeti de sabit olmuyor, o kişi hakkında birikmiş kanıta göre değişiyor.

Sonraki derse köprü

Bu derste bilmemenin söylenebilir olduğunu, hatta söylendiğinde akışı açtığını gördük. Bir koşulla: yanına yöntem konduğunda.

Sonraki ders aynı çizgiyi bir adım öteye taşıyor ve daha zor bir yere geliyor. Bilmemek, henüz yapılmamış bir şey hakkında konuşuyordu. Hata ise yapılmış bir şey hakkında konuşuyor.

Sonraki dersin sorusu şu: güçlü lider hata yapmaz mı?

Mitin kuruluşu tanıdık gelecek. Hatanın otoriteyi düşürdüğü varsayılıyor ve bu varsayım liderin hatayı gizlemesini, gizlemek de kurumun aynı hatayı tekrar etmesini üretiyor.

Bu derste kurduğumuz akış oradaki asıl mekanizmayı da veriyor. Yukarı akış kapalıysa hatalar yok olmuyor, yalnız geç öğreniliyor.

Ve sonraki dersin ayıracağı şey burada duruyor. Pahalı olan hatanın kendisi mi, yoksa hatanın öğrenilmesine kadar geçen süre mi? İki cevap iki farklı kurum kuruyor.