Rapor ve özet yazmak

Merak sorusu

Cumartesi sabahı Zeynep mutfak masasında iki boş belgeyle oturuyor. Birinin başlığı "Panel summary", ötekinin "Lessons from the street project". İlk olarak özete başlıyor ve kendini tuttuğu notları neredeyse kelimesi kelimesine kopyalarken buluyor: her konuşmacının her cümlesi, araya kendi yorumları, bir iki de şaka. İki sayfa oluyor. Sonra rapora geçiyor ve bu kez tam tersi oluyor: projeden aklında kalan her şeyi bir hikâye gibi, baştan sona anlatıyor. Öğleden sonra Sophie iki belgeye bakıp tek bir soru soruyor: "Which one is the summary and which one is the report? They look exactly the same." Bu iki metin türü birbirinden nasıl ayrılır?

Özet ile rapor, akademik ve profesyonel hayatın en sık istenen iki yazı türüdür ve ikisi de kısa ve düzenli olmayı gerektirir. Ama amaçları farklıdır. Özet, başkalarının söylediklerini ya da yazdıklarını kısaltarak ve tarafsız biçimde aktarır. Rapor ise yazarın kendi bulgularını düzenli bölümler hâlinde sunar ve genellikle bir karar vermeye yardım eden önerilerle biter. Bu derste iki türün amacını, yapısını, dilini ve Zeynep'in düştüğü iki tuzaktan nasıl kaçınılacağını öğreneceğiz.

Anlatım

Özet: başkasının fikrini kısaltmak

İyi bir özet, kaynağın yalnızca ana fikirlerini içerir. Örnekler, ayrıntılar, tekrarlar ve şakalar dışarıda kalır. Genellikle kaynağın dörtte birinden daha kısadır ve bir giriş cümlesiyle başlar: kaynak nedir, kim tarafından, hangi konuda? "In a panel held on Thursday, four urban designers discussed how public spaces can be made safer and more inclusive."

Özette yazarın kendi görüşüne yer yoktur. Zeynep'in notlarındaki yorumlar, "I found this very inspiring" gibi cümleler, özetten çıkarılmalıdır. Onun yerine aktarma fiilleri kullanılır: "argued", "noted", "pointed out", "emphasised", "suggested". Bu fiiller, fikrin kime ait olduğunu açıkça gösterir.

Kendi sözcüklerinle yazmak

Bir özet, kaynağın cümlelerini kopyalamaz; onları yeniden ifade eder. Buna İngilizcede "paraphrase" denir. Konuşmacının "People loved the shade" cümlesi, özette "Participants responded positively to the shade provided by the trees" olabilir. Anlam aynı kalır, ama sözcükler ve yapı değişir.

Doğrudan alıntı ise yalnızca çok önemli ya da çok etkileyici bir ifade için, tırnak içinde ve kısa tutularak kullanılır. Bir özetin büyük kısmı alıntılardan oluşuyorsa, o artık bir özet değil, bir alıntı derlemesidir.

Rapor: bulguları düzenlemek

Rapor, okura bir durumu anlatır ve bir karar vermesine yardım eder. Bu yüzden hikâye gibi değil, başlıklı bölümler hâlinde yazılır. Kısa bir raporda genellikle dört bölüm bulunur: amaç ya da giriş, bulgular, sonuçlar ve öneriler. Okur, yalnızca ilgilendiği bölüme hızla gidebilmelidir.

Raporun dili resmî ve kişisizdir. "I think the benches worked" yerine "The benches appear to have been well received" yazılır. Bulgular bölümünde sayılar ve olgular öne çıkar; sonuçlar bölümünde bu olguların ne anlama geldiği yorumlanır. Temkinli bir dil, yani "appears to", "is likely to", burada da önemlidir.

Öneriler: raporun asıl amacı

Raporun son bölümü, okura ne yapması gerektiğini söyler. Öneriler kısa, açık ve uygulanabilir olmalıdır. Resmî raporlarda sık kullanılan kalıplar şunlardır: "It is recommended that residents be consulted before any design work begins." "The council should consider extending the project to three more streets."

İlk kalıpta, önceki bir modülde öğrendiğin yalın fiil biçimi, "be consulted", kullanılır. Öneriler numaralı ya da madde işaretli bir liste olarak da sunulabilir; bu, okurun her öneriyi ayrı ayrı değerlendirmesini kolaylaştırır.

Türkçe köprüsü

Türkçede de özet ve rapor, okuldan iş hayatına kadar her yerde karşımıza çıkar. Okulda yazılan "özet" çoğu zaman bir kitabın konusunu anlatmak demektir; İngilizce akademik özet ise daha sıkı kurallara bağlıdır: yalnız ana fikirler, yazarın görüşü yok, kendi sözcüklerle yeniden ifade. Türkçe konuşanların İngilizce özetlerinde sık düştüğü tuzak, Zeynep'in düştüğü tuzaktır: fazla ayrıntı ve kişisel yorum.

Türkçe resmî raporların da bölümlü bir yapısı vardır ve bir "Sonuç ve Öneriler" bölümüyle biter. Bu açıdan İngilizce raporla benzerdir. Fark, İngilizce raporların genellikle daha kısa ve daha doğrudan olmasıdır; Türkçe resmî raporlarda sık görülen uzun giriş cümleleri ve törensel kalıplar, İngilizce bir raporda yer almaz.

Aktarma fiillerinin de Türkçede zengin karşılıkları vardır: "belirtti", "vurguladı", "ileri sürdü", "dikkat çekti", "önerdi". İngilizcedeki "noted", "emphasised", "argued", "pointed out" ve "suggested" bu fiillerle neredeyse birebir eşleşir. Bir özette her konuşmacının fikrini farklı bir aktarma fiiliyle sunmak, metni hem canlı hem de doğru kılar.

Gerçek hayattan örnekler

Pazar günü Zeynep özetini yeniden yazıyor. İki sayfa, tek bir paragrafa iniyor.

Özette her konuşmacının fikri farklı bir aktarma fiiliyle verildi ve Zeynep'in kendi yorumları tamamen çıkarıldı. Raporu ise dört başlığa bölüyor: amaç, bulgular, sonuçlar, öneriler. Sophie iki belgeye yeniden bakıyor ve bu kez farkı hemen görüyor.

Dr Holloway'in cevabı pazartesi sabahı geliyor.

Sık yapılan hata

Raporu bir hikâye gibi yazmak da sık görülür: "First we met the residents, then we had a problem with the workshop, then …". Rapor olayları zaman sırasıyla değil, konulara göre, başlıklı bölümlerde düzenler. Bir de önerisiz bir rapordan kaçın; okur, raporu okuduktan sonra ne yapması gerektiğini bilmelidir.

Mini alıştırma

1. Bir özete yazarın kendi görüşü eklenir mi?
2. "She said that the plan was too expensive" cümlesini daha açıklayıcı bir aktarma fiiliyle yeniden yaz.
3. Kısa bir raporun dört temel bölümünü sırayla yaz.
4. "I think we should plant more trees" önerisini resmî bir rapor diline çevir.
5. "Paraphrase" ne demektir?

Cevaplar

1. Hayır; özet tarafsız olmalıdır.
2. She argued that the plan was too expensive. ya da She pointed out that the plan was too expensive.
3. Amaç ya da giriş, bulgular, sonuçlar, öneriler.
4. It is recommended that more trees be planted. ya da The council should consider planting more trees.
5. Bir fikri kendi sözcüklerinle, anlamını koruyarak yeniden ifade etmek.

Sesli tekrar görevi

Ardından aynı konuda kısa bir rapor hayal et ve dört bölümün her birinden birer cümle söyle: "The purpose of this report is to …", "The findings suggest that …", "It can be concluded that …", "It is recommended that …". Kaydını dinlerken özetinde yorum olmadığını, raporunda ise önerinin açık ve uygulanabilir olduğunu kontrol et.

Özet kartı

1. Özet: başkasının ana fikirleri, kısa ve tarafsız; yazarın görüşü yok.
2. Aktarma fiilleri: argued, noted, pointed out, emphasised, suggested; fikir kime aitse ona bağla.
3. Paraphrase: anlamı koru, sözcükleri ve yapıyı değiştir; doğrudan alıntıyı az ve kısa kullan.
4. Rapor: başlıklı bölümler: amaç, bulgular, sonuçlar, öneriler; resmî ve kişisiz dil.
5. Öneriler: It is recommended that …, The council should consider …; kısa, açık, uygulanabilir.
6. Türkçe köprüsü: belirtti, vurguladı, ileri sürdü; Türkçe raporlardaki "Sonuç ve Öneriler" bölümü.

Sonraki derse köprü

Pazartesi öğleden sonra posta kutusuna Dr Holloway'den yeni bir makale düşüyor, ama bu kez bir uyarıyla: "Read this one critically." Makale, bir araştırma kuruluşu tarafından yayımlanmış ve kamusal alanlara konan oturma yerlerinin sokakları daha güvensiz hâle getirdiğini iddia ediyor. Zeynep'in kendi deneyimi tam tersini söylüyor. Ama bir metne katılmamak, onu çürütmek demek değildir; önce iddiayı, kanıtı, varsayımları ve yazarın kim olduğunu sistemli biçimde incelemek gerekir. Sıradaki derste eleştirel okumayı, yani bir metni analiz etmeyi öğreneceksin.