Mesajlaşma dili: Kısa metinler, sesli mesajlar ve iş yazışmaları

Soğuk açılış

Bir arkadaşına uzun ve heyecanlı bir haber yazıyorsun: yeni bir işe girmişsin, ilk gün nasıl geçmiş, kimlerle tanışmışsın. Birkaç dakika sonra cevap geliyor: "Güzel." Sonunda bir nokta. Bir an duruyorsun. Kıskandı mı, meşgul mü, umursamadı mı? Aynı kelimeyi yüz yüze, gülümseyerek söyleseydi aklına bunların hiçbiri gelmezdi. Şimdi tersini düşün: bir iş arkadaşın sana yarınki toplantının saatini, adresini ve getirmen gereken üç belgeyi dört dakikalık bir sesli mesajla anlatıyor. Sıcak bir ses, ama sabah belgeleri ararken o dört dakikayı yeniden dinlemen gerekiyor. Bu ders, kısa metnin, sesli mesajın ve iş yazışmasının hangi işi iyi, hangisini kötü yaptığını ve kanalı amaca göre nasıl seçeceğini anlatıyor.

Sahne

Uşak'tan gelen kayıtta Selami Usta'nın sesi neşelidir. Antalya yolculuğunu şimdiden planlamıştır: Dinar'ı geçince gençlerle bir benzinlikte mola verecek, onlara buzlu yokuşları anlatacaktır. Kaan kaydı sokakta yürürken dinler, telefonuna tek bir kelime yazar ve onu noktayla kapatıp gönderir.

Ertesi sabah Sadri Bey derneği arar. Selami Usta ona bir şey sormuştur: "O çocuk bana kızgın mı? Ben iki dakika konuştum, o bir kelime yazdı." Kaan şaşırır. Onun gözünde "Tamam." bir onaydı: mesajı almış, kabul etmişti. Selami Usta'nın gözünde ise iki dakikalık sıcak bir sese verilmiş tek kelimelik, noktalı bir cevap, bir kapı kapanması gibiydi.

Kaan bu kez yazıyla düzeltmeye çalışmaz. Selami Usta'ya bir sesli mesaj gönderir. Kırk saniye sürer: Afyon yokuşunu gençlerin ondan dinleyeceğine sevindiğini, Dinar'daki çay molasında kendisinin de olmak istediğini söyler. Selami Usta'nın cevabı bu kez yazılıdır ve kısadır, ama bir gülen yüzle biter.

Öğleden sonra sıra bir iş yazışmasına gelir: Behçet Bey'e toplantının ayrıntılarını onaylamak. Kaç şoför gelecek, kaçı otelde kalacak, yol masraflarının faturası kime kesilecek, salon saat kaçta açılacak. Kaan, Selami Usta'dan aldığı derse güvenip bunu da sesli mesajla anlatmayı düşünür. Elif onu durdurur. Behçet Bey bu bilgilere toplantıdan önce birkaç kez bakacaktır; otel görevlisine bir sayıyı iletmesi, muhasebeciye bir adı yazdırması gerekecektir. Bir sesli mesajda bir sayıyı bulmak için onu baştan dinlemek gerekir. Kaan ayrıntıları kısa bir yazılı mesajla, her bilgi ayrı satırda olacak biçimde gönderir.

Bir de İzmir'de mola düzenini düşünen yeni bir firma vardır. Sahibi, derneğin yazılı tanıtımını okumuş ama karar verememiştir. Füsun Hanım ona yeni bir broşür göndermek yerine telefon eder ve düzeni on dakika boyunca kendi sesiyle anlatır. Firma sahibi telefonu kapatırken bir şey söyler: "Yazıda okuduğumda bir kurallar listesi gibi gelmişti. Sizi dinleyince bunu düşünmüş birinin olduğunu anladım."

Akşam Kaan üç kanalı bir kâğıda yazar: Selami Usta'ya ses, Behçet Bey'e yazı, İzmir'e telefon. Üçü de aynı gün, üçü de aynı dernek adına. Üçünde de doğru olan kanal, karşıdakinin o mesajla ne yapacağına göre seçilmişti.

Kavramın adı

Kaan'ın akşam kâğıda yazdığı şeyin adı:

Selami Usta'nın "Tamam." kelimesinin sonundaki noktaya takılmasının adı:

Füsun Hanım'ın İzmir'deki telefonunun arkasındaki bulgunun adı:

Bu ders 21.1'in pratik devamıdır. Orada yazıda tonun kaybolduğunu ve yazanın bunu hafife aldığını görmüştük. Burada soruyu tersine çeviriyoruz: ton kaybolacaksa, ne zaman yazmalı, ne zaman konuşmalı? 18.3'te sesin tonunu, hızını ve vurgusunu görmüştük; sesli mesaj, bu araçları yazının hızına taşır. Ekranda yüz yüze ikna ise 18.7'nin konusuydu.

Perde arkası

İzmir'deki firma sahibinin "bunu düşünmüş birinin olduğunu anladım" cümlesi bu bulgunun gündelik bir yankısıydı. Broşürdeki kelimeler doğruydu; ama ses, o kelimelerin arkasında düşünen bir zihin olduğunu duyurdu.

Selami Usta'nın "Bu çocuk bana kızgın mı?" sorusu bu bulguya tam oturuyordu. Kaan'ın "Tamam." cevabındaki nokta, onun için yalnızca bir dilbilgisi alışkanlığıydı; Selami Usta için ise bir ses tonuydu.

Bu dersin kanıtı "Tartışmalı" rozetini taşır. Schroeder ve Epley'in bulgusu birkaç deneyde ve profesyonel değerlendiricilerle de görüldü, ama iş adaylarının kendilerini tanıttığı tek bir durumla sınırlıydı. Gunraj ve arkadaşlarının bulgusu ise İngilizce kısa mesajlarla elde edildi; noktalamanın taşıdığı anlam dile, kuşağa ve yazışma alışkanlığına göre değişebilir. Türkçede tek kelimelik noktalı bir cevabın nasıl okunduğunu doğrudan sınayan bir çalışmaya dayanmıyoruz; Selami Usta'nın tepkisi bir örnek, bir kanıt değil.

Yaygın yanılgı

"İş yazışmasında kısa ve resmî olmak profesyonelliktir." Kısalık bir saygıdır, ama soğukluk değildir. Kaan'ın "Tamam." cevabı kısaydı; ama iki dakikalık bir sese verildiğinde kısalık, karşı tarafa mesajın dinlenmediği izlenimini verdi. Kısa bir cevap, karşıdakinin söylediği bir şeye dokunan tek bir cümleyle bile ısınabilir: "Tamam, Afyon yokuşunu ben de dinlemek isterim."

Hayatın içinden

Gölge ve kalkan

Bu dersin gölgesi, kanal seçimini karşı tarafın değil kendi işini kolaylaştırmak için kullanmaktır. Dört dakikalık bir sesli mesaj, gönderen için kolaydır: düşünmeden, düzenlemeden konuşur. Ama alıcıya bütün düzenleme işini, yani bilgiyi bulmayı, ayıklamayı ve hatırlamayı yükler. Tersine, zor bir şeyi söylemek için yazıya sığınmak da gönderenin işini kolaylaştırır; karşı tarafın o an soru sorabilmesini, itiraz edebilmesini engeller.

Gölgenin ikinci biçimi, sesin yetkinlik gösterme gücünü bir perde gibi kullanmaktır. Schroeder ve Epley'in bulgusu, sesin konuşanı daha düşünceli gösterdiğini söyler; ama bu, sesle söylenen her şeyin daha düşünülmüş olduğu anlamına gelmez. Kaan, İzmir telefonundan sonra bir öneriyle gelir: dernek, mola düzeninin zayıf yanlarını, örneğin market esnekliğinin hâlâ yalnızca bir deneme olduğunu, yazılı belgelerde değil yalnızca telefonda anlatsın; telefonda söylenen hem daha ikna edici olur hem de kayıt kalmaz. Elif öneriyi geri çevirir. Firmaların kararını etkileyecek bir koşul, ancak sesle söylenip yazıya hiç geçirilmezse, sonradan "Bize bunu söylememiştiniz" tartışmasına dönüşür. Ses ilişkiyi kurar; ama bir taahhüdün, bir koşulun ya da bir sayının yeri yazıdır.

Mesajı gönderen sensen, kalkan şu sorudur: Bu mesajla karşı taraf ne yapacak? Hissedecekse ses, bulacak ya da saklayacaksa yazı, tartışacaksa konuşma. Mesajı alan sensen de bir şey sorabilirsin: Önemli bir koşul bana yalnızca sesle mi söylendi? Öyleyse onu yazılı olarak iste.

İKNA etiketi ve Ayna Testi

Kanal seçimi İKNA Modeli'nin Kredi kapısını doğrudan etkiler. Ses, Schroeder ve Epley'in gösterdiği gibi, konuşanın yetkinliğini ve düşünceli oluşunu duyurur; Füsun Hanım'ın İzmir telefonu bu kapıyı açtı. Noktalı tek kelimelik bir cevap ise aynı kapıyı aralayabilir: Kaan'ın "Tamam." cevabı, Selami Usta'nın gözünde onun güvenilirliğine değil, sıcaklığına dair bir soru doğurdu.

Kaan'ın akşam kâğıda yazdığı üç kanal, her biri karşıdaki kişiye gösterilse bile savunulabilirdi: Selami Usta'ya sesini duyurmak için ses, Behçet Bey'e sayıları kolayca bulsun diye yazı, İzmir'e sorularını sorabilsin diye telefon. Ama Kaan'ın ikinci önerisi bu açıklıkta tutunamazdı: "Market esnekliğinin bir deneme olduğunu yalnızca telefonda söyledik, yazıya geçirmedik ki sonradan kayıt kalmasın."

Bugünün görevi

Kapanış

Üç cümlede

1. Doğru kanal, mesajın amacına ve alıcının onunla ne yapacağına göre seçilir: ilişki ve sıcaklık sesi, ayrıntı ve kayıt yazıyı, karmaşık ve karşılıklı konular doğrudan konuşmayı ister.
2. Aynı kelimeler sesle iletildiğinde konuşan daha düşünceli ve yetkin algılanır; kısa yazılı mesajlarda cümle sonundaki nokta ise cevabı daha az samimi gösterebilir; iki bulgu da belirli durumlarla ve bir dille sınırlıdır.
3. Gölge, kanalı karşı tarafın değil kendi işini kolaylaştırmak için seçmek ve önemli bir koşulu yalnızca sesle söyleyip kayda geçirmemektir; kalkan, alıcının mesajla ne yapacağını sormak ve taahhütleri yazıya geçirmektir.

Mini test

1. Kanal seçiminde hangi soru belirleyicidir?
2. Schroeder ve Epley, aynı konuşmayı dinleyen ve okuyan değerlendiriciler arasında ne buldu?
3. Gunraj ve arkadaşları noktalamayla ilgili ne buldu ve bu fark hangi durumda görülmedi?
4. Elif, Kaan'ın Behçet Bey'e ayrıntıları sesli mesajla göndermesini neden durdurdu?
5. Elif, Kaan'ın İzmir telefonundan sonra getirdiği öneriyi neden geri çevirdi?

Yanıtlar

1. Alıcının o mesajla ne yapacağı: hissedecek mi, bulacak ya da saklayacak mı, yoksa tartışacak mı?
2. Değerlendiriciler adayı, konuşmasını okuduklarına göre dinlediklerinde daha yetkin, daha düşünceli ve daha zeki buldu; adaya daha olumlu baktılar ve onu işe almaya daha istekli oldular.
3. Kısa mesaj olarak gösterilen yazışmalarda noktayla biten cevaplar noktasız olanlardan daha az samimi bulundu; aynı yazışmalar elle yazılmış not olarak gösterildiğinde böyle bir fark çıkmadı.
4. Çünkü Behçet Bey o bilgilere toplantıdan önce birkaç kez bakacak, sayıları otel görevlisine ve muhasebeciye iletecekti; bir sesli mesajda bir sayıyı bulmak için onu baştan dinlemek gerekirdi.
5. Çünkü firmaların kararını etkileyecek bir koşulu, market esnekliğinin yalnızca bir deneme olduğunu, sesin ikna gücünden yararlanarak yalnızca telefonda söylemeyi ve kayda geçirmemeyi öneriyordu.

Merak kancası

Antalya toplantısının ertesi günü İzmir'deki firma sahibi bir yazılı teklif ister: mola düzenine girerse ne yapacağını, ne ödeyeceğini ve ne kazanacağını tek bir belgede görmek istemektedir. Kaan bir taslak hazırlar. Taslak derneğin tarihiyle başlar, Konya'nın rakamlarıyla devam eder ve firmanın asıl sorusuna, yani kendi firması için ne değişeceğine, dördüncü sayfada gelir. Bir teklif hangi sırayla yazılmalıdır? 21.5'te buna bakacağız: sorun, çözüm, kanıt ve adım sırasıyla bir teklif yazmak.