Teklif ve iletişim

Öğrenme hedefi

Bir müşteriye işin kapsamını, teslimini ve bedelini açıkça yazan bir teklif hazırlayabilecek ve iş boyunca beklentileri yönetecek bir iletişim düzeni kurabileceksin. Teklif vermeden önce bir ön görüşmeyle müşterinin ihtiyacını, fotoğrafların kullanım yerini ve karede yer alacak insanlar hakkındaki beklentileri öğreneceksin. Teklifte iş kapsamını, yani ne çekileceğini, nerede, ne zaman ve ne kadar süre çekileceğini, kaç fotoğrafın hangi biçimde ve hangi tarihte teslim edileceğini, kullanım hakkını, düzeltme hakkının sınırını, ödeme ve iptal koşullarını ve teklifin geçerlilik süresini yazacaksın. Konuşmada değişen her şeyi yazılı teyitle kayda geçirecek, neyin kapsam dışında olduğunu da açıkça söyleyeceksin. Rötuş beklentilerini önceden konuşacak ve insanların tenini değiştirmeme yaklaşımını teklifte açıkça yazarak sonradan doğabilecek bir anlaşmazlığı baştan önleyeceksin.

Merak sorusu

Fırıncı dar paketi seçmiş, arkadaşın da ona kısa bir mesajla «anlaştık» yazmıştı. Bir hafta sonra fırıncı arıyor: çekimi sabah altıda değil öğlen yapmak istiyor, çünkü o saatte daha çok müşteri oluyor. Fotoğrafları iki gün içinde bekliyor. «İnternet kullanımı» derken broşürü de kastettiğini söylüyor. Bir de ustanın yüzünün «biraz daha açık» görünmesini rica ediyor.

Arkadaşın telefonun başında donup kalıyor; bu isteklerin hiçbiri konuşulmamıştı, ama hiçbiri yazılı olarak dışarıda bırakılmamıştı da. Müşteriye teklif nasıl verilir? Bir anlaşma, iki tarafın da aynı şeyi anladığından emin olacak biçimde nasıl yazılır?

Bağlam

Fiyat hesabında bir işin bütün saatlerini, altına inilmeyecek tutarı ve fotoğrafların hangi mecralarda kullanılacağını ayrı ayrı yazmıştın (Ders 28.5). Kendi internet sayfanı kurarken her sayfanın altına ziyaretçiyi bir sonraki adıma çağıran bir cümle koymuştun (Ders 28.4). Portre çekerken de karşındaki kişiden izin almayı ve ona ne yapacağını anlatmayı çalışmıştın (Ders 16.1).

Bu ders hesaplanmış bir fiyatı, müşteriyle paylaşılan bir belgeye dönüştürüyor. Bir teklif, fiyatın yanında o fiyatın neyi kapsadığını da söyler; müşteri neyi alacağını, fotoğrafçı neyi yapacağını bilir. İyi bir teklif çoğu zaman sonradan çıkacak anlaşmazlıkların büyük kısmını baştan önler. Teklif ile sözleşme arasındaki ilişki ve bir anlaşmanın hukuken nasıl bağlayıcı hâle geldiği ülkeden ülkeye değişir; sözleşmeler bir sonraki derste ele alınacak ve hukuki sorular için bir hukukçuya danışmak gerekir.

Basit açıklama

Teklif vermeden önce ne öğrenilir?

Ön görüşme, teklif hazırlanmadan önce müşteriyle yapılan ve işin amacını, koşullarını ve beklentilerini ortaya çıkaran kısa konuşmadır. Bu görüşmede sorulacak sorular önceden bir listeye yazılır: fotoğraflar ne için ve nerede kullanılacak, çekim nerede ve hangi saatte yapılabilir, kaç fotoğrafa ihtiyaç var, ne zamana kadar gerekiyor, karede kimler olacak ve onlar çekimden haberdar mı, bütçe ne kadar? Fırıncıya bu sorular baştan sorulsaydı, öğlen çekimi, broşür ve teslim süresi teklifin içinde konuşulmuş olurdu. Ön görüşme aynı zamanda iki tarafın birbirine uyup uymadığını gösterir; bazen iş kabul edilmez, çünkü müşterinin beklediği, fotoğrafçının sunduğu şeyle örtüşmez.

Ön görüşme rötuş beklentilerini de içerir. Bazı müşteriler, kendi yüzlerinin ya da çalışanlarının yüzlerinin daha açık, daha pürüzsüz ya da daha farklı görünmesini isteyebilir. Bu istekleri çekimden sonra ilk kez duymak zor bir durum yaratır. Birçok fotoğrafçı, lekeleri ve geçici kusurları temizleyen ama insanların tenini açmayan ya da koyulaştırmayan bir rötuş yaklaşımını kendi çalışma ilkesi olarak benimser. Bu yaklaşımı ön görüşmede açıkça anlatmak ve teklife yazmak, müşteriye baştan seçim şansı verir ve fotoğrafladığın insanların yüzlerini onların rızası olmadan değiştirme baskısını ortadan kaldırır.

Teklifte neler yazılır?

Teklif, fotoğrafçının bir iş için müşteriye sunduğu, işin kapsamını, teslimini, bedelini ve koşullarını yazılı olarak belirten belgedir. İş kapsamı, teklifin ne çekileceğini, nerede, hangi tarihte ve saatte, ne kadar süreyle çekileceğini tanımlayan bölümüdür. «Fırının ürünleri, mekânı ve çalışanları; fırının içinde; belirli bir günün sabahında, üç saatlik çekim» gibi somut bir cümle, «fırın fotoğrafları» demekten çok daha az yoruma açıktır.

Teslim bölümünde kaç fotoğrafın hangi biçimde, hangi boyutta ve hangi tarihe kadar teslim edileceği yazılır. Kullanım hakkı mecra, süre ve bölge olarak tekrar edilir; broşür ayrıca yazılmadıysa internet kullanımının içinde değildir. Ödeme koşulları, ödemenin ne zaman ve hangi aşamalarda yapılacağını, varsa çekimi ayırtmak için bir ön ödeme alınıp alınmayacağını belirtir. İptal ve erteleme koşulları, çekim son anda iptal edilirse ya da hava nedeniyle ertelenirse ne olacağını söyler. Teklif, fiyatların ve takvimin değişebileceğini hesaba katarak bir geçerlilik süresiyle biter.

Düzeltme hakkı, teslimden sonra müşterinin fotoğraflarda kaç tur değişiklik isteyebileceğini ve bu değişikliklerin neleri kapsadığını tanımlayan koşuldur. Renk, kırpma ya da küçük temizlik gibi düzeltmeler bir ya da iki turla sınırlandırılabilir; bunun ötesindeki istekler ya da tamamen yeni bir düzenleme ayrı bir iş olarak konuşulur. Sınırı olmayan bir düzeltme hakkı, görünmeyen saatleri sonsuza kadar uzatabilir. Düzeltme isteğinin hangi kanaldan ve hangi süre içinde iletileceğini yazmak da işin ne zaman kapandığını belli eder.

İş boyunca iletişim nasıl yönetilir?

Yazılı teyit, telefonda ya da yüz yüze konuşulan bir değişikliğin kısa bir mesajla ya da e-postayla yazıya geçirilip karşı tarafın onayının alınmasıdır. Fırıncı çekim saatini öğlene almak istediğinde, arkadaşının yapması gereken, «Konuştuğumuz gibi çekimi öğlene alıyoruz; öğlen ışığı sabahkinden sert olacağı için birkaç yansıtıcı getireceğim; teslim tarihi aynı kalıyor» gibi bir mesaj yazıp onay istemektir. Böylece iki taraf da aynı şeyi hatırlar.

Beklenti yönetimi, neyin yapılacağı kadar neyin yapılmayacağını da açıkça söylemektir. Kapsam dışındaki bir istek geldiğinde, onu sessizce yapmak ya da kaba bir biçimde reddetmek yerine, bunun ayrı bir iş olduğunu ve bedelini söylemek ilişkiyi korur. Söz verilen teslim tarihinin biraz ötesini önermek ve erken teslim etmek, tersinden çok daha iyi bir izlenim bırakır. Mesajlara makul bir süre içinde cevap vermek, cevap veremiyorsan ne zaman döneceğini söylemek de güven verir. Bir sorun çıktığında, örneğin çekim günü hava bozduğunda ya da teslim bir gün gecikecekse, müşteriye bunu kendisi fark etmeden önce haber vermek, özür dilemek ve bir çözüm önermek ilişkiyi çoğu zaman güçlendirir. Tonun sade, saygılı ve açık olması da önemlidir: teknik terimleri müşterinin anlayacağı sözcüklere çevirmek, yanlış anlaşılmaların önemli bir kısmını önler.

Görsel kanıt

Arkadaşın fırıncıyla bir ön görüşme ayarlıyor ve sorularını listeden soruyor. Çekimin öğlen yapılabileceğini, fotoğrafların hem internette hem broşürde kullanılacağını ve dört gün içinde gerektiğini not ediyor. Rötuş sorusunda, lekeleri ve unu temizleyeceğini ama ustanın tenini açmayacağını, bunun kendi çalışma ilkesi olduğunu anlatıyor. Fırıncı düşünüp kabul ediyor; usta da sonradan fotoğrafına bakınca kendini tanıdığını söylüyor.

Teklifi iki sayfada yazıyor: kapsam, öğlen üç saatlik çekim; teslim, on iki fotoğraf, internet ve broşür boyutlarında, dört gün içinde; kullanım hakkı, internet ve basılı broşür için bir yıl; düzeltme hakkı, bir tur renk ve kırpma; ödeme ve iptal koşulları; teklifin bir ay geçerli olduğu. En altta, kapsam dışında kalanları da yazıyor: reklam panosu kullanımı ve yeni çekimler.

Fırıncı broşürün iki yüzlü olacağını söyleyince, arkadaşın telefonu kapattıktan sonra kısa bir mesajla bu değişikliği ve fotoğraf sayısındaki küçük artışı yazıya geçiriyor ve onay istiyor. Fırıncının kısa cevabı teklifin eki oluyor.

Sık yapılan hata

Özet

Teklif vermeden önce bir ön görüşmeyle işin amacı, kullanım yeri, takvimi, karede yer alacak insanlar ve rötuş beklentileri öğrenilir; teklif ise iş kapsamını, teslimi, kullanım hakkını, sınırlı bir düzeltme hakkını, ödeme ve iptal koşullarını ve geçerlilik süresini, kapsam dışında kalanlarla birlikte yazılı olarak belirtir. İş boyunca konuşulan her değişiklik yazılı teyitle kayda geçer, neyin yapılmayacağı da açıkça söylenir ve insanların tenini değiştirmeyen rötuş yaklaşımı baştan paylaşılarak anlaşmazlıklar önlenir; hukuki bağlayıcılık için bir hukukçuya danışılır.

Mini ödev

Bu ödevde nişine uygun bir iş için örnek bir teklif metni yazacaksın; bu metin modülün projesinin bir parçasıdır.

1. Hedef müşterine soracağın on soruluk bir ön görüşme listesi hazırla; kullanım yeri, takvim, karede yer alacak insanlar ve rötuş beklentisi mutlaka listede olsun.
2. Hayali bir müşteri için iş kapsamını somut bir cümleyle, teslimi sayı, biçim ve tarihle, kullanım hakkını mecra, süre ve bölgeyle yaz.
3. Düzeltme hakkını, ödeme ve iptal koşullarını ve teklifin geçerlilik süresini ekle; en alta kapsam dışında kalanları yaz. Tutarları kendi fiyat hesabından al.
4. Rötuş yaklaşımını, insanların tenine dokunmadığını açıkça söyleyen iki cümleyle yaz. Ardından bir telefon görüşmesinde değişen bir koşul için kısa bir yazılı teyit mesajı taslağı hazırla.

Kendini değerlendir

• Teklifini okuyan bir yabancı, neyin yapılacağını ve neyin yapılmayacağını açıkça anlayabiliyor mu?
• Düzeltme hakkının bir sınırı ve kapsamı var mı?
• Rötuş yaklaşımını müşteriye çekimden önce anlatacak bir cümlen var mı?

Sözlük

Mini test

1. Teklif hazırlamadan önce ön görüşmenin amacı nedir?

• A) Fiyatı hemen söylemek
• B) İşin amacını, koşullarını ve beklentilerini öğrenmek
• C) Portfolyoyu göstermek
• D) Çekimi hemen yapmak

2. Broşür kullanımı teklifte ayrıca yazılmadıysa ne olur?

• A) Otomatik olarak internet kullanımına dahildir
• B) Her zaman ücretsizdir
• C) Teklifin geçerlilik süresi uzar
• D) Kapsamda sayılmaz ve ayrıca konuşulması gerekir

3. Telefonda konuşulan bir değişiklik nasıl kayda geçirilir?

• A) Hiç yazılmaz
• B) Sadece hatırlanır
• C) Kısa bir mesajla yazıya geçirilir ve karşı tarafın onayı alınır
• D) Çekimden sonra konuşulur

4. Bir müşteri çekimden sonra çalışanının teninin açılmasını isterse, bunun önlenmesi için ne yapılabilirdi?

• A) Rötuş yaklaşımını ön görüşmede anlatıp teklife yazmak
• B) Hiç rötuş yapmamak
• C) Çalışanı fotoğraftan çıkarmak
• D) İsteği sessizce yerine getirmek

Cevaplar

1. B — Ön görüşme, teklifin doğru kapsamla yazılabilmesi için gereken bilgileri ortaya çıkarır.
2. D — Kullanım hakkı yazılan mecralarla sınırlıdır; yazılmayan mecra ayrı bir konudur.
3. C — Yazılı teyit iki tarafın da aynı şeyi hatırlamasını sağlar ve teklifin eki olur.
4. A — Rötuş ilkesini baştan paylaşmak, müşteriye seçim şansı verir ve zor bir isteği sonradan doğmadan önler.

Özet kartı

• Önce ön görüşme: amaç, kullanım, takvim, insanlar, rötuş.
• Kapsamı somut yaz: ne, nerede, ne zaman, ne kadar.
• Teslim, kullanım hakkı, düzeltme sınırı, ödeme, iptal, geçerlilik.
• Kapsam dışını da yaz.
• Her değişikliği yazılı teyit et; teni değiştirmeyen rötuşu baştan söyle.

Sonraki derse köprü

Teklif iki sayfa oldu ve fırıncı onu onayladı. Yaşlı üye teklifi okuduktan sonra bir soru soruyor: fırıncı teslimden sonra fotoğrafları bir reklam ajansına verirse ne olacak, fotoğrafların sahibi kim, ödeme gecikirse ne yapılacak, çekim günü arkadaşın hastalanırsa kim ne kaybeder? Arkadaşın, teklifin bu soruların hiçbirine tam cevap vermediğini fark ediyor. Sözleşme neden şart? Sonraki ders, yazılı olmayan her şeyin nasıl sorun çıkarabileceğini ve bir sözleşmenin temel maddelerini ele alıyor.