Hesap planı ve mizan

Açılış

Ay sonunda Diyarbakır'daki derneğin muhasebecisi Gülsüm'e bir tablo e-postalıyor. Konu satırında tek kelime var: "Mizan." Tabloda üç basamaklı numaralar, yanlarında hesap adları ve dört sütun sayı duruyor: borç, alacak, borç bakiyesi, alacak bakiyesi. 102 Bankalar, 255 Demirbaşlar, 320 Satıcılar, 770 Genel Yönetim Giderleri. En altta iki sayı yan yana ve birbirine eşit.

Gülsüm'ün yönetim kuruluna gelecek hafta derneğin durumunu anlatması gerekiyor. Bu tabloyu açtığında ilk sorduğu şey basit: "Hangi satıra bakarsam paramızın ne kadar olduğunu görürüm? Ve neden her hesabın bir numarası var?" Muhasebeci telefonda kısa bir cevap veriyor: "Numaralar adres gibi; ilk rakamı hangi mahallede olduğunu söyler. En alttaki iki sayı eşitse kayıtlar aritmetik olarak doğru demektir." Gülsüm bu adres sistemini bir kez öğrenirse bundan sonraki her mizanı kendisi okuyabileceğini düşünüyor.

Tek fikir

Hesap planı, bütün hesaplara numaralı ve sabit bir yer veren ortak bir sözlüktür; mizan ise dönem sonunda her hesabın durumunu bir arada gösteren ve kayıtların dengede olup olmadığını denetleten tablodur. İkisini okuyabilen kişi, muhasebecinin dilini çevirmenine ihtiyaç duymadan izleyebilir.

Kavram

Ders 2.2'de her işlemin iki hesaba yazıldığını gördük. Bir işletmede yüzlerce hesap olabilir ve herkes bunlara farklı ad verirse, iki muhasebeci aynı şirketin defterini birbirinden farklı okurdu. Türkiye'de bu karışıklığı önlemek için ortak bir hesap düzeni kullanılır.

Hesap planının mantığı, numaranın ilk rakamındadır. Birden yediye kadar olan sınıflar finansal tabloların iskeletini kurar. Bir ile başlayan hesaplar dönen varlıklardır: bir yıl içinde nakde dönmesi beklenen kalemler; 100 Kasa, 102 Bankalar, 120 Alıcılar, 153 Ticari Mallar gibi. İki ile başlayanlar duran varlıklardır: bir yıldan uzun kullanılacak makine, bina ve demirbaş; 255 Demirbaşlar bunlardan biri. Üç ile başlayanlar kısa vadeli borçlardır, dört ile başlayanlar uzun vadeli borçlar; 300 Banka Kredileri ve 320 Satıcılar en sık görülenlerdir. Beş ile başlayanlar özkaynaktır; 500 Sermaye burada durur.

Bu ilk beş sınıf bilançoyu oluşturur. Altı ile başlayan hesaplar gelir tablosunun hesaplarıdır: satışlar, satışların maliyeti, faaliyet giderleri, finansman giderleri; 600 Yurt İçi Satışlar en bilinenidir. Yedi ile başlayanlar maliyet hesaplarıdır ve bir işletmenin giderlerini türüne ya da yerine göre izlemek için kullanılır; üretim yapan işletmelerde 710 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri, 720 Direkt İşçilik Giderleri ve 730 Genel Üretim Giderleri burada durur, genel yönetim giderleri için 770 kullanılır. Dokuz ile başlayan hesaplar nazım hesaplardır: bilançoya girmeyen ama izlenmesi gereken taahhütler, örneğin verilen teminat mektupları.

Bu yapının pratik değeri şudur: bir hesabın adını bilmeseniz bile numarasının ilk rakamı size onun nerede durduğunu söyler. 1 ile başlayan bir hesabın bakiyesi büyüdüyse işletmenin elindeki kısa vadeli varlıklar büyümüştür; 3 ile başlayan bir hesabın bakiyesi büyüdüyse kısa vadede ödenecek bir yükü artmıştır.

Mizan ise bütün bu hesapların dönem sonundaki durumunu tek bir tabloda toplar. Her hesap için o döneme kadar sol tarafa yazılan toplam ve sağ tarafa yazılan toplam ile bunların farkı olan bakiye gösterilir.

Mizanın en alttaki iki sayısı, Ders 2.2'deki kendi kendini denetleme özelliğinin özetidir. Eşit değillerse bir yerde bir kayıt eksik ya da yanlış girilmiştir. Eşitlerse kayıtlar aritmetik olarak dengededir; ama Ders 2.2'de gördüğümüz gibi, doğru tutarın yanlış hesaba yazılması bu dengeyi bozmaz. Mizan hatanın varlığını gösterir, yokluğunu kanıtlamaz.

Mizanda iki toplam eşit olsa bile gözle yakalanabilecek bir uyarı işareti daha var: ters bakiye. Her hesap türünün doğal bir tarafı vardır; varlık ve gider hesapları sol tarafta, borç, özkaynak ve gelir hesapları sağ tarafta bakiye verir. 100 Kasa ya da 102 Bankalar hesabı sağ tarafta bakiye veriyorsa, mizan kasada eksi para olduğunu söylüyor demektir ve bu fiziksel olarak mümkün değildir. Ya bir tahsilat kaydı unutulmuş ya bir ödeme iki kez yazılmıştır. Muhasebeci olmayan biri bile bir mizanda ilk olarak bu tür ters bakiyelere bakarak soru sormaya başlayabilir.

Mizan, bilanço ve gelir tablosunun ham hâlidir. Dönem sonu tabloları mizandan hazırlanır: bir ile beş arasındaki sınıfların bakiyeleri bilançoya, altı ile başlayanlar gelir tablosuna taşınır. Bu yüzden mizanı okuyan kişi, tabloların hangi kalemlerden oluştuğunu en ayrıntılı hâliyle görür.

Son bir not: hesap planı her kurum için aynı değildir. Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler Tekdüzen Hesap Planı'nı kullanır; kamu idareleri kendi muhasebe yönetmeliklerinin hesap planını, dernek ve vakıflar ise kendi mevzuatlarının öngördüğü düzeni izler. Bankalar ve sigorta şirketleri için de ayrı planlar vardır. Numaralar farklı olabilir, ama sınıflandırma mantığı, yani varlık, borç, özkaynak, gelir ve gider ayrımı her yerde aynıdır. Bu ders muhasebe mevzuatının mantığını anlatır; yatırım, hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez ve bir kurumun hangi hesap planına tabi olduğu muhasebecisine sorulmalıdır.

Vakalarda

İki toplam eşit. Gülsüm yönetim kurulu için sorusunun cevabını da buluyor: derneğin parası 102 Bankalar satırında, 550.000 lira. Ama bu tutarın 50.000 lirası ay sonunda kırtasiyeciye ödenecek; 320 Satıcılar satırı bunu söylüyor. Yönetim kuruluna "bankada 550.000 lira var, bunun 50.000 lirası bu ay ödenecek" diye iki satır birlikte sunuyor. Bundan sonra her ay aynı iki satırı birlikte izlemeye karar veriyor; birinin büyüyüp ötekinin daha hızlı büyüdüğü bir ay, derneğin kasasının göründüğünden dar olduğu bir ay olacak.

Elif artık her ay bu üç hesabın bakiyesini mizandan izleyebileceğini, bütçe toplantısına gelmeden önce kendi bölümünün maliyetinin nereye gittiğini bilebileceğini fark ediyor. Mizan, yıl sonu toplantısında karşısına çıkan sayıların hepsinin önceden okunabilir bir kaynağı olduğunu gösteriyor.

Gülsüm mizanı derneğin parasını bulmak için, Elif bölümünün maliyetini bulmak için okudu. İkisinde de hesap numaralarının ilk rakamı onları doğru satıra götürdü.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Mizan sayfası: mizanın tarihi, sınıflara göre işaretlenmiş hesaplar, iki toplamın kontrolü ve izlenecek üç hesap.

Özet

1. Tekdüzen Hesap Planı her hesaba üç basamaklı sabit bir numara verir; ilk rakam hesabın sınıfını gösterir.
2. Bir ile beş arasındaki sınıflar bilançoyu, altı gelir tablosunu, yedi maliyet hesaplarını, dokuz nazım hesapları oluşturur.
3. Mizan bütün hesapların dönem sonu toplamlarını ve bakiyelerini listeler; iki taraf toplamı eşit olmalıdır.
4. Dengede olan mizan aritmetik doğruluğu gösterir, yanlış hesaba yazılmış kayıtları göstermez; hesap planı kurumun türüne göre değişebilir.

Kendini sına

1. 3 ile başlayan bir hesabın bakiyesi büyüdüyse bu ne anlama gelir?
2. Gülsüm'ün mizanında bankada 550.000 lira görünüyor. Yönetim kuruluna bu tutarı neden tek başına sunmadı?
3. Mizanın en alttaki iki toplamı eşitse, kayıtların hatasız olduğu söylenebilir mi?

Yanıtlar

1. Üç ile başlayan hesaplar kısa vadeli borçlardır. Bakiyenin büyümesi, işletmenin bir yıl içinde ödemesi gereken yükünün arttığını gösterir; satıcılara borç ya da kısa vadeli banka kredisi buna örnektir.
2. Çünkü aynı mizanda 320 Satıcılar hesabında kırtasiyeciye ödenecek 50.000 liralık bir borç vardı. Bankadaki paranın bir kısmı bu ay ödenecekti; iki satır birlikte okunmadan harcanabilir tutar görünmezdi.
3. Hayır. İki toplamın eşitliği yalnız her kaydın iki tarafa eşit tutarla yazıldığını gösterir. Tutarı doğru ama hesabı yanlış bir kayıt dengeyi bozmaz; onu ancak kaydın anlamına bakan biri fark eder.

Sonraki derse köprü

Gülsüm ve Elif'in okuduğu mizanlar aynı hesap planının numaralarını kullanıyordu. Ama aynı şirket, aynı yılın işlemlerinden iki farklı kâr rakamı çıkarabilir: biri vergi dairesi için tutulan defterden, öteki yatırımcılar için hazırlanan raporlardan. Sonraki ders Türkiye'deki iki kural setini, vergi defterini ve finansal raporlama standartlarını, ve hangi şirketin hangisini kullandığını işliyor.