Tahakkuk ve nakit esası

Açılış

Ocak ayının son günü Kadıköy'deki şirkette pazarlama ekibi kutlama yapıyor. Zeynep'in yönettiği yıllık premium üyelik kampanyası beklentinin üstüne çıkmış: on bin müşteri, bir yıl boyunca ücretsiz kargo ve özel indirim veren üyeliği peşin 1.200 liraya almış. Banka hesabına bir ayda 12 milyon lira girmiş. Zeynep yönetim kuruluna gidecek aylık raporda "Ocak ayı üyelik geliri: 12 milyon lira" yazmayı planlıyor.

Taslağı finans ekibine gönderdiğinde cevap bir düzeltmeyle geliyor: "Ocak ayı üyelik geliri: 1 milyon lira. Kalan 11 milyon lira gelir değil, müşterilere karşı bir yükümlülük." Zeynep şaşırıyor. Para bankada, müşteriler ödemesini yapmış, kimse iade istememiş. Neden on iki milyonun yalnız biri bu ayın geliri sayılıyor? Ve şubat ayında hiç üyelik satılmazsa, rapor şubatta da bir milyon lira gelir gösterecek mi?

Tek fikir

Bir gelir parayı aldığınızda değil, karşılığında ne verdiyseniz onu verdiğinizde kazanılır; bir gider de parayı ödediğinizde değil, karşılığını kullandığınızda oluşur. Tahakkuk esası bu ayrımı kayda geçirir; nakit esası ise yalnız paranın hareketini yazar.

Kavram

Bir işlemin iki ayrı anı vardır: ekonomik olayın gerçekleştiği an ve paranın el değiştirdiği an. Çoğu zaman bu iki an aynı gün olmaz. Mal teslim edilir, para aylar sonra gelir. Hizmet bir yıl boyunca verilir, para ilk gün alınır. Elektrik aralıkta kullanılır, fatura ocakta ödenir. Muhasebe bu iki andan hangisini kaydedeceğini seçmek zorundadır ve iki ayrı esas buradan doğar.

Zeynep'in kampanyası iki esasın farkını en açık biçimde gösterir. Nakit esasına göre ocak ayı 12 milyon liralık bir gelir ayıdır, şubattan aralığa kadar ise üyelikten hiç gelir yoktur. Tahakkuk esasına göre ise şirket, on bin müşteriye on iki ay boyunca hizmet vermeyi taahhüt etmiştir ve her ay bu taahhüdün on ikide birini yerine getirir:

Ocak sonunda şirket bir ayın hizmetini vermiş, on bir ayınkini henüz vermemiştir. Verilmemiş hizmetin parası, şirketin müşterilere karşı borcudur: üyeliği iptal eden bir müşteriye kalan ayların parası iade edilmek zorunda kalınabilir. Bu ayrımın pratik bir önemi de var. Nakit esasına bakan bir yönetici ocakta bankaya giren 12 milyonu harcanabilir para sanabilir ve bütçesini buna göre genişletebilir. Oysa bu paranın büyük kısmı henüz kazanılmamıştır: şirket önümüzdeki on bir ay boyunca bu müşterilere hizmet vermek, kargo ve indirim maliyetine katlanmak zorundadır. Peşin tahsilatı harcayan bir kurum, hizmeti vermesi gereken aylarda kasasını boş bulabilir. Tahakkuk esası bu riski görünür kılar. Kazanılmamış tutar bilançoda bir yükümlülük olarak durur ve her ay bir parçası gelire dönüşür:

Aynı mantık giderlerde ters yönde işler. Bir şirket yıllık sigorta primini ocakta peşin öderse, nakit esasına göre bütün gider ocağın gideridir; tahakkuk esasına göre her ay sigortanın on ikide birini kullanır ve gider on iki aya yayılır. Henüz kullanılmamış kısım, bilançoda peşin ödenmiş bir gider, yani bir varlık olarak durur. Tersine, aralık ayında kullanılan elektriğin faturası ocakta ödenecekse, tahakkuk esasına göre gider aralığa yazılır ve aralık sonunda ödenmemiş bir borç olarak bilançoda yer alır.

Tahakkuk esasının bütün bu ince ayarları tek bir amaca hizmet eder: bir dönemin kârını, o dönemde gerçekten ne yapıldığını yansıtacak biçimde ölçmek. Nakit esasında ocak ayı olağanüstü kârlı, sonraki on bir ay zayıf görünürdü; oysa şirket bu on iki ay boyunca her ay aynı işi yapıyor. Tahakkuk esası bu dalgalanmayı düzleştirir ve işin gerçek ritmini gösterir.

Bunun bir bedeli de var. Tahakkuk esası yargı ister: bir hizmetin ne zaman verilmiş sayılacağı, bir malın ne zaman teslim edilmiş sayılacağı, kullanılmamış kısmın ne kadar olduğu çoğu zaman bir tahmine dayanır. Nakit esası ise basittir ve yanıltılması zordur: para ya girmiştir ya girmemiştir. Bu yüzden büyük şirketler ve finansal raporlama standartları tahakkuk esasını kullanırken, bazı küçük işletmeler ve kurumlar mevzuatın izin verdiği ölçüde nakde daha yakın, daha basit esaslarla defter tutabilir. Hangi kurumun hangi esası kullanabildiği büyüklüğüne ve tabi olduğu mevzuata bağlıdır; bir tabloyu okurken ilk bakılacak şeylerden biri budur.

Bir kurumun içinde çalışan biri için iki esasın pratik sonucu şudur: bir kurumun aylık raporunda bir gelir ya da gider gördüğünüzde, bunun o ay yapılan işi mi yoksa o ay el değiştiren parayı mı gösterdiğini sorun. İkisi de kendi başına doğrudur; ama farklı soruların cevabıdır. Kasanın durumu nakitle, işin durumu tahakkukla okunur ve iyi bir rapor ikisini de ayrı satırlarda gösterir.

Vakalarda

Kampanyanın ocak ayındaki parlak görüntüsü, on iki aya yayılan bir gelirle aynı on iki aya yayılan bir maliyeti birlikte taşıyor. Zeynep yönetim kurulu raporuna iki satır ekliyor: aylık tanınan üyelik geliri ve aynı ayın tahmini kargo maliyeti.

Nakit esasıyla aralık, gerçek maliyetinin yaklaşık altıda biri kadar ucuz, ocak da aynı tutar kadar pahalı görünüyor ve bölümün iki aylık verimlilik karşılaştırması anlamsızlaşıyor. Mali işler müdürü, bölüm raporlarının tahakkuk esasına döndürülmesini ve aralık nöbetinin aralık maliyetine yazılmasını kabul ediyor.

Zeynep'in kampanyasında para işten önce geldi, Kerem'in nöbetlerinde iş paradan önce yapıldı. İki durumda da tahakkuk esası, işi yapıldığı aya yazarak ayları karşılaştırılabilir hâle getirdi; nakit esası ise iki yerde de işin değil, ödeme takviminin hikâyesini anlatıyordu.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Esas sayfası: üç kalem, ödeme ayı, kullanım ayları, nakit ve tahakkuk esasına göre dağılım ve kurumun raporlarının esası.

Özet

1. Nakit esası işlemi paranın el değiştirdiği anda, tahakkuk esası ekonomik olayın gerçekleştiği anda kaydeder.
2. Peşin tahsil edilen bir gelir hizmet verildikçe kazanılır; verilmemiş kısmı bir yükümlülüktür.
3. Peşin ödenen bir gider kullanıldıkça gidere dönüşür; sonradan ödenecek bir gider, kullanıldığı döneme yazılır.
4. Tahakkuk esası işin gerçek ritmini gösterir ama yargı ister; nakit esası basittir ama dönemleri karşılaştırmayı zorlaştırır.

Kendini sına

1. On bin müşteri ocakta yıllık 1.200 liralık üyeliği peşin aldı. Tahakkuk esasına göre ocak ayının üyelik geliri nedir ve kalan tutar bilançoda nerede durur?
2. Aralık ayında tutulan nöbetlerin ücreti ocakta ödeniyor. Nakit esasıyla hazırlanan bir bölüm raporunda bu durum neden yanıltıcıdır?
3. Kısa dönemlerde tahakkuk esaslı kâr neden nakit akışından daha iyi bir performans göstergesi sayılır?

Yanıtlar

1. Ocak ayının geliri 1 milyon liradır: 12 milyon liralık tahsilatın on ikide biri. Kalan 11 milyon lira henüz verilmemiş hizmetin karşılığıdır ve bilançoda müşterilere karşı bir yükümlülük olarak durur; her ay bir milyonu gelire dönüşür.
2. Çünkü nakit esasına göre nöbet maliyeti ödendiği aya, yani ocağa yazılır. Aralık olduğundan ucuz, ocak olduğundan pahalı görünür ve bölümün aylar arasındaki verimlilik karşılaştırması anlamsızlaşır. Tahakkuk esası nöbeti tutulduğu aya yazar.
3. Çünkü tahakkuklar, tahsilat ve ödeme takviminden doğan dalgalanmaları düzeltir ve bir dönemin gelirini o dönemde yapılan işle eşleştirir. Dechow'un çalışması bu üstünlüğün kısa dönemlerde daha belirgin olduğunu gösterir; dönem uzadıkça kâr ile nakit birbirine yaklaşır.

Sonraki derse köprü

Zeynep'in kampanyasında gelir on iki aya yayıldı ve aynı on iki aya yayılan kargo maliyeti onunla birlikte okununca kampanyanın gerçek kârı göründü. Bu birlikte okuma muhasebenin ayrı bir ilkesidir: bir giderin, yol açtığı gelirle aynı döneme konması. Sonraki ders dönemsellik ve eşleştirme ilkesini, mantığını ve sınırını işliyor.