Planlama yanılgısı

Açılış

Hakan ve Seda mutfaklarını yenilemeye karar vermiş. Usta mutfağa bakmış, ölçüleri almış, dolapları ve tezgâhı saymış: "Üç haftada biter, malzemeyle birlikte 150.000 lira." Seda hesabı tutuyor; Hakan'ın yaz tatiline denk gelirse iş ve okul düzeni bozulmayacak.

Akşam Seda'nın ablası telefonda gülüyor: "Bizimki de üç hafta denmişti. Yedi hafta sürdü, bütçe de üçte bir aştı." Hakan'ın aklında bir soru kalıyor: ustanın tahmini bu mutfağın ayrıntılarına dayanıyor, ablanınki ise başka bir mutfağa. Hangisi daha çok şey söylüyor?

Tek fikir

İnsanlar bir işin süresini ve maliyetini, o işin kendi ayrıntılarından yola çıkarak tahmin ettiğinde sistematik olarak iyimser kalır. Benzer işlerin gerçekte nasıl sonuçlandığına bakan dış bakış bu yanılgıyı azaltır: tahmin, kendi ayrıntılarından önce benzerlerinin dağılımına oturtulur.

Kavram

14.1 ve 14.2'de sapmaları ölçtük ve ayrıştırdık. Ama bazı sapmalar gerçekleşenden değil, tahminin kendisinden doğar. Bütçeler, projeler ve takvimler sık sık aynı yönde şaşar: daha uzun sürer, daha pahalıya mal olur. Bu yönlü hata bir tesadüf değildir.

Yanılgının kaynağı, tahmin yapan kişinin elindeki iki tür bilgiyi farklı ağırlıklandırmasıdır. Birincisi işe özgü bilgidir: bu mutfağın ölçüleri, bu parkın arazisi, bu projenin ekibi. İkincisi dağılım bilgisidir: benzer mutfakların, parkların ya da projelerin gerçekte ne kadar sürdüğü ve neye mal olduğu. İşe özgü bilgi somuttur, ayrıntılıdır ve bir hikâye kurar; dağılım bilgisi ise soyuttur ve "bizim işimiz farklı" düşüncesiyle kolayca bir kenara itilir.

İşe özgü bilgiden kurulan tahmin, işin adımlarını sıralar ve her adıma bir süre ve tutar yazar. Bu yaklaşımın sorunu, adımların büyük çoğunluğunun planlandığı gibi gitse bile, planlanmayan bir şeyin, bir gecikmenin, bir eksik parçanın ya da bir hatanın çoğu işte mutlaka çıkmasıdır. Hangisinin çıkacağı önceden bilinmez; ama bir şeyin çıkacağı benzer işlerin geçmişinde açıkça görünür.

İyimserliğin her zaman bir bilişsel hata olmadığını da eklemek gerekir. Bir projenin onaylanması ya da bir ihalenin kazanılması düşük bir tahmine bağlıysa, tahmini yapanın onu bilerek düşük tutması için bir çıkarı vardır. 13.6'daki bütçe oyunlarının proje dünyasındaki karşılığı budur. Dış bakış bu ikinci kaynağı da zayıflatır, çünkü tahmini tahmin yapanın elinden alıp benzer projelerin geçmişine bağlar.

Referans sınıfını seçmek yöntemin en zor adımıdır. Sınıf, anlamlı bir dağılım verecek kadar geniş, ama gerçekten karşılaştırılabilir olacak kadar dar olmalıdır. Sınıf seçildikten sonra tahmini düzeltmenin yaygın bir yolu, kabul edilen risk düzeyine göre bir pay eklemektir. Aşımın yarı yarıya ihtimalle olmasına razı olan bir kurum dağılımın ortasındaki aşımı ekler; aşım ihtimalini beşte bire indirmek isteyen bir kurum, dağılımın daha üst bir noktasındaki aşımı ekler. Kabul edilen risk ne kadar düşükse eklenecek pay o kadar büyüktür.

Dış bakış işin ayrıntılarını çöpe atmaz. Bu mutfağın borularının yeni olduğu biliniyorsa, tahmin dağılımın biraz alt tarafına çekilebilir; bu parkın arazisi eğimliyse üst tarafına. Ama başlangıç noktası, işin kendi hikâyesi değil, benzerlerinin gerçekleşen sonuçlarıdır.

Dış bakışın en zor yanı, onu yerinde uygulamaktır. Bir ekip kendi projesine uzun süre emek vermişse, benzer projelerin kötü sonuçlarını kendi işine uygulamak bir güvensizlik ifadesi gibi gelir. Bu yüzden dış bakışı tahmini yapan ekibin dışından birinin getirmesi, ya da kurumun onu bir kural olarak, örneğin her büyük yatırım teklifinin yanına benzer projelerin sonuçlarını isteyerek koyması daha kolay işler. Aynı yanılgıyı yeni kurulan bir işin kurucuları açısından Girişimcilik Akademisi'nin finansal model modülü ele alıyor; orada soru, kurucunun gelir, gider ve pist tahminleridir. Bu ders ise kurulu bir kurumun bütçesine, kamu projesine ve hanenin kendi işlerine bakıyor.

Vakalarda

Proje ekibinin 20,3 milyonluk tahmini, kendi kalemlerinden yukarı doğru kurulmuş bir içeriden bakış. Belediyenin kendi geçmişi, aynı türden işlerin ortalama olarak beşte bir aştığını söylüyor. Ayten Hanım komisyona üç rakam götürüyor: ekibin tahmini, referans sınıfının ortası ve daha temkinli bir üst düzey. Hangisinin ödenek olarak yazılacağı komisyonun kararı; ama artık kararın içinde bir risk tercihi olduğu görünüyor. Ayten Hanım bir öneri de ekliyor: ödenek 20,3 milyon yazılsa bile, aradaki fark için ayrı bir yedek kalem açılsın ve kullanımı yazılı bir gerekçeye bağlansın. Bir de not düşüyor: sekiz proje küçük bir sınıf, rakamlar bir yön gösteriyor; her yeni park tamamlandıkça sınıfa eklenecek.

Altı mutfaklık bir sınıf istatistik için küçük, ama yön açık: hiçbir tadilat söylenen sürede bitmemiş, hiçbiri bütçede kalmamış. Hakan ve Seda iki karar alıyor. Birincisi, tadilatı yaz tatilinin ilk haftasına başlatacaklar ki altı ya da yedi hafta sürse bile okul açılmadan bitsin. İkincisi, bütçeyi 190.000 liraya yakın planlayacaklar ve aradaki farkı tadilat için ayrıca biriktirecekler; 1.5'te kurdukları 162.000 liralık tampona dokunmayacaklar, çünkü o tampon tadilat için değil, Seda'nın 6.7'deki maaş gecikmesi gibi olaylar için. Ustayla da bir şey konuşuyorlar: işi aşamalara bölen ve her aşamada ödeme yapılan bir sözleşme.

Ayten Hanım'ın elinde sekiz kamu projesi, Hakan ve Seda'nın elinde altı komşu mutfağı vardı. İkisinde de tahmin, işin kendi ayrıntılarından önce benzerlerinin gerçekte nasıl sonuçlandığına bakılarak düzeltildi.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Dış bakış sayfası: iş, ilk tahmin, referans sınıfı ve kaynağı, aşımların sıralaması, ortanca, üst düzey, seçilen risk düzeyi, düzeltilmiş tahmin ve farkın nereden karşılanacağı.

Özet

1. Planlama yanılgısı, işin kendi ayrıntılarına odaklanıp benzer işlerin sonuçlarını ihmal etmekten doğan sistematik iyimserliktir.
2. Dış bakış tahmini benzer işlerin gerçekleşen sonuçlarının dağılımından başlatır; işin ayrıntıları bu dağılımın içinde nereye düşüleceğini belirler.
3. Referans sınıfı tahmini üç adımdır: sınıfı seçmek, dağılımı kurmak, işi dağılıma yerleştirmek; eklenecek pay kabul edilen risk düzeyine bağlıdır.
4. İyimserlik bazen bilinçlidir; dış bakış tahmini tahmin yapanın elinden alıp geçmişe bağlayarak bunu da zayıflatır.

Kendini sına

1. Ayten Hanım'ın referans sınıfı park için hangi iki bütçe düzeyini öneriyor ve aralarındaki fark neyi temsil ediyor?
2. Hakan ve Seda neden tadilat payını acil durum tamponundan karşılamıyor?
3. Ustanın tahmini ile ablanın tecrübesi arasındaki fark, iki bilgi türüyle nasıl açıklanır?

Yanıtlar

1. Ortanca aşımla 24,36 milyon, sekiz projenin yedisinin aşımını kapsayan düzeyle 27,405 milyon lira. Fark, kabul edilen aşım riskinin yarı yarıyadan sekizde bire inmesinin bedeli.
2. Tampon öngörülmeyen olaylar, örneğin maaş gecikmesi için. Altı mutfağın hepsinde aşım olduğu için tadilat aşımı öngörülebilir; tadilatın kendi bütçesine yazılmalı.
3. Ustanın tahmini bu mutfağa özgü tekil bilgiye dayanıyor; ablanın tecrübesi benzer mutfakların sonuçlarına, yani dağılım bilgisine. Planlama yanılgısı ikincisinin ihmal edilmesinden doğuyor.

Sonraki derse köprü

Ayten Hanım komisyona tek bir rakam değil, üç rakam götürdü. Sonraki ders bunu bir yönteme çeviriyor: kötümser, beklenen ve iyimser senaryoları kurmayı ve tek bir değişkeni oynatarak sonucun ona ne kadar duyarlı olduğunu gösteren tabloyu.