Sapma analizi

Açılış

Nisanın ikinci haftasında Elif'in masasına ilk çeyreğin raporu geliyor. 13.9'da kurduğu bütçenin yanına gerçekleşen rakamlar dizilmiş; satırların çoğu yeşil, birkaçı kırmızı. Bölümün toplamı bütçeyi 62.000 lira aşmış. Burak Bey raporun altına tek satır yazmış: "Açıklama bekliyorum."

Elif'in önünde iki soru var. Hangi satırları açıklaması gerekiyor? Ve yeşil satırlar gerçekten iyi bir haber mi?

Tek fikir

Sapma, gerçekleşen ile bütçe arasındaki farktır: kârı artırıyorsa lehte, azaltıyorsa aleyhte. İşaret bir yargı değildir. Her sapmanın nedeni sorulur, büyüklüğü eşiği aşanlar açıklanır ve lehte bir satırın başka yerde bir kayba yol açıp açmadığına bakılır.

Kavram

13. modülde bütçeyi kurduk. Yıl başladığında bütçenin yeni bir işi başlar: gerçekleşenin karşılaştırılacağı ölçüt olmak. Bu karşılaştırmanın dili sapmadır.

Tanım basit görünür, ama iki tuzak barındırır. Birincisi işaret karışıklığıdır. Giderde gerçekleşen eksi bütçe pozitifse sapma aleyhtedir; gelirde aynı fark pozitifse lehtedir. Raporlarda yalnızca artı ve eksi işaretleri kullanılırsa okur bu ayrımı kaybeder. Bu yüzden iyi bir sapma raporu her satırın yanına sayının yanında bir de "lehte" ya da "aleyhte" yazar.

İkinci tuzak lehte kelimesinin bir övgü sanılmasıdır. Lehte bir gider sapması, harcamanın gerçekten verimli yapıldığını gösterebilir; ama bir işin ertelendiğini, yapılmadığını ya da başka bir yere kaydığını da gösterebilir. Bakımı ertelenen bir makine bu çeyrekte lehte bir bakım sapması üretir, gelecek çeyrekte aleyhte bir arıza maliyeti. Ucuz alınan malzeme lehte bir fiyat sapması verir, ama fire ya da kalite sorunu olarak miktar sapmasında geri döner. 11.4'te fiyat ve miktar sapmalarının birbirini nasıl etkileyebildiğini görmüştük. Bu yüzden lehte sapmaların da nedeni sorulur ve özellikle sürdürülebilir olup olmadığı.

Sapmanın kimin sorusu olduğu da önemlidir. 13.5'teki esnek bütçe, toplam farkın hacimden gelen kısmını ayırıyordu; 13.8'deki bütçe kuru, kurdan gelen kısmı. Sapma analizinin ilk adımı, bu ayrımları yaparak birimin gerçekten etkileyebildiği kısmı bulmaktır. Bir bölüm şefi kurun ya da müşterinin sipariş hacminin açıklamasını yapamaz; ama fazla mesainin, firenin ve harcamanın açıklamasını yapabilir.

Her sapmayı ayrıntılı açıklamak ise hem zaman alır hem de dikkati dağıtır. Bir bölümün onlarca satırı vardır ve her ay bunların çoğunda küçük farklar çıkar.

Eşik genellikle iki ölçütle yazılır: bir oran ve bir tutar. Yalnızca oran kullanılırsa küçük kalemlerdeki önemsiz farklar açıklama ister; yalnızca tutar kullanılırsa büyük kalemlerdeki anlamlı oransal sapmalar gözden kaçar. Eşiğin bir de zaman boyutu vardır: tek bir ay eşiğin altında kalan ama üç ay üst üste aynı yönde süren bir sapma, kendi başına bir istisnadır.

Sapma analizini yönetimde kullanmanın bir bedeli de olabilir. Yöneticiler sapmalarla değerlendirilmeye başlayınca, kurumun uzun vadeli çıkarına değil, sapmaların görünümüne göre karar verebilir: bakımı erteleyerek, eğitimi iptal ederek ya da bütçeyi baştan gevşek yazarak. 13.6'daki oyunların sapma raporundaki karşılığı budur. Bu yüzden sapma raporunun amacı birini suçlamak değil, nedeni bulmak ve bir sonraki kararı düzeltmektir.

Sapmanın bir de zaman ekseni vardır. Bir ayın ya da bir çeyreğin sapması, o dönemin bütçesiyle o dönemin gerçekleşeni arasındaki farktır. Yılbaşından bu yana biriken sapma ise bütün ayların farklarının toplamıdır. İki rakam farklı şeyler söyler. Bir ayda büyük görünen bir sapma, ertesi ay kendiliğinden kapanan bir zamanlama farkı olabilir: ocakta ödenen bir sözleşme şubatın bütçesine yazılmışsa ocak aleyhte, şubat lehte görünür ve birikmiş sapma sıfırdır. Tersine, her ay küçük kalan ama hep aynı yönde biriken bir sapma, yılın sonunda büyük bir açığa dönüşür. Bu yüzden iyi bir sapma raporu iki sütunu yan yana gösterir: dönemin sapması ve yılbaşından bu yana biriken sapma.

Vakalarda

Eşiği yalnızca kurulum ekibi aşıyor: hem oran hem tutar olarak. Enerji ve öteki giderlerin oranları 0,05'in üstünde ama tutarları 30.000 liranın altında; toplam sapma da oran olarak eşiğin altında. Elif yine de ikisine birer cümle yazıyor, çünkü ikisinin nedeni de kurulum ekibiyle aynı.

Ocakta büyük presin revizyonu 13.3'teki plana uygun olarak üç hafta sürdü; bu sürede siparişler küçük preslerde basıldı. Küçük preslerde kalıp değişimi sayısı arttı ve kurulum ekibi fazla mesai yaptı; aleyhte 65.000 liranın büyük kısmı buradan geliyor. Aynı üç hafta boyunca büyük pres durduğu için enerji tüketimi düştü; enerjideki lehte 20.000 lira bir verimlilik değil, revizyonun yan ürünü. Öteki giderlerdeki artışın bir kısmı da revizyon sırasında kiralanan forkliftten geliyor. Elif'in açıklaması üç sapmayı tek bir olaya bağlıyor ve bir öngörü ekliyor: revizyon tek seferlikti, ikinci çeyrekte kurulum ekibinin bütçe düzeyine dönmesi bekleniyor. Dönmezse sapma bir istisna olarak yeniden açılacak.

Burak Bey açıklamayı kabul ediyor ama bir soru ekliyor: 13.9'daki 6 milyonluk hedef ne olacak? Elif'in cevabı, hedefin yılın toplamıyla ölçüldüğü ve ilk çeyreğin 62.000 liralık sapmasının, yılbaşından bu yana biriken sütunda izleneceği. Verimlilik listesindeki kalemler ikinci çeyrekte başlıyor; Elif haziran sonunda birikmiş sapmanın sıfıra yaklaşıp yaklaşmadığını Burak Bey'e ayrıca raporlayacak.

Reklam satırındaki lehte sapma, aslında bir aleyhte sapmanın nedeni. İkisi birlikte okununca şirket kampanyanın gecikmesiyle yaklaşık 100.000 lira kaybetmiş görünüyor; üstelik o üç haftada kazanılamayan yeni müşterilerin sonraki alışverişleri bu hesapta yok. Zeynep raporda iki satırı birbirine bağlayan bir not yazıyor ve ajans sözleşmesine teslim gecikmesi için bir yaptırım maddesi önerilmesini istiyor. Bir şeyi de açıkça belirtiyor: satıştaki düşüşün tamamı kampanyaya bağlanamaz; aynı dönemde bir rakibin indirim yaptığı biliniyor ve bu etkinin ayrılması için 14.2'deki ayrıştırmaya ihtiyaç var.

Elif'in raporunda lehte bir satır bir olayın yan ürünüydü; Zeynep'in raporunda ise bir zararın nedeni. İkisinde de işaret ilk soruydu, cevap değil.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Sapma sayfası: satır, bütçe, gerçekleşen, fark, oran, lehte ya da aleyhte, eşiği aşıyor mu, neden, bağlantılı satır, tekrar beklenir mi.

Özet

1. Sapma gerçekleşen ile bütçe arasındaki farktır; kârı artırıyorsa lehte, azaltıyorsa aleyhtedir.
2. İşaret bir yargı değildir; lehte sapma ertelenen bir işin ya da bir olayın yan ürünü olabilir.
3. İstisnalarla yönetim, oran ve tutar eşiğini aşan sapmalara odaklanır; aynı yönde süren küçük sapmalar da izlenir.
4. Gider ve gelir sapmaları birlikte okunur; sapma raporunun amacı suçlu bulmak değil, nedeni bulmaktır.

Kendini sına

1. Elif'in ilk çeyrek raporunda hangi sapma açıklama eşiğini aşıyor ve neden?
2. Enerjideki lehte sapma neden bir verimlilik sayılmıyor?
3. Zeynep'in reklam satırındaki lehte sapma şirkete ne kazandırdı?

Yanıtlar

1. Kurulum ekibindeki 65.000 liralık aleyhte sapma; 0,104 oranıyla ve 30.000 lirayı aşan tutarıyla iki ölçütü de aşıyor. Enerji ve öteki giderlerin oranları 0,05'in üstünde ama tutarları 30.000 liranın altında.
2. Büyük pres revizyon için üç hafta durdu ve enerji tüketimi o yüzden düştü. Sapma bölümün tasarrufundan değil, tek seferlik bir olaydan geliyor ve tekrar etmeyecek.
3. Kazandırmadı. Kampanya ertelendiği için 600.000 lira harcanmadı ama satış 3 milyon lira düştü ve yaklaşık 699.900 lira katkı kaybedildi; net etki yaklaşık 100.000 lira aleyhte.

Sonraki derse köprü

Zeynep'in satışındaki 3 milyon liralık aleyhte sapmanın ne kadarının kampanyadan, ne kadarının fiyattan ya da ürün karmasından geldiğini henüz bilmiyoruz. Sonraki ders satış sapmasını ayrıştırıyor: fiyat, miktar ve karma etkilerini ayrı ayrı hesaplamayı öğreneceğiz.