Birimimin bütçesi

Görev

Modül boyunca bütçenin parçalarını tek tek ele aldık. Bu atölyede onları bir araya getiriyorsun: gelecek yıl için on iki ayı kapsayan, varsayımları yazılı bir birim bütçesi. Kendi birimini ya da örnek çözümdeki pres bölümünü kullanabilirsin.

Belge beş bölümden oluşur. Birinci bölüm varsayım listesi: bütçenin dayandığı her fiyat, kur, maaş ve hacim varsayımı, değeriyle, geleceği ayla ve kaynağıyla. İkinci bölüm kalem tablosu: her gider kalemi, bağlı olduğu varsayım ve aylara ya da çeyreklere dağılımı. Yatırım niteliğindeki harcamalar bu tabloya girmez; yalnızca amortismanları girer. Üçüncü bölüm nakit satırı: kalem tablosundan farklı zamanda kasadan çıkacak ödemeler, yatırım ödemeleri dahil. Dördüncü bölüm duyarlılık ve tetikleyici: varsayımı en oynak olan büyük kalemin onda bir sapmasının bütçeyi ne kadar değiştireceği ve belgeyi yeniden masaya getirecek koşul. Beşinci bölüm tahmin ve hedef notu: yazılan rakamın beklenti mi yoksa ulaşılmak istenen bir düzey mi olduğu; hedefse tahminden farkının nereden geleceği ve bir prime bağlı olup olmadığı.

Bütçeyi tek bir artış oranıyla kurma. En az üç farklı varsayım kullan ve tek oranlı bütçeyle farkını bir satırda göster. Birimin bir hacme bağlıysa, hacmin hangi kalemleri değiştireceğini ayrıca not et; yıl içinde esnek bütçe bu notla kurulacak.

Varsayımları bulmak çoğu zaman bütçenin en uzun işidir. Maaş artışları için insan kaynaklarına ya da toplu sözleşmeye, döviz cinsinden kalemler için satın almanın tedarikçi sözleşmelerine, kira için kira sözleşmesinin endeks maddesine, genel fiyat ve kur için merkez bankasının yayımladığı beklenti anketine bakabilirsin. Hiçbir kaynak bulamadığın bir varsayımı da yaz, ama yanına "birimin kendi tahmini" not et; tartışma o satırdan başlayacaktır.

Kapı 2 için seçtiğin birimle çalış. Kendi birimin için rakamlara ulaşamıyorsan Elif'in bölümünü örnek çözümden yeniden kur ve bir varsayımı kendin değiştirerek etkisini göster.

Örnek çözüm

Elif önce varsayım listesini yazıyor. Kurulum ekibinin maaşları toplu sözleşmeyle ocakta 0,25, temmuzda 0,15 artacak. Enerji ve öteki giderlere 0,4'lük genel bir fiyat artışı yazıyor. Avro cinsinden bakım sözleşmesini bu yılın ortalamasının 1,3 katı bir kurla çeviriyor; kur varsayımının yanına dayanağını not ediyor: merkez bankasının beklenti anketi ve şirketin çalıştığı bankanın görüşü. Sac için tedarikçinin avroya bağlı fiyat listesinden türetilen fiyatla kilonun 50 liradan 70 liraya çıkacağı varsayılıyor. Üretim planı bu yılla aynı; sac miktarı 11.4'teki standarttan geliyor.

Sonra kalem tablosunu kuruyor. Personel kalemini aylık hesaplıyor, çünkü artış yılın ortasında geliyor.

Elif tabloyu çeyreklere diziyor; aylık döküm ekte duruyor:

Nakit satırı tabloyla aynı değil. Revizyonun 900.000 lirası, siparişlerin en hafif olduğu ocak haftalarında bir kerede ödenecek; amortisman ise kasadan hiç çıkmıyor. Bakım sözleşmesinin bedeli yılda iki taksitle, ocakta ve temmuzda ödeniyor. Elif bu üç satırı finansın nakit bütçesine ayrı ayrı yazıyor. Farkı en iyi ocak ayı gösteriyor.

Ocakta kasadan, gider bütçesinde görünenin üç buçuk katından fazlası çıkıyor. Finans bunu bilmezse, yılın ilk ayında bölümün bütçeyi aştığını sanır; oysa gider bütçesi tam yerinde, yalnızca ödemelerin zamanlaması farklı.

Bölümün en büyük döviz kalemi sac. Genel gider bütçesinde değil, malzeme bütçesinde duruyor, ama duyarlılığı genel giderin bütün oynamasından büyük.

Bütçeyi yeniden açacak koşulu da bu hesaba göre seçiyor: sac faturası ardışık iki ayda varsayılan fiyatı onda birden fazla aşarsa ya da toplu sözleşmenin temmuz zammı yazılandan farklı çıkarsa belge güncellenecek; sac fiyatı sözleşmedeki ayar maddesi için satışa da bildirilecek.

Son olarak tahmin ve hedef notunu yazıyor. Tek oranla kurulan bütçeyle karşılaştırıyor ve Burak Bey'in 6 milyonluk hedefinin bu tabloya göre ne istediğini gösteriyor.

Not iki cümle: "6.257.500 lira bölümün en iyi tahminidir ve finansın nakit planı bu rakamla kurulmalıdır. Burak Bey'in 6 milyonluk hedefi 257.500 liralık bir verimlilik ister; bu tasarrufun nereden gelebileceğini ilk taslakla birlikte gönderdiğim listede yazmıştım ve primin bu kalemlere bağlanmasını öneriyorum."

Burak Bey taslağı okuyunca bir şey soruyor: üretim hacmi değişirse? Elif kalem tablosunun altına bir satır ekliyor: enerjinin yaklaşık yarısı makine saatine bağlı, öteki kalemler ilgili aralıkta hacimle değişmiyor; hacim yüzde on artarsa enerji yaklaşık 70.000 lira artacak ve yıl içindeki esnek bütçe bu satırla kurulacak.

Hatayı bul

Aynı fabrikanın boya bölümü şefi de bütçesini göndermiş. Gelecek yıl bölümün boya kabininin filtre ve fan sistemi 1.200.000 liraya yenilenecek ve üretici sistemin sekiz yıl daha çalışacağını yazılı olarak bildirmiş. Şef bölümün genel gider bütçesine iki satır eklemiş: "Kabin yenilemesi 1.200.000" ve "Kabin yenilemesinin amortismanı 150.000". Altına da bir not düşmüş: "Genel gider bu yıl kabin yüzünden yüzde otuz artıyor, hedefe ulaşamayız."

Cevap

Hata, aynı harcamanın iki kez ve yanlış bütçede sayılması. Yenileme sistemin sekiz yıl daha çalışmasını sağlıyor; 13.3'teki pres revizyonu gibi varlığa eklenmesi gereken bir harcama. Bu yüzden 1.200.000 lira yatırım bütçesine ve nakit satırına girer, genel gider bütçesine girmez. Genel gidere yalnızca yıllık amortisman girer. Şef ise hem tutarın tamamını hem amortismanı gider bütçesine yazmış.

Düzeltilmiş bütçede bölümün genel gideri yüzde otuz değil, amortismanın eklediği küçük bir tutar kadar artıyor ve hedef tartışması başka bir zemine taşınıyor. Hatanın bir bedeli daha olurdu: şefin notu yönetime gitseydi, yatırım komitesi kabin yenilemesini hiç görmeyecek, harcama işletme bütçesinin içinde sorgulanmadan geçecekti.

Teslim

Defter: Birim bütçesi sayfası: varsayım listesi, kalem tablosu, nakit satırı, duyarlılık ve tetikleyici, tahmin ve hedef notu, hacme bağlı kalemler. Kapı 2 dosyasında başabaş tablosunun arkasına konur.

Rubrik

1. Varsayımlar. Zayıf: bütün kalemlere tek bir oran uygulanmış ya da varsayımlar yazılmamış. Yeterli: en az üç farklı varsayım değeriyle yazılmış. Güçlü: her varsayımın kaynağı ve geleceği ay yazılmış, tek oranlı bütçeyle fark gösterilmiş.
2. Kalem tablosu. Zayıf: yıllık toplamlar var, dağılım yok. Yeterli: kalemler aylara ya da çeyreklere dağıtılmış ve her biri bir varsayıma bağlanmış. Güçlü: yıl ortasındaki artışlar ayın içinde gösterilmiş ve hacme bağlı kalemler ayrıca işaretlenmiş.
3. Yatırım ve nakit. Zayıf: yatırım harcaması gider bütçesine yazılmış ya da amortismanla birlikte iki kez sayılmış. Yeterli: yatırım ayrı tutulmuş, gidere yalnızca amortisman girmiş. Güçlü: kasadan çıkışın zamanlaması ayrı bir nakit satırında gösterilmiş.
4. Duyarlılık ve tetikleyici. Zayıf: yok. Yeterli: en oynak büyük kalem için onda birlik sapmanın etkisi hesaplanmış. Güçlü: belgeyi yeniden açtıracak koşul sayıyla yazılmış ve izleme sorumluluğu bir kişiye verilmiş.
5. Tahmin ve hedef notu. Zayıf: rakamın ne olduğu belirsiz. Yeterli: rakamın beklenti mi ulaşılmak istenen düzey mi olduğu söylenmiş. Güçlü: hedefle tahmin arasındaki farkın kaynakları sayılmış ve prim bağlantısı konusunda bir öneri yapılmış.

Sonraki derse köprü

Elif'in bütçesi artık yazıldı; yıl başlayınca her ay gerçekleşen rakamlar onun yanına konacak. Sonraki modül bu karşılaştırmayı açıyor ve ilk dersinde sapma analizini kuruyor: gerçekleşen ile bütçe arasındaki farkı lehte ve aleyhte olarak ayırmayı ve hangi farkın kimin sorusu olduğunu göreceğiz.