Bütçe oyunları

Açılış

Kasımın son haftasında Murat Bey iki bölge satış müdürüyle ayrı ayrı görüşüyor. Konya bölgesinin müdürü yıllık kotasına ulaşmak için aralıkta bayilere ek indirim ve ocakta ödeme önermek istiyor; "yoksa primim yanar" diyor. Ankara bölgesinin müdürü ise tersini istiyor: birkaç bayinin aralık siparişini ocağa kaydırmak. "Kotayı zaten aştım, fazlası işe yaramıyor. Üstelik bu yıl çok satarsam gelecek yılın kotası da yükselir."

İki müdür de şirkete karşı bir şey yapmadığını düşünüyor; ikisi de prim sisteminin kendilerinden istediğini yapıyor. Murat Bey'in sorusu şu: sistem neden iki müdürü iki ayrı yönde aynı hataya itiyor?

Tek fikir

Bütçe rakamı bir prime ya da gelecek yılın kaynağına bağlanınca, insanlar onu hem yazarken hem gerçekleştirirken çarpıtır. Düşük hedef, ertelenen ya da öne çekilen iş, yıl sonu harcaması sistemin ödüllendirdiği akılcı tepkilerdir; bedeli kurum öder.

Kavram

13.1'de bütçenin dört işinin aynı sayıdan istendiğini ve sayı bir prime bağlanınca yazanın tahmininin değiştiğini görmüştük. Bu ders o değişimin biçimlerine ve bedeline bakıyor.

Bütçe oyunlarının ilki hedefin yazıldığı anda oynanır. Prim, gerçekleşenin bütçeye göre durumuna bağlıysa, bütçeyi yazan yöneticinin çıkarı hedefi düşük tutmaktır. Üst yönetim de bunu bildiği için hedefi yukarı çeker; pazarlık iki tarafın da birbirine gerçek tahminini söylemediği bir oyuna döner.

Gevşekliğin bedeli yalnızca bir birimin rahat bir hedef almasıyla sınırlı değildir. 13.2'de bütçenin bir zincir olduğunu gördük: satış tahmini üretimi, üretim satın almayı, hepsi de nakdi belirler. Tahminler bilerek çarpıtılırsa zincirin bütün halkaları yanlış bilgiyle kurulur; fabrika az ya da çok üretir, satın alma yanlış zamanda sipariş verir, finans yanlış tutarda kredi ister.

İkinci tür oyun bütçe gerçekleştirilirken oynanır ve primin biçiminden doğar. Çoğu prim sisteminde bir eşik ve bir tavan vardır: hedefin belirli bir oranına, örneğin onda sekizine ulaşılmadan prim ödenmez; hedefin belirli bir oranının, örneğin onda on ikisinin üstündeki performans da ek prim getirmez. Eşiğe yakın bir yönetici, gelecek yılın satışlarını bu yıla çekmek, giderleri ertelemek gibi yollarla eşiği aşmaya çalışır. Eşiğin çok altında kalacağını gören yönetici tersini yapar: bu yılı bütünüyle kötü gösterir, giderleri öne alır, gelirleri ertelenen yıla iter; nasılsa bu yıl prim yoktur ve gelecek yılın rakamları iyileşir. Tavana yaklaşan yönetici de işi ertesi yıla kaydırır. Bu davranışlar 9.6'daki gerçek faaliyetlerle kazanç yönetiminin bütçe içindeki karşılığıdır.

Mandal etkisi, gevşekliği ve tavanda durmayı güçlendirir. Bu yıl hedefin çok üstüne çıkan yönetici, gelecek yıl daha yüksek bir hedefle karşılaşacağını bilir; bu yüzden fazlasını göstermemeyi tercih eder.

Üçüncü tür oyun kamuda ve gider bütçelerinde görülür.

Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde kanun, cari yılda kullanılmayan ödeneklerin yıl sonunda iptal edileceğini açıkça yazar. Ama yıl sonundaki bu telaşın kaynağı yalnızca bu kural değildir; 13.4'teki artırımlı bütçedir. Gelecek yılın tabanı bu yılın harcamasından kurulduğunda, tasarruf eden birim cezalandırılır. Yıl sonunda gelen bank, boya ya da bilgisayar alımlarının bir kısmı bu yüzden yapılır.

Bu oyunların hiçbiri bireysel bir ahlak kusurundan doğmaz; sistemin ödüllendirdiği davranıştır. Bu yüzden çözüm de sistemde aranır. Önerilen yollardan biri, primi bütçe hedefinden ayırmak ve performansa doğrusal biçimde bağlamaktır: eşik ve tavan olmadan, her ek birim için aynı oranda prim. Böyle bir sistemde bir satışı bu yıldan gelecek yıla ya da tersine kaydırmak bir şey kazandırmaz ve tahmini dürüst yazmanın bir bedeli kalmaz. Bir başka yol, 13.1'de gördüğümüz gibi tahmini ve hedefi ayrı sayılar olarak yazmaktır. Kamuda ise doğrulanmış tasarrufu bir sonraki yılın tabanından kesmemek, en azından bir kısmını birimde bırakmak harca ya da kaybet baskısını azaltır. Hiçbir çözüm bedelsiz değildir: doğrusal prim hedefin motive edici gücünü zayıflatabilir, tasarrufu birimde bırakmak da bütçenin kurum düzeyinde yeniden dağıtılmasını zorlaştırır.

Vakalarda

Konya'nın müdürü aralıkta normalde gelecek eylül yapacakları 10 makinelik siparişi bu yıla çekmek için bayilere makine başına 20.000 lira ek indirim ve ocakta ödeme öneriyor. Ankara'nın müdürü ise tavanın üstündeki her satışın primine bir şey eklemeyeceğini ve gelecek yılın kotasının bu yılın gerçekleşenine göre yükseltileceğini biliyor; aralıkta gelen 12 makinelik siparişi ocağa kaydırmak istiyor.

Konya'nın oyunu şirkete 200.000 liralık indirime ve 8.2'deki gibi uzayan vadenin faizine mal oluyor; gelecek yılın satışını da bugünden eritiyor. Ankara'nın oyunu bu yılın satışını eksik gösteriyor, 13.2'deki nakit bütçesini bozuyor ve bayileri bekletiyor. Murat Bey iki müdürü suçlamıyor; ikisi de sistemin istediğini yaptı. Yönetim kuruluna önümüzdeki dönem için bir değişiklik götürüyor: bölge müdürlerinin primi kotaya göre değil, satılan her makinenin katkısına göre doğrusal olarak hesaplansın, eşik ve tavan kaldırılsın; kota ise yalnızca üretim ve nakit planı için bir tahmin olarak kalsın ve yazılırken bölge müdürlerinin tahmini primle bağlantısız olarak istensin. Bu sistemde bir makineyi aralıkta ya da ocakta satmak primi değiştirmeyecek.

Ayten Hanım müdürün kaygısının yersiz olmadığını biliyor; 13.1'de gördüğü gibi teklifler geçen yılın rakamı üzerinden konuşuluyor. Hesabı açıkça yazıyor.

Müdürlük açısından aralıkta harcamak akılcı görünüyor: 1,6 milyonluk bir alım, gelecek yıl 2,24 milyon liralık bir kaybı önlüyor. Belediye açısından ise tablo farklı: bankların ve çöp kutularının bir kısmı depoya girecek ve iki üç yıl orada bekleyecek; para, gerçekten ihtiyaç olan bir işe gitmeyecek. Ayten Hanım iki şey öneriyor. Birincisi, tasarrufun nedenlerini, yani ihale farklarını ve sulama giderini belgeleyerek mali hizmetlere bir yazı yazmak ve bu tutarın gelecek yılın tabanından kesilmemesini istemek. İkincisi, alım gerçekten gerekiyorsa, 13.4'teki gibi önceliğe dizilmiş bir listeden yapmak: önce yıpranmış oyun aletlerinin değişimi, sonra eksik aydınlatma, en son yeni banklar. Müdür ilk öneriyi kabul ediyor ama mali hizmetlerden yazılı bir güvence gelmeden alımları durdurmak istemiyor; aralığın ilk haftası bu yazışmayla geçecek.

Murat Bey'in müdürleri prim için, Ayten Hanım'ın müdürü gelecek yılın ödeneği için oynuyordu. İkisinde de oyunun kaynağı bütçe rakamının bir ödüle ya da cezaya bağlanmasıydı.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Bütçe oyunu sayfası: rakam, bağlı olduğu ödül ya da ceza, eşik ve tavan, gözlenen davranış, kuruma bedeli, önerilen değişiklik ve o değişikliğin bedeli.

Özet

1. Bütçe bir prime ya da gelecek yılın kaynağına bağlandığında, rakam hem yazılırken hem gerçekleştirilirken çarpıtılır.
2. Bütçe gevşekliği tahminleri bozar ve 13.2'deki zincirin bütün halkalarını yanlış bilgiyle kurar.
3. Eşikli ve tavanlı prim satışları ve giderleri yıllar arasında kaydırmayı ödüllendirir; mandal etkisi bunu güçlendirir.
4. Kamuda yıl sonu harcama telaşı yalnızca yıl sonu iptal kuralından değil, tasarrufu tabandan kesen artırımlı bütçeden de doğar.

Kendini sına

1. Konya ve Ankara müdürleri neden zıt yönlerde davranıyor?
2. Doğrusal prim bu iki davranışı nasıl ortadan kaldırır?
3. Ayten Hanım'ın müdürü için aralıkta harcamak neden akılcı, belediye için neden değil?

Yanıtlar

1. Konya 96 makinelik eşiğin 6 makine altında; eşiğe yetişmek için gelecek yılın satışını öne çekiyor. Ankara 144 makinelik tavana 4 makine uzakta; fazla satış prim getirmiyor ve gelecek yılın kotasını yükseltiyor, bu yüzden satışı erteliyor.
2. Her makine aynı oranda prim getirdiğinde, makinenin aralıkta ya da ocakta satılması primi değiştirmez; eşiğe yetişme ya da tavanda durma çıkarı ortadan kalkar.
3. Tasarruf tabandan kesilirse müdürlük gelecek yıl 2,24 milyon lira kaybeder; 1,6 milyonu harcamak bunu önler. Belediye için ise gerekmeyen alımlar depoda bekler ve para gerçek bir ihtiyaca gitmez.

Sonraki derse köprü

Murat Bey'in önerisinde kota yalnızca bir tahmin olarak kalıyordu. Ama yıllık bir tahmin, yıl içinde koşullar değişince hızla eskir. Sonraki ders yıllık bütçenin yanına düzenli aralıklarla güncellenen bir tahmin koymayı, yuvarlanan tahmini, ve bütçeyi tamamen bırakmayı öneren "bütçesiz yönetim" tartışmasını ele alıyor.