Esnek bütçe

Açılış

Hastanenin yıl sonu yönetim toplantısında genel müdür kardiyoloji satırını kırmızıyla işaretlemiş: sarf malzemesi ve dış laboratuvar gideri bütçeyi 8 milyon lira aşmış. "Bu bölüm harcamayı kontrol edemiyor" diyor. Dr. Kerem'in elinde bir sayı daha var: bölüm bu yıl bütçede varsayılandan 6.000 fazla işlem yaptı.

Daha çok hastaya daha çok sarf harcanması bir aşım mı? Yoksa bütçe, olmayan bir yılla mı karşılaştırılıyor?

Tek fikir

Hacmi bütçede varsayılandan farklı çıkan bir birimin gerçek giderini sabit bir bütçeyle karşılaştırmak, hacmin etkisi ile harcama disiplinini birbirine karıştırır. Esnek bütçe, değişken giderleri gerçekleşen hacme göre yeniden hesaplar; böylece sapmanın ne kadarının hacimden, ne kadarının harcamadan geldiği ayrılır.

Kavram

13.2'de bütçe zincirinin satış tahmininden başladığını gördük. Yıl bittiğinde tahmin nadiren tam tutar: satış, hasta sayısı ya da katılımcı sayısı varsayılandan yüksek ya da düşük çıkar.

Statik bütçe planlama için gereklidir: nakit, kadro ve satın alma bir varsayıma göre kurulur. Ama denetim için kullanıldığında sorun çıkar. Hacim varsayılandan yüksekse değişken giderler doğal olarak bütçeyi aşar ve birim harcamayı kontrol edemiyormuş gibi görünür. Hacim düşükse değişken giderler bütçenin altında kalır ve birim tutumlu görünür, oysa yalnızca daha az iş yapmıştır. İki durumda da karşılaştırma yanlış soruya cevap verir.

Esnek bütçe kurmak için 10.2'deki ayrım yeterlidir: her giderin sabit mi değişken mi olduğu ve değişkense hangi etkene göre değiştiği. Birim başına değişken gider, gerçekleşen hacimle çarpılır; sabit giderler bütçedeki gibi kalır. Ortaya çıkan rakam, birimin o hacmi bütçedeki verimlilikle yapsaydı ne harcayacağıdır.

Statik bütçeyle gerçekleşen arasındaki toplam fark böylece iki parçaya ayrılır. Statik bütçe ile esnek bütçe arasındaki fark yalnızca hacimden gelir; birimin elinde olmayabilir, hatta iyi bir haber olabilir, çünkü daha çok hasta, daha çok satış demektir. Esnek bütçe ile gerçekleşen arasındaki fark ise harcamadan gelir ve asıl sorulması gereken soru odur. Bu ikinci fark da 11.4'teki gibi fiyat ve miktar sapmalarına ayrılabilir: daha pahalıya mı alındı, yoksa daha çok mu kullanıldı?

Esnek bütçenin doğruluğu, seçilen faaliyet ölçüsüne bağlıdır. 10.1'de bir maliyetin neye göre değiştiğinin soruya bağlı olduğunu görmüştük. Bir giderin bir kısmı etkinlik sayısına, bir kısmı katılımcı sayısına göre değişiyorsa, esnek bütçe tek bir ölçüyle kurulursa yine yanıltır. İyi bir esnek bütçe, her gider kalemini kendi etkenine bağlar.

Esnek bütçe yalnızca giderler için kurulmaz. Gelir de gerçekleşen hacme göre esnetildiğinde, hacmin kâra etkisi tek bir sayıyla görünür: ek ya da eksik birimlerin birim katkıyla çarpımı. Bu, 10.6'daki katkı payının bütçe raporundaki karşılığıdır. Hacim bütçenin üstündeyse değişken giderdeki artış, gelirdeki daha büyük bir artışın bedelidir; rapor yalnızca gider tarafını gösterirse bu bedel bir başarısızlık gibi okunur. Bu yüzden iyi bir bütçe raporu üç sütunla kurulur, statik bütçe, esnek bütçe ve gerçekleşen, ve hem gelir hem gider satırlarını aynı sütunlarla gösterir.

Esnek bütçenin bir sınırı da vardır. Sabit giderler yalnızca ilgili aralıkta sabittir; hacim çok büyürse yeni bir vardiya, yeni bir cihaz ya da yeni bir kadro gerekir ve sabit giderler de sıçrar. Esnek bütçe bu sıçramayı kendiliğinden göstermez; bütçeyi hazırlayan kişi, hangi hacimde hangi sabit giderin değişeceğini ayrıca yazmalıdır. Bir de şunu akılda tutmak gerekir: esnek bütçe denetim içindir, planlama için değil. Nakit ve kadro planı yine dönem başındaki statik varsayıma göre kurulur; esnek bütçe yıl içinde ya da yıl sonunda, gerçekleşen hacim belli olunca hesaplanır.

Vakalarda

Genel müdürün kırmızı satırı bu. Kerem değişken gideri işlem başına çeviriyor ve gerçekleşen hacimle yeniden hesaplıyor.

Sekiz milyonluk aşımın 6,36 milyonu yalnızca daha çok işlem yapılmasından geliyor. Gerçek harcama sapması 1,64 milyon lira; değişken giderin yaklaşık yüzde üçü. Kerem bu farkı da açıyor: sarf malzemesinin önemli bir kısmı avroya bağlı ve yıl içinde kurun artmasıyla stent ve kateter fiyatları yükseldi. Fark büyük ölçüde fiyattan geliyor, kullanılan miktardan değil.

Ek işlemler bölüme 23,64 milyon lira katkı getirmiş; aşım gibi görünen 6,36 milyonluk sarf, bu katkının bedeli. Kerem toplantıya tabloyu üç sütunla götürüyor: statik bütçe, esnek bütçe, gerçekleşen. Sabit giderdeki 2 milyonluk aşımı da ayrıca açıklıyor: artan işlem sayısı için yılın ikinci yarısında bir teknisyen daha alınmış. Bu, ilgili aralığın aşıldığı yerdi ve bütçede önceden yazılmamıştı. Gelecek yıl için bir öneri ekliyor: bölümün performansı statik bütçeyle değil, esnek bütçeyle değerlendirilsin; işlem sayısı belirli bir eşiği aşarsa ek teknisyenin maliyeti bütçeye kendiliğinden eklensin.

Yıl içinde ilçelerden gelen talep yüksek çıktı. Gülsüm daha çok yere ulaşmak için atölye sayısını kırk sekize çıkardı, ama küçük ilçelerde gruplar küçük kaldı: toplam 1.680 katılımcı. Yıl sonunda harcama 1.150.000 lira. Vakfın program sorumlusu ilk raporu görünce bütçenin 150.000 lira aşıldığını söylüyor ve katılımcı başına maliyetin de yükseldiğini ekliyor.

Program sorumlusu bütçeyi yalnızca katılımcı sayısıyla esnetseydi, 100.000 liralık bir aşım görecekti. Oysa giderin büyük kısmı atölye sayısına bağlı: salon ve eğitmen, katılımcı ister kırk ister yirmi olsun aynı. İki etkenle kurulan esnek bütçe, gerçek harcama sapmasının yalnızca 18.000 lira olduğunu, farkın geri kalanının sekiz ek atölyeden geldiğini gösteriyor. Gülsüm yıl sonu raporunda bunu açıkça yazıyor ve bir seçimi vakfa bırakıyor: ek atölyeler için ek hibe mi verilecek, yoksa gelecek yıl küçük ilçelerde iki köyü tek atölyede birleştirerek grupları büyütmek mi denenecek?

Kerem'in ve Gülsüm'ün raporlarında ilk bakışta bir aşım vardı. İkisinde de aşımın büyük kısmı hacimden geliyordu; esnek bütçe, birimin gerçekten sorumlu olduğu farkı ayırdı.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Esnek bütçe sayfası: kalem, faaliyet ölçüsü, bütçelenen ve gerçekleşen hacim, birim başına değişken gider, statik bütçe, esnek bütçe, gerçekleşen, hacimden gelen fark ve esnek bütçe sapması.

Özet

1. Statik bütçe tek bir hacim varsayımıyla kurulur; hacim değişince denetim için yanıltıcı olur.
2. Esnek bütçe değişken giderleri gerçekleşen hacimle yeniden hesaplar, sabit giderleri değiştirmez.
3. Toplam fark, hacimden gelen kısım ve esnek bütçe sapması olarak ikiye ayrılır; birimin sorumlu olduğu çoğunlukla ikincisidir.
4. Esnek bütçe her gider kalemini kendi etkenine bağlamalıdır; ilgili aralık aşılınca sabit giderlerin sıçrayacağı ayrıca yazılmalıdır.

Kendini sına

1. Kardiyolojinin 8 milyonluk değişken gider aşımının ne kadarı hacimden, ne kadarı harcamadan geliyor?
2. Ek 6.000 işlem bölüme ne kazandırdı?
3. Vakfın program sorumlusu bütçeyi yalnızca katılımcı sayısıyla esnetseydi neden yanılırdı?

Yanıtlar

1. Esnek bütçe 56.000 × 1.060 = 59,36 milyon lira. 6,36 milyon lira hacimden, 1,64 milyon lira harcamadan geliyor; bunun da büyük kısmı kur kaynaklı fiyat artışı.
2. İşlem başına 5.000 lira gelir ve 1.060 lira değişken gider; 6.000 ek işlem 23,64 milyon lira katkı getirdi.
3. Salon ve eğitmen gideri atölye sayısına bağlı, katılımcı sayısına değil. Tek etkenle esnek bütçe 1,05 milyon lira çıkar ve 100.000 liralık bir aşım gösterir; iki etkenle esnek bütçe 1,132 milyon lira ve gerçek sapma yalnızca 18.000 lira.

Sonraki derse köprü

Esnek bütçe, hacmin etkisini ayıklayarak birimin performansını daha adil ölçtü. Ama bütçenin rakamlarını kimin, nasıl koyduğu sorusu yerinde duruyor. Sonraki ders bütçe oyunlarına bakıyor: düşük hedefle bütçe kurmanın, yıl sonunda "harca ya da kaybet" davranışının ve şişirilmiş taleplerin nedenini ve kuruma maliyetini.