Artırımlı ve sıfır tabanlı bütçe

Açılış

Zeynep'in şirketinde finans müdürü bu yıl bütçe şablonunu değiştirdi. Geçen yılın rakamının yanında artık bir "artış oranı" sütunu yok; her satır için "bu harcama olmasaydı ne olurdu?" sorusunun cevabı isteniyor. Pazarlama ekibinde kimse memnun değil. Bir uzman Zeynep'e soruyor: "Geçen yıl ne harcadıysak üstüne enflasyonu koysak olmaz mı? Bu harcamaların hepsini zaten biliyoruz."

Zeynep yazılım aboneliklerinin listesini açıyor. On sekiz satır var. Hepsini gerçekten biliyorlar mı?

Tek fikir

Artırımlı bütçe geçen yılın rakamını taban kabul eder ve yalnızca değişimi tartışır; sıfır tabanlı bütçe tabanın kendisini de gerekçelendirmeyi ister. Birincisi hızlı ama eski alışkanlıkları taşır, ikincisi titiz ama pahalıdır. Çoğu kurum sıfır tabanlı bakışı her kaleme değil, seçilmiş kalemlere uygular.

Kavram

Belediyede müdürlüklerin teklifleri her yıl bir önceki yılın sayısı üzerinden pazarlık ediliyordu. Bu alışkanlığın bir adı var.

Artırımlı bütçenin güçlü yanları gerçektir. Hızlıdır; yüzlerce kalemi olan bir kurum birkaç haftada bütçesini bitirebilir. İstikrarlıdır; birimler geçen yılın düzeyine güvenerek plan yapar. Ve çoğu kalemde makuldür, çünkü bir kurumun harcamalarının büyük kısmı yıldan yıla gerçekten pek değişmez: kira, maaşlar, enerji.

Zayıf yanı tabanın sorgulanmamasıdır. Geçen yıl bir nedenle başlayan bir harcama, o neden ortadan kalktıktan sonra da bütçede kalır ve her yıl artış oranıyla büyür. Tersine, geçen yıl yetersiz kalan bir kalem de yetersiz bir tabanın üstüne kurulur. Yüksek enflasyonda artırımlı bütçenin bir zaafı daha görünür: bütün kalemlere aynı oran uygulanır, oysa 1.7'de gördüğümüz gibi kalemlerin fiyatları farklı hızda artar.

Sıfır tabanlı bütçenin bilinen biçiminde birimler faaliyetlerini paketlere ayırır.

Sıfır tabanlı yaklaşımın gücü sorgulamadadır: kimsenin hatırlamadığı bir sözleşme, artık kullanılmayan bir abonelik, amacı değişmiş bir program görünür olur. Bir yararı daha vardır: kalemlerin önem sırasına dizilmesi, bütçe kesildiğinde neyin feda edileceğini önceden söyler. 13.1'deki eşit oranlı kesintinin yerine konabilecek şey tam olarak budur.

Bedeli de o kadar gerçektir. Her kalemin, bariz olanlar da dahil, yeniden gerekçelendirilmesi zaman ister. Yöneticiler karar paketlerini yazmaya, üst yönetim de okumaya haftalar harcar. Kâğıt yükü büyüdükçe paketlerin içeriği kalıplaşır ve süreç bir formaliteye dönüşebilir. Bu yüzden pek çok kurum orta bir yol seçer: sıfır tabanlı bakışı yalnızca isteğe bağlı harcamalara, örneğin seyahate, danışmanlığa, yazılım aboneliklerine ve dış hizmet sözleşmelerine uygular; ya da her yıl farklı bir birimi sırayla bu incelemeden geçirir.

İki yöntem arasındaki seçim bir kez yapılıp bırakılmaz. Bir kurum yıllarca artırımlı bütçeyle çalışabilir ve birkaç yılda bir, belirli kalemleri sıfırdan inceleyerek tabanı temizler. Önemli olan, tabanın da bir karar olduğunu unutmamaktır.

Bir karar paketi pratikte birkaç basit soruya verilen cevaplardan oluşur. Bu harcama hangi amaca hizmet ediyor? Yapılmazsa ne olur, kim fark eder? Aynı amaca daha ucuz bir yoldan ulaşılabilir mi? Daha düşük bir düzeyde, örneğin yılda iki kez yerine bir kez yapılabilir mi ve o zaman ne kaybedilir? Son soru özellikle önemlidir: bir harcamanın tamamen kalkması ile azalması arasında çoğu zaman birkaç ara düzey vardır ve yönetim bu düzeyleri görünce kesintiyi daha ince ayarlayabilir. Paket yazmak bu yüzden yalnızca bir gerekçe yazmak değil, seçenekleri de yazmaktır.

Vakalarda

Zeynep sıfır tabanlı şablonu doldurmak için her aboneliğin son altı aydaki kullanım kayıtlarını istiyor. Beş aracın son altı ayda hiç kullanıcı girişi yok; ikisi ayrılan çalışanların hesapları, üçü denenip bırakılmış araçlar. Üç araç ise başka bir araçla aynı işi yapıyor: iki ayrı e-posta gönderim aracı ve iki ayrı anket platformu kullanılıyor, çünkü iki ekip farklı zamanlarda farklı araç seçmiş.

Artırımlı teklif, bir yıldır kimsenin açmadığı araçları bir yıl daha ve yüzde kırk daha pahalıya taşıyacaktı. Ama Zeynep sürecin bedelini de görüyor: on beş kişilik ekibin her biri kendi araçlarını gerekçelendirmek için yaklaşık iki saat harcadı, Zeynep'in kendisi iki gün. Bütün pazarlama bütçesini, yani 3.4'teki 22 milyonluk reklam harcamasını da aynı titizlikle sıfırdan kurmak haftalar alırdı ve kanalların katkısını ölçmek ayrı bir çalışma gerektiriyor. Zeynep finans müdürüne bir öneri yazıyor: yazılım abonelikleri ve dış ajans sözleşmeleri her yıl sıfırdan kurulsun; reklam bütçesi ise kanal bazında iki yılda bir bu incelemeden geçsin. Abonelikler için de bir kural ekliyor: her aracın bir sorumlusu olacak ve sorumlu ayrıldığında araç gözden geçirilecek.

Bütün bakım kalemini sıfırdan kurmak, belediyenin kırk parkı için yüzlerce kalemi tek tek gerekçelendirmek demek ve Ayten Hanım'ın teklif süresi iki hafta. Bu yüzden sıfır tabanlı bakışı yalnızca dış hizmet sözleşmelerine uyguluyor. İki şey buluyor. Bir parktaki süs havuzu iki yıl önce sızıntı yüzünden kapatılmış, ama havuzun yıllık 400.000 liralık bakım sözleşmesi her yıl yenilenmiş. Öte yandan ağaç budama sözleşmesi yılda bir budamayı kapsıyor; geçen yıl yaşlı bir çınarın dalı oyun alanına düşmüş ve park ve bahçeler birimi yaşlı ağaçların yılda iki kez budanması gerektiğini yazılı olarak bildirmiş. Ek budamanın bugünkü maliyeti 300.000 lira.

Toplamdaki fark küçük; inceleme bütçeyi çok az değiştirdi. Ama bütçenin içi değişti: kapalı bir havuzun bakımına giden para, çocukların oynadığı alanın üstündeki dallara gidiyor. Sıfır tabanlı bakışın değeri burada toplamı küçültmek değil, tabanın neye harcandığını yeniden görmek oldu. Ayten Hanım teklifinin yanına bir öncelik sırası da ekliyor: kesinti gelirse önce süs bitkileri ve mevsimlik çiçek dikimi azalacak, budama ve oyun alanı denetimi korunacak.

Zeynep'in incelemesi toplamı üçte birden fazla küçülttü, Ayten Hanım'ınki toplamı neredeyse hiç değiştirmedi. İkisinde de inceleme bütün bütçeye değil, isteğe bağlı ve sözleşmeye dayalı kalemlere uygulandı.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Sıfırdan taban sayfası: kalem, geçen yılın tutarı, artırımlı teklif, gerekçelendirilen taban, çıkarılan ve eklenen satırlar, sıfır tabanlı teklif, incelemenin kaç saat sürdüğü.

Özet

1. Artırımlı bütçe geçen yılı taban alır ve yalnız değişimi tartışır; hızlı ve istikrarlıdır ama eski harcamaları taşır.
2. Sıfır tabanlı bütçe her kalemi yeniden gerekçelendirir; karar paketleri ve önem sırası kesintide neyin feda edileceğini önceden gösterir.
3. Sıfır tabanlı incelemenin bedeli zaman ve kâğıt yüküdür; çoğu kurum onu isteğe bağlı kalemlere ya da dönüşümlü birimlere uygular.
4. İncelemenin değeri yalnızca toplamı küçültmekte değil, tabanın neye harcandığını yeniden görmektedir.

Kendini sına

1. Zeynep'in artırımlı ve sıfır tabanlı teklifleri arasındaki fark nereden geliyor?
2. Zeynep neden bütün pazarlama bütçesini her yıl sıfırdan kurmayı önermiyor?
3. Ayten Hanım'ın incelemesi toplamı neredeyse değiştirmediği hâlde neden işe yaradı?

Yanıtlar

1. Kullanılmayan beş abonelik ve aynı işi yapan üç araç yılda 430.000 lira tutuyor. Bunlar çıkarılınca taban 770.000 liraya iniyor ve artış oranından sonra fark 602.000 lira oluyor.
2. Abonelikleri gerekçelendirmek bile ekibe yaklaşık otuz saate mal oldu. Reklam bütçesini kanal kanal sıfırdan kurmak haftalar alır ve kanalların katkısını ölçmek ayrı bir çalışma gerektirir; bu yüzden abonelikler her yıl, reklam iki yılda bir inceleniyor.
3. Kapalı bir süs havuzunun 400.000 liralık bakım sözleşmesi çıkarıldı, yaşlı ağaçlar için 300.000 liralık ek budama eklendi. Toplam 140.000 lira değişti, ama para güvenlik riski olan bir işe kaydı.

Sonraki derse köprü

Zeynep'in ve Ayten Hanım'ın bütçeleri bir yıl boyunca aynı hacmi varsayıyordu: aynı sayıda çalışan, aynı sayıda park. Sonraki ders esnek bütçeyi açıyor: satış, üretim ya da hizmet hacmi bütçede varsayılandan farklı çıkınca bütçenin nasıl ayarlandığını ve gerçekleşenin neyle karşılaştırılması gerektiğini hesaplayacağız.