Yatırım harcaması ve işletme gideri

Açılış

Elif'in bütçe taslağında bir satır sorun çıkarıyor. Pres bölümünün en büyük presi altı yılda bir büyük revizyona giriyor: ana mil, kavrama ve hidrolik sistem sökülüp yenileniyor. Gelecek yıl o yıl ve teklif 900.000 lira. Burak Bey'in genel gider hedefi 6 milyon, Elif'in tahmini zaten 6,3 milyon.

Satın alma müdürü koridorda bir çözüm öneriyor: "Revizyonu yatırım bütçesine yaz, genel gidere hiç girmesin." Elif bunun bir muhasebe sorusu mu, yoksa bir bütçe pazarlığı mı olduğunu bilmiyor.

Tek fikir

Bir harcamanın yatırım mı gider mi olduğu bütçe tercihine göre değil, harcamanın niteliğine göre belirlenir: birden çok yıl yarar sağlayan harcama varlığa eklenir, günlük işleyişi sürdüren harcama gider yazılır. İki bütçenin ayrı onaylanmasının nedeni, yatırımın yıllara yayılan bir taahhüt olmasıdır.

Kavram

3.5'te yatırım harcamasını tanımlamış ve FAVÖK'ün onu nasıl dışarıda bıraktığını görmüştük. Bu ders aynı ayrımı bütçenin içinden okuyor.

Yatırım harcaması ile işletme gideri arasındaki fark yararın süresindedir. Bir yıl içinde tükenen bir harcama o yılın gideridir. Birden çok yıl boyunca üretime, hizmete ya da gelire katkı yapacak bir harcama ise bir varlık yaratır ve maliyeti 4.3'te gördüğümüz gibi amortismanla yıllara dağıtılır.

Sınır her zaman kolay çizilmez. Bir makinenin yağının değiştirilmesi, küçük parçalarının yenilenmesi ve işçilik günlük bakımdır ve gider yazılır. Ama bir makinenin belirli aralıklarla yapılan büyük çaplı yenilemesi, örneğin bir fırının yeniden astarlanması ya da bir presin büyük revizyonu, makinenin yıllarca çalışmasını sağlar. Muhasebe standardı bu tür yenilemeleri, gelecekte yarar sağlayacaksa ve maliyeti güvenilir biçimde ölçülebiliyorsa varlığın değerine ekler. Karar harcamanın niteliğine bağlıdır, bütçede hangi satırın daha rahat olduğuna değil.

Bütçede yatırım ve işletme ayrı onay kanallarından geçer, çünkü riskleri farklıdır. İşletme bütçesi bir yıllık bir izindir; yıl bitince yeniden konuşulur. Yatırım ise bugün yapılan tek bir ödemeyle yıllar boyunca sürecek bir taahhüt kurar: makine alındıktan sonra geri verilemez, ödemesi kasadan bir kerede çıkar ve çoğu zaman kredi gerektirir. Bu yüzden yatırım teklifleri genellikle bir yatırım komitesine ya da yönetim kuruluna gider ve gerekçesi ayrıca sorgulanır.

Ayrımın bütçede iki tuzağı vardır. Birincisi, işletme bütçesi sıkışınca bazı giderleri yatırım bütçesine kaydırma eğilimidir. Bu, işletme bütçesini rahatlatır ve 3.5'teki FAVÖK'ü yükseltir, ama harcamanın kasadan çıkışını değiştirmez ve muhasebe standardına aykırıysa denetimde düzeltilir. İkincisi tersidir: bir yatırım onaylanırken onun sonraki yıllarda doğuracağı işletme giderleri unutulur. Yeni bir makine bakım, enerji ve operatör ister; yeni bir bina temizlik, ısıtma ve güvenlik. Yatırım bütçesinde yer alan her kalem, işletme bütçesine gelecek yıllar için bir yük bırakır.

Kamuda bu ayrım bütçe yapısına işlenmiştir. Giderler ekonomik niteliklerine göre ayrı tertiplerde gösterilir ve tertipler arası aktarma belirli yetkilere bağlıdır. Belediyelerde fonksiyonel sınıflandırmanın birinci düzeyleri arasında aktarma yapma yetkisi meclisin, ikinci düzeyleri arasında aktarma yapma yetkisi encümenindir. Yani bir birim, ödeneği yıl içinde bir kalemden ötekine kendi başına kaydıramaz; kaydırma yetkili bir kurulun kararını gerektirir ve bu da yatırım ile cari harcama arasındaki çizgiyi korur.

Şirketler genellikle bir tutar eşiği de koyar: belirli bir tutarın altındaki küçük alımlar, ömürleri bir yıldan uzun olsa bile doğrudan gider yazılır. Eşik, her küçük alım için varlık kaydı ve amortisman tablosu tutmanın maliyetini önler; ama bir alımı eşiğin altına indirmek için faturaları bölmek, onay kanalını atlatmanın da bir yoludur.

Kiralama bu çizginin üstünde durur. 12.7'de Dr. Kerem'in finans müdürü, cihaz kiralanırsa kiranın her ay işletme giderine yazılacağını, satın alınırsa yatırım onayı gerekeceğini söylüyordu. Bütçe açısından bu doğrudur: kira yıllık bir taahhüttür ve işletme bütçesinden ödenir. Ama dış raporlamada tablo farklı olabilir. 4.7'de gördüğümüz gibi uluslararası standartları uygulayan bir kiracı, uzun süreli kiralamayı bilançosunda bir kullanım hakkı varlığı ve bir kira yükümlülüğü olarak gösterir. Aynı sözleşme yönetimin bütçesinde bir gider satırı, dış raporda bir varlık ve bir borç olabilir. Bütçeyi hazırlayan kişinin bu farkı bilmesi, yönetim kuruluna giden rakamların neden muhasebe raporlarıyla birebir tutmadığını açıklamasını kolaylaştırır.

Vakalarda

Satın alma müdürünün önerisi sonuçta doğru bir yere çıkıyor, ama yanlış bir gerekçeyle: revizyon yatırım bütçesine girecek, çünkü niteliği bunu gerektiriyor, işletme bütçesi sıkışık olduğu için değil. Elif iki şeyi Burak Bey'e açıkça yazıyor. Birincisi, revizyonun amortismanı gelecek yıldan başlayarak genel giderin içinde yılda 150.000 lira olarak görünecek; 13.1'deki hedef tartışmasına bu satır da eklenmeli. İkincisi, sınıflama kasayı değiştirmiyor: 900.000 lira revizyon ayında bir kerede ödenecek ve 13.2'deki nakit bütçesine o çeyrekte yazılmalı.

Elif bir şeye daha dikkat ediyor. Şirkette 500.000 liranın üstündeki yatırım teklifleri yatırım komitesine gidiyor. Üretici revizyonu üç ayrı faturayla, her biri 300.000 lira olarak yapmayı teklif ediyor; böylece komiteye gitmeye gerek kalmayacak. Elif bu teklifi geri çeviriyor ve revizyonu tek bir teklif olarak komiteye götürüyor, gerekçesiyle ve üreticinin yazılı bildirimiyle birlikte. Komitenin soracağı soruları da önceden yazıyor: revizyon yapılmazsa pres ne zaman duracak, aynı para yeni bir presin peşinatına mı yoksa revizyona mı daha iyi gider, revizyon sırasında üretim nasıl sürecek? Son soru için Elif sipariş takvimine bakıyor; revizyon, siparişlerin en hafif olduğu üç haftaya planlanıyor ve o haftaların işi bölümdeki öteki preslere dağıtılıyor.

On yılda parkın işletme gideri, bugünkü fiyatlarla yapım maliyetinin yaklaşık yüzde altmışına ulaşıyor. Belediye meclisi yatırım ödeneğini onaylarken bu yük kimsenin önünde yok; park yapılıyor, iki yıl sonra işletme ödeneği yetmeyince bakımsız kalıyor. Ayten Hanım bunu daha önce başka parklarda görmüş. Bu yüzden teklifine bir ek koyuyor: parkın tamamlanacağı yıldan itibaren işletme bütçesine eklenecek yıllık tutarı, kanunun istediği üç yıllık tahminin üçüncü yılına yazıyor.

Bugünkü 1,2 milyon, iki yıllık örnek fiyat artışıyla tamamlanma yılında 2,35 milyon liraya çıkıyor. Ayten Hanım'ın notu açık: bu tutar işletme bütçesine yazılmazsa, yatırım ödeneği tam kullanılmış olsa bile park amacına ulaşmayacak.

Yatırım ile işletme arasındaki çizgi iki ters yönde tuzak kurdu. Fabrikada tehlike, işletme yükünü yatırım satırına itmekti; belediyede ise yatırımın ardından gelecek işletme yükünü hiç görmemek.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Yatırım ve gider sayfası: harcama, niteliği, sınıfı, onay kanalı, ödeme tarihi, yıllık amortisman ve sonraki yılların işletme yükü.

Özet

1. Birden çok yıl yarar sağlayan harcama aktifleştirilir ve amortismanla yıllara dağıtılır; günlük işleyişi sürdüren harcama dönemin gideridir.
2. Sınıflama harcamanın niteliğine göre yapılır; bütçe kolaylığı bir gerekçe değildir ve kasadan çıkış her iki durumda aynıdır.
3. Yatırım bütçesi ayrı onaylanır, çünkü yıllara yayılan ve geri alınamayan bir taahhüt kurar.
4. Her yatırım sonraki yıllar için bir işletme yükü bırakır; bu yük yatırım onaylanırken işletme bütçesine yazılmalıdır.

Kendini sına

1. Presin revizyonu neden yatırım bütçesine yazılıyor ve bu işletme bütçesini nasıl etkiliyor?
2. Revizyonu üç faturaya bölmenin sorunu ne?
3. Ayten Hanım'ın parkı için on yıllık işletme yükü yapım maliyetinin ne kadarı ve neden bütçeye yazılmalı?

Yanıtlar

1. Revizyon büyük çaplı bir yenileme ve presin altı yıl daha çalışmasını sağlıyor; bu yüzden aktifleştiriliyor. İşletme bütçesine her yıl 150.000 liralık amortisman olarak giriyor, 900.000 liranın tamamı olarak değil. Kasadan çıkış ise revizyon ayında 900.000 lira.
2. Her fatura 500.000 liralık eşiğin altında kalır ve yatırım komitesine gitmez; karar sorgulanmadan alınır. Sınıflamanın amacı onay kanalını atlatmak olur.
3. Bugünkü fiyatlarla on yılda 12 milyon lira, yapım maliyetinin yaklaşık yüzde altmışı. Yazılmazsa park yapılır ama işletme ödeneği yetmediği için bakımsız kalır.

Sonraki derse köprü

Ayten Hanım'ın işletme bütçesi her yıl geçen yılın rakamına bir artış eklenerek kuruluyor; yeni parkın yükü bu yüzden bir ek satır olarak yazılmak zorunda kaldı. Sonraki ders bu alışkanlığı sorguluyor: geçen yıla ekleyerek kurulan artırımlı bütçe ile her kalemi sıfırdan gerekçelendiren sıfır tabanlı bütçeyi karşılaştırıyoruz.