Genel gider dağıtımı

Açılış

Elif'in fabrikasında satış müdürü yeni bir talep getiriyor: özel parça siparişlerine daha çok ağırlık verelim. Gerekçesi maliyet kartında yazıyor. Seri üretilen kapı parçasının kartında genel gider payı parça başına 36 lira, küçük partilerle üretilen özel parçanınki 90 lira; özel parça 520 liraya satıldığı için kartta çok kârlı görünüyor.

Kalıp değişim ustası ise başka bir şey söylüyor: "Yılda iki yüz kez kalıp değiştiriyoruz ve bunların yüz sekseni özel parçalar için. Biz her hafta o kalıpları söküp takarken seri parçanın hattı bekliyor, ama kartta bu zaman hiç görünmüyor." Elif iki cümlenin aynı fabrikadan geldiğine inanmakta zorlanıyor. Kart mı yanılıyor, usta mı?

Tek fikir

Genel giderler ürünlere bir anahtarla dağıtılır. Tek bir anahtar, örneğin işçilik saati, giderlerin gerçekte neyle oluştuğunu yansıtmıyorsa, bazı ürünleri olduğundan pahalı, bazılarını olduğundan ucuz gösterir. Kârlı görünen ürün, aslında başka bir ürünün sırtından taşınıyor olabilir.

Kavram

10.3'te bir maliyetin ya izlendiğini ya da paylaştırıldığını gördük. Paylaştırılan maliyetlerin en büyüğü genel giderlerdir: fabrikanın kirası ve amortismanı, bakım ekibi, kalıp değişimi, kalite kontrol, enerji, depo ve yönetim. Bunlar ürüne doğrudan yazılamaz, ama stok maliyetine ve fiyat kararına girmek zorundadır. TMS 2 de dış raporlamada bu giderlerin ürünlere sistematik biçimde dağıtılmasını ister.

Dağıtımın klasik yolu, yıl başında bir oran belirlemektir. Bütçelenen genel gider, bütçelenen anahtar miktarına bölünür ve yıl boyunca her ürüne kullandığı anahtar kadar genel gider yazılır.

Bu yöntem basittir ve yıllarca işlemiştir, çünkü genel giderlerin büyük kısmı gerçekten de üretim hacmiyle, yani işçilik ve makine saatleriyle birlikte hareket ediyordu. Sorun, genel giderlerin bir kısmı hacimle değil başka bir şeyle oluştuğunda başlar. Kalıp değişimi parça sayısıyla değil kurulum sayısıyla, kalite kontrol üretilen adetle değil denetlenen parti sayısıyla, satın alma birimi kullanılan malzemeyle değil verilen sipariş sayısıyla artar. Bu giderler işçilik saatiyle dağıtılınca, çok saat harcayan ama az kurulum gerektiren büyük seri ürünler fazla yük alır; az saat harcayan ama sık kurulum gerektiren küçük partili ürünler eksik yük alır.

Çapraz sübvansiyonun tehlikesi, toplamın doğru kalmasıdır. Fabrikanın genel gideri doğru tutarda, hepsi bir yere dağıtılmış; gelir tablosu hiçbir hata göstermez. Hata yalnızca ürünlerin tek tek kârlılığındadır ve kararlar tam da bu tek tek kârlılığa göre verilir: hangi ürünün fiyatı indirilecek, hangisine satış ekibi yönlendirilecek, hangisi bırakılacak. Yanlış anahtar, yanlış ürünü büyütür.

Dağıtımın bir de kapasite sorunu var. TMS 2, sabit genel giderlerin normal kapasiteye göre dağıtılmasını, düşük üretim ya da boş kapasite yüzünden birim başına düşen payın artırılmamasını ister; dağıtılamayan kısım dönemin gideri olur. Yani bir yıl üretim azaldı diye her ürünün kartı şişirilmez; boş kapasitenin bedeli ayrı bir satırda görünür. Yönetim için de iyi bir kuraldır: boş kapasite ürünün maliyeti değil, kapasite kararının maliyetidir.

Bir anahtarın iyi olup olmadığını sınamanın yolu basittir: anahtar arttığında gider gerçekten artıyor mu? İşçilik saati iki katına çıkınca kalıp değişim ekibinin maliyeti artmıyorsa, işçilik saati o gider için kötü bir anahtardır.

Anahtarın bir de davranış etkisi vardır. Yöneticiler kendi birimlerine yazılan genel gideri azaltmak için anahtarı küçültmeye çalışır. Genel gider işçilik saatiyle dağıtılıyorsa, bir bölüm müdürü işçilik saatini azaltan bir otomasyonu, toplam maliyeti düşürmese bile, yalnızca kendi payını küçülttüğü için savunabilir. Satış tutarıyla dağıtılıyorsa, en çok satan birim en çok yükü taşır ve satışı büyütmenin bedeli artar. Türkiye'de birçok orta ölçekli şirkette genel giderler kolaylık olsun diye satış tutarına göre dağıtılır; bu, kâr marjı yüksek ama az kaynak tüketen ürünleri cezalandırırken, düşük fiyatlı ama ekip, depo ve sevkiyat yükü ağır ürünleri korur. Bu yüzden anahtar seçimi yalnızca bir muhasebe tekniği değil, bir yönetim kararıdır: hangi davranışı ödüllendireceğini de belirler.

Vakalarda

Tek anahtar özel parçaya 90 lira genel gider yazıyor; oysa yalnızca kurulum ekibinin özel parça için harcadığı zaman parça başına 180 lira tutuyor, enerji ve öteki giderler daha eklenmeden. Usta haklı: özel parça kartta olduğundan çok daha ucuz görünüyor. Fark nereye gitmiş? Seri parçaya. Seri parça çok işçilik saati kullandığı için, kurulum ekibinin maliyetinin büyük kısmını o taşıyor; oysa yalnızca yirmi kurulum gerektiriyor. Satış müdürünün önerisi bu kartla yapılırsa fabrika, kartta en kârlı görünen ama gerçekte en çok kalıp değişimi gerektiren ürünü büyütmeye çalışacak. Elif önerinin bir sonraki toplantıya ertelenmesini ve genel giderin en azından üç gruba ayrılıp her biri kendi anahtarıyla dağıtılmasını istiyor.

Kardiyoloji, yatak sayısıyla yapılan dağıtımda ayda 135.000 lira eksik yük taşıyor; bu tutar başka bölümlerin kartına yazılıyor. Kerem bunun kendi bölümünü kötü göstereceğini biliyor, ama bir yandan da yönetimin kardiyolojiye yapılacak yatırımı yanlış rakamlarla tartacağını görüyor. Bölümün katkısı, laboratuvar yükü hesaba katılınca göründüğünden küçük. Yönetime önerisi şu: laboratuvar maliyeti test sayısıyla, temizlik metrekareyle, yönetim personel sayısıyla dağıtılsın. Bu, bazı bölümlerin kâğıt üzerindeki kârını düşürecek, bazılarınınkini yükseltecek; toplam değişmeyecek. Ama yatırım kararları artık hangi bölümün ortak hizmetleri ne kadar kullandığını bilerek verilecek.

Elif'te tek anahtar küçük partili ürünü ucuz gösterdi, Kerem'de laboratuvarı yoğun kullanan bölümü. İkisinde de toplam doğruydu; yanlış olan, toplamın kime yazıldığıydı.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Genel gider dağıtımı sayfası: kullanılan anahtar, en büyük üç kalem ve gerçek etkenleri, yeniden dağıtılan bir kalem ve birimin payındaki değişim.

Özet

1. Genel giderler ürünlere bir dağıtım anahtarıyla, çoğu zaman yıl başında belirlenen bir oranla paylaştırılır.
2. Tek bir hacim anahtarı, hacimle değil kurulum ya da sipariş sayısıyla oluşan giderleri yanlış ürünlere yükler.
3. Çapraz sübvansiyon toplamı değiştirmez; bu yüzden tabloda görünmez ama ürün kararlarını yönlendirir.
4. Sabit genel gider normal kapasiteye göre dağıtılır; boş kapasitenin bedeli ürünün değil kapasite kararınındır.

Kendini sına

1. Elif'in fabrikasında tek anahtarla özel parçaya düşen genel gider nedir ve neden eksik?
2. Kerem'in servisine yatak sayısıyla ve üç anahtarla düşen ortak hizmet payı nedir?
3. Çapraz sübvansiyon neden gelir tablosunda görünmez?

Yanıtlar

1. İşçilik saati başına 180 liradan parça başına 90 lira. Eksik, çünkü yalnızca kurulum ekibinin özel parça için harcadığı zaman parça başına 180 lira tutuyor; 200 kurulumun 180'i özel parça için, ama işçilik saati anahtarı bunu görmüyor.
2. Yatak sayısıyla ayda 600.000, her gideri kendi anahtarıyla dağıtınca 735.000 lira. Aradaki 135.000 lira başka bölümlere yazılıyor.
3. Çünkü toplam genel gider değişmez; yalnız ürünler ya da bölümler arasındaki dağılımı değişir. Gelir tablosu toplamı gösterir, ürün kartları ise dağılımı.

Sonraki derse köprü

Elif genel gideri en azından üç gruba ayırmak istedi. Sonraki ders bu fikri bir yönteme çeviriyor: genel gideri önce kurulum, kalite ve satın alma gibi faaliyetlere, sonra her faaliyetin kendi maliyet etkeniyle ürünlere dağıtan faaliyete dayalı maliyetleme.