Elektronik tabloda finans

Açılış

Samsun'daki hastanenin mali işler biriminden Dr. Kerem'e gelecek yılın bölüm bütçesinin taslağı geliyor: bir elektronik tablo dosyası. İlk satırda kardiyolojinin aylık sarf malzemesi gideri, on iki sütun boyunca her ay 400.000 lira. En altta yıllık toplam: 4.800.000 lira. Tablonun en üstünde küçük bir hücre dikkatini çekiyor: "Aylık fiyat artışı varsayımı: yüzde 0."

Kerem bu hücreye yüzde 3 yazıyor; geçen yıl sarf malzemesi fiyatları her ay buna yakın artmıştı. Enter'a basıyor ve bekliyor. Yıllık toplam değişmiyor. Hücreyi yüzde 10 yapıyor, yine değişmiyor. Satırlara tıkladığında nedenini görüyor: aylık tutarlar formül değil, elle yazılmış sayılar. Varsayım hücresi orada duruyor ama hiçbir şeye bağlı değil. Kerem bütçe toplantısına iki gün kala, kendi bölümünün sarf bütçesinin aslında ne olması gerektiğini bilmediğini fark ediyor.

Tek fikir

İyi bir finans tablosu varsayımları ayrı hücrelerde tutar, her hesabı o hücrelere formülle bağlar ve kendi tutarlılığını kontrol eden bir satır taşır. Varsayımı değiştirince sonucu değişmeyen bir tablo, hesap değil yazılmış bir sayı listesidir.

Kavram

Elektronik tablo, finansın en yaygın aracıdır. Bütçeler, teklifler, maliyet hesapları ve hane planları büyük ölçüde bu araçla kurulur. Araç güçlüdür çünkü bir hücre başka hücrelerden hesaplanabilir; bir sayı değişince ona bağlı her şey kendiliğinden güncellenir. Ama bu güç, ancak tablo doğru kurulduğunda işe yarar. Bu derste dört alışkanlık kuruyoruz.

Birinci alışkanlık, varsayımları hesaplardan ayırmaktır.

Kerem'in tablosunda varsayım hücresi vardı ama bağlı değildi. Doğru kurulmuş bir tabloda ocak ayının tutarı 400.000 lira olarak yazılır, şubat ayının tutarı ise ocak tutarının bir artı varsayım hücresiyle çarpımı olarak formülle hesaplanır. Böylece her ay bir öncekinden ve varsayım hücresinden türetilir. Aylık yüzde 3 artışla on iki ayın toplamı, tabloyu kurmadan da hesaplanabilir; bu, tablonun doğru çalışıp çalışmadığını sınamanın bir yoludur:

Aradaki fark yaklaşık 877.000 lira:

Kerem'in bölümünün sarf bütçesi, yalnız tablonun kuruluş biçimi yüzünden, gerçekçi bir varsayımla bulunacak tutarın yaklaşık altıda biri kadar eksik hesaplanmıştı:

İkinci alışkanlık, başvuruyu doğru kurmaktır. Elektronik tabloda bir formül başka bir hücreye adresiyle başvurur. Formül aşağı ya da yana kopyalandığında, bu adres de kopyalanan yöne göre kayar. Çoğu zaman istenen budur: şubatın formülü ocağa, martın formülü şubata bakar. Ama varsayım hücresi kaymamalıdır; her ay aynı hücreye bakmalıdır.

Varsayım hücresine mutlak başvuru yapılmazsa, formül sağa kopyalandığında her ay başka bir hücreye bakar: önce varsayım hücresine, sonra onun yanındaki boş hücreye. Boş hücre sıfır sayılır ve artış ikinci aydan sonra kaybolur. Bu hata gözle görülmez; tablo hata vermez, yalnız yanlış sonuç verir.

Üçüncü alışkanlık, biçimin değeri değiştirmediğini hatırlamaktır. Bir hücre yüzde biçiminde ve ondalıksız gösteriliyorsa, içindeki 0,035 değeri ekranda yüzde 4 olarak görünür. Formül 0,035'i kullanır, ama ekrana bakarak elle hesap yapan kişi yüzde 4'ü kullanır:

Aynı şey binlik ayırıcılarda ve yuvarlamada da olur: tablo bir tutarı yuvarlayarak gösterir ama içinde tam değeri taşır. İki tablo arasında sayı kopyalarken, görünen değeri değil hücrenin değerini kopyalamak gerekir. Türkçe dil ayarlı programlarda ondalık ayırıcının virgül, binlik ayırıcının nokta olduğu ve fonksiyon adlarının Türkçe yazıldığı da unutulmamalı; başka dilde hazırlanmış bir tabloyu açarken sayılar yanlış okunabilir.

Dördüncü alışkanlık, tablonun kendini kontrol etmesidir. Bir bütçe tablosunun en altına, kalemlerin toplamını iki ayrı yoldan hesaplayan bir kontrol satırı eklenir: satırların toplamı ile sütunların toplamı aynı sayıyı vermelidir. Verilmiyorsa bir yerde bir formül bozulmuş ya da bir sayı elle yazılmıştır. Aynı mantıkla, hane bütçesinde gelirden giderler çıkarıldıktan sonra kalan tutar ile hesaptaki paranın değişimi tutmalıdır. Kontrol satırı bir hata bulmaz; hatanın varlığını haber verir.

Bunlara küçük ama sık unutulan bir beşinci alışkanlık eklenebilir: tabloya kendi kaynağını ve tarihini yazmak. Varsayım hücresinin yanına o değerin nereden geldiği ve ne zaman güncellendiği yazılırsa, altı ay sonra tabloyu açan kişi, belki de tabloyu hazırlayanın kendisi, yüzde 3'ün bir tahmin mi, geçen yılın gerçekleşmesi mi, yoksa yöneticinin istediği bir sayı mı olduğunu bilir.

Bu beş alışkanlığın amacı, tablonun her zaman doğru sonuç vermesini garanti etmek değil, yanlış sonucun fark edilmesini kolaylaştırmaktır. Elektronik tablolardaki hataların ne kadar yaygın olduğu araştırmalarla gösterilmiş bir gerçektir ve en dikkatli kurumlar bile bundan muaf değildir.

Vakalarda

Hakan ay sayısı hücresini 12'den 18'e değiştiriyor ve aylık tutar kendiliğinden 2.000 liraya iniyor. Seda en alta bir kontrol satırı ekliyor: bütün ayların ayırmalarının toplamı ile hedefin açığı aynı sayıyı vermeli. İlk denemede vermiyor; Hakan bir ayın hücresine formül yerine 3.000 yazmış ve sonra hedefi değiştirince o hücre güncellenmemiş. Kontrol satırı hatayı bir dakikada gösteriyor.

Kerem'in tablosunda formül yerine yazılmış sayılar bütün bir yılın bütçesini sabitlemişti; Hakan'ın tablosunda tek bir hücre aynı hatayı küçük ölçekte tekrarladı. İkisinde de hatayı bulan şey, hesabı iki ayrı yoldan yapan bir kontrol oldu.

Ne biliyoruz

Yaygın hatalar

Finans Defteri

Defter: Tablo sayfası: modelin konusu, varsayım hücreleri ve değerleri, iki farklı varsayımla yıllık toplam ve kontrol satırının sonucu.

Özet

1. Varsayımlar ayrı hücrelerde tutulur ve bütün hesaplar onlara formülle bağlanır; varsayımı değiştirince sonuç değişmiyorsa tablo bir sayı listesidir.
2. Varsayım hücresine mutlak başvuru yapılır; yoksa formül kopyalandığında başvuru kayar ve hata görünmeden yayılır.
3. Biçim değeri değiştirmez; elle hesapta ve kopyalamada hücrenin gerçek değeri kullanılır.
4. Bir kontrol satırı hesabı iki ayrı yoldan yapar ve tablonun bozulduğunu haber verir.
5. Her varsayımın yanına kaynağı ve son güncellendiği tarih yazılır.

Kendini sına

1. Kerem'in tablosunda varsayım hücresini değiştirdiği hâlde yıllık toplam neden değişmedi ve bu ne kadarlık bir eksikliğe yol açtı?
2. Mutlak başvuru nedir ve varsayım hücresine neden mutlak başvuru yapılır?
3. Bir hücrede 0,035 değeri ondalıksız yüzde biçiminde görünüyor. Ekrana bakarak 100.000 liranın bu oranını elle hesaplayan kişi ne bulur, formül ne bulur?

Yanıtlar

1. Çünkü aylık tutarlar formül değil, elle yazılmış sayılardı; varsayım hücresi hiçbir hesaba bağlı değildi. Aylık yüzde 3 artışla on iki ayın toplamı yaklaşık 5,68 milyon lira olmalıydı; tablo 4,8 milyon gösterdiği için bütçe yaklaşık 877.000 lira eksik kalmıştı.
2. Formül kopyalandığında kaymayan, her zaman aynı hücreyi gösteren başvurudur. Varsayım hücresine mutlak başvuru yapılmazsa formül kopyalanınca başka hücrelere bakar; boş hücreler sıfır sayılır ve artış sessizce kaybolur.
3. Ekranda yüzde 4 göründüğü için elle hesaplayan 4.000 lira bulur. Formül hücrenin gerçek değeri olan 0,035'i kullanır ve 3.500 lira bulur. Biçim yalnız gösterimi değiştirir.

Sonraki derse köprü

Modül 1 boyunca bir sayıyı dilinden çözmeyi kurduk: yüzde ve puan, artışın asimetrisi, bileşik büyüme, oran ve payda, ortalama ve medyan, nominal ve reel, endeks, grafik ve son olarak tablo. Sonraki ders Seviye 0 kontrolü: bu araçların hepsini on iki soru ve üç hesapla sınıyor ve okurun Seviye 1'e, muhasebenin diline hazır olup olmadığını gösteriyor.