Rapor yazma

Kanca

Bir oto servis zincirinde çalışıyorsun. Üç ay önce üç şubede çevrim içi randevu sistemi denendi ve pilot proje senin sorumluluğundaydı. Bölge müdürü kısa bir e-posta yazıyor: "Schicken Sie mir bitte bis Freitag einen kurzen Bericht zum Pilotprojekt. Ich muss am Montag entscheiden, ob wir es ausweiten." Sen dört sayfa yazıyorsun: ilk toplantıdan başlayıp haftalar boyunca neler olduğunu sırasıyla anlatıyorsun, sonuç ve öneri son paragrafta. Pazartesi müdürden tek bir cevap geliyor: "Danke. Was empfehlen Sie denn nun?" Rapor okunmuş, ama müdür aradığını bulamamış.

Bir iş raporu (Bericht) bir hikâye değildir; okuyanın bir karar vermesine yardım eden bir araçtır. Önceki derste bir müzakereyi yürütmeyi gördük; bir müzakerenin, bir projenin ya da bir olayın sonucu da çoğu zaman bir raporla başkalarına aktarılır. Bu derste bir iş raporunun yapısını, en önemlisini başa koyma ilkesini, bulguyu değerlendirmeden ve öneriden ayırmayı ve rapor Almancasının tipik kalıplarını ele alacağız.

Anlatım

Okur kim, ne istiyor?

Rapor yazmaya başlamadan önce iki soruyu cevapla: Bu raporu kim okuyacak ve okuduktan sonra ne yapacak? Bir bölge müdürü on raporu art arda okur ve her birinden bir karar çıkarır. Onun için önemli olan süreç değil, sonuç ve gerekçedir. Bir teknik ekip ise ayrıntıları, yöntemi ve sayıları görmek ister. Aynı proje hakkında iki farklı okura iki farklı rapor yazılabilir; en azından aynı rapor iki katmanlı kurulur.

Almanca iş raporlarında bu yüzden sık görülen bir ilke vardır: en önemlisi başa (das Wichtigste zuerst). Raporun başında yer alan kısa bir özet (Zusammenfassung ya da İngilizceden alınmış haliyle Management Summary) okura sonucu ve öneriyi birkaç cümlede verir. Okurun yalnız bu bölümü okuyup karar verebilmesi gerekir; geri kalanı, kararı sorgulamak ya da ayrıntıya inmek isteyen için oradadır.

Raporun yapısı

Tipik bir proje ya da inceleme raporu şu bölümlerden oluşur. Özet (Zusammenfassung): sonuç ve öneri, birkaç cümlede. Başlangıç durumu (Ausgangslage): sorun neydi, neden bu inceleme yapıldı. Yöntem ya da süreç (Vorgehen): ne yapıldı, ne kadar sürede, hangi verilerle. Bulgular (Ergebnisse): ne ortaya çıktı. Değerlendirme (Bewertung): bulgular ne anlama geliyor. Öneriler (Handlungsempfehlungen): ne yapılmalı. Ek (Anhang): tablolar, ayrıntılı veriler.

C1.12'deki bilimsel makalenin bölümlerine benzeyen bu düzen, bir farkla ondan ayrılır: bilimsel metin bir bilgi boşluğunu doldurur, rapor ise bir kararı hazırlar. Bu yüzden raporda "Vorgehen" genellikle kısa tutulur ve "Handlungsempfehlungen" bölümü raporun asıl amacıdır. Bir kararı değil yalnız bir durumu bildiren raporlarda, örneğin haftalık bir durum raporunda, öneriler bölümü kısalır ya da kalkar.

Bulgu, değerlendirme, öneri

Raporun en önemli dil disiplini bu üç katmanı birbirinden ayırmaktır. Bulgu (Befund) gözlenen ya da ölçülen şeydir ve tarafsız bir dille verilir: "Im Pilotzeitraum wurden 62 Prozent aller Termine online gebucht." Değerlendirme (Bewertung) bulgunun ne anlama geldiğini söyler: "Damit wurde das Ziel von 50 Prozent deutlich übertroffen." Öneri (Empfehlung) bundan çıkan eylemi adlandırır: "Wir empfehlen daher, das System auf alle Filialen auszuweiten."

Her katmanın kendine ait fiilleri ve kalıpları vardır. Bulgu için: "Es zeigte sich, dass …" (… olduğu görüldü), "Die Auswertung ergab, dass …" (Değerlendirme … olduğunu ortaya koydu). Neden için: "Dies ist darauf zurückzuführen, dass …" (Bu, … olmasından kaynaklanıyor), "Als Hauptursache wurde … ermittelt" (Ana neden olarak … belirlendi). Öneri için: "Wir empfehlen, …" (… öneriyoruz), "Es wird empfohlen, …" (… önerilir), "Es empfiehlt sich, …" (… yapılması uygun olur). Kişisiz biçimler raporu kurumsal bir sesle konuşturur; "wir" ise raporu yazan ekibin sorumluluğu üstlendiğini gösterir. İkisi de kabul görür, yeter ki bir raporun içinde tutarlı kalsın.

Bulguların arasına değerlendirme karıştığında okur neyin ölçüldüğünü, neyin yazarın yorumu olduğunu ayıramaz. "Die Kunden waren begeistert" cümlesi bir değerlendirmedir ve bir bulgu gibi sunulmuştur. Bulgu olarak yazılması gereken şey şudur: "In der Kundenbefragung bewerteten 78 Prozent der Befragten das System mit gut oder sehr gut." Rakam yoksa, gözlem yine tarafsız dille verilir: "Mehrere Kunden äußerten sich positiv über die kürzeren Wartezeiten."

Rapor dilinde zaman

Yazılı bir raporda geçmişte olan süreç, konuşmada olduğu gibi Perfekt ile değil, çoğunlukla Präteritum ile anlatılır: "Im März wurden die Mitarbeitenden geschult", "Die Testphase dauerte zwölf Wochen". Bu, B1'de gördüğün "yazıda Präteritum, konuşmada Perfekt" ayrımının iş dilindeki uygulamasıdır. Süreç anlatımında Passiv de sık kullanılır, çünkü rapor okurunun ilgisi işi yapan kişide değil, işin kendisindedir. Sonuçlar ve öneriler ise şimdiki zamana döner: "Das System ist zuverlässig", "Wir empfehlen …". Bu zaman geçişi okura bir işaret de verir: geçmiş zaman "ne oldu", şimdiki zaman "şimdi ne yapmalı" demektir.

Durum raporu ve olay raporu

Her rapor bir proje sonunda yazılmaz. Uzun projelerde düzenli durum raporları (Statusbericht) istenir; bunlarda neyin planlandığı gibi gittiği ("im Plan"), neyin geciktiği ("im Verzug") ve hangi ara hedefe (Meilenstein) ulaşıldığı kısa maddelerle verilir. Alman şirketlerinde bu raporlarda proje durumunu yeşil, sarı ve kırmızı ile gösteren bir trafik ışığı düzeni (Ampel) yaygındır. Bir iş kazası ya da bir müşteri şikâyeti gibi tek bir olayı anlatan olay raporu ise saat, yer, katılanlar ve olayın akışını sırayla ve tarafsız biçimde verir; burada yargı ve suçlama yoktur, yalnız olgu vardır.

Örnekler

Her örnekte cümlenin bulgu, değerlendirme ya da öneri katmanından hangisine ait olduğunu belirle.

Sık yapılan hatalar

Mini alıştırma

Cevaplar

1. (a) öneri (Empfehlung); (b) bulgu (Befund); (c) değerlendirme (Bewertung).
2. "Im April wurden neue Kassen installiert; anschließend wurde das Team geschult."
3. Örnek: "In der Befragung bewerteten die meisten Mitarbeitenden die neue Software positiv."
4. "Es empfiehlt sich, das System zunächst in zwei weiteren Filialen zu testen."
5. Örnek: "Das Pilotprojekt war erfolgreich: Der Anteil der Online-Buchungen lag deutlich über dem Zielwert. Wir empfehlen, das System schrittweise auf alle Filialen auszuweiten."

Özet kartı

1. Önce okur: kim okuyacak, ne karar verecek? Das Wichtigste zuerst.
2. Yapı: Zusammenfassung, Ausgangslage, Vorgehen, Ergebnisse, Bewertung, Handlungsempfehlungen, Anhang.
3. Bulgu, değerlendirme ve öneri ayrı cümlelerde; bulgu tarafsız, abartısız.
4. Kalıplar: Die Auswertung ergab, dass …; Dies ist darauf zurückzuführen, dass …; Wir empfehlen, … zu …; Es empfiehlt sich, …
5. Süreç Präteritum ve Passiv ile, sonuç ve öneri Präsens ile; "und dann" yerine "anschließend".
6. Durum raporu: im Plan, im Verzug, Meilenstein, Ampel; olay raporu: olgu var, yargı yok.

Sonraki derse köprü

Bir iş raporunda "Die Kunden hassen das System" yazılmaz, ama aynı cümle bir mola sırasında bir meslektaşa rahatlıkla söylenebilir. Aynı içerik, kime, nerede ve hangi amaçla söylendiğine göre bambaşka kelimelerle dile gelir. Yeni modülümüz dilin bu çeşitliliğini ele alıyor ve ilk durağı resmî ve gündelik dil seviyeleri: aynı düşüncenin resmî, nötr ve gündelik biçimlerini tanımak ve duruma göre aralarında geçiş yapabilmek.