Toplantı yönetme

Kanca

Bir lojistik şirketinde yeni ekip liderisin ve pazartesi sabahki haftalık toplantıyı ilk kez sen yöneteceksin. Yedi kişi masada, iki kişi ekranda. Sen "Also, dann fangen wir mal an" diyorsun ve toplantı başlıyor; ama kırk beş dakika sonra ilk gündem maddesi hâlâ bitmemiş. Bir meslektaş her konuda uzun uzun konuşuyor, ekrandaki iki kişi hiç söz almadı, kimse not tutmuyor. Toplantı bittiğinde herkes bir karar alındığını düşünüyor, ama kimin neyi ne zamana kadar yapacağı belli değil. Ertesi hafta aynı konu yeniden masada.

B2.19'da bir tartışmaya katılmayı, söz almayı ve itiraz etmeyi çalışmıştın. Toplantıyı yöneten kişi (Moderator, Moderatorin ya da Sitzungsleitung) ise başka bir dil kullanır: gündemi açar, sözü dağıtır, zamanı korur, kararı toparlar ve görevleri adlandırır. Bu derste bir toplantıyı açılıştan kapanışa kadar Almanca yönetmenin kalıplarını ve toplantının yazılı izi olan tutanağı (Protokoll) ele alacağız.

Anlatım

Açılış ve gündem

İyi bir açılış üç şeyi netleştirir: toplantının amacını, gündemi (Tagesordnung) ve rolleri. "Ich begrüße Sie herzlich zu unserer Teambesprechung" (Ekip toplantımıza hoş geldiniz) ile başlayan bir açılış, hemen ardından amacı söyler: "Heute wollen wir vor allem über die neue Tourenplanung entscheiden" (Bugün özellikle yeni sefer planlaması hakkında karar vermek istiyoruz). Almanca iş dilinde gündemin maddelerine "Tagesordnungspunkt" denir ve yazıda ile konuşmada sık sık "TOP" diye kısaltılır: "TOP 2: Urlaubsplanung".

Gündemi açılışta onaylatmak, sonradan çıkacak tartışmaları azaltır: "Gibt es Ergänzungen zur Tagesordnung?" (Gündeme eklemek istediğiniz bir şey var mı?). Eklenmesi gereken ama bugün ele alınamayacak konular için sık kullanılan bir çözüm, onları "Verschiedenes" (çeşitli, diğer konular) başlığına ya da bir sonraki toplantıya bırakmaktır. Rolleri netleştirmek de açılışın işidir: "Wer übernimmt heute das Protokoll?" (Bugün tutanağı kim tutuyor?). Zaman sınırını baştan söylemek de işe yarar: "Wir haben bis halb elf Zeit" (On buçuğa kadar vaktimiz var).

Sözü dağıtmak

Toplantı yöneticisi söz vermenin ve söz almanın kalıplarını bilmelidir. Söz vermek için: "Frau Aydın, Sie haben das Wort" (Söz sizde), "Herr Brandt hat sich zuerst gemeldet" (Önce Bay Brandt söz istedi). Birden fazla kişi söz istediğinde bir konuşma sırası (Rednerliste) tutulur: "Ich nehme Sie auf die Liste, nach Frau Aydın sind Sie dran" (Sizi listeye alıyorum, Bayan Aydın'dan sonra sıra sizde).

Hibrit toplantılarda ekrandaki katılımcılar kolayca unutulur. Onları bilinçli olarak dahil etmek yöneticinin sorumluluğudur: "Ich möchte kurz die Kolleginnen online fragen: Wie sehen Sie das?" Teknik aksaklıklar için de kalıplar vardır: "Sie sind leider noch stumm geschaltet" (Maalesef mikrofonunuz hâlâ kapalı), "Wir hören Sie nur abgehackt" (Sesiniz kesik kesik geliyor). Hiç konuşmayan birine doğrudan ama baskı kurmadan söz vermek de aynı işi görür: "Herr Öztürk, Sie arbeiten ja täglich mit dem System. Wie ist Ihre Erfahrung?"

Çok konuşan birini durdurmak en zor ama en gerekli görevdir. Almanca iş kültüründe bu genellikle bir teşekkürle ve bir yönlendirmeyle yapılır, kişiyi suçlamadan: "Vielen Dank, Herr Brandt, den Hinweis nehmen wir mit. Ich würde jetzt gern noch die anderen hören." Konuşma konunun dışına kaydığında da benzer bir yol izlenir: "Das ist ein interessanter Gedanke, gehört aber eher zu TOP 4. Können wir ihn dort aufgreifen?" Bu cümle konuyu reddetmez, ona bir yer gösterir.

Zamanı korumak

Zaman yönetimi, toplantıyı yönetenin görünmez ama en önemli işidir. Bir madde uzadığında durumu adlandırmak yeterli olabilir: "Wir haben für diesen Punkt noch zehn Minuten" (Bu madde için on dakikamız kaldı). Bir konu bugün çözülemeyecekse onu ertelemek (vertagen) bir başarısızlık değil, bir karardır: "Ich schlage vor, dass wir diesen Punkt auf die nächste Sitzung vertagen." Ayrıntılı bir konuyu küçük bir gruba devretmek de toplantıyı rahatlatır: "Können Frau Aydın und Herr Öztürk das bis Donnerstag unter sich klären?"

Karar ve görev

Bir maddeyi kapatmadan önce ne karara varıldığını açıkça söylemek, kancadaki "herkes farklı bir şey anladı" sorununun ilacıdır. "Dann halten wir fest: …" (O zaman şunu kaydedelim) ya da "Ich fasse das Ergebnis zusammen: …" (Sonucu özetliyorum) ile başlayan bir cümle, tutanağa geçecek kararı herkesin önünde söyler. Resmî toplantılarda oylama yapılır: "Wer ist dafür? Wer ist dagegen? Enthaltungen?" (Kim lehte? Kim aleyhte? Çekimser?). Sonuç da kalıplarla bildirilir: "einstimmig angenommen" (oybirliğiyle kabul edildi), "mit einer Enthaltung angenommen" (bir çekimserle kabul edildi), "mehrheitlich abgelehnt" (oy çokluğuyla reddedildi).

Her karar bir göreve dönüşmelidir ve her görevin üç parçası vardır: kim, ne, ne zamana kadar. Almanca iş dilinde bu çoğu zaman "übernehmen" ve "bis" ile kurulur: "Frau Aydın übernimmt die Abstimmung mit dem Lager bis Freitag" (Bayan Aydın depoyla koordinasyonu cumaya kadar üstleniyor). "Wer kümmert sich um …?" (… ile kim ilgilenecek?) sorusu da görevi masada sahipsiz bırakmamanın en kısa yoludur.

Kapanış kısa olur: kararları bir kez daha sıralar, bir sonraki toplantının tarihini söyler ve teşekkür eder. "Damit sind wir am Ende der Tagesordnung. Die nächste Besprechung findet am Montag, dem 14., statt. Vielen Dank für die konstruktive Diskussion." Resmî bir oturumda ise kapanış kalıbı daha törenseldir: "Ich schließe die Sitzung."

Tutanak: Ergebnis mi, Verlauf mu?

Almanca iş ve kurum hayatında iki tür tutanak ayrılır. Sonuç tutanağı (Ergebnisprotokoll) yalnız kararları, görevleri ve tarihleri kaydeder; kim ne dedi yazılmaz. Günlük ekip toplantılarında en yaygın olan budur. Süreç tutanağı (Verlaufsprotokoll) ise tartışmanın akışını da kaydeder: hangi görüşler ileri sürüldü, hangi gerekçeler verildi. Kurul toplantıları gibi sonradan kimin ne savunduğunun önemli olabileceği durumlarda tercih edilir.

Süreç tutanağında aktarılan görüşler çoğu zaman B2.11'den tanıdığın Konjunktiv I ile, dolaylı anlatım olarak yazılır: "Herr Brandt wies darauf hin, dass die Kosten zu hoch seien." Sonuç tutanağı ise kısa isim öbekleri ve şimdiki zamanla yetinir: "TOP 2: Einführung der neuen Tourenplanung ab 1. März beschlossen. Verantwortlich: Frau Aydın." C1.1'deki isimleştirme burada doğrudan işine yarar.

Örnekler

Her örnekte cümlenin toplantının hangi evresine ait olduğunu belirle.

Sık yapılan hatalar

Mini alıştırma

Cevaplar

1. Örnek: "Ich begrüße Sie herzlich zu unserer Besprechung. Heute wollen wir vor allem über den neuen Schichtplan entscheiden. Gibt es Ergänzungen zur Tagesordnung?"
2. Örnek: "Das ist ein interessanter Punkt, gehört aber eher zu TOP 5. Können wir ihn dort aufgreifen?"
3. "Der Vorschlag ist mit einer Enthaltung angenommen." (aleyhte oy olmadığı için "einstimmig" denmez; çekimser oy vardır)
4. Örnek: "Herr Öztürk, übernehmen Sie das Gespräch mit dem Kunden bis Donnerstag?"
5. (a) Ergebnisprotokoll; (b) Verlaufsprotokoll.

Özet kartı

1. Toplantıyı açarken: selam, amaç, gündem (Tagesordnung, TOP), roller (Protokoll), zaman sınırı.
2. Söz: Sie haben das Wort; Rednerliste; ekrandakileri ve sessiz kalanları bilinçli dahil et.
3. Yönlendirme: teşekkür + başkalarını dinleme isteği; konu dışı fikre "gehört eher zu TOP …" ile yer göster.
4. Zaman: kalan süreyi söyle; gerekiyorsa vertagen ya da küçük gruba devret.
5. Karar: Dann halten wir fest …; Wer ist dafür/dagegen? Enthaltungen?; görev = kim + ne + bis wann.
6. Tutanak: Ergebnisprotokoll (sonuç) ya da Verlaufsprotokoll (süreç, dolaylı anlatım); toplantı "stattfinden", "machen" değil.

Sonraki derse köprü

Bir toplantıyı yönetirken amaç ortak bir karara varmaktır; masadakiler aynı ekibin üyeleridir. Bazı görüşmelerde ise karşı taraf farklı çıkarlar taşır ve her taraf kendisi için en iyisini ister. Sıradaki dersin konusu müzakere: bir talebi gerekçelendirmek, teklif ve karşı teklif sunmak, taviz verirken karşılığını istemek ve iki tarafın da kabul edebileceği bir uzlaşmaya varmak.