Resmi e-posta ve mektup yazma

Kanca

Kiracılar toplantısında karar çıktı: avlunun bir köşesine bisiklet parkı yapılsın, geri kalanı yeşil kalsın. Öneriyi yönetim şirketine (Hausverwaltung) iletme görevi sana düşüyor. Bilgisayarın başına oturuyor ve yazmaya başlıyorsun: "Sehr geehrte Herr Braun, Ich schreibe ihnen wegen dem Hof." Tek satırda üç küçük pürüz var ve yönetim şirketindeki okurun gözü ilk bunlara takılacak.

Resmî bir Almanca yazının içeriği kadar biçimi de önemlidir. Hitap, ilk cümle, isteğin dile getirilişi ve kapanış belirli kalıplarla kurulur; okur bu kalıpları bekler ve onlardan sapan bir metni daha az ciddiye alabilir. A2.27'de hitap ve kapanış tablosunu görmüştün. Bu derste o çerçevenin içini dolduracağız: resmî bir e-postanın ya da mektubun baştan sona nasıl kurulduğunu, hangi cümlelerin hangi işi gördüğünü göreceğiz.

Anlatım

Konu satırı

Bir e-postanın ilk okunan yeri konu satırıdır (Betreff). Kısa ve bilgi taşıyan bir isim öbeği yeterlidir; tam cümle gerekmez: "Vorschlag für den Hof in der Lindenstraße 12" (Lindenstraße 12'deki avlu için öneri), "Anfrage zu einem Deutschkurs" (Bir Almanca kursu hakkında soru), "Kündigung meines Handyvertrags" (Cep telefonu sözleşmemin feshi). E-postada konu satırı kendi alanına yazılır; kâğıt mektupta ise hitaptan önce, çoğunlukla kalın yazılır ve başına "Betreff" kelimesi genellikle eklenmez.

Kâğıt mektupta ayrıca yer ve tarih yazılır; genellikle sağ üstte durur: "Köln, 26. September 2026". Günün arkasındaki nokta Almancada sayının sıra sayısı olarak okunacağını gösterir; Türkçedeki "26 Eylül" yazımında böyle bir nokta yoktur.

Hitap

Hitap kalıbı "Sehr geehrte …" ile başlar ve B1.6'daki artikelsiz sıfat çekimini izler, çünkü "geehrt" sıfatının önünde artikel yoktur. Kadına yazarken "Sehr geehrte Frau Braun", erkeğe yazarken "Sehr geehrter Herr Braun" denir. Alıcının adını bilmiyorsan "Sehr geehrte Damen und Herren" kullanılır.

Hitaptan sonra virgül konur ve metnin ilk kelimesi yeni satırda küçük harfle başlar; bu kelime bir isim ya da "Sie" değilse büyük yazılmaz. Türkçede hitaptan sonra yeni satır büyük harfle başladığı için bu kural en sık atlanan kuraldır. Doğrusu şöyledir: "Sehr geehrter Herr Braun, / ich schreibe Ihnen, weil …"

Resmî hitap "Sie" ve onun tüm biçimleri her yerde büyük harfle yazılır: "Sie", "Ihnen", "Ihr", "Ihre". Küçük harfle yazılan "sie" ya da "ihnen" artık "o" ya da "onlar" anlamına gelir. Türkçede "siz" cümle içinde küçük yazıldığı için öğrenci bu farkı kolayca kaçırır.

Giriş: neden yazıyorsun?

İlk cümle yazma nedenini açıkça söyler. En yaygın kalıplar şunlardır: "ich schreibe Ihnen, weil …" (size … nedeniyle yazıyorum), "ich schreibe Ihnen wegen des Hofes" (avlu nedeniyle yazıyorum; B1.20'deki Genitiv edatı), "ich möchte mich über … informieren" (… hakkında bilgi almak istiyorum). Bir önceki yazışmaya cevap veriyorsan şöyle başlarsın: "vielen Dank für Ihre E-Mail vom 20. September" (20 Eylül tarihli e-postanız için çok teşekkürler).

Ana bölüm: istek ya da öneri

İsteğin kendisi A2.33'teki kibar biçimlerle ve B1.17'deki "zu" mastarıyla kurulur. "Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob …" (… olup olmadığını bana bildirebilir misiniz). "Ich möchte Sie bitten, den Vorschlag zu prüfen" (Öneriyi incelemenizi rica ediyorum). "Ich würde mich freuen, wenn Sie …" (… yaparsanız sevinirim). Gerekçeyi B1.27'deki görüş kalıplarının yazılı biçimiyle verebilirsin: "Wir sind der Meinung, dass …" (… görüşündeyiz).

Resmî yazıda konuşma diline özgü kısaltmalar ve dolgu kelimeleri kullanılmaz; A2.27'deki "mal" ya da "halt" burada yer almaz. "dass" gibi bağlaçlar da düşürülmez. Paragrafları kısa tutmak ve her paragrafa tek bir işlev vermek okumayı kolaylaştırır.

Kapanış

Son paragraf bir sonraki adımı gösterir: "Ich freue mich auf Ihre Antwort" (Cevabınızı bekliyorum; kelimesi kelimesine "cevabınıza seviniyorum"), "Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung" (Sorularınız için memnuniyetle hazırım). Ardından selam kalıbı gelir: "Mit freundlichen Grüßen". Bu kalıbın sonuna virgül konmaz; altındaki satıra adın ve soyadın yazılır. Ek gönderiyorsan en alta "Anlage" (ek) ya da çoğul "Anlagen" yazılır.

Bütün bir örnek

Aşağıdaki e-posta, kancadaki görevin tamamlanmış hâlidir. Her paragrafın bir işi vardır: giriş, öneri, gerekçe, kapanış.

Betreff (e-postanın konu alanı): Vorschlag für den Hof in der Lindenstraße 12

Sehr geehrter Herr Braun,

ich schreibe Ihnen im Namen der Mieterinnen und Mieter der Lindenstraße 12. Bei unserem Treffen am 24. September haben wir über den Hof gesprochen.

Wir möchten Sie bitten, in einer Ecke des Hofes Fahrradständer aufzustellen. Der Rest des Hofes soll grün bleiben, weil die Kinder dort spielen.

Könnten Sie uns bitte mitteilen, ob dieser Vorschlag möglich ist? Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Elif Yılmaz

Örnekte "Hofes" biçimine dikkat et: "im Namen der Mieterinnen und Mieter" ve "einer Ecke des Hofes" B1.19'daki Genitiv'in yazı dilinde ne kadar doğal durduğunu gösterir. Konuşmada "von dem Hof" duyulabilir, ama resmî metinde Genitiv tercih edilir.

Örnekler

Her örnekte cümlenin yazının hangi bölümüne ait olduğunu söyle.

Üçüncü ve dördüncü örneklerde cümle küçük harfle başlıyor, çünkü hitabın virgülünden sonra gelen ilk cümle olarak yazılmıştır; "Ihnen" ise resmî hitap olduğu için büyük yazılmıştır. Beşinci örnekte "Könnten" soruyu yumuşatıyor, "ob" yan cümlesi bilgi istenen noktayı taşıyor.

Sık yapılan hatalar

Mini alıştırma

Cevaplar

1. "Sehr geehrter Herr Özdemir," "Sehr geehrte Frau Keller," "Sehr geehrte Damen und Herren,"
2. "Sehr geehrter Herr Keller, / ich möchte Sie bitten, mir die Rechnung zu schicken. / Mit freundlichen Grüßen / Can Demir" (geehrter; küçük "ich"; büyük "Sie"; kapanıştan sonra virgül yok)
3. "ich möchte mich über einen B2-Kurs an Ihrer Schule informieren."
4. "Könnten Sie mir bitte mitteilen, wann der Kurs beginnt?"
5. "Kündigung meiner Mitgliedschaft im Fitnessstudio"

Özet kartı

1. Betreff: kısa isim öbeği, tam cümle değil.
2. Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrte Damen und Herren, (artikelsiz sıfat çekimi).
3. Hitaptan sonraki ilk kelime küçük harf (isim ya da Sie değilse).
4. Sie, Ihnen, Ihr, Ihre her yerde büyük harf.
5. İstek: Könnten Sie …? / Ich möchte Sie bitten, … zu … / Ich würde mich freuen, wenn …
6. Kapanış: Ich freue mich auf Ihre Antwort. → Mit freundlichen Grüßen (virgülsüz) → ad soyad.

Sonraki derse köprü

Yönetim şirketinden bir hafta geçmesine rağmen cevap gelmediğini düşün. Bu durumda telefonu eline alır ve aynı meseleyi sözlü olarak anlatırsın. Telefonda yazının kalıplarından farklı bir düzen işler: kendini tanıtmak ("Hier spricht …", "Mein Name ist …"), aradığın kişiye bağlanmayı istemek, adını harf harf söylemek ve konuşma sonunda neyin kararlaştırıldığını tekrar etmek. Sıradaki derste karşındakinin yüzünü görmeden, yalnızca sese dayanarak nasıl anlaşılır konuşulacağını ele alacağız.