Fırsat: olumlu risk

Sahadan bir an

Pazartesi, geçiş günü, öğleden sonra üç. Eski alanın son rafları yeni holün köşesine dizilmiş; Erol forkliftten inip Ilgın'ın yanına geliyor. Kenan Bey de oradan geçiyor.

Erol: Bu hızla raflar yarın sabah biter. Forkliftin ikinci günü boşa mı ödenecek? Erken götürsek firma bir şey iade eder mi?

Ilgın: Yarın raf iadesi var, Gülşen'in işi. Forklift orada lazım.

Erol: Rafları alacak araç ondan önce gelirse, sekizde biter. Ya da rafları bu akşam ben yüklerim, bir buçuk saat sürer.

Kenan Bey: Kiralama firmasını tanırım. Erken iadede ne yaptıklarını sorayım.

Ilgın: Risk kaydımızda dokuz satır var, hepsi kötü şeyler. Bunu hiçbirimiz aramadık.

Kenan Bey: Aramadık, çünkü bir şeyin iyi gidebileceğini kimse yazmaz.

Erol'un fikri küçük, belki birkaç bin lira. Ama Ilgın'ın fark ettiği şey büyük: bir haftadır süren risk çalışmasının hiçbir adımı olumlu bir sapma aramadı. 12.1'de riskin iki yönlü olduğu yazılmış, kur satırında olumlu yön de not edilmişti; ama listeyi oluştururken, puanlarken, yanıt seçerken ekip hep tehditlere baktı. Bu ders, olumlu sapmaların nasıl aranacağını ve onlara hangi yanıtların verileceğini soruyor.

Kavram

Fırsat, gerçekleşirse bir hedefe olumlu etki edecek bir risktir ve tehditler gibi aranmayı, yazılmayı ve bir yanıtla yönetilmeyi bekler; aranmadığında ancak tesadüfen yakalanır.

Erol'un fikri üç parçalı kalıba girebiliyor. Geçiş planlanandan hızlı ilerlediği için, raf iadesi yarın sabah erken bitebilir; bu da kiralık forkliftin erken iadesine ve ikinci günün kirasının bir kısmının geri alınmasına yol açar. Neden kesin, olay belirsiz, etki olumlu. Bu bir fırsat cümlesi.

Kenan Bey'in telefonundan bilgi geliyor: firmanın yarın sabah forklift isteyen başka bir müşterisi var. Forklift saat dokuzdan önce dönerse, firma onu o müşteriye verip ikinci günün kirasının yarısını, iki bin iki yüz elli lirayı, geri ödeyecek. Ilgın'ın önünde dört seçenek var; her biri 12.6'daki tehdit yanıtlarından birinin aynası.

Erol'un ikinci önerisi bu: rafları bu akşam o yükler, yarın sabah forkliftin işi kalmaz, iade kesinleşir. Ama bunun bir bedeli var. Erol ve yanına gerekecek Fikret bir buçuk saat mesai yapacak; iki kişi, bir buçuk saat, mesai ücretiyle toplam iki bin yirmi beş lira. Kazanç iki bin iki yüz elli; fark yalnızca iki yüz yirmi beş lira. Ve günün sonunda yorgun iki kişi raf yükleyecek; bu da 12.6'daki anlamıyla bir ikincil risk.

Kiralama firmasının teklifi bir paylaşma. Firma forklifti başka bir müşteriye kiralayarak fırsatın büyük kısmını kendisi değerlendiriyor ve kazancın yarısını fabrikaya bırakıyor. Fabrika tek başına bu değeri yaratamazdı; forklifti başkasına kiralamak onun işi değil. Paylaşma, fırsatı yaratabilen tarafı ortak yapıyor.

Erol'un ilk önerisi bir büyütme: rafları alacak araç saat ondan önce gelirse, iş sekizde biter. Gülşen aracı gönderen birimi arıyor; araç saat yedi buçukta gelebilir. Bu, fırsatın olasılığını artırıyor ve hiçbir mesai gerektirmiyor. Gülşen'in tahminine göre aracın gerçekten yedi buçukta gelme olasılığı yüzde yetmiş; o zaman beklenen kazanç yaklaşık bin beş yüz yetmiş beş lira, bedeli sıfır.

Dördüncü seçenek, fırsatı fark edip bir şey yapmamak: araç ne zaman gelirse gelsin, iş erken biterse iade edilir. Küçük fırsatlar için bu makul bir tercih, ve 12.6'daki kabulün aynası.

Ilgın büyütme ile paylaşmayı birlikte seçiyor: araç öne çekiliyor, firma ile anlaşma yapılıyor, mesai yapılmıyor. Kullanma reddedildi, çünkü net kazancı küçük ve bir ikincil risk taşıyor. Karar risk kaydına bir fırsat satırı olarak giriyor: sahibi Kenan Bey, eylem sahibi Gülşen, tetikleyici yarın sabah sekiz buçukta rafların yüklenmiş olması.

Bu karar küçük, ama arkasındaki ders büyük. Ilgın kaydı yeniden tarıyor ve her tehdit satırının arkasında bir olumlu yön arıyor. Bir tane daha buluyor: konum kodu değiştiğinde, bilgi işlem aynı değişikliği tablet formuna da uygulayabilir; tablet projesinin bir sonraki adımı bir hafta öne gelebilir. Onu da Burak'a soruyor.

Perde arkası

Müfredat bu dersi, fırsatları risk sürecine katmayı öneren bir makaleye dayandırıyor. Makalenin dergi künyesi kaynak dizininden doğrulandı; içeriği, yazarın aynı başlıkla 2001 yılındaki bir konferansta sunduğu ve kendi sitesinde yayımladığı metnin arşivlenmiş kopyasından okundu. Yanıtların tanımları PMI'ın sözlüğünden.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın'ın akşamüstü Recep Bey'e yazdığı kısa not.

Zayıf sürüm

Konu: forklift.

Not: Erol iş erken biterse forklifti yarın erken iade edebileceğimizi söyledi. Bir bakarız; olursa iyi olur.

Durum: risk kaydında değil, ayrıca takip edilecek.

Zayıf sürüm fırsatı kaçırmıyor; not edilmiş ve iyi niyetle aktarılmış. Ama bir yanıt seçilmemiş. "Bir bakarız" ile fırsat, kendi hâline bırakılmış; ve kaydın dışında tutulduğu için kimsenin sorumluluğunda değil. Hangi seçeneklerin konuşulduğu, kimin bir şey yapacağı, kazancın ne kadar olabileceği yazılmamış. Recep Bey bu notu okuyup ne bir karar verebilir ne de bir şey sorabilir. Notun en dikkat çekici satırı sonuncusu: fırsat, tehditlerle aynı kayda girmeye layık görülmemiş.

Güçlü sürüm

Fırsat: geçiş hızlı ilerlediği için raf iadesi yarın erken bitebilir; forklift saat dokuzdan önce dönerse kiralama firması ikinci günün yarısını, iki bin iki yüz elli lirayı iade ediyor.

Yanıt, büyütme ve paylaşma: Gülşen rafları alacak aracı yedi buçuğa çekti; firma ile erken iade anlaşması yapıldı. Olasılık Gülşen'e göre yaklaşık yüzde yetmiş; beklenen kazanç yaklaşık bin beş yüz yetmiş beş lira, bedeli yok.

Reddedilen, kullanma: bu akşam iki kişi bir buçuk saat mesaiyle raf yüklemek; mesai iki bin yirmi beş lira, net kazanç iki yüz yirmi beş, yorgunlukla yükleme riski.

Kayıt: fırsat satırı olarak girdi; sahibi Kenan Bey, eylem Gülşen, tetikleyici yarın sekiz buçukta raflar yüklenmiş mi.

Güçlü sürüm fırsatı bir tehditle aynı ciddiyetle yazıyor: üç parçalı cümle, seçilen yanıtın türü, bedeli, olasılığı ve kayıttaki yeri. Reddedilen seçenek de neden reddedildiğiyle duruyor; Recep Bey mesaiyi onaylamak isteseydi sayıları önünde görürdü. Tetikleyici, yarın sabah fırsatın gerçekleşip gerçekleşmediğini kimin, ne zaman göreceğini söylüyor. Kusursuz değil: yüzde yetmiş Gülşen'in tahmini ve dayanağı yazılmamış.

Bağlam notu

Belirsizlik nerede sorusu fırsat aramaya başlamanın en kolay yolu. Kayıttaki her tehdit bir belirsizliğe dayanıyor ve belirsizliğin çoğu zaman iki ucu var: kur artabilir ya da düşebilir, iş uzayabilir ya da erken bitebilir, bir tedarikçi geç gelebilir ya da erken. Tehdit satırını yazarken öbür ucu da sormak, fırsatların çoğunu bulmaya yeter. Hillson'un gözlemi burada önemli: risk toplantılarında insanlar alışkanlıkla olumsuz şeyler arar ve olumlu bir sapmayı söylemek, toplantının havasına aykırı düşer. Bu yüzden fırsat aramayı ayrı bir soru olarak, belki ayrı bir turda sormak gerekebilir. Bir uyarı da var: fırsat aramak, iyimserliğe kapı açabilir. Bir fırsat, ancak bir yanıtı ve bir sahibi olduğunda tahminlere yansımalıdır; yalnızca umut edilen bir kazanç, bütçeye ya da takvime erkenden yazılmamalıdır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende iyi giden bir şeyi, gerçekleşmeden önce fark edip ona bir yanıt verdiğin oldu mu?

Kapanış

1. Fırsat olumlu yönlü bir risktir; tehditlerle aynı süreçte aranır, aynı kalıpla yazılır ve aynı kayda girer, yoksa ancak tesadüfen yakalanır.
2. Fırsatlara verilen yanıtlar tehdit yanıtlarının aynasıdır: kullanma fırsatı kesinleştirir, paylaşma onu değerlendirebilecek bir ortakla bölüşür, büyütme olasılığını ya da etkisini artırır, küçük fırsatlar bilerek bırakılabilir.
3. Fırsatı kesinleştirmek her zaman en iyi yanıt değildir; yanıtın bedeli ve doğurduğu ikincil riskler kazançla birlikte tartılır, ve kazanç bir yanıtı olmadan tahminlere yazılmaz.

Beş soru

1. Erol'un "rafları bu akşam ben yüklerim" önerisi hangi yanıt türü ve Ilgın neden onu seçmedi?
2. Kiralama firmasının erken iade teklifi neden bir paylaşma örneği?
3. Bir belediye, bir parkın aydınlatma yenilemesinde lamba tedarikçisinin yıl sonu kampanyası olabileceğini öğreniyor. Kampanya olursa birim fiyat düşecek. Belediye bu fırsata hangi yanıtları verebilir?
4. Bir yazılım ekibinin risk toplantılarında yalnızca tehditler çıkıyor. Ekip lideri fırsatları da aramak istiyor. Toplantıda neyi değiştirebilir?
5. Bir proje yöneticisi, bulduğu üç fırsatın toplam kazancını şimdiden bütçeden düşmek istiyor. Ne söylersiniz?

Yanıtlar

1. Kullanma: fırsatın gerçekleşmesini kesinleştiriyor. Ilgın seçmedi, çünkü iki kişinin bir buçuk saatlik mesaisi iki bin yirmi beş lira tutuyordu ve kazanç iki bin iki yüz elliydi; net iki yüz yirmi beş lira ve günün sonunda yorgun bir ekiple yükleme riski. Bedelsiz bir büyütme daha iyiydi. Kesinleştirmek çekici, çünkü belirsizliği bütünüyle ortadan kaldırır; ama bedelini kazançla tartmak gerekir.
2. Çünkü fırsatın asıl değerini yaratabilecek taraf firmanın kendisi: forklifti başka bir müşteriye kiralayabilecek olan o. Fabrika bu değeri tek başına yaratamaz; firma ile kazancı bölüşerek, yani firmayı ortak yaparak, fırsatın bir kısmını alıyor. Bu, tehditteki aktarmanın aynası: orada bedel, burada kazanç üçüncü bir tarafla bölüşülüyor. Paylaşmayı bir kayıp gibi görmek çekici, çünkü kazancın yarısı gidiyor; ama öbür yarısı paylaşmadan hiç gelmezdi.
3. Kullanma: siparişi kampanya dönemine denk gelecek şekilde planlamak, gerekirse takvimi buna göre ayarlamak. Paylaşma: komşu bir belediyeyle ortak alım yaparak kampanyadan daha büyük indirim almak. Büyütme: tedarikçiyle erken görüşüp kampanya koşullarını öğrenmek ve teklif için hazır olmak. Bırakma: kampanya olursa yararlanmak, olmazsa planı değiştirmemek. Kampanyayı kesin sayıp bütçeyi ona göre küçültmek çekici, ama henüz bir yanıtı yok.
4. Fırsat aramayı ayrı bir soru ya da ayrı bir tur olarak sorabilir: her tehdit satırından sonra "bunun iyi yönde sonuçlanması ne demek?" diye. Ya da önce herkesin tek başına olumlu sapmaları yazdığı birkaç dakika ayırabilir. Risk toplantılarının havası olumsuzluğa yatkın; fırsat söylemek orada aykırı düşer. Aynı soruyu "risk var mı?" diye sormaya devam etmek çekici, ama alışkanlık hep aynı cevapları getirir.
5. Henüz erken. Bir fırsat, ancak bir yanıtı, bir sahibi ve makul bir olasılığı olduğunda tahminlere yansıtılabilir; ve o zaman bile tamamı değil, beklenen değeri ya da gerçekleştiği anda gelecek tutarı. Üç fırsatı şimdiden düşmek, gerçekleşmezlerse bütçeyi açıkta bırakır ve iyimser bir bütçe yaratır. Fırsatları bütçeye yazmak çekici, çünkü projeyi daha iyi gösterir; ama umut bir tahmin değildir.

Sonraki derse köprü

Akşam Haluk Bey'e kısa bir mesaj yazan Ilgın, kaydın artık on satır olduğunu, dokuz tehdit ve bir fırsat, söylüyor. Haluk Bey'in cevabı bir soru: "Bu on satırın hepsi aklına gelenler. Hiç kimsenin aklına gelmeyen, gelse de olasılık vermeyeceğiniz bir şey olursa?" 12.9, kimsenin öngörmediği, etkisi çok büyük olaylara ve ortalamayla planlamanın kalın kuyruklu risklerde neden çöktüğüne bakıyor.