Risk kaydı ve sahiplik

Sahadan bir an

Pazartesi, geçiş günü, saat onu çeyrek geçe. Yeni ölçüm masasının başında Selma, tabletinde giriş kontrol ekranı açık. Ilgın gösterimden yeni dönmüş.

Selma: Sabahtan beri üç kontrol girdim. Ekranda yer olarak hâlâ eski alan yazıyor.

Ilgın: Saat ona kadar kod değişmezse kâğıda geçecektik. Kimse sana söylemedi mi?

Selma: Kim söyleyecekti? Ben Burak'ın değiştirdiğini sanıyordum.

Ilgın: Ben de saat onda birinin bakacağını sanıyordum. Plan vardı, ama planın başında kimse yoktu.

Selma: Şimdi ne yapıyorum?

Ilgın: Bundan sonrakileri kâğıda yaz. İlk üçü için Burak'a ayrı bir not düşüyorum; onlar artık bir düzeltme işi.

Ilgın'ın 12.6'daki geri dönüş planı doğruydu: tetikleyecek saati de, devreye girecek önlemi de yazmıştı. Eksik olan tek şey, saat onda o saatin geldiğini fark edip planı başlatacak kişiydi. Aynı sabah başka bir yanıt ise kusursuz çalıştı: telefonu açmayan yeni şoför saat onda eski kapıya yanaştı, Fikret yükü indirtmeden onu yeni kapıya yönlendirdi. Fark, Fikret'e bir talimat verilmiş olmasıydı. Bu ders bir riskin kayda nasıl yazılacağını ve her satırın başına kimin, ne zaman bakacağını nasıl bağlayacağını soruyor.

Kavram

Bir risk kaydı, her riskin yanında onu izleyecek kişiyi, harekete geçme işaretini ve bir sonraki bakış tarihini yazdığında bir yönetim aracına dönüşür; bunlar olmadan iyi yazılmış bir liste olarak kalır.

Ilgın'ın elindeki kayıt, 12.2'den bu yana adım adım biriken satırlardan oluşuyor: üç parçalı risk cümlesi 12.3'ten, olasılık ve etki 12.4 ile 12.5'ten, yanıt 12.6'dan. Ama hiçbir satırda kimin baktığı yazmıyor. Recep Bey sabah dokuzda iki soru sormuştu: Fikret öğle paydosuna çıkınca eski kapıya kim bakacak ve konum kodunun değişip değişmediğini kim söyleyecek? İki soru da aynı boşluğu gösteriyordu.

İki rol farklı işler görüyor. Şoför riskinin sahibi Kenan Bey: tedarikçilerle ilişki onun, şoförleri tanıyan o, yanıtı değiştirmek gerekirse kararı o verir. Ama eski kapıda bekleyen Fikret; o eylem sahibi. Fikret öğle paydosunda kapıdan ayrılınca kayıtta bir boşluk açılıyor; bunu kapatmak eylem sahibinin değil, risk sahibinin işi. Kenan Bey on ikiden bire kadar depodan Hasan'ı kapıya veriyor.

Konum kodu riskinin tetikleyicisi doğru yazılmıştı: saat onda kod hâlâ eskiyse. Ama tetikleyici kendiliğinden işlemez; birinin saat onda ekrana bakması gerekir. Ilgın tetikleyiciyi bir kişiye bağlıyor: Selma her vardiya başında ve saat onda ekrandaki yer bilgisine bakacak, değişmemişse kâğıda geçip Ilgın'a haber verecek. Sahibi ise Burak, çünkü kodu değiştirecek olan o.

Selma'nın kâğıt formu bir geri dönüş planıydı ve plan kendisi doğruydu. Bu sabah görülen, bir geri dönüş planının üç parçaya muhtaç olduğu: neyin onu başlatacağı, kimin başlatacağı ve kimin uygulayacağı. Ilgın'ın planında birincisi ve üçüncüsü vardı, ikincisi yoktu.

Kayda bir sütun daha ekleniyor: gözden geçirme tarihi. Kur riski 12.6'da aktarıldı ve kapandı; yine de kayıtta, kapanma tarihi ve nedeniyle birlikte duruyor. Şoför riskinin gözden geçirme tarihi yarın sabah, tedarikçilerin ikinci teslimatından sonra; iki gün üst üste sorun çıkmazsa risk kapanacak. Masa titreşimi riskinin tarihi her cuma, Necati Usta'nın kontrolüyle. Bütün kayıt, 1.1'den beri süren salı sabahı on beş dakikalık toplantıda, yalnızca tarihi gelmiş satırlarla birlikte okunacak.

Selma'nın eski kodla girdiği üç kayıt ise artık bir risk değil, bir sorun. 12.1'deki ayrım burada iş görüyor: o üç kayıt sorun kaydına, sahibi Burak ve kapanış tarihi çarşamba olarak giriyor. Risk kaydındaki satır kalıyor, çünkü kod hâlâ değişmedi ve her yeni kontrol için risk sürüyor.

Perde arkası

Müfredat bu dersi uygulayıcı literatürüne dayandırıyor. Tanımlar PMI'ın sözlüğünden; sahiplik ve düzenli gözden geçirme ilkeleri, 12.2'de de kullanılan İngiltere Hazinesi'nin risk yönetimi rehberinden okundu. Her satıra sahip, tetikleyici ve tarih bağlamak, bu tanımlardan çıkan bir uygulamadır; etkisini ölçen bir araştırma okunmadı.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Konum kodu riskinin kayıttaki satırı, sabah yedide ve öğleden sonra.

Zayıf sürüm

Risk: Yazılımdaki yer bilgisi eski alanı gösterdiği için kontroller yanlış yere yazılabilir.

Yanıt: Risk kabulü; saat ona kadar değişmezse kâğıt forma geçilir.

Durum: Burak'ın ekibinde; izleniyor.

Zayıf sürüm 12.3 ve 12.6'nın bütün kazanımlarını taşıyor: risk cümlesi düzgün, yanıtın türü belli, geri dönüş planı ve tetikleyicisi yazılı. Eksik olan, planı işletecek insanlar. "İzleniyor" kimin izlediğini söylemiyor; saat onda kimin ekrana bakacağı belli değil; Selma'nın bu plandan haberi olup olmadığı belli değil. Bir sonraki bakışın ne zaman yapılacağı da yok. Bu satır, bu sabah olduğu gibi, herkesin bir başkasının baktığını sandığı bir satır.

Güçlü sürüm

Risk: Yazılımdaki yer bilgisi eski alanı gösterdiği için, kod değişikliği gecikirse yeni yerde yapılan kontroller sistemde yanlış konuma düşer.

Sahip: Burak (kodu değiştirecek kişi). Tetikleyiciye bakan ve eylem sahibi: Selma, her vardiya başında ve saat onda ekranı kontrol eder.

Tetikleyici ve geri dönüş planı: kontrol anında yer bilgisi eskiyse Selma kâğıt forma geçer ve Ilgın'a yazar; Burak kod değişince kâğıttakileri aktarır.

Gözden geçirme: her gün saat onda, kod değişene kadar; kapanınca tarihiyle kayıtta kalır. Bağlantılı sorun: bu sabah eski kodla girilen üç kayıt, sorun kaydında, sahibi Burak, kapanış çarşamba.

Güçlü sürüm aynı riski aynı yanıtla taşıyor, ama bir boşluğu kapatıyor: her parçanın başında bir ad var. Sahip ile tetikleyiciye bakan kişi ayrılmış, çünkü kodu değiştiren kişi sabah ekranın başında değil. Gözden geçirme tarihi riskin doğasına göre seçilmiş, her gün, ve kapanma koşulu yazılmış. Bu sabahki sorun ayrı bir yerde, ama riskle bağlantısı kurulmuş. Kusursuz değil: Selma'nın vardiya dışındaki saatlerde, akşam vardiyasında kimin bakacağı yazılmamış; Hakan'ın ekibi de giriş kontrolü yapıyorsa, aynı boşluk akşam açılır.

Bağlam notu

Bir risk kaydının en sık düştüğü tuzağı, pusuladaki Değer kimin için? sorusu açığa çıkarır. Kayıtlar çoğu zaman bir denetime ya da bir onay toplantısına hazırlanır; o zaman değer, kaydı okuyacak denetçi için üretilir ve kayıt eksiksiz, renkli ve uzundur. Oysa bir kaydın asıl okuru, sabah ekranın başındaki kişidir: Selma'nın bu kayıttan tek bir şey öğrenmesi gerekiyordu, saat onda ekrana bakmak. Bir kayıt, en çok onu kullanacak kişi için yazıldığında işe yarar; bu, çoğu zaman daha kısa satırlar ve her satırda bir ad demektir. Kaydın büyüklüğü de bir uyarıdır. Dokuz risk ve on beş dakikalık bir salı toplantısı, her satırın gerçekten okunabileceği bir oran. Yüz satırlık bir kayıt ve aynı on beş dakika, satırların çoğunun sahibinin bile okumadığı bir kayıt demektir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende yazılı bir planın, başında kimse olmadığı için işlemediği son an hangisiydi?

Kapanış

1. Bir risk kaydı, her satırın yanına sahibini, harekete geçme işaretini ve bir sonraki bakış tarihini yazdığında bir yönetim aracına dönüşür.
2. Risk sahibi ile eylem sahibi farklı roller oynar: biri riski izler ve yanıtı değiştirir, öteki yanıtın adımını uygular; bir geri dönüş planı, tetikleyiciye kimin bakacağı yazılmadıkça işlemez.
3. Kayıt en çok onu kullanacak kişi için yazıldığında işe yarar ve ancak düzenli, tarihi gelmiş satırlarla okunduğunda canlı kalır; gerçekleşen riskler sorun kaydına geçer.

Beş soru

1. Konum kodu için geri dönüş planı vardı ve doğruydu. Bu sabah neden işlemedi?
2. Bir derneğin gıda bankasında risk kaydının bütün satırlarında sahip olarak dernek başkanının adı yazıyor. Bu kayıtta ne sorun olabilir?
3. Bir yazılım ekibi sürüm çıkışı için "canlıda hata oranı yükselirse önceki sürüme dön" diye bir geri dönüş planı yazdı. Bu planı işler hâle getirmek için neler eklenmeli?
4. Bir okul kantininin yeniden ihale edilmesi projesinde risk kaydı her ay toplantıda baştan sona okunuyor; toplantı iki saat sürüyor ve kimse sonuna kadar dikkat edemiyor. Ne değiştirilebilir?
5. Fikret'in eski kapıdaki yönlendirmesi işe yaradı ve şoför riski gerçekleşmedi. Bu risk kayıttan silinmeli mi?

Yanıtlar

1. Çünkü planın üç parçasından biri eksikti. Tetikleyici yazılıydı, saat on; planı uygulayacak kişi belliydi, Selma; ama saat onda ekrana bakıp planı başlatacak kişi atanmamıştı. Selma Burak'ın değiştirdiğini, Ilgın birinin bakacağını sandı. Planın doğruluğuna güvenmek cazip, çünkü kâğıtta eksiksiz duruyordu.
2. Bütün risklerin tek bir kişinin adına yazılması, risklerin pratikte sahipsiz kalması demek olabilir. Başkan her riski en yakından gören kişi değil; soğuk zincir riskini depo gönüllüsü, bağış azalmasını bağış sorumlusu daha erken görür. Her riskin sahibi, onu izleyip yanıtı başlatabilecek kişi olmalı; başkan kaydın düzenini sağlayabilir. Tek ad çekici, çünkü sorumluluğun kimde olduğu tartışılmaz görünür.
3. Tetikleyicinin ölçülebilir tanımı: hangi hata oranında, hangi süre boyunca. O ölçüye kimin, hangi araçla baktığı. Geri dönüşü kimin başlatacağı ve kimin onayının gerektiği. Geri dönüşün nasıl yapılacağı ve ne kadar süreceği. "Hata oranı yükselirse" bir niyet; tetikleyicinin sayısı ve başındaki kişi yazılmadıkça plan, gece yarısı kimin karar vereceği tartışmasına dönüşür.
4. Kaydı her toplantıda baştan sona okumak yerine yalnızca gözden geçirme tarihi gelmiş satırları, yeni eklenenleri ve durumu değişenleri okumak. Her satırın bir gözden geçirme tarihi olursa toplantı kısalır ve dikkat gerçekten bakılması gereken satırlara gider. Bütün kaydı okumak çekici, çünkü hiçbir şeyin atlanmadığı hissini verir; ama dikkatin tükendiği bir okumada satırlar fiilen atlanır.
5. Silinmemeli, ama durumu değişmeli. Yarın sabah ikinci teslimat da sorunsuz geçerse risk kapanır; kapanma tarihi ve nedeniyle kayıtta kalır. Böylece bir sonraki benzer işte, örneğin tam taşınmada, hangi yanıtın işe yaradığı kayıttan okunabilir. Gerçekleşmeyen riski silmek çekici, çünkü kayıt kısalır; ama başarılı bir yanıtın izi de silinir.

Sonraki derse köprü

Öğleden sonra üçte Erol, Ilgın'ın yanına geliyor: "Raflar bitti, kamyonlar bitti. İş böyle giderse yarın öğlene kalmaz. Forklift iki günlüğüne kiralık; yarın sabah iade edersek bir günün parası geri gelir mi?" Kayıttaki dokuz satırın hiçbiri böyle bir şeyi aramıyordu; hepsi tehditti. 12.8, olumlu riskleri, yani fırsatları ve onlara verilen yanıtları ele alıyor: fırsatı kullanmak, paylaşmak ve büyütmek.