Risk yanıtları

Sahadan bir an

Pazartesi, geçiş günü, sabah yediyi çeyrek geçe. Holün yeni giriş kapısında Ilgın, Recep Bey ve Kenan Bey. Cumartesi denemesinde vana hafifçe kaçırdı; Necati Usta pazar sabahı contayı değiştirdi ve hat şimdi tam yükte sessiz çalışıyor.

Recep Bey: Vana tamam. Şoför riskine ne yapıyoruz? Tedarikçiyi mi değiştirelim, şoförü mü uyaralım, kapıya birini mi koyalım?

Kenan Bey: Tedarikçiyi değiştiremeyiz, bu sabah üç kamyon geliyor. Dün akşam hepsini aradım, şoför adlarını aldım, yeni kapıyı söyledim. Biri telefonu açmadı.

Ilgın: Açmayan İsmail Usta'nınki mi?

Kenan Bey: Hayır, o açtı. Öbür tedarikçinin yeni şoförü.

Recep Bey: O zaman eski kapıya birini koyalım. Erol'u mu?

Ilgın: Erol birazdan gösterimi yapacak, sonra bütün gün yeni kapıda kamyonları boşaltacak. Onu eski kapıya gönderirsek yeni kapı forkliftsiz kalır. Eski alanda bugün zaten biri var: Fikret, temizlikte.

Recep Bey'in sorusunda üç ayrı yanıt saklı: riskin kaynağını ortadan kaldırmak, riskin olasılığını düşürmek, riskin etkisini başkasına geçirmek. Kenan Bey'in dün akşamki telefonları bir yanıttı ve riskin bir kısmını zaten küçülttü. Ilgın'ın Erol itirazı ise bir yanıtın kendi riskini doğurabileceğini gösteriyor. Bu ders, bir riske verilebilecek yanıt türlerini ve aralarında gerekçeli seçim yapmayı soruyor.

Kavram

Bir tehdide verilecek yanıt, tehdidi ortadan kaldırmak, başkasına geçirmek, olasılığını ya da etkisini küçültmek ya da bilerek taşımak arasında, maliyeti ve doğurduğu yeni risklerle birlikte seçilir.

Ilgın listesindeki tedarikçi gecikmesi riskine kaçınmayla yanıt veriyor. Risk şuydu: düzenli geç gelen tedarikçinin kamyonu öğleden sonraya kalırsa forklift gösterimiyle çakışır. Cuma akşamı gösterimin saatini değil sırasını değiştirdi: gösterim, ilk kamyondan önce, saat yedi buçukta yapılıyor. Kamyon ne zaman gelirse gelsin çakışma olmuyor. Bu yanıtın bedeli küçük, Erol'un yarım saat erken gelmesi, ve risk ortadan kalkıyor.

Kur riski bu sabah aktarıldı. 11.9'da Kenan Bey tedarikçiden hava hattı malzemesi için liradan sabit fiyat istemişti; cuma günü cevap geldi: kabul, ama yüzde üç ekleyerek. On sekiz bin lira, on sekiz bin beş yüz kırk lira oldu. Recep Bey bu beş yüz kırk lirayı ödemeyi seçti: kesin ve küçük bir maliyet, belirsiz ve iki yönlü bir sapmanın yerine geçti. Olasılık rezervindeki dördüncü satır kapandı; beş yüz kırk lira kalemin kendisine eklendi, kalan bin iki yüz altmış lira yönetim rezervine, Recep Bey'in payına döndü. Aktarma riski ortadan kaldırmadı; kurun ne yapacağı hâlâ belirsiz, ama artık bu belirsizliğin bedelini tedarikçi taşıyor.

Şoför riskine verilen yanıt azaltma. Kenan Bey'in telefonları olasılığı düşürdü: üç şoförden ikisi yeni kapıyı biliyor. Kalan olasılık için ikinci bir önlem gerekiyor. Recep Bey Erol'u eski kapıya koymayı önerdi; ama Erol bugün yeni kapıda kamyonları boşaltacak forkliftin başında, Cemal ise hattın beslemesinde. Onu eski kapıya göndermek, yeni bir risk doğururdu.

Yeni kapı forkliftsiz kalırsa, doğru kapıya gelen kamyonlar beklemeye başlar; eski kapı sorununu çözen önlem, yeni kapıda bir sorun yaratırdı. Ilgın başka bir çözüm öneriyor. Fikret bugün zaten eski alanda, temizlik yapıyor. Ona tek bir talimat veriliyor: eski kapıya bir kamyon yanaşırsa, yükü indirtmeden şoförü yeni kapıya yönlendirmek. Kapıya bir de yönlendirme levhası asılıyor. Bu yanıtın neredeyse hiç bedeli yok ve yeni bir risk doğurmuyor.

Konum kodu riski kabul ediliyor, ama bir planla. Kod değişikliği Burak'ın ekibinde, talep formu cuma gönderildi; Ilgın'ın değişikliği hızlandırma yetkisi yok. Recep Bey bilgi işlem müdürüne bir not yazıyor; bu, riskin sahipliğini ekibin yetkisinin dışındaki bir kademeye taşımak, kendi başına bir yanıt türü. Ilgın'ın tarafında kalan ise bir geri dönüş planı: kod saat ona kadar değişmezse, Selma yeni alandaki kontrolleri kâğıt forma yazar, Burak kod değiştikten sonra kayıtları aktarır. Kabul burada bir şey yapmamak değil; risk gerçekleşirse ne yapılacağının önceden kararlaştırılması.

Dört yanıt dört ayrı riske verildi ve her birinin seçimi bir gerekçeye dayanıyor. Kaçınma, ucuz ve kökten bir çözüm olduğu için tedarikçi gecikmesine. Aktarma, kur hareketi ekibin kontrolünde olmadığı ve tedarikçi bedelini makul tuttuğu için kura. Azaltma, riskin kaynağı değiştirilemediği ama olasılığı düşürülebildiği için şoföre. Kabul, ekibin yetkisi dışında kalan ve etkisi bir geri dönüş planıyla sınırlanabilen konum koduna.

Perde arkası

Müfredatın gösterdiği PMBOK 6. baskı açılmadı. Yanıt türlerinin tanımları, ikincil risk ve kalan risk tanımlarıyla birlikte, PMI'ın sözlüğünden okundu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın'ın sabah sekizde Recep Bey'e gönderdiği yanıt notunun iki biçimi.

Zayıf sürüm

Şoför riski: dikkat edilecek; tedarikçiler arandı.

Konum kodu: Burak'a iletildi, takip ediliyor.

Tedarikçi gecikmesi: gerekirse gösterim kaydırılır.

Kur: tedarikçiyle konuşuldu.

Zayıf sürümün her satırında bir şey yapılmış ya da yapılacak; liste sorumsuz değil. Ama hiçbir satır hangi tür yanıtın seçildiğini ve neden seçildiğini söylemiyor. "Dikkat edilecek" bir yanıt değil, bir niyet. "Takip ediliyor" ile riskin gerçekleşirse ne olacağı arasında bir boşluk var. "Gerekirse gösterim kaydırılır" ise riski ancak gerçekleştiğinde fark edip doğaçlama yapmayı öneriyor. Kur satırı neyin konuşulduğunu ve sonucun ne olduğunu söylemiyor; Recep Bey'in onayladığı beş yüz kırk lira hiçbir yerde görünmüyor.

Güçlü sürüm

Tedarikçi gecikmesi, kaçınma: forklift gösterimi yedi buçuğa, ilk kamyondan önceye alındı. Çakışma artık mümkün değil. Bedel: Erol'un yarım saat erken gelmesi.

Kur, aktarma: tedarikçi liradan sabit fiyatı yüzde üç ekle kabul etti; on sekiz bin beş yüz kırk lira. Rezervin dördüncü satırı kapandı, bin iki yüz altmış lira yönetim rezervine döndü.

Şoför, azaltma: üç şoförden ikisi telefonla teyit edildi. Fikret eski alanda; eski kapıya gelen kamyonu yük indirmeden yönlendirecek, levha asıldı. Erol kapıya konmadı; yeni kapıdaki forkliftte gerekiyor.

Konum kodu, kabul ve üst kademe: kod değişikliği ekibin yetkisinde değil; Recep Bey bilgi işlem müdürüne yazdı. Saat ona kadar değişmezse Selma kâğıt forma geçer, Burak sonra aktarır.

Güçlü sürüm her satırda yanıtın türünü, gerekçesini ve bedelini birlikte veriyor. Recep Bey bir bakışta hangi riskin ortadan kalktığını, hangisinin başkasına geçtiğini, hangisinin küçüldüğünü ve hangisinin bir planla taşındığını görüyor. Şoför satırı, reddedilen seçeneği de neden reddedildiğiyle birlikte kaydediyor; bu, bir sonraki benzer kararda işe yarayacak bir bilgi. Kusursuz değil: hiçbir satır, yanıt uygulandıktan sonra ne kadar risk kaldığını sayıyla söylemiyor; ve riskleri kimin izleyeceği, hangi işaretin bir riskin gerçekleşmek üzere olduğunu gösterdiği yazılmamış.

Bağlam notu

Neyle bileceğiz sorusu bir yanıtın işe yarayıp yaramadığını sorar ve dört yanıt türünde dört farklı cevap verir. Kaçınmanın işe yaradığını görmek kolay: risk artık yok. Aktarmanın işe yarayıp yaramadığı, ancak risk gerçekleştiğinde ve üçüncü taraf sözünü tuttuğunda anlaşılır. Azaltmanın işe yaradığı, gerçekleşmeyen bir şey üzerinden ölçülür ve bu yüzden en zor görülendir: Fikret'in hiç kamyon yönlendirmemesi, önlemin gereksiz olduğu anlamına gelmez. Kabulün işe yarayıp yaramadığı ise geri dönüş planının gerçekten devreye girip girmediğiyle ölçülür. Bir de yanıt seçerken dikkat edilmesi gereken bir eğilim var: proje ekipleri en çok azaltmaya yönelir, çünkü bir şey yapmak gibi görünür. Bazen riskin kaynağını ortadan kaldıran küçük bir plan değişikliği, ya da bilinçli bir kabul, daha ucuz ve daha temiz bir yanıttır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir riske en son verdiğin yanıtı, başka hangi yanıt türleriyle karşılaştırarak seçtin?

Kapanış

1. Bir tehdide dört yoldan yanıt verilir: ortadan kaldırmak, başkasına geçirmek, olasılığını ya da etkisini küçültmek, bilerek taşımak; seçim, her birinin bedeline ve riskin kaynağına bakılarak yapılır.
2. Yanıtlar kendi risklerini doğurabilir; bir yanıtın bedeline, yol açtığı ikincil riskler de katılır.
3. Kabul bir şey yapmamak değil, risk gerçekleşirse ne yapılacağını önceden kararlaştırmaktır; aktarma ise riski ortadan kaldırmaz, bedelini ve sahipliğini başkasına geçirir.

Beş soru

1. Recep Bey şoför riskine karşı Erol'u eski kapıya koymayı önerdi. Ilgın neden itiraz etti ve bu itirazın arkasındaki kavram ne?
2. Bir üniversite mezuniyet törenini açık havada düzenliyor. Yağmur riski için dört yanıt türünün her birine birer örnek verin.
3. Bir inşaat şirketi kiraladığı vincin arızalanma riskini, kiralama sözleşmesine yedek vinç hükmü ekleyerek kiralama firmasına aktardı. Şirketin müdürü artık bu riski düşünmeye gerek olmadığını söylüyor. Ne gözden kaçıyor?
4. Bir kooperatifin risk kaydında on iki riskin hepsine azaltma yanıtı verilmiş. Bu listede neye dikkat etmek gerekir?
5. Konum kodu riski için Ilgın neden azaltma yerine kabulü seçti?

Yanıtlar

1. Çünkü Erol bütün gün yeni kapıda kamyonları boşaltacak forkliftin başındaydı; onu eski kapıya göndermek yeni kapıyı forkliftsiz bırakır ve doğru kapıya gelen kamyonları bekletirdi. Bu bir ikincil risk: bir yanıtın uygulanmasının doğrudan sonucu olarak doğan yeni risk. Ilgın, aynı işi hiçbir yeni risk doğurmadan yapabilecek, zaten eski alanda olan Fikret'i önerdi. En göz önündeki kişiyi kapıya koymak çekici, çünkü önlem hızlı ve görünür.
2. Kaçınma: töreni kapalı bir salona almak. Aktarma: hava koşullarına bağlı iptal sigortası yaptırmak ya da çadır kiralama firmasıyla yağmurda ek bedelsiz kurulum sözleşmesi yapmak. Azaltma: alanın bir kısmına çadır kurmak, şemsiye dağıtmak. Kabul: yağmur yağarsa programı kısaltma kararını önceden almak ve konuklara duyurmak. Hepsini birden uygulamak çekici, ama her birinin bir bedeli var.
3. Aktarma vincin arızalanma olasılığına dokunmadı; yalnızca etkisinin bedelini ve yedek vinç bulma sorumluluğunu kiralama firmasına geçirdi. Firma yedek vinci zamanında bulamazsa, takvim etkisi yine inşaat şirketinde kalır. Aktarmanın işe yarayıp yaramadığı, üçüncü tarafın sözünü tutabilmesine bağlı. Riski sözleşmeyle kapanmış saymak çekici, çünkü kâğıt üzerinde artık başkasının sorunu.
4. Bütün risklere aynı yanıtın verilmesi, seçimin gerçekten yapılıp yapılmadığını sorgulatır. Bazı riskler küçük bir plan değişikliğiyle bütünüyle ortadan kalkabilir, bazıları makul bir bedelle aktarılabilir, bazıları da önlem almanın getirisinden daha pahalı olduğu için kabul edilmelidir. Her riske azaltmayla yanıt vermek cazip görünür, çünkü bir şey yapılıyormuş hissi verir.
5. Çünkü riskin kaynağı, kod değişikliğinin hızı, ekibin yetkisinde değildi; Ilgın olasılığı doğrudan düşüremezdi. Recep Bey bilgi işlem müdürüne yazarak sahipliği yetkili kademeye taşıdı; Ilgın ise etkisi küçük ve geri dönüşü kolay olan bu risk için bir geri dönüş planı hazırladı. Kâğıt form planı riski küçültmüyor, gerçekleşirse ne yapılacağını belirliyor. Her riske bir önlemle yanıt vermek çekici, ama yetki dışındaki bir şeyi azaltmaya çalışmak yalnızca çaba harcatır.

Sonraki derse köprü

Saat dokuzda Ilgın'ın notunda dört yanıt var, ama Recep Bey son bir şey soruyor: "Fikret öğlen paydosta. Kamyon o saatte gelirse kim bakacak? Ve konum kodunun saat ona kadar değişip değişmediğini kim bana söyleyecek?" Yanıt seçmek yetmiyor; her riskin bir sahibi ve onun gerçekleşmek üzere olduğunu gösteren bir işaret olmalı. 12.7, risk kaydını ve sahipliği ele alıyor: her riske bir sahip, bir tetikleyici ve bir gözden geçirme tarihi.