Neden, risk, etki

Sahadan bir an

Cuma akşamı, onuncu gün. Eski masa kararı sabah verildi, Yasin öğleden sonra eski alanın kapatma işlerini bitirdi. Recep Bey, Ilgın'ın on dört satırlık listesini masasına yaymış, kalemle iki satırın yanına soru işareti koymuş.

Recep Bey: Altıncı satır "şoförler bildirimi okumadı", dokuzuncu satır "malzeme yeniden taşınır". İkisi de risk diye yazılmış. Ama biri öbürünün sonucu değil mi?

Ilgın: Haklısınız. Biri olursa öbürü olur.

Recep Bey: Bir de Kenan Bey'in satırı: "Bir tedarikçi her ay geç gelir." Her ay geliyorsa, bunun neresi belirsiz?

Ilgın: Belirsiz olan pazartesi geç gelip gelmeyeceği. Geç geldiği zaten biliniyor.

Recep Bey: On dört satır okudum, ama kaç tane risk olduğunu bilmiyorum. Bazıları olmuş şeyler, bazıları olabilecek şeyler, bazıları da olursa başımıza gelecek şeyler.

Ilgın: O zaman listeyi yeniden yazayım. Her satırda bu üçünü ayıracağım.

Listenin her satırı dürüst bir gözlem. Ama Recep Bey'in fark ettiği şey, satırların farklı türden şeyler olması: bazısı bugün var olan bir gerçek, bazısı olup olmayacağı bilinmeyen bir olay, bazısı o olay gerçekleşirse hedefte doğacak bir sapma. Üçü aynı listede, aynı biçimde durunca hem satırlar birbirini tekrar ediyor hem de yöneticinin karar vermesi gereken asıl belirsizlik görünmez oluyor. Bu ders bir riski nasıl yazacağını soruyor.

Kavram

Bir risk cümlesi üç ayrı parçayı açıkça ayırmalıdır: belirsizliği doğuran kesin durum, olup olmayacağı belirsiz olan olay ve o olay gerçekleşirse hedeflerde doğacak sapma.

Kenan Bey'in satırı bir nedendir. Tedarikçilerden birinin her ay geç geldiği biliniyor; geçmiş irsaliyeler bunu gösteriyor. Bu olgu, pazartesi ne olacağına dair bir belirsizlik doğuruyor, ama kendisi bir risk değil. Aynı şekilde, Ilgın'ın 12.2'de kategori listesinden bulduğu satır da bir neden: kalite kayıtlarının yazılımdaki yer bilgisi hâlâ eski alanı gösteriyor. Bu bir gerçek. Burak'ın cevabı geldi: kodu değiştirmek için bir talep formu gerekiyor ve iş iki gün sürebiliyor. Belirsiz olan, değişikliğin pazartesi sabahına yetişip yetişmeyeceği.

Ortadaki parça, 12.1'de tanımlanan risktir: olup olmayacağı bilinmeyen, gerçekleşirse bir hedefe dokunacak olay ya da koşul.

"Malzeme yeniden taşınır" bir etkidir. Kendi başına olacak bir şey değil; ancak bir şoför yanlış kapıya yanaşırsa olur. Onu ayrı bir risk satırı olarak yazmak, aynı belirsizliği iki kez saydırır ve iki satıra iki ayrı yanıt aratır. Oysa yanıt bir tane: şoförün eski kapıya gelmesini önlemek.

Bu üç parçayı her satırda ayırmanın pratik bir yolu var.

Ilgın altıncı ve dokuzuncu satırı bu kalıpla birleştiriyor. Kenan Bey'in bildirimi tedarikçilerin ofislerine gitti, şoförlere ulaşmadı; bu yüzden pazartesi bir şoför alışkanlıkla eski kapıya gelip malzemeyi eski alana bırakabilir; bu da malzemenin ikinci kez taşınmasına ve pilotun ilk hedefinin geçiş gününde bozulmasına yol açar. İki satır tek bir riske, bir nedene ve bir etkiye dönüştü.

Kalıp yanlış yazılmış satırları da ortaya çıkarıyor. Ilgın listede "bütçe aşılabilir" satırını buluyor. Kalıba sokmaya çalışınca ortanın boş kaldığını görüyor: bütçe neden aşılır? Satır aslında bir etki; arkasında kur riski ve deneme uzaması riski duruyor ve ikisi de listede zaten var. Satır siliniyor. Kenan Bey'in satırı ise başa yerleşiyor: tedarikçilerden biri son aylarda düzenli geç geldiği için, pazartesi o tedarikçinin kamyonu öğleden sonraya kalabilir; bu da yeni akışın ilk gününde forklift gösterimiyle çakışmaya ve gösterimin ertesi güne kaymasına yol açar.

Kalıbın en sinsi faydası şu: neden ile riski ayırmak, yanıtın nereye yöneleceğini değiştiriyor. Nedene bir şey yapılamıyorsa, tedarikçinin geçmiş alışkanlığı gibi, yanıt riskin olasılığına ya da etkisine yönelir. Nedene bir şey yapılabiliyorsa, bildirimi şoförlere ulaştırmak gibi, risk kökünden küçülür. Ilgın bildirim satırının yanına Kenan Bey için bir not düşüyor: pazartesi sabah tedarikçileri telefonla arayıp şoförün adını ve yeni kapıyı teyit etmek.

On dört satır, bu ayıklamadan sonra dokuz riske iniyor. Satırların beşi ya bir nedendi, ya bir etkiydi, ya da başka bir satırın tekrarıydı.

Perde arkası

Müfredat bu dersin dayanağını teyit edilmek üzere işaretlemişti. Kalıp, onu öneren yazarın kendi kaleminden doğrulandı; yazarın dergi makalesinin bulunduğu PMI kütüphanesi sayfası ise açılamadı.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın'ın geçiş günü listesinden dört satır, Recep Bey kalemle işaretlemeden önce ve Ilgın yeniden yazdıktan sonra.

Zayıf sürüm

Risk 6: Şoförler bildirimi okumadı.

Risk 9: Malzeme yeniden taşınır.

Risk 11: Kayıtlar eski konum koduyla tutuluyor.

Risk 14: Bütçe aşılabilir.

Zayıf sürümün her satırı doğru bir gözlem ve her biri bir şeye dikkat çekiyor. Ama dört satırın yalnızca biri, belirsiz bir olay olarak, risk tanımına uyuyor ve o da eksik yazılmış. Altıncı satır bir olgu: bildirimin şoförlere ulaşmadığı biliniyor. Dokuzuncu satır bir sonuç, altıncının sonucu. On birinci satır bugün var olan bir durum. On dördüncü satır ise başka iki riskin ortak etkisi. Recep Bey bu listeden hangi belirsizliğe ne kadar dikkat ayıracağını çıkaramıyor, çünkü belirsizlikler listede adlandırılmamış.

Güçlü sürüm

R1: Tedarikçi bildirimi ofislere gittiği, şoförlere ulaşmadığı için, pazartesi bir şoför eski kapıya gelip malzemeyi eski alana bırakabilir; bu da malzemenin ikinci kez taşınmasına ve pilotun ilk hedefinin bozulmasına yol açar.

R2: Yazılımdaki yer bilgisi hâlâ eski alanı gösterdiği ve kodu değiştirmek iki gün sürebildiği için, değişiklik pazartesi sabahına yetişmeyebilir; bu da yeni alanda yapılan kontrollerin kayıtta eski alana yazılmasına ve kontrol izinin karışmasına yol açar.

Silinen: "Bütçe aşılabilir" bir etki; kur ve deneme uzaması risklerinin cümlelerinde yazılı.

Güçlü sürüm dört satırı iki riske ve bir silme notuna indiriyor. Her risk cümlesi neyin bilindiğini, neyin bilinmediğini ve bilinmeyen gerçekleşirse ne olacağını ayrı ayrı söylüyor. Bu ayrım yanıtı da gösteriyor: R1'in nedenine bir şey yapılabilir, bildirimi şoförlere ulaştırmak; R2'nin nedeni değiştirilemez ama olasılığı küçültülebilir, Burak'a talep formunu bugün göndermek. Silme notu, satırın kaybolmadığını, doğru yere taşındığını kaydediyor. Kusursuz değil: olasılık ve etkinin büyüklüğü henüz yok; bu, sıradaki dersin işi.

Bağlam notu

Değer kimin için sorusu, bir risk cümlesinin kime yazıldığını sorar. Ilgın'ın ilk listesi onun kendi notlarıydı ve o, her satırın neyi kastettiğini biliyordu. Ama liste Recep Bey'in ve riskin sahibi olacak kişilerin önüne gittiğinde, cümlenin kendisi bütün işi görmek zorunda. Üç parçalı kalıp tam bu okur için değerli: neden, yanıtın nereye yöneleceğini; risk, neyin izleneceğini; etki, neden önemsenmesi gerektiğini söylüyor. Kalıbın bir bedeli de var. Her satırı uzun bir cümleye çevirmek listeyi okunmaz kılabilir ve kalıba uydurma çabası, düşünmenin yerini bir doldurma alıştırmasına bırakabilir. Kalıp bir düşünme aracı olarak işe yarar; her satırın aynı uzunlukta olması bir hedef değildir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projenin risk listesinde, aslında bir sonucu ya da bir olguyu risk diye yazdığın kaç satır vardı?

Kapanış

1. Bir risk cümlesi üç parçayı ayırır: bugün kesin olan neden, olup olmayacağı belirsiz olan olay ve o olay gerçekleşirse hedeflerde doğacak etki.
2. Nedenler ve etkiler ayrı risk satırları olarak yazılınca aynı belirsizlik birkaç kez sayılır ve asıl belirsizlik listede görünmez olur.
3. Nedeni ayırmak yanıtın yönünü gösterir: değiştirilebilir bir neden riski kökünden küçültmeye, değiştirilemez bir neden olasılık ya da etki üzerinde çalışmaya götürür.

Beş soru

1. Recep Bey, "Bir tedarikçi her ay geç gelir" satırının neresinin belirsiz olduğunu soruyor. Bu satır bir risk mi, ve değilse risk listesinde nasıl kullanılmalı?
2. Bir tekne onarım atölyesinin risk listesinde üç satır var: "Atölyede deneyimli kaynakçı yok", "Kaynak dikişleri muayeneden geçmeyebilir", "Teslim iki hafta gecikir". Bu üç satırı tek bir risk cümlesine dönüştürün.
3. Bir sahil belediyesinin plaj projesinin listesinde "Yaz mevsimi kısa" satırı risk olarak yazılmış. Bu satırda yanlış olan ne?
4. Bir aile hekimliği birimi okul aşı kampanyası düzenliyor. Ekipten biri, "Veliler onay formunu geç getirebilir" riskinin iki etkisi olduğunu söylüyor: kampanya günü bazı çocuklar aşılanamaz ve ikinci bir gün düzenlenmesi gerekir. Bu iki etki tek bir cümlede mi, iki ayrı riskte mi yazılmalı?
5. Ilgın'ın on dört satırı dokuz riske indi. Recep Bey, "satır sayısı düştü, demek ki risk azaldı" diyor. Doğru mu?

Yanıtlar

1. Risk değil, bir neden: tedarikçinin geç geldiği geçmiş irsaliyelerden biliniyor ve kendisi belirsiz değil. Belirsiz olan, pazartesi kamyonun geç gelip gelmeyeceği. Satır bir risk cümlesinin başına neden olarak yerleşir: bu tedarikçi düzenli geç geldiği için, pazartesi kamyonu öğleden sonraya kalabilir; bu da forklift gösterimiyle çakışabilir. Satırı olduğu gibi risk saymak çekici, çünkü gerçek bir sıkıntıyı anlatıyor.
2. Atölyede deneyimli kaynakçı olmadığı için, kaynak dikişleri muayeneden geçmeyebilir; bu da yeniden kaynak gerektirir ve teslimi iki hafta geciktirir. Birinci satır neden, ikinci risk, üçüncü etki. Üçünü ayrı risk saymak çekici, çünkü üçü de doğru ve endişe verici; ama üç ayrı yanıt aratır, oysa yanıt bir tanedir ve büyük olasılıkla nedene yönelir: deneyimli bir kaynakçıyla dışarıdan anlaşmak.
3. Yaz mevsiminin kısalığı belirsiz değil; bir olgu, yani bir neden. Belirsiz olan, örneğin plajın düzenlemesinin sezon açılışına yetişip yetişmeyeceği. Satır şöyle yazılabilir: yaz sezonu kısa ve açılış tarihi sabit olduğu için, cankurtaran kulesinin kurulumu gecikirse plaj sezonun ilk haftalarında açılamayabilir. Olguyu risk diye yazmak çekici, çünkü kaygının kaynağını doğru gösterir; ama izlenecek bir şey söylemez.
4. Tek bir cümlede. İkisi aynı belirsizliğin, onay formlarının geç gelmesinin sonuçları; kalıp birden çok etkiye izin verir. İki ayrı risk olarak yazılırsa aynı belirsizlik iki kez sayılır ve iki yanıt aranır, oysa yanıt aynı yere, formların zamanında gelmesine yönelir. Ayrı yazmak çekici, çünkü iki etki farklı insanları ilgilendiriyor.
5. Doğru değil. Satır sayısı düştü, çünkü bazı satırlar riskin kendisi değil nedeni ya da etkisiydi, bazıları da tekrardı; belirsizliklerin kendisi azalmadı. Liste daha az satırla aynı riskleri daha açık gösteriyor. Sayının düşmesini iyileşme saymak çekici, çünkü kısa liste yönetilebilir görünür; ama bir riski ayıklarken silmek ile yanıtlayarak küçültmek farklı şeyler.

Sonraki derse köprü

Pazartesi sabahından önce dokuz riskin hepsine aynı özen gösterilemez. Recep Bey soruyor: "Hangisi önce? Şoför mü, konum kodu mu, vana mı?" Ilgın her riskin yanına olasılık ve etki için birer puan yazıp bir matrise yerleştirmeyi düşünüyor. 12.4, olasılık–etki matrisini ve matrisin riskleri yanlış sıralayabildiği durumları ele alıyor.