Risk belirlemek

Sahadan bir an

Perşembe akşamüstü, dokuzuncu gün. Yirmi beşinci numune öğleden sonra alındı. Kalite ofisinde yarım saatlik bir toplantı: Kenan Bey, Selma, Necati Usta, Gülşen ve Ilgın. Konu pazartesi ve sonrası: kamyonların ilk kez yeni kapıya geleceği geçiş günü ve eski alanın boşaltılması.

Ilgın: Pazartesi ve sonrasında ne ters gidebilir? Aklınıza gelen her şeyi söyleyin.

Kenan Bey: Tedarikçiler. Bir tanesi her ay geç gelir, biri de yanlış irsaliye keser. Geçen sene sayımda da aynısını yaşadık, irsaliye tutmadı, iki gün uğraştık.

Necati Usta: Benden bir şey yok, hat hazır.

Kenan Bey: Bir de forklift. Kiralık olan geçen sefer yarım gün geç geldi.

Ilgın: Selma, sen ne düşünüyorsun?

Selma: Kenan Bey söyledi zaten, aşağı yukarı aynı şeyler.

Yarım saat sonra listede beş satır var ve üçü Kenan Bey'in. Satırların hepsi gerçek, ama Ilgın masadan kalkarken bir şeyin eksik olduğunu biliyor: Selma iki yıldır bu alanda çalışıyor ve tek bir şey söylemedi. Necati Usta "benden bir şey yok" dedi; oysa iki gün önce taban cıvatasını gevşek bulan oydu. Toplantı riskleri değil, en çok konuşanın aklına gelenleri topladı. Bu ders risklerin nasıl ve kimden toplanacağını soruyor.

Kavram

Risk belirlemek, bir projenin hedeflerine dokunabilecek belirsizlikleri, tek bir kişinin aklına gelenlerle sınırlı kalmadan, birden çok kaynaktan ve birden çok yöntemle bulup yazıya geçirmektir.

Ilgın'ın toplantısı, risk belirlemenin en yaygın yöntemiyle başladı.

Beyin fırtınası, insanları bir masaya toplayıp konuşturduğu için doğal görünür. Ama sözlü yürütüldüğünde bilinen bir zayıflığı var.

Ilgın ertesi sabah aynı soruyu başka bir biçimde soruyor. Toplantının ilk beş dakikasında herkes susuyor ve kendi kâğıdına yazıyor; sonra sırayla, her turda bir satır okuyarak, listede olmayanları ekliyorlar. Bu kez on dört satır çıkıyor; dokuzu yeni. Selma'nın kâğıdındaki ilk satır şu: eski alanın rafları ve etiketleri geçiş günü hâlâ yerinde duruyor; yeni kapıyı bilmeyen bir şoför malzemeyi alışkanlıkla oraya bırakırsa, pilotun en baştaki hedefi, malzemenin bir kez taşınması, ilk gün bozulur. Necati Usta'nın kâğıdında da bir satır var: yeni hattın son vanası, geçiş günü ilk kez tam yükte çalışacak.

Sessiz yazma, beyin fırtınasının sözlü hâlindeki sıra beklemeyi ortadan kaldırıyor. Ama iki yöntem de katılanların aklına gelebilecek olanla sınırlı. İkinci kaynak, aklın dışında tutulan bir liste.

Fabrikanın elinde böyle bir liste yok; 0.2'deki torpido kapağı dosyası "kalıp gecikti" demekle yetiniyordu. Ilgın bir kamu kurumunun yayımladığı örnek kategorilerden başlayıp pilota uyarlıyor: insanlar, tedarikçiler, teknik altyapı, iş güvenliği ve yasal yükümlülükler, bilgi ve kayıt, para. Satırları kategorilere dağıttığında iki kategori boş kalıyor. Biri iş güvenliği: forklift gösterimi günü yeni güzergâhın yaya geçidiyle kesiştiği yeri kimse anmamış; Ilgın Derya Hanım'a soruyor. Öbürü bilgi ve kayıt: giriş kontrol kayıtları kurumun yazılımında eski alanın konum koduyla tutuluyor. Kod değişmezse yeni alanda yapılan kontroller kayıtta eski alana yazılır. Odada bilgi işlemden kimse yoktu; bu yüzden kimse söylemedi. Ilgın Burak'a yazıyor.

Kontrol listesi, katılanların bilmediğini bilmediği alanları gösteriyor. Ama kendi sınırı var: yalnızca listede olan kategorileri sorar. Üçüncü kaynak ise projenin kendi belgelerinin içinde.

Pilotun beratında iki varsayım yazılıydı. Birincisi, masa tabanının titreşim denemesinden geçeceği. Taban denemeden geçti, ama forklift geçişlerinin titreşimi bir cıvatayı gevşetti; varsayım dar yazılmıştı. İkincisi, deneme haftasının ay sonu sayımıyla çakışmayacağı. Çakıştı; 9.8'de takvim sayım gününün etrafından dolaştırıldı. İki varsayım da baştan "yanlışsa ne olur?" diye sorulsaydı, iki risk kayıtta deneme başlamadan duruyor olurdu. Ilgın aynı soruyu şimdi geçiş günü planının yazılmamış varsayımlarına soruyor. "Tedarikçiler yeni kapıyı biliyor." Kenan Bey'in bildirimi beşinci gün tedarikçilerin ofislerine gitti; kamyonu süren şoförlere değil. 7.1'den tanıdık İsmail Usta, bildirimi okumadan eski kapıya gelebilir. Bu da Selma'nın kâğıdındaki satırla birleşiyor: aynı riske iki ayrı yoldan varılmış.

Perde arkası

Müfredat bu dersi PMBOK 6. baskıya dayandırıyor; kitabın kendisi okunmadı. Risk belirleme ve risk kırılım yapısı tanımları PMI'ın sözlüğünden, risk belirlemede bakılacak kaynaklar bir kamu risk yönetimi rehberinden, beyin fırtınasının zayıflığı bir sosyal psikoloji araştırmasından alındı.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın'ın geçiş günü için risk listesinin ilk satırları, perşembe akşamı ve cuma öğleden sonra.

Zayıf sürüm

Risk 1: Tedarikçiler geç gelebilir.

Risk 2: Yanlış irsaliye kesilebilir.

Risk 3: Kiralık forklift geç gelebilir.

Risk 4: Hava hattı sorun çıkarabilir.

Zayıf sürüm, iyi niyetli bir toplantının dürüst bir çıktısı: her satır gerçek ve birinin tecrübesinden geliyor. Sorun, satırların neredeyse hepsinin aynı kişiden ve aynı kaynaktan, Kenan Bey'in geçmiş tedarikçi sıkıntılarından gelmesi. Hiçbir satır geçiş gününe özgü değil; aynı liste herhangi bir haftaya yazılabilirdi. Hava hattı satırı ise o kadar genel ki ne izleneceğini söylemiyor. Liste, kimin konuştuğunu gösteriyor; projenin nerede açık verdiğini değil.

Güçlü sürüm

Varsayımdan, hedef bir kez taşıma: tedarikçi bildirimi ofislere gitti, şoförlere değil. Bir şoför eski kapıya gelirse malzeme eski alana iner ve yeniden taşınır. Selma'nın kartındaki eski raf ve etiket satırıyla birleşti.

Kategoriden, bilgi ve kayıt: giriş kontrol kayıtları eski alanın konum koduyla tutuluyor. Kod değişmezse yeni alandaki kontroller kayıtta eski alana yazılır. Burak'a soruldu.

Kategoriden, iş güvenliği: forklift gösterimi günü yeni güzergâh yaya geçidiyle kesişiyor; geçidin işareti kontrol edilmedi. Derya Hanım'a soruldu.

Karttan, teknik altyapı: yeni hattın son vanası geçiş günü ilk kez tam yükte çalışacak (Necati Usta).

Güçlü sürüm aynı ekibin aynı yarım saatinden çıktı, ama üç farklı yoldan. Her satır hangi kaynaktan geldiğini söylüyor; bu, listenin nerede zayıf olduğunu da gösteriyor: hiçbir satır para kategorisinden gelmiyor ve bu ya bir eksik ya da bilinçli bir boşluk. Her satır geçiş gününe özgü ve bir hedefe ya da somut bir sonuca bağlanıyor. Odada olmayan iki kişiye, Burak'a ve Derya Hanım'a, soru gitmiş. Kusursuz değil: satırların henüz sahibi ve olasılığı yok, ve Kenan Bey'in tedarikçi tecrübesi tamamen düşmüş görünüyor; geç gelen tedarikçi gerçek bir riskse geri eklenmeli.

Bağlam notu

Neyle bileceğiz sorusu risk belirlemede rahatsız edici bir cevap verir: bilemeyiz. Bulunmayan bir riskin varlığını gösteren bir sayaç yok. Ama listenin eksik olduğunu düşündüren işaretler var. Satırların çoğu tek bir kişiden geliyorsa, toplantı riskleri değil o kişinin tecrübesini topladı. Bir kategori boşsa ya bakılmadı ya da bakıldı ve bilinçli olarak boş bırakıldı; ikisini ayırmak için bir cümle yeter. Hiçbir satır planın kendi varsayımlarından gelmiyorsa, en çok projeye özgü kaynağa bakılmamış demektir. Bir de ters yönlü bir tehlike var: üç yöntemi birden ve özenle uygulayan bir ekip, yüzlerce satırlık bir liste üretebilir. On beş kişilik bir haftalık iş için iki yüz satır, hiçbir satırın izlenmeyeceği anlamına gelir. Belirleme sonunda listeyi hedefe dokunanlarla sınırlamak, 12.1'deki ölçütün işidir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projendeki en son risk toplantısında en az konuşan kişi kimdi ve onun aklındakini nasıl öğrenebilirsin?

Kapanış

1. Sözlü beyin fırtınası, en çok konuşanın aklındakini toplar; önce herkesin tek başına yazdığı, sonra sırayla birleştirilen bir düzen aynı kişilerden daha çok satır çıkarır.
2. Kontrol listesi, odadakilerin bilmediği alanları hatırlatır; boş kalan bir kategori, o alanı bilen kişiye gidecek bir sorudur.
3. Planın varsayımlarına "yanlışsa ne olur?" diye sormak, projeye en özgü riskleri bulur; aynı riske iki ayrı yoldan varılması, listenin güvenilirliğine dair iyi bir işarettir.

Beş soru

1. Ilgın'ın perşembe toplantısında beş satırın üçü Kenan Bey'den geldi ve Selma "aşağı yukarı aynı şeyler" dedi. Bu durum risklerin azlığını mı, yoksa toplantının biçimini mi gösteriyor?
2. Bir anaokulu yaz tatilinde yeni binasına taşınıyor. Müdür, öğretmenlerle bir saatlik bir beyin fırtınası yaptı ve yirmi satırlık bir liste çıktı; hepsi eşya, boya ve temizlikle ilgili. Hangi kategoriler eksik olabilir ve eksikliği nasıl görürsünüz?
3. Bir yazılım ekibi ödeme sistemini değiştiriyor. Planın varsayımlarından biri, "bankanın test ortamı canlı ortamla aynı davranır". Varsayım analizi bu satırdan nasıl bir risk çıkarır?
4. Bir köy derneği hasat şenliği düzenliyor ve başka bir derneğin hazırladığı otuz maddelik risk kontrol listesini kullanıyor. Bütün maddeler işaretlendi. Dernek başkanı risk belirlemenin bittiğini söylüyor. Neden yanılıyor olabilir?
5. Ilgın'ın güçlü listesinde para kategorisinden hiçbir satır yok. Bu bir hata mı?

Yanıtlar

1. Toplantının biçimini. Sözlü bir grupta aynı anda bir kişi konuşur; en tecrübeli ve en rahat konuşan gündemi belirler, ötekiler sıra beklerken kendi fikirlerini söylemekten vazgeçer. Selma'nın sessiz yazmada ilk satırı, toplantıda hiç anılmayan bir riskti. Az satır çıkmasını riskin azlığına yormak çekici, çünkü toplantı yapılmış ve herkese sorulmuştur.
2. Çocukların güvenliği, veli bilgilendirmesi, yasal izin ve denetim, servis güzergâhı, kayıtların ve iletişim bilgilerinin taşınması gibi kategoriler eksik olabilir. Satırları bir kategori listesine dağıtınca boş kalanlar görünür. Öğretmenlerin aklına kendi işleri gelir; bir saatlik beyin fırtınası bu yüzden onların tecrübesiyle sınırlı kalır, ve yirmi satır kapsamlı olduğu izlenimini verir.
3. Varsayım yanlışsa, test ortamında sorunsuz geçen ödemeler canlıya geçince reddedilebilir ya da iki kez çekilebilir; bu, geçiş tarihini ve müşteri güvenini etkiler. Risk şöyle yazılır: bankanın test ortamı bazı hata durumlarını canlıdan farklı ele alıyor olabilir, bu durumda canlıya geçişte ödemeler aksayabilir. Varsayımı sınamanın yolu da riskin yanıtına dönüşür: canlıda küçük, gözetimli bir ilk işlem.
4. Çünkü liste başka bir şenliğin tecrübesinden çıkmış ve bu şenliğe özgü olanı göstermez: köyün yolu, o haftaki hasat takvimi, gönüllülerin başka işleri. İşaretlenmiş otuz madde tamamlanmış bir iş izlenimi verir, ama listede olmayan bir risk için kimse aramaz. Varsayım analizi ve sessiz yazma, listenin göremediğini bulur. Listeyi bitiş sanmak çekici, çünkü işaretleme ilerleme gibi görünür.
5. Kendi başına hata değil, ama bir cümle gerektiriyor. Para kategorisi gerçekten bakıldı ve boş mu? Kur riski zaten rezervde ve kalan ödemeler küçük olabilir; o zaman "bakıldı, kur riski rezervde, başka yok" yazılmalı. Bakılmadıysa boşluk bir eksik. Boş kategoriyi sessizce bırakmak çekici, çünkü listeyi kısa tutar; ama sonra okuyan, bakılıp bakılmadığını bilemez.

Sonraki derse köprü

Cuma akşamı Ilgın'ın listesinde on dört satır var. Recep Bey okurken duraklıyor: "Bu satırların bazısı bir olay, bazısı bir neden, bazısı bir sonuç. 'Şoförler bildirimi okumadı' ile 'malzeme yeniden taşınır' aynı satırda mı olmalı?" 12.3, bir riski neden, belirsiz olay ve hedef üzerindeki etki olarak üç parçalı bir cümleyle yazmayı ele alıyor.