Kazara proje yöneticisi

Sahadan bir an

Cuma akşamüstü, kalite ofisi. Haftalık müşteri şikâyeti raporunun teslim saati iki saat önce geçmiş. Recep Bey kapıda duruyor, elinde telefonu.

Recep Bey: Ilgın, müşterinin kalite sorumlusu şikâyet raporunu soruyor. Her cuma öğlen gelirdi.

Ilgın: Biliyorum, yetiştiremedim. Bu hafta bakımla hava hattını konuştum, raf tedarikçisiyle yazıştım, salı toplantısı vardı, tablet toplantısını kurdum.

Recep Bey: Ama taşıma işi senin yan işin değil miydi? Asıl işin kalite.

Ilgın: İkisi de benim işim oldu. Kimse bana taşımaya ne kadar zaman ayıracağımı söylemedi.

Recep Bey: Söylememize gerek var mıydı? Sen hep idare edersin.

Ilgın: Bu hafta edemedim.

Recep Bey'in "sen hep idare edersin" cümlesi bir iltifat gibi duruyor ama asıl sorunu gösteriyor. Ilgın'a bir proje verildi, ama projeyle birlikte ne zaman verildi, ne de eski işinden bir şey alındı. Proje ona bir rol olarak değil, bir ek yük olarak geldi. Bu durumun proje yönetimi yazınında bilinen bir adı var ve Ilgın bu yolun ilk tuzaklarından birine bu hafta düştü. Bu ders, kazara proje yöneticiliğinin en tipik üç tuzağını adlandırıyor.

Kavram

Çoğu insan proje yöneticisi olmak için okumaz ya da başvurmaz. Bir işi iyi yaptığı için, o işle ilgili bir proje ona verilir.

Bu yolun kendisinde yanlış bir şey yok; proje yöneticilerinin büyük kısmı mesleğe böyle girer ve alan bilgisi değerli bir başlangıçtır. Ama yol, yöntemsiz yürünürse üç tanıdık tuzağa açılır.

Birinci tuzak eski uzmanlığa sığınmaktır. Kazara proje yöneticisi, en iyi bildiği işi yapmaya devam eder, çünkü orada kendini yetkin hisseder. Geçen salı Ilgın'ın ölçüleri kendisi almaya, tablet listesini kendisi yazmaya kalkması bunun örneğiydi. Uzmanlık işi yapılırken bütünleştirme işi, yani parçaları birbirine bağlamak, boşta kalır.

İkinci tuzak planı kafada tutmaktır. Yöntemsiz başlayan biri planı yazmaz, çünkü planın hepsi aklındadır ve yazmak vakit kaybı gibi görünür. Ama kafadaki plan başkasına görünmez: ekip neyin ne zaman beklendiğini bilmez, sponsor nerede olunduğunu soramaz, proje yöneticisi bir hafta hastalanırsa iş durur. İkinci dersteki "herkes kafasındaki planla çalıştı" cümlesi bu tuzağın sonucuydu.

Üçüncü tuzak rolün tanımsız kalmasıdır. Proje, eski işin üstüne eklenir; ne zaman ayrılır, ne yetki verilir, ne de eski işten bir şey devredilir. Proje yöneticisi iki tam zamanlı işi tek kişi olarak yürütmeye çalışır ve önce birinden, sonra ötekinden geri kalır. Ilgın'ın cuma raporu bu tuzağın ilk işaretiydi.

Aynı üç tuzak fabrikanın dışında da aynı biçimde görünür. Bir hastanede servisin sorumlu hemşiresine, servisin yeni kata taşınması verildiğini düşün. Taşınmanın günü yaklaştıkça hemşire, en iyi bildiği işe, yani hastaların bakım düzenine yönelir ve yatak, cihaz, bilgi işlem bağlantısı gibi parçaların birbirine bağlanması kimsenin işi olmaz. Plan onun kafasındadır ve nöbet değişiminde devredilemez. Vardiya çizelgesi ise taşınma haftasında bile aynı kalır, çünkü ona taşınma için bir saat ayrılmamıştır. Alan değişir, tuzaklar değişmez.

Üç tuzağın ortak noktası, proje yöneticiliğinin bir ek görev sanılmasıdır. Oysa o ayrı bir roldür: başka bir zaman, başka bir dikkat ve başka bir yetki ister.

Perde arkası

"Kazara proje yöneticisi" ifadesi, proje yönetimi yazınında bu durumu adlandıran erken makalelerden birinin başlığından geliyor.

Makalenin bıraktığı kalıcı iz, adlandırmanın kendisidir. Bir durum adlandırıldığında, kişisel bir yetersizlik gibi görünmekten çıkar ve tanınabilir, konuşulabilir bir örüntüye dönüşür.

Bu dersteki üç tuzak, makalenin derslerinin bir özeti değil; akademinin, makalenin adlandırdığı durumu Ilgın'ın vakası üzerinden gruplama biçimidir. Her biri ileride kendi modülünde derinleşecek: uzmanlığa sığınma proje liderliğinde, kafadaki plan planlama modüllerinde, tanımsız rol paydaş ve sponsor derslerinde.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Pazartesi sabahı Ilgın, Recep Bey'le beş dakikalık bir görüşme istiyor. Aynı konuşma, iki sürüm.

Zayıf sürüm

Ilgın: Recep Bey, cuma için özür dilerim, biraz yoğundum.

Ilgın: Bu hafta daha erken kalkar, ikisine de yetişirim.

Ilgın: Rapor bir daha gecikmez, merak etmeyin.

Güçlü sürüm

Ilgın: Recep Bey, cuma raporunun gecikmesi bir tesadüf değildi. Taşıma projesi haftada yaklaşık iki gün istiyor ve bu süreyi kalite işimden kimse almadı.

Ilgın: Bir öneri getirdim: önümüzdeki on hafta, taşıma bitene kadar, şikâyet raporunu Selma hazırlasın, ben perşembe akşamı gözden geçireyim. Selma bunu öğrenmek istiyordu zaten.

Ilgın: Bir de şunu netleştirelim: projede bütçe ve taşıma tarihi kararları sizde, günlük yürütme bende. Bunu salı toplantısında herkese siz söylerseniz, Kenan Bey ve Gülşen de bilir.

Zayıf sürüm sorunu kişisel bir yetersizlik olarak ele alıyor: Ilgın özür diliyor ve daha çok çalışmayı vaat ediyor. Bu, üçüncü tuzağı kalıcı hâle getirir; proje bir ek görev olarak kalır ve bir sonraki yoğun haftada aynı şey olur. Güçlü sürüm sorunu bir rol tanımı sorunu olarak adlandırıyor ve üç şey yapıyor. Projenin ne kadar zaman istediğini söylüyor. Eski işten bir parçayı devretmek için somut bir öneri getiriyor ve devrin bir öğrenme fırsatı olabileceğini görüyor. Ve yetkinin sınırını Recep Bey'in ağzından ekibe duyurmayı istiyor; çünkü Ilgın'ın Kenan Bey ve Gülşen üzerindeki etkisi, kendi sözünden çok sponsorun bu rolü açıkça tanımasına bağlı. Güçlü sürüm bir şikâyet değil, bir öneri; bu yüzden Recep Bey'in kabul etmesi kolay.

Bağlam notu

Rolü resmîleştirmek her projede gerekli değildir. Birkaç günlük bir iş ya da kişinin asıl işinin doğal parçası olan küçük bir iyileştirme için ayrı bir zaman ve yetki tanımı istemek, işi gereğinden ağır gösterebilir ve "her şeyi büyütüyor" izlenimi yaratabilir. Ilgın'ın taşıma projesi ise on iki hafta süren, dört bölümü ilgilendiren bir iş; orada rol tanımı bir lüks değil.

Neyle bileceğiz? Rolün tanımsız kaldığını gösteren işaretler genellikle proje dışında görünür: rutin işlerin kayması, akşamlara taşan çalışma, sponsorun "sen idare edersin" demesi, ekibin kararları hep proje yöneticisine sorması. Bu işaretlerden biri iki hafta üst üste görünüyorsa, sorun çalışma temposunda değil, rolün tanımındadır ve çözüm daha çok çalışmak değil, bir konuşmadır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projen için sana kimse zaman ayırmadıysa, o zamanı şu anda hangi işinden çalıyorsun?

Kapanış

1. Kazara proje yöneticisi, alanındaki başarısı nedeniyle kendisine bir proje verilen kişidir; bu yol yaygındır ve bir yargı değil, bir başlangıçtır.
2. Yöntemsiz yürüyen bu yolun üç tipik tuzağı vardır: eski uzmanlığa sığınmak, planı kafada tutmak ve rolü tanımsız bırakmak.
3. Tanımsız rolün çözümü daha çok çalışmak değil, zamanı, devri ve yetkiyi netleştiren bir öneri konuşmasıdır.

Beş soru

1. Recep Bey'in "sen hep idare edersin" cümlesi hangi tuzağın işaretidir?
2. Ilgın'ın ölçüleri kendisi almaya kalkması üç tuzaktan hangisine girer?
3. Pinto ve Kharbanda'nın makalesi neden deneysel bir bulgu olarak değil, uygulayıcı bilgisi olarak okunmalıdır?
4. Bir okulda iyi bir matematik öğretmenine okulun taşınma koordinatörlüğü veriliyor, ders yükü aynen kalıyor. Hangi tuzak bekliyor ve ne önerirsin?
5. Güçlü sürümde Ilgın neden yetki sınırının Recep Bey tarafından duyurulmasını istiyor?

Yanıtlar

1. Tanımsız rol tuzağının. Proje bir ek görev olarak görülüyor ve ona ayrılan zaman tanımlanmıyor; sponsor kişinin her şeyi bir şekilde yetiştireceğini varsayıyor.
2. Eski uzmanlığa sığınma tuzağına. Alanı her gün kullanacak teknisyenler ölçüyü ondan iyi alır; Ilgın kendini yetkin hissettiği işe yönelirken bütünleştirme işi boşta kalıyor.
3. Çünkü bir araştırma raporu değil, deneyimli yazarların birikimini aktaran bir yönetim makalesidir; mesleğe giriş yollarını ya da derslerin etkisini ölçmez. Çekici yanlış cevap "eski olduğu için" olurdu; yaş değil, yöntem belirleyicidir.
4. Tanımsız rol tuzağı. Taşınma koordinatörlüğü, ders yükünün üstüne eklenirse önce birinden, sonra ötekinden geri kalır. Ders yükünden bir kısmının geçici olarak devredilmesini ve koordinatörün karar yetkisinin müdür tarafından öğretmenlere duyurulmasını önermek gerekir.
5. Çünkü Ilgın'ın Kenan Bey ve Gülşen üzerinde resmî bir yetkisi yok; günlük yürütmedeki etkisi, sponsorun bu rolü açıkça tanımasına bağlı. Rolü sponsor duyurursa ekip, Ilgın'ın taleplerini kişisel ricalar olarak değil, projenin işleri olarak görür.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın güçlü sürümü, ilk kez projenin dışındaki birini, Selma'yı, projenin bir parçası yaptı: şikâyet raporunu devralmak Selma'nın da işini değiştiriyor. Projeden etkilenen ve projeyi etkileyen kişiler, Ilgın'ın başlangıçta düşündüğünden fazla. 1.6, paydaş kavramını açıyor ve pilot projen için ilk paydaş listesini çıkarmanı istiyor.