Paydaş kimdir

Sahadan bir an

Perşembe öğle arası, üretim holünün girişi. Ilgın, Selma ve Yasin'in aldığı ölçülere bakarak yeni giriş kontrol masasının yerini zemine tebeşirle çiziyor. Arkasından iş sağlığı ve güvenliği uzmanı Derya Hanım yaklaşıyor.

Derya Hanım: Ilgın Hanım, bu çizgiler ne?

Ilgın: Giriş kontrol alanı buraya taşınıyor. Masa burada, raflar şu duvarda olacak.

Derya Hanım: Forkliftlerin hole giriş yolu tam buradan geçiyor. Yaya yolu da yanında. Masayı buraya koyarsanız teknisyenler forklift yolunun bir metre yanında çalışır.

Ilgın: Kenan Bey'le konuştuk, depo tarafı uygun dedi.

Derya Hanım: Depo tarafı uygun olabilir. Ama bu alanın yerleşimini ben onaylamadan kimse orada çalışamaz. Bana kimse bir şey sormadı.

Ilgın: Haklısınız. Sizin bu projede olduğunuz aklıma gelmedi.

Derya Hanım ne başlangıç notunda vardı, ne salı toplantısında, ne de Ilgın'ın karar düzeninde. Ama projenin kaderinde belki herkesten fazla söz hakkı var: onaylamazsa yeni alan kullanılamaz. Ilgın'ın kafasındaki liste, projede iş yapacak kişilerden oluşuyordu. Derya Hanım ise projede iş yapmayacak ama projeyi durdurabilecek biri. Bu ders, proje yönetiminin bu kişilere verdiği adı ve onları bulmanın yolunu anlatıyor.

Kavram

Bir projenin çevresinde, ekibin çok ötesine uzanan bir insan ağı vardır. Bu ağdaki herkesin projeyle ilişkisi aynı değildir, ama hepsinin bir adı vardır.

Tanımın üç fiili, paydaşları bulmanın da üç yolunu verir.

Birincisi etkileyebilenler: projenin kararlarını, kaynaklarını ya da onayını elinde tutanlar. Recep Bey bütçeyi ve tarihi, Ayten Hanım kaynak çakışmasını, Gülşen siparişi, bakım şefi hava hattını, Derya Hanım da güvenlik onayını elinde tutuyor. Bu grup projeyi ilerletebilir ya da durdurabilir.

İkincisi etkilenenler: projenin sonucuyla günü değişecek olanlar. Selma ve Yasin yeni alanda çalışacak. Forklift operatörleri artık malzemeyi depoya değil hol girişine bırakacak. Hol girişindeki hattın operatörleri, yanlarında yeni bir masa ve yeni bir hareketlilik bulacak. Malzeme getiren tedarikçi şoförleri teslim noktasının değiştiğini öğrenecek. Bu grup çoğu zaman sessizdir, ama proje bittiğinde sonucu kullanacak ya da kullanmayacak olan onlardır.

Üçüncüsü etkilendiğini düşünenler: gerçekte etkilenip etkilenmediklerinden bağımsız olarak, kendilerini etkilenmiş sayanlar. Belki hol girişindeki hattın vardiya amiri, alanının daraldığını düşünecek. Belki şikâyet raporunu Selma'ya devreden Ilgın'ın kararı, kalite ekibindeki bir başka teknisyende kendisinin atlandığı duygusunu uyandıracak. Bu grup tanımın en çok gözden kaçan parçasıdır, çünkü onları bulmak için işin akışına değil, insanların algısına bakmak gerekir.

Aynı üç soru fabrikanın dışında da aynı sürprizleri çıkarır. Bir okul aile birliğinin, okul bahçesine bir oyun alanı yaptırmak istediğini düşün. Etkileyebilenler arasında okul müdürü, belediyenin park birimi ve bağış veren veliler vardır; ama oyun alanının güvenlik standartlarına uygunluğunu onaylayacak kişi çoğu zaman en son akla gelir. Etkilenenler yalnızca çocuklar değildir: bahçeyi teneffüste nöbetle izleyen öğretmenler, bahçeyi akşamları yürüyüş için kullanan mahalleli, sabah servis araçlarının şoförleri. Etkilendiğini düşünenler ise belki bahçede futbol oynayan büyük sınıflardır; onlara sorulmazsa alanı kendilerinden alınmış sayabilirler.

Bu üç grup birbirine karışabilir: Selma hem etkilenen hem de, alanı ölçen kişi olarak, etkileyen biridir. Önemli olan sınıflandırmanın kendisi değil, üç sorunun her birini ayrı ayrı sormak. Ilgın'ın ilk listesi yalnızca birinci sorunun, o da yarım bir cevabıydı.

Perde arkası

Paydaş kavramının bugünkü yaygınlığı, bir işletme yazarının kurumların yalnız sahiplerine değil, daha geniş bir çevreye karşı sorumlu olduğunu savunan kitabına dayanır.

Proje yönetimi standartları Freeman'ın tanımını alıp projeye uyarlarken bir öğe ekledi.

ISO'nun eklediği "etkilendiğini düşünen" ifadesi küçük ama pratik. Bir projeye en çok direnç, çoğu zaman gerçekten zarar görenlerden değil, kendisine sorulmadığını hissedenlerden gelir. Derya Hanım'ın "bana kimse bir şey sormadı" cümlesi, haklı bir güvenlik itirazının yanında tam olarak bu duyguyu da taşıyordu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Derya Hanım'la konuştuktan sonra Ilgın, projenin paydaş listesini yeniden yazıyor. Aynı proje, iki liste.

Zayıf sürüm

Paydaşlar: Recep Bey, Kenan Bey, Gülşen, bakım ekibi, Selma, Yasin.

Not: Hepsi salı toplantısına çağrılacak.

Eksik: Yok.

Güçlü sürüm

Etkileyebilenler: Recep Bey (bütçe, tarih), Ayten Hanım (kaynak çakışması), Gülşen (sipariş), bakım şefi (hava hattı), Derya Hanım (yerleşim ve güvenlik onayı, yeni).

Etkilenenler: Selma ve Yasin (yeni alanda çalışacak), forklift operatörleri (teslim noktası değişiyor), hol girişindeki hattın operatörleri (yanlarına yeni bir alan geliyor), tedarikçi şoförleri (teslim yeri değişiyor).

Etkilendiğini düşünebilecekler: Hol girişindeki hattın vardiya amiri (alanının daralacağını düşünebilir); kalite ekibindeki öbür teknisyenler (rapor devrinden).

Sonraki adım: Derya Hanım'la yerleşimi bu hafta birlikte çiz; vardiya amirine ve forklift operatörlerine taşıma haftasından önce yerinde göster.

Zayıf sürüm aslında bir ekip listesi; hepsi Ilgın'ın her hafta gördüğü ve toplantıya çağırdığı insanlar. "Eksik: Yok" satırı, Derya Hanım'ın tebeşir çizgilerinin başında durduğu anı tekrar edecek bir güven taşıyor. Güçlü sürüm tanımın üç fiilini üç ayrı soru olarak soruyor ve her birinden yeni insanlar çıkıyor. En önemlisi, listenin sonundaki satır: güçlü sürüm herkesi aynı toplantıya çağırmıyor, her gruba farklı bir ilişki öneriyor. Derya Hanım'la birlikte tasarlamak, operatörlere yerinde göstermek; çünkü paydaşların hepsi aynı bilgiye ya da aynı söz hakkına ihtiyaç duymaz. Bu ayrımın nasıl yapılacağı, paydaşları güç ve ilgiye göre sınıflayan derslerin konusu olacak.

Bağlam notu

Paydaş tanımı o kadar geniştir ki dikkatli uygulanmazsa sonsuz bir listeye dönüşebilir. Fabrikadaki herkes, müşterinin bütün çalışanları, hatta şehrin trafiği bir yönüyle bu projeden etkilenir. Her birini listeye yazmak ve herkesle aynı ölçüde ilgilenmek, projeyi bir iletişim kampanyasına çevirir ve asıl işe zaman bırakmaz.

Değer kimin için? Bu soruyu paydaş listesine sormak onu sınırlar. Listede kalması gerekenler, ya projenin değer üretmesini engelleyebilecek olanlar ya da projenin üreteceği değerin asıl alıcıları olanlardır. Derya Hanım birinci gruptan, Selma ve Yasin ikinci gruptan. Şehrin trafiği ikisine de girmiyor. Küçük bir projede bu iki gruptaki on kişiyi gerçekten tanımak, elli kişilik bir listeyi doldurmaktan daha değerlidir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, sonradan "bana kimse sormadı" diyebilecek biri var mı ve onu ne zaman arayacaksın?

Kapanış

1. Paydaş, bir projeyi etkileyebilen, ondan etkilenebilen ya da etkilendiğini düşünen kişi, grup ya da kurumdur; ekip paydaşların yalnızca bir bölümüdür.
2. Tanımın üç fiili paydaşları bulmanın üç sorusunu verir; en çok gözden kaçan, kendini etkilenmiş sayanlardır.
3. Paydaş listesi değer sorusuyla sınırlanır ve proje boyunca yeniden sorulur; herkes aynı ilişkiye ihtiyaç duymaz.

Beş soru

1. Derya Hanım projede hiç iş yapmayacakken neden önemli bir paydaştır?
2. Forklift operatörleri hangi gruba girer ve neden toplantılara çağrılmamaları bir risktir?
3. ISO tanımındaki "etkilendiğini düşünen" ifadesi neden pratik bir eklemedir?
4. Bir belediye, bir mahalleye yeni bir pazar yeri kuruyor ve yalnızca esnafla toplantı yapıyor. Kimi kaçırıyor olabilir?
5. Ilgın'ın zayıf listesindeki "Eksik: Yok" satırının sorunu nedir?

Yanıtlar

1. Çünkü projeyi etkileyebilenlerdendir: yerleşimi onaylamazsa yeni alan kullanılamaz. Paydaş olmak için projede iş yapmak gerekmez; bir onayı ya da kararı elinde tutmak yeter.
2. Etkilenenler grubuna girer: teslim noktaları değişiyor. Çağrılmazlarsa yeni akışı ilk kez taşıma günü öğrenirler ve alışkanlıkla malzemeyi eski yere bırakabilirler; projenin sonucu, onları kullanacak olanlara bağlıdır.
3. Çünkü bir projeye en çok direnç çoğu zaman gerçekten zarar görenlerden değil, kendisine sorulmadığını hissedenlerden gelir. Algıyı tanımın içine almak, bu kişileri önceden aramayı hatırlatır.
4. Pazarı kullanacak mahalle sakinlerini, pazar günleri sokağı kapanacak olanları, gürültüden etkilenecek komşuları, temizlikten sorumlu belediye ekibini ve trafik düzenini değiştirecek ulaşım birimini. Çekici yanlış cevap "esnaf yeterlidir, işi onlar yapacak" olurdu; işi yapanlar paydaşların yalnızca bir bölümüdür.
5. Paydaş listesinin bir kez belirlenip tamamlandığı yanılgısını taşıyor. Liste proje boyunca değişir ve "eksik yok" demek, yeni paydaşları aramayı bırakmak demektir; Derya Hanım tam böyle bir boşluktan çıktı.

Sonraki derse köprü

Derya Hanım'ın itirazı yalnızca yeni bir paydaş getirmedi, yeni bir gereksinim de getirdi: masa forklift yolundan uzaklaşmalı, belki araya bir bariyer konmalı. Bu, ya biraz daha maliyet, ya biraz daha zaman, ya da daha küçük bir alan demek. 1.7, zaman, maliyet ve kapsamın birbirine nasıl bağlı olduğunu anlatan demir üçgeni ve onun ötesini tartışıyor.