Proje yöneticisinin rolü

Sahadan bir an

Salı sabahı sekiz buçuk, giriş kontrol alanının yanındaki küçük masa. Taşıma projesinin ilk on beş dakikalık haftalık toplantısı. Masada Ilgın, depo sorumlusu Kenan Bey, satın almadan Gülşen ve giriş kontrol teknisyeni Selma var; bakımdan kimse gelmemiş.

Kenan Bey: Bakımcılar yine yok. Ilgın, sen bir ara onları ararsın, hava hattını konuşursun.

Gülşen: Raf tedarikçisi ölçü istiyor. Yeni alanın ölçülerini kim alacak?

Selma: Tablette hangi alanlar olacak, onu da biri yazmalı. Onur Bey bekliyor.

Ilgın: Tamam, bakımı ben ararım. Ölçüleri de öğleden sonra ben alırım. Tablet listesini de akşam yazarım, Onur'a gönderirim.

Kenan Bey: Sen her şeye yetişiyorsun maşallah.

Toplantı on iki dakikada bitiyor. Herkes rahatlamış görünüyor, çünkü bütün açık işlerin bir sahibi var: Ilgın. O akşam Ilgın, Haluk Bey'e kısa bir mesaj yazıyor: "İlk toplantı çok verimli geçti, her şeyi ben üstlendim." Haluk Bey'in cevabı tek satır: "Bir orkestranın şefi kemanı da, davulu da kendisi çalarsa ne olur?"

Ilgın'ın toplantıda yaptığı şey iyi niyetliydi ve kısa vadede işi hızlandırdı. Ama her açık işi kendisine alarak, projenin bütün yükünü tek bir kişiye, yani projeyi bir arada tutması gereken kişiye bağladı. Bu ders proje yöneticisinin ne yaptığını bir görev listesiyle değil, bir etki alanıyla tarif ediyor ve Haluk Bey'in sorusunun neden haklı olduğunu açıklıyor.

Kavram

Proje yöneticisinin işini tarif etmenin en yaygın yolu, yaptığı işleri saymaktır: plan yapar, toplantı yönetir, rapor yazar, riskleri izler. Bu liste yanlış değil ama işin özünü kaçırır.

Proje yöneticisinin en ayırt edici işi tek bir kelimeyle anlatılabilir.

Ilgın'ın toplantıdaki durumu bu ayrımı netleştiriyor. Bakımla konuşmak, iki bölüm arasında bir bağ kurmaktır ve gerçekten Ilgın'ın işidir: hava hattının tarihi taşıma haftasını, taşıma haftası Kenan Bey'in sayımını etkiliyor. Bu bir bütünleştirme işidir. Yeni alanın ölçülerini almak ise bir uzmanlık işidir ve o alanda her gün çalışacak olan Selma ile Yasin bunu Ilgın'dan daha iyi yapar. Tablet alanlarını yazmak da öyle: formu kullanacak olan teknisyenler ile onu yazacak olan Onur arasında bir konuşma gerekir; Ilgın'ın işi o konuşmanın yapılmasını sağlamaktır, konuşmanın yerine geçmek değil.

Bu yüzden proje yöneticisinin rolü bir görev listesinden çok bir etki alanıdır. Etki alanının merkezinde proje ekibi vardır: kimin neyi yapacağı, ne zaman yapacağı ve birbirine nasıl bağlanacağı. Bir halka dışarıda sponsor ve paydaşlar vardır: proje yöneticisi onları yönetmez ama onlarla çalışır, kararlarını ister, beklentilerini dengeler. En dışta kurum vardır: proje yöneticisi kurumun önceliklerini, kurallarını ve kaynak çakışmalarını değiştiremez, ama onları görünür kılar ve doğru kişiye taşır. Bir önceki derste Ilgın'ın kaynak çakışmasını Ayten Hanım'a götürmesi tam olarak bu dış halkada yapılan bir işti.

Bu tarif yetki ile etkiyi de ayırır. Ilgın'ın Kenan Bey, Gülşen ya da Selma üzerinde hiçbir resmî yetkisi yok; onlar başka bölümlere bağlı. Ama projede onların ne yapacağını etkilemesi gerekiyor. Matris yapılı kurumlarda proje yöneticisinin çoğu zaman yetkisi azdır, sorumluluğu büyüktür. Bu açığı kapatan şey, yetkiden çok güven ve açıklıktır: herkes neyi neden yaptığını ve işinin bütüne nasıl bağlandığını bilirse, emir gerekmez.

Perde arkası

Orkestra benzetmesi Haluk Bey'in icadı değil; proje yönetiminin en yaygın kılavuzu, proje yöneticisinin rolünü anlatırken aynı benzetmeyi kullanır.

Kılavuzun bu tarifi bir standart metnidir. Proje yöneticisinin gerçekten başarıyı etkileyip etkilemediği ise ayrı bir sorudur ve yanıtı şaşırtıcıdır.

Bu boşluk, rolün neden çoğu zaman bir görev listesi olarak anlatıldığını da açıklıyor: görevler ölçülmesi kolay şeylerdir, bir ekibi bir arada tutmak değil.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Haluk Bey'in mesajından sonra Ilgın, gelecek salının toplantısında aynı üç talebe nasıl cevap vermesi gerektiğini düşünüyor. Aynı an, iki sürüm.

Zayıf sürüm

Ilgın: Tamam, bakımı ben ararım.

Ilgın: Ölçüleri de öğleden sonra ben alırım.

Ilgın: Tablet listesini de akşam yazarım, Onur'a gönderirim.

Güçlü sürüm

Ilgın: Bakımı ben arıyorum, çünkü hava hattının tarihi taşıma haftasını ve sizin sayımınızı etkiliyor, Kenan Bey; bunu ikinizle birlikte bağlamam gerekiyor.

Ilgın: Ölçüleri Selma ile Yasin alsın; masayı ve rafları onlar kullanacak, neyin nereye sığması gerektiğini benden iyi bilirler. Gülşen'e perşembeye kadar iletirler mi?

Ilgın: Tablet alanlarını teknisyenlerle Onur birlikte konuşmalı. Ben ikisini çarşamba öğleden sonra yarım saat bir araya getiriyorum; listeyi siz yazacaksınız, ben yalnızca toplantıyı kuruyorum.

Zayıf sürümde Ilgın üç işi de aynı biçimde üstleniyor: hepsini kendisi yapacak. Üç iş arasında bir ayrım yapmıyor, çünkü onları görev olarak görüyor. Güçlü sürüm üç işi bütünleştirme gözüyle ayırıyor. Bakımla konuşmak birden çok bölüm arasında bir bağ kurmak demek; bu Ilgın'ın asıl işi ve gerekçesini de söylüyor. Ölçü almak bir uzmanlık işi; onu işi en iyi bilenlere veriyor ve bir tarihle bağlıyor. Tablet listesi iki taraf arasında bir konuşma gerektiriyor; Ilgın konuşmanın yerine geçmiyor, konuşmanın gerçekleşmesini sağlıyor. Güçlü sürümde Ilgın'ın yükü azalmıyor, değişiyor: üç işi yapmak yerine üç bağı kuruyor.

Bağlam notu

Bu tarif her projeye aynı ölçüde uymaz. Küçük bir projede, örneğin üç kişilik bir dernek etkinliğinde ya da iki kişilik bir ev tadilatında, proje yöneticisi aynı zamanda işi yapanlardan biridir ve bunda bir sorun yoktur. Bütün işini bütünleştirmeye ayırabilen proje yöneticisi, ancak belli bir büyüklüğün ve karmaşıklığın üstünde mümkündür.

Ölçütü bulmak için tek bir soru yeter: Belirsizlik nerede? Belirsizlik bir işin teknik yapılışındaysa ve proje yöneticisi o işi en iyi bilen kişiyse, işi bizzat yapması mantıklıdır. Belirsizlik parçaların birbirine nasıl bağlanacağındaysa, yani tarihlerin, bölümlerin ve kararların çakıştığı yerdeyse, proje yöneticisinin zamanı oraya gitmelidir. Ilgın'ın projesinde belirsizlik ölçülerde değil, hava hattı, sayım ve taşıma haftasının birbirine bağlandığı yerde; asıl işi orada.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende sen bir hafta ortadan kaybolsan hangi iş dururdu ve neden?

Kapanış

1. Proje yöneticisinin rolü bir görev listesi değil, bir etki alanıdır: merkezde ekip, sonra sponsor ve paydaşlar, en dışta kurum.
2. Proje yöneticisinin ayırt edici işi bütünleştirmedir: parçaları birbirine bağlamak ve bir parçadaki değişikliğin ötekilere etkisini dengelemek.
3. Her işe yetişen proje yöneticisi projenin darboğazı olur; değer, kendisi olmadan da işin yürüyebileceği bir düzen kurmaktan gelir.

Beş soru

1. Ilgın'ın toplantıda üstlendiği üç işten hangisi gerçekten bir bütünleştirme işidir ve neden?
2. Haluk Bey'in orkestra şefi sorusu hangi yanılgıya cevap veriyor?
3. Turner ve Müller'in taraması proje başarı etkenleri literatüründe neyi eksik buldu?
4. İki kişilik bir ev tadilatında proje yöneticisinin boyayı da kendisinin yapması bir sorun mudur?
5. Ilgın'ın Kenan Bey, Gülşen ve Selma üzerinde resmî bir yetkisi yokken onların işlerini nasıl etkileyebilir?

Yanıtlar

1. Bakımla konuşmak. Hava hattının tarihi taşıma haftasını, taşıma haftası depo sayımını etkiliyor; bu bağı kurmak birden çok bölümü ilgilendiren ve Ilgın yapmazsa kimsenin yapmayacağı bir iş. Ölçü almak ve tablet listesini yazmak uzmanlık işleridir.
2. İyi proje yöneticisinin her işe yetişen kişi olduğu yanılgısına. Şef çalgıları kendisi çalmaz; onların birlikte çalmasını sağlar. Çekici yanlış cevap "proje yöneticisi ekibin amiridir" olurdu; benzetme yetkiyle değil, bütünleştirmeyle ilgilidir.
3. Proje yöneticisinin ve liderlik tarzının bir başarı etkeni olarak genellikle anılmamasını; bu, liderliği kritik sayan genel yönetim literatürüyle çelişiyordu.
4. Hayır. Küçük bir projede belirsizlik çoğunlukla işin teknik yapılışındadır ve proje yöneticisinin de işi yapması doğaldır. Bütünleştirmeye tam zaman ayırmak, ancak parçaların bağlanmasının belirsizlik taşıdığı daha büyük projelerde gerekir.
5. Açıklık ve güvenle: herkesin neyi neden yaptığını, işinin bütüne nasıl bağlandığını görünür kılarak ve doğru kararları doğru kişilere taşıyarak. Güçlü sürümde her talebin gerekçesini söylemesi bunun örneğidir.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın toplantıdaki refleksi, her açık işi kendisine almak, yöntemsiz başlayan proje yöneticilerinin en tanıdık tuzaklarından biri. Ilgın bu işe seçilerek değil, "sen bakarsın" denerek geldi. 1.5, bu durumun bir adı olduğunu söylüyor: kazara proje yöneticisi. Orada bu yolun en tipik üç tuzağını adlandıracağız.