Çıktı, sonuç, fayda

Sahadan bir an

Perşembe sabahı, genel müdürün odası. Ayten Hanım, Ilgın'ın önerdiği küçük programı, yani giriş kontrol taşıması ile tablet formunun birlikte yönetilmesini onaylamadan önce bir şey sormak istiyor. Masada Recep Bey de var.

Ayten Hanım: Ilgın, bu iki iş birlikte yürüsün diyorsun. Peki sonunda elimizde ne olacak?

Ilgın: Yeni bir giriş kontrol alanı ve kontrol formlarının girildiği tabletler.

Ayten Hanım: Onlar benim harcayacağım para. Ben sana ne kazanacağımızı soruyorum.

Recep Bey: Malzeme bir kez taşınacak, kontrol bilgisi aynı gün görülecek.

Ayten Hanım: Güzel. Bu bize yılda ne kazandırır? Hurda mı azalır, müşteri şikâyeti mi, forklift saati mi?

Ilgın: Onu hesaplamadım.

Ayten Hanım'ın üç sorusu üç farklı şeyi soruyordu ve Ilgın ile Recep Bey ilk ikisine cevap verdi. Ilgın projenin teslim edeceği şeyleri saydı: bir alan ve tabletler. Recep Bey bunların yaratacağı değişikliği söyledi: malzemenin bir kez taşınması, bilginin aynı gün görülmesi. Ayten Hanım ise bir üçüncü katmanı soruyordu: bu değişikliğin kurum için değeri ne? Bu üç katman proje yönetiminde ayrı adlar taşır ve bir projenin neden yapıldığını anlatmanın en sağlam yolu onları zincir hâlinde yazmaktır.

Kavram

Bir projenin ne işe yaradığını anlatırken üç katman birbirine karışır. Onları ayırmak için üç terim kullanılır.

Üç terimi bağlayan şey bir zincirdir: çıktı kullanılırsa sonuç doğar, sonuç sürerse fayda gerçekleşir. Ilgın'ın programına uygulayınca zincir şöyle görünüyor. Çıktılar yeni giriş kontrol alanı ve tablet formudur. Sonuçlar, gelen malzemenin bir kez taşınması ve kontrol bilgisinin aynı gün görülmesidir. Faydalar ise forkliftlerin boş taşımadan kurtulan saatleri, kontrolsüz üretime giren partilerden doğan hurdanın azalması ve müşteriye giden hatalı parça riskinin düşmesidir.

Aynı zincir fabrikanın dışında da kurulur ve orada halkalar arasındaki boşluk daha çabuk görünür. Bir derneğin, mahalledeki kadınlara dijital beceri eğitimi verdiği bir projeyi düşün. Çıktı, verilen eğitimlerdir: kaç oturum yapıldığı, kaç kişinin katıldığı. Sonuç, katılımcıların öğrendiklerini kullanmaya başlamasıdır: bir e-posta hesabı açmak, bir başvuruyu çevrim içi yapmak, bir ürünü internette satmak. Fayda ise bu değişikliğin hayatlarına kattığıdır: bir gelir, bir iş, zamandan kazanç. Projenin raporu çoğu zaman yalnızca ilk halkayı sayar, çünkü katılımcı sayısı kolay ölçülür. Ama yüz kişinin katıldığı bir eğitimden sonra kimse öğrendiğini kullanmıyorsa, rapor başarı, gerçek ise boşluk anlatır.

Zincirin her halkasının sahibi farklıdır. Çıktının sahibi proje ekibidir; Ilgın alanı taşıyıp tabletleri kurabilir. Sonucun sahibi çıktıyı kullanacak olanlardır; teknisyenler tableti kullanmazsa Ilgın'ın teslim ettiği hiçbir şey bir şey değiştirmez. Faydanın sahibi ise kurumdur, burada Ayten Hanım; faydanın ölçülmesi ve sahiplenilmesi projenin bitişinden aylar sonra, operasyonun içinde olur.

Bu yüzden bir proje çıktısını kusursuz teslim edip faydasını hiç üretmeyebilir. Herkesin bir tanıdığının kurumunda kurulup kullanılmayan bir yazılım vardır: çıktı teslim edilmiş, sonuç doğmamış, fayda hiç gelmemiştir. Ters durum da mümkündür: çıktı gecikmeli ve eksik teslim edilir ama yine de beklenen faydanın büyük kısmı gerçekleşir, çünkü asıl değişikliği yaratan küçük bir parçasıdır.

Perde arkası

Uluslararası kılavuz standart faydayı geniş bir ifadeyle tanımlıyor.

Faydanın proje başarısıyla ilişkisini sınayan çalışmalar az. Bunlardan biri, fayda gerçekleştirme uygulamalarının, yani faydaları baştan tanımlamanın, sahiplendirmenin ve izlemenin, proje başarısıyla ilişkisini üç ülkede araştırdı.

Kanıt sınırlı olsa da ayrımın kendisi tartışmalı değil: bir projenin teslim ettiği şey ile kuruma kazandırdığı şey aynı değildir ve ikisini karıştıran bir rapor, sponsora yanlış soruya cevap verir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ayten Hanım, onay vermeden önce programın gerekçesini tek bir paragrafta istiyor. Aynı program, iki gerekçe.

Zayıf sürüm

Ne yapılacak: Giriş kontrol alanı üretim holünün girişine taşınacak ve kontrol formları tablete geçecek.

Neden: Verimlilik artacak, kalite iyileşecek.

Bütçe: Raflar, masa, hava hattı, tabletler ve yazılım.

Güçlü sürüm

Çıktılar (ekip teslim eder): Yeni giriş kontrol alanı; deneme üretimi ve giriş kontrolü için tablet formu.

Sonuçlar (teknisyenler ve şefler kullandıkça doğar): Gelen malzeme bir kez taşınır; kontrol bilgisi aynı gün görülür.

Faydalar (Ayten Hanım sahiplenir, taşıma bittikten üç ve altı ay sonra ölçülür): Forkliftlerin boş taşıma saatleri; kontrolsüz partiden doğan hurda ve yeniden işleme; müşteriye giden hatalı parça sayısı.

Bugün bilmediğimiz: Bu üç kalemin bugünkü değeri. Önümüzdeki iki hafta Kenan Bey ve Selma'yla ölçeceğiz; fayda hedefini o ölçümden sonra yazacağız.

Zayıf sürüm üç katmanı bir cümlede eritiyor ve "verimlilik artacak" gibi her projeye yazılabilecek bir gerekçe veriyor. Bütçe satırı çıktıları sayıyor, ki Ayten Hanım'ın odadaki itirazı tam buydu: bunlar harcanacak para, kazanılacak değil. Güçlü sürüm zinciri halka halka kuruyor ve her halkaya bir sahip veriyor: çıktıyı ekip, sonucu kullanıcılar, faydayı genel müdür. En önemli satırı belki de sonuncusu: Ilgın faydanın bugünkü değerini bilmediğini dürüstçe yazıyor ve onu uydurmak yerine ölçmeyi öneriyor. Bir sponsor için "bilmiyoruz ama iki haftada ölçeceğiz" cümlesi, uydurulmuş bir tasarruf rakamından daha güvenilirdir.

Bağlam notu

Zincirin bir tuzağı var: fayda, projenin bitişinden sonra ve başka şeylerle birlikte gerçekleşir. Taşımadan altı ay sonra hurda azaldıysa bunun ne kadarı yeni giriş kontrol alanından, ne kadarı aynı dönemde değişen bir tedarikçiden ya da yeni bir kalıptan geldi? Faydayı tek bir projeye bağlamak çoğu zaman tahmindir ve bu tahmin kolayca şişirilir.

Neyle bileceğiz? Fayda iddiasının dürüst kalması bu soruya önceden verilmiş cevaba bağlıdır. Taşıma başlamadan bugünkü değerleri ölçmek, faydayı hangi ölçütle ve hangi tarihte ölçeceğini baştan yazmak ve sonuçta başka etkenleri de anmak, fayda raporunu bir reklam metni olmaktan çıkarır. Fayda hiç ölçülemeyecekse, bunu da baştan söylemek gerekir; ölçülemeyen bir faydayı büyük bir sayıyla süslemek, sponsoru yanıltmaktır. Ilgın'ın durumunda bu, örneğin aynı altı ayda yeni bir tedarikçiye geçilecekse hurdadaki düşüşün bir kısmının ona ait olabileceğini fayda raporuna baştan not etmek demektir.

Uygulama

Retro sorusu

Teslim ettiğin son bir işin, teslimden altı ay sonra birine gerçekten bir şey kazandırıp kazandırmadığını biliyor musun?

Kapanış

1. Çıktı projenin teslim ettiği somut şeydir, sonuç çıktı kullanılınca doğan değişikliktir, fayda o değişikliğin kuruma kazandırdığıdır.
2. Zincirin her halkasının sahibi farklıdır: çıktıyı ekip, sonucu kullanıcılar, faydayı sponsor sahiplenir; fayda çoğu zaman proje bittikten sonra gerçekleşir.
3. Fayda iddiası, bugünkü değer önceden ölçüldüğünde ve ölçüm ölçütü baştan yazıldığında dürüst kalır.

Beş soru

1. Ilgın'ın "yeni bir giriş kontrol alanı ve tabletler" cevabı zincirin hangi halkasıdır?
2. Teknisyenler tableti kullanmazsa zincirin hangi halkası kopar?
3. Bir belediye, yeni bir bisiklet yolunu zamanında ve bütçesinde açıyor, ama yolu çok az kişi kullanıyor. Proje başarılı mıdır?
4. Faydanın sahibi neden genellikle proje yöneticisi değil, sponsordur?
5. Güçlü sürümdeki "bugün bilmediğimiz" satırı neden zayıflık değil de güçtür?

Yanıtlar

1. Çıktı. Projenin teslim edeceği somut şeyleri sayıyor; Ayten Hanım'ın sorduğu ise faydaydı. Çekici yanlış cevap "sonuç" olurdu; alan ve tabletler kendi başlarına bir değişiklik değildir, kullanıldıklarında değişiklik doğar.
2. Sonuç halkası. Çıktı teslim edilmiş olur ama kullanılmadığı için değişiklik doğmaz ve fayda gelmez.
3. Çıktı açısından başarılıdır, sonuç ve fayda açısından değildir. Asıl soru, kullanılmamasının nedenidir: yolun yeri mi yanlış seçildi, bağlantıları mı eksik? Teslim, zincirin yalnızca ilk halkasıdır.
4. Çünkü fayda, proje ekibinin denetiminde olmayan şeylere, çıktının kullanılmasına ve operasyonun sürdürülmesine bağlıdır ve çoğu zaman ekip dağıldıktan sonra gerçekleşir. Onu ancak kurumda kalıcı yetkisi olan biri sahiplenebilir.
5. Çünkü uydurulmuş bir tasarruf rakamı yerine ölçülebilir bir başlangıç değeri öneriyor. Sponsor, faydanın neyle ve ne zaman ölçüleceğini baştan bilir; sonradan şişirilmiş bir iddiayla karşılaşmaz.

Sonraki derse köprü

Zincirin halkalarına sahip verirken Ilgın kendine bir halka ayırdı: çıktı. Ama sonucun doğması için teknisyenleri ikna etmesi, faydanın ölçülmesi için Ayten Hanım'la çalışması da gerekiyor. 1.4, proje yöneticisinin rolünü bir görev listesi olarak değil, bir etki alanı olarak tarif ediyor ve bu sınırın nerede çizildiğini soruyor.