Proje tanımları

Sahadan bir an

Salı sabahı, fabrikanın üretim ofisi. Ilgın giriş kontrol alanının taşınması için yazdığı başlangıç notunu Recep Bey'in masasına bırakmış. Recep Bey notu okumuş, kaşları yukarıda.

Recep Bey: Ilgın, bu bir sayfalık şey güzel ama abartmıyor muyuz? Bir alanı taşıyacağız. Bakıma bir iş emri açarız, olur biter.

Ilgın: Ama işin içinde bakım var, depo var, satın alma var. Raf siparişi, hava hattı, taşınma haftası...

Recep Bey: İş emirleri de öyle. Bakım her ay elli iş emri kapatıyor, hiçbirine proje demiyoruz.

Ilgın: O iş emirlerinin her birinde kim karar veriyor?

Recep Bey: Bakım şefi. Ne yapılacağı belli, o yapar.

Ilgın: Bu işte ise ne yapılacağı tam belli değil ve kararı tek bir şef veremiyor. Kenan Bey taşınma haftasını, Gülşen rafları, siz bütçeyi onaylıyorsunuz.

Recep Bey bir süre düşünüyor, sonra "Tamam, bir proje olsun. Ama bunu kimin yönettiğini yazalım" diyor. Konuşma bir tanım tartışmasıydı, ama farkında olmadan iki ayrı tanım konuşuldu. Ilgın, ilk dersteki gibi, projeyi bir işin özellikleriyle tanımlıyordu: benzersiz, geçici, bir sonuca yönelik. Recep Bey'in son cümlesi ise başka bir şey soruyordu: bu iş için kim, hangi yetkiyle bir araya geliyor? Proje yönetiminin büyük çerçeveleri bu iki soruyu farklı ağırlıklarla cevaplar. Üç tanımı karşılaştırınca hem ortak bir çekirdek hem de üç ayrı vurgu görünüyor.

Kavram

İlk derste projeyi Proje Yönetimi Enstitüsü'nün (PMI) tanımıyla kurduk: benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için üstlenilen geçici çaba. Bu tanım işin kendisine bakar. Ama proje yönetiminin başka büyük çerçeveleri projeye başka bir yerden bakar.

Britanya kamu sektöründe doğan ve bugün dünyada yaygın kullanılan PRINCE2 yöntemi, projeyi bir iş olarak değil, bir örgütlenme olarak tanımlar.

Bu bakışın pratik bir sonucu var. Bir işi proje saymak, ona kimin karar vereceğini, kimin onaylayacağını ve kimin teslim alacağını belirlemek demektir. Recep Bey'in "kimin yönettiğini yazalım" demesi tam olarak bu: bir iş emri kalıcı örgütün içinde yürür, bakım şefi karar verir. Giriş kontrol alanının taşınması ise birden çok bölümün kararını gerektiriyor; bu yüzden kendi küçük örgütlenmesine ihtiyacı var.

Üçüncü bakış Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nün (International Organization for Standardization, ISO) proje yönetimi kılavuzundan geliyor. ISO projeyi ne iş ne örgüt olarak, bir amaç olarak tanımlar: tanımlanmış bir ya da birden çok hedefe ulaşmak için girişilen geçici çaba. Vurgu "ne üretildiği"nden "neye ulaşıldığı"na kaymıştır.

Üç tanım yan yana konduğunda ortak üç öğe çıkıyor. Birincisi geçiciliktir: üçünde de projenin bir sonu var. İkincisi bir amaçtır: PMI'da benzersiz bir sonuç, PRINCE2'de bir iş gerekçesine dayanan ürünler, ISO'da tanımlanmış hedefler. Üçüncüsü bir yönetim çerçevesidir: hiçbiri projeyi kendiliğinden olan bir şey olarak anlatmaz; her biri onu bir ekibin, bir kararın ve bir denetimin konusu yapar. Farklar ise neyin öne konduğundadır: PMI sonucun benzersizliğini, PRINCE2 örgütlenmeyi ve gerekçeyi, ISO hedefi öne koyar.

Perde arkası

PRINCE2'nin tanımı yöntemin el kitabında, ilk bölümlerde yer alır.

ISO'nun tanımı ise proje yönetimi kılavuzunun terimler bölümündedir ve ilginç bir değişiklik notu taşır.

Bu değişiklik notu küçük ama öğretici. Standardı yazanlar, projenin başarısını teslim edilen ürünlerden değil, ulaşılan hedeflerden ölçmeyi bilinçli olarak seçmişler.

Ilgın'ın başlangıç notunda hedefin ve anahtar sonuçların bulunması, aslında ISO'nun bu tercihine denk düşüyor: "rafları taşımak" değil, "malzeme bir kez taşınsın". Ama notta PRINCE2'nin öne koyduğu şey eksik: kimin hangi kararı vereceği.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Recep Bey'in "kimin yönettiğini yazalım" demesinden sonra Ilgın başlangıç notunun ilk satırını yeniden yazıyor.

Zayıf sürüm

Proje: Giriş kontrol alanının üretim holünün girişine taşınması.

Bitiş anı: Yeni alanda ilk tam haftanın kontrolleri tamamlandığında.

Hedef: Gelen malzeme bir kez taşınsın ve kontrol edilmeden üretime gitmesin.

Güçlü sürüm

Proje: Giriş kontrol alanının üretim holünün girişine taşınması; gelen malzeme bir kez taşınsın ve kontrol edilmeden üretime gitmesin diye.

Bitiş anı: Yeni alanda ilk tam haftanın kontrolleri tamamlandığında ve eski alan boşaltıldığında.

Karar düzeni: Bütçe ve taşınma tarihi Recep Bey'de; taşınma haftası Kenan Bey'le birlikte seçilir; raf ve masa siparişi Gülşen'de; günlük yürütme Ilgın'da.

Ritim: Her salı on beş dakika; Ilgın, Kenan Bey, Gülşen ve bakımdan bir kişi. Karar gerektiren konular Recep Bey'e cuma günü yazılı gider.

Zayıf sürüm kötü bir not değil; ilk dersin ve dördüncü dersin araçlarını taşıyor: bir bitiş anı ve bir hedef. Ama PMI'ın ve ISO'nun tanımlarının istediğini karşılıyor, PRINCE2'nin istediğini karşılamıyor. Notu okuyan biri işin ne olduğunu ve neye ulaşmak istediğini anlıyor, kimin neye karar verdiğini anlamıyor. Güçlü sürüm üçüncü öğeyi, yani geçici örgütü, açıkça yazıyor: hangi kararın kimde olduğunu ve ekibin ne sıklıkla bir araya geleceğini. Bu satırlar bürokrasi değil; Recep Bey'in "bir iş emri açarız" itirazına verilmiş somut bir cevap. Bir iş emrinin karar düzeni bakım şefidir; bu işin karar düzeni dört bölüme yayılmıştır ve bu yüzden yazılması gerekir.

Bağlam notu

Tanımları karşılaştırmak işe yarar, ama tanım tartışması kendi başına bir amaca dönüşebilir. Bazı kurumlarda bir işin "proje" mi yoksa "iş emri" mi olduğuna karar vermek haftalar sürer, çünkü proje sayılan işler ek formlara, ek onaylara ve ek raporlara tabidir. Bu durumda tanım, işi yönetmeye değil, işi ağırlaştırmaya hizmet eder.

Burada Üç Soru Pusulası'nın ilk sorusu yardım eder: Değer kimin için? Bir işi proje olarak tanımlamak, o işi yapanlara ve ondan yararlanacaklara bir şey kazandırıyorsa, örneğin dört bölümün kararını bir araya getiriyorsa, değerlidir. Yalnızca bir rapor şablonunu doldurmaya yarıyorsa değildir. Recep Bey'in itirazı bu yüzden haklıydı: proje tanımı, ancak iş emrinin çözemediği bir sorunu çözdüğü ölçüde gereklidir.

Uygulama

Retro sorusu

Çalıştığın yerde bir işin "proje" sayılıp sayılmadığına kim karar veriyor ve bu kararın işe bir etkisi oluyor mu?

Kapanış

1. PMI projeyi benzersiz sonuçlu geçici bir çaba, PRINCE2 bir iş gerekçesine dayanan geçici bir örgüt, ISO tanımlanmış hedeflere ulaşmak için girişilen geçici bir çaba olarak tanımlar.
2. Ortak üç öğe geçicilik, bir amaç ve bir yönetim çerçevesidir; farklar neyin öne konduğundadır: sonuç, örgüt ya da hedef.
3. Bir tanım ancak bir sorunu çözdüğü ölçüde değerlidir; bir işi proje saymak, onun karar düzenini yazmayı gerektirir.

Beş soru

1. Recep Bey'in "bakıma bir iş emri açarız" önerisi hangi tanımın sorusunu gündeme getiriyor?
2. ISO'nun tanımındaki değişiklik notu neden öğreticidir?
3. Üç tanımın ortak öğeleri nelerdir?
4. Bir belediye, her yıl yapılan park bakımını "proje" olarak kaydetmek istiyor, çünkü proje sayılan işlere ayrı bir bütçe kalemi açılabiliyor. Ne sorarsın?
5. Ilgın'ın zayıf sürümü hangi tanımın istediğini karşılamıyor ve neden?

Yanıtlar

1. PRINCE2'nin sorusunu: işin kendi geçici örgütlenmesine ihtiyacı olup olmadığını, yani kimin karar vereceğini. Bir iş emri kalıcı örgütün içinde, tek bir şefin kararıyla yürür; bu iş dört bölümün kararını gerektiriyor.
2. Çünkü standardın yazarlarının projeyi teslim edilen ürünlerle değil, ulaşılan hedeflerle tanımlamayı bilinçli olarak seçtiğini gösteriyor. Bu, başarının neyle ölçüleceğine dair bir tercihtir.
3. Geçicilik, bir amaç ve bir yönetim çerçevesi. Çekici yanlış cevap "benzersizlik" olurdu; benzersizlik PMI'ın tanımında öne çıkar ama ISO'nun tanımında yer almaz.
4. Değer kimin için? İşin bir bitiş anı ve benzersiz bir sonucu yok; her yıl tekrarlanan bir operasyon. Onu proje saymak yalnızca bir bütçe kalemine erişim sağlıyorsa, tanım yönetime değil muhasebeye hizmet ediyor demektir. Asıl sorulması gereken, bütçe kurallarının neden böyle olduğudur.
5. PRINCE2'nin istediğini karşılamıyor: işin ne olduğu ve hedefi yazılı, ama kimin neye karar verdiği ve ekibin nasıl bir araya geleceği yazılı değil.

Sonraki derse köprü

İş emri ile proje arasındaki ayrım, fabrikadaki işler çoğaldıkça yeni bir soruya dönüşüyor. Fabrikada aynı yıl giriş kontrol alanı taşınıyor, yeni parça devreye alınıyor, tablet formu yazılıyor; bunlar birbirinden bağımsız mı, yoksa ortak bir amaca hizmet eden bir bütün mü? 1.2, proje, program, portföy ve operasyonu ayırarak bu soruyu cevaplıyor.