Pilot projeni seç

Görev

Bu atölyede iki şey teslim edeceksin: pilot projeni ve onun tek sayfalık başlangıç notunu. Bir de kısa bir öz değerlendirme yapacaksın; akademinin sonunda aynı soruları yeniden cevaplayıp karşılaştıracaksın.

Pilot proje, bundan sonraki her dersin uygulamasını yapacağın gerçek bir iştir. Bu yüzden seçimi aceleye getirme ama günlerce de erteleme. İyi bir pilot projenin altı özelliği var. Birincisi gerçektir: kurgu bir alıştırma değil, gerçekten yapılacak bir iştir. İkincisi senin etkileyebileceğin bir iştir: kararların en azından bir kısmı sende ya da sana danışılarak verilir. Üçüncüsü tek kişilik değildir: en az iki başka kişiyle birlikte yapılır, çünkü paydaş, iletişim ve çatışma derslerinin uygulanacak bir yeri olmalı. Dördüncüsü süresi altı ile on altı hafta arasındadır: daha kısa bir iş, takvim ve risk derslerine malzeme vermez; daha uzun bir iş, akademi boyunca sonuçlanmaz. Beşincisi içinde bir belirsizlik vardır: her şeyi baştan bildiğin bir iş öğretmez. Altıncısı yanılmanın bedeli taşınabilirdir: bir hatayla işini, sağlığını ya da bir ilişkini riske atmazsın.

Önceki beş derste bir aday listesi topladın. Şimdi o adayları bu altı özellikle karşılaştır, birini seç ve başlangıç notunu yaz. Not tek sayfayı geçmemeli ve şu başlıkları taşımalı: projenin adı, neden önemli olduğu, bitiş anı, geride kalacak olan, kimlerle yapılacağı, bilmediklerin, bir hedef ve iki anahtar sonuç, en büyük sapma tehlikesi ve yaklaşım yelpazesindeki yeri.

Örnek çözüm

Ilgın, Görükle'deki evinde, cumartesi sabahı defterinin ikinci sayfasındaki adaylara bakıyor. Dört aday var. Müşterinin yeni parçası, ama onu zaten eledi: çok büyük, tarihi müşteride, yanılmanın bedeli yüksek. Tablet formu, ama onun sahibi bilgi işlem; Ilgın yalnızca bir paydaş. Annesinin Mudanya'daki evinin banyo tadilatı, ama orada kararları annesi ve usta veriyor ve iş üç haftada bitecek. Bir de giriş kontrol alanının yeniden düzenlenmesi: gelen malzemenin kontrol edildiği alan, deponun yanından üretim holünün girişine taşınacak, böylece malzeme iki kez taşınmayacak. Recep Bey bunu geçen ay "bir ara yaparız" diye onaylamıştı.

Ilgın dört adayı altı özellikle karşılaştırıyor. Yeni parça gerçek ve belirsizlik dolu ama yanılmanın bedeli taşınabilir değil. Tablet formu gerçek, ekipli ve belirsiz ama kararlar Ilgın'da değil; orada öğreneceği şey paydaş olmak, proje yürütmek değil. Banyo tadilatı gerçek ve taşınabilir ama süresi çok kısa ve kararlar annesinde. Giriş kontrol alanı ise altı özelliğin altısını da taşıyor: gerçek bir iş, kararların çoğu Ilgın'a danışılarak verilecek, depo, bakım ve satın almayla birlikte yapılacak, birkaç ay sürecek, içinde soru işaretleri var ve bir hata en kötü ihtimalle birkaç günlük aksamaya yol açar. Ilgın'ı en çok ikna eden şey son özellik oluyor: burada bir şeyi deneyip yanılabilir.

Ilgın dördüncü adayı seçiyor. Başlangıç notu şöyle:

Proje: Giriş kontrol alanının üretim holünün girişine taşınması.

Neden önemli: Bugün gelen malzeme önce depoya, sonra kontrol için tekrar giriş kontrol alanına, sonra yeniden depoya taşınıyor. Forkliftçilerin tahminine göre bu, günde yaklaşık bir saatlik boş taşıma demek. Ayrıca bekleyen malzeme bazen kontrol edilmeden üretime gidiyor.

Bitiş anı: Yeni alanda ilk tam haftanın kontrolleri tamamlandığında ve eski alan boşaltıldığında. Tahmini tarih: on iki hafta sonra.

Geride kalacak: Yeni yerinde, ölçüm cihazları kalibre edilmiş, malzeme akışı yazılı bir giriş kontrol alanı.

Kimlerle: Recep Bey (sponsor, onay), Gülşen (satın alma, raf ve masa siparişi), depo sorumlusu Kenan Bey (malzeme akışı), bakım ekibi (elektrik ve basınçlı hava hattı), giriş kontrol teknisyenleri Selma ve Yasin.

Bilmediklerim: Ölçüm masasının yeni yerdeki zeminde titreşimden etkilenip etkilenmeyeceği. Basınçlı hava hattının oraya ne kadar sürede çekilebileceği. Taşınma sırasında kontrolün kaç gün duracağı ve o günlerde ne yapılacağı.

Hedef: Gelen malzeme bir kez taşınsın ve kontrol edilmeden üretime gitmesin.

Anahtar sonuç 1: Taşınmadan sonraki ilk ay, kontrol bekleyen malzemenin depoya dönüş taşıması sıfır olsun (bugün her parti için bir kez).

Anahtar sonuç 2: Taşınmadan sonraki ilk ay, kontrol edilmeden üretime giden parti sayısı sıfır olsun (bugün ayda birkaç kez, tam sayısını önce ölçeceğim).

En büyük sapma tehlikesi: Görünmeyen risk. Basınçlı hava hattı ve zemin titreşimi sorulmadan takvime yazılırsa, iki ay sonra bir sürpriz olarak dönecekler.

Yelpazedeki yeri: Büyük kısmı önceden planlanabilir: raflar, masa, taşınma günü. Ama yeni alanın düzeni, teknisyenler ilk hafta orada çalışmadan tam bilinemez. Düzeni bir haftalık bir denemeyle sınamayı düşünüyorum.

Notun altına Ilgın bir de öz değerlendirme ekliyor. Sekiz cümleye birden beşe kadar puan veriyor: bir projeyi rutinden ayırabilirim (4), bir gecikmenin nedenlerini ayrı ayrı adlandırabilirim (3), bir takvim çizebilirim (4), bir takvimi bir paydaşa savunabilirim (2), bir riski önceden görebilirim (2), bir dileği ölçülebilir sonuca çevirebilirim (3), bir ekiple anlaşmazlığı yönetebilirim (2), bir projeyi zamanında kapatabilirim (2). En düşük puanların ortak noktası dikkatini çekiyor: hepsi başka insanlarla ilgili.

Pazartesi sabahı Ilgın notu depo sorumlusu Kenan Bey'e gösteriyor ve tek bir şey soruyor: burada eksik ya da yanlış gördüğün bir şey var mı? Kenan Bey notu iki kez okuyor ve bir satıra parmağını koyuyor. Taşınma haftası ay sonuna denk gelirse depo sayımıyla çakışacak; o hafta forklift de insan da bulunmaz. Ilgın bunu düşünmemişti. Notun altına, Kenan Bey'in adıyla birlikte, yeni bir bilinmeyen ekliyor: taşınma haftası, ay sonu sayımından uzak bir haftaya konmalı. İlk okuyucunun ilk itirazı, notun en değerli satırı oluyor.

Hatayı bul

Ilgın'ın notunun ilk taslağı farklıydı. Aşağıda o taslaktan beş satır var; her birinde başlangıç notunun bir ilkesi çiğnenmiş. Önce kendin bul, sonra çözüme bak.

1. "Proje: Giriş kontrol alanını taşıyıp düzenlemek ve bu arada bütün giriş kontrol talimatlarını da yeniden yazmak."
2. "Bitiş anı: Alan iyi bir hâle geldiğinde."
3. "Kimlerle: Ben hallederim, gerekirse bakımı ararım."
4. "Anahtar sonuç 1: Rafları ve ölçüm masasını sipariş etmek."
5. "Bilmediklerim: Yok, bu alanı yedi yıldır kullanıyorum."

Çözüm

Birinci satırda proje iki ayrı işi birden üstleniyor. Alanı taşımak ile bütün talimatları yeniden yazmak farklı belirsizlikleri ve farklı süreleri olan iki iş; birlikte, altı ile on altı hafta sınırını aşan ve odağı dağıtan bir proje oluşturuyor. Talimatlar ayrı bir aday olarak deftere yazılabilir. İkinci satırda bitiş anı yok. "İyi bir hâle gelmek" ölçülemez; kimse projenin bittiğini tartışmasız söyleyemez. İlk dersin ölçütü burada çiğneniyor: bitiş anı ve geride kalacak şey somut olmalı. Üçüncü satır, Ilgın'ın tipik hatası: her şeyi kendi yapmak. Tek kişilik bir proje hem gerçekçi değil, çünkü malzeme akışı depo sorumlusunun, raf siparişi satın almanın işi, hem de pilot projenin altı özelliğinden birini kaçırıyor. Dördüncü satır bir yapılacak iş, anahtar sonuç değil. Raflar sipariş edilip malzeme yine iki kez taşınabilir. Güçlü sürüm, değişikliği sayan iki sonuç yazıyor: dönüş taşıması ve kontrolsüz parti sayısı. Beşinci satır en tehlikelisi. Ilgın alanı kullanmayı biliyor, ama alanı taşımayı hiç denemedi. Zemin titreşimi, basınçlı hava hattı ve kontrolün kaç gün duracağı, yedi yıllık kullanım deneyiminin cevaplayamayacağı sorular. "Bilmediğim bir şey yok" cümlesi, ikinci dersteki görünmeyen riskin tam tarifidir: soru sorulmadığı için cevap da aranmaz.

Teslim

Rubrik

Zayıf

Proje ya kurgusal ya da altı özelliğin birden fazlasını taşımıyor: tek kişilik, süresi çok kısa ya da çok uzun, ya da sende hiçbir kararın olmadığı bir iş. Bitiş anı ölçülemez bir cümle. Anahtar sonuçlar yapılacak işlerden oluşuyor. Bilmediklerin bölümü boş ya da "her şey belli" yazıyor. Öz değerlendirme yapılmamış ya da bütün puanlar aynı.

Yeterli

Proje gerçek, en az iki başka kişiyle yapılıyor ve süresi makul. Bitiş anı somut ve geride kalacak şey adlandırılmış. Hedef bir değişikliği anlatıyor ve en az bir anahtar sonuç başlangıç ve hedef değeri taşıyor. Bilmediklerin bölümünde en az iki madde var. Öz değerlendirme yapılmış ama en düşük puanların ortak noktası yazılmamış ya da not kimseye gösterilmemiş.

Güçlü

Yeterli düzeyin hepsi, artı şunlar: adaylar altı özellikle açıkça karşılaştırılmış ve neden diğerlerinin elendiği yazılmış. İki anahtar sonucun ikisi de değişikliği sayıyor ve bilinmeyen başlangıç değerleri dürüstçe "önce ölçeceğim" diye işaretlenmiş. En büyük sapma tehlikesi önceki derslerin dilinde adlandırılmış. Not birlikte çalışılacak bir kişiye gösterilmiş ve onun itirazı nota eklenmiş. Öz değerlendirmede en düşük puanların ortak noktası bulunmuş.

Kapanış

1. İyi bir pilot proje gerçek, etkileyebileceğin, tek kişilik olmayan, altı ile on altı hafta süren, belirsizlik taşıyan ve yanılmanın bedeli taşınabilir bir iştir.
2. Başlangıç notu önceki beş dersin araçlarını bir sayfada birleştirir: bitiş anı, bilinmeyenler, hedef ve anahtar sonuçlar, sapma tehlikesi ve yaklaşım.
3. Öz değerlendirme bir sınav değil, bir başlangıç çizgisidir; akademinin sonunda aynı sorularla yeniden ölçülür.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın başlangıç notu, ilk dersteki proje tanımının günlük dile çevrilmiş hâli. Ama o tanım tek tanım değil. Zemin seviyesinin ilk dersi, 1.1, PMI'ın, PRINCE2'nin ve ISO standardının proje tanımlarını yan yana koyuyor ve üç tanımın ortak öğelerini arıyor; Ilgın kendi notunu o tanımların ölçütleriyle yeniden okuyacak.