Süreklilik herkesin işi

Açılış sahnesi

İzmir, Alsancak, perşembe, saat on biri çeyrek geçe. Karayel Grup'un genel müdürlüğünde dördüncü kattaki mutfakta kahve makinesinin önünde üç kişi sıra bekliyor: bir finans uzmanı, bir insan kaynakları asistanı ve satın almadan bir kıdemli uzman. Grubun süreklilik planlarını yazan Aysel Hanım kupasını doldururken onlara aynı soruyu soruyor: «Yarın sabah bu binaya giremesek, mesela bir su borusu patlasa ve kat kapatılsa, siz ne yaparsınız?»

Finans uzmanı gülüyor: «Evden çalışırım herhalde. Ama maaş dosyaları sunucuda, oraya evden girebiliyor muyuz bilmiyorum.» İnsan kaynakları asistanı omuz silkiyor: «Biri bize haber verir.» Satın almadaki uzman bir an düşünüyor: «Bir plan vardı galiba, ortak klasörde. Seksen sayfalık bir şey.» Aysel Hanım o planı yazan kişi. Seksen dört sayfa, iki yıl önce güncellenmiş, ortak klasörde duruyor. Üç kişiden hiçbiri onu açmamış. Bu ders, bir süreklilik planının neden ancak onu uygulayacak çalışanlar rolünü bildiğinde işe yaradığını anlatıyor.

Bu derste ne olacak

İş sürekliliği çoğu kurumda bir birimin ya da bir danışmanın hazırladığı bir belge olarak yaşar. Belge vardır, denetimde gösterilir, ama bir kesinti olduğunda insanlar onu değil, birbirini arar. Önce İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun acil durumlar için hem işverene hem çalışana yüklediği görevleri okuyacağız; çünkü kanun hazırlığı yalnız yönetimin değil, çalışanın da işi sayıyor. Sonra bir planın çalışanda hangi üç şeye dönüşmesi gerektiğine bakacağız: rolünü bilmek, haber vermek ve ulaşılabilir olmak. Ardından planın en zayıf halkalarını sahadan örneklerle göreceğiz: eski telefon listeleri, tek kişide kalan bilgi, yerine kimsenin bakmadığı ekip üyeleri. En sonda Aysel Hanım'ın mutfaktaki sorusuna döneceğiz.

Kural ne diyor

İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu acil durum hazırlığını işverenin yükümlülüğü olarak kurar, ama bu hazırlığın insanlar üzerinden yürüdüğünü açıkça söyler.

Bu bentte önemli söz «her zaman hazır bulunmalarını». İşverenin borcu ekip görevlendirmekle bitmiyor; ekiplerin izinde, vardiya değişiminde, gece yarısında da hazır olmasını sağlamak gerekiyor. Bir ekip listesi ancak listedeki insanlar o anda oradaysa ve ne yapacaklarını biliyorsa bir ekiptir.

Kanun çalışana da açık görevler verir.

Bu iki hüküm birlikte okunduğunda çalışanın rolü netleşiyor: tehlikeyi ya da eksikliği gördüğünde derhal haber vermek; amirine ulaşamıyorsa ve tehlike ciddi ve yakınsa, bildiği ve elindeki imkânlarla müdahale etmek. Kanun bu müdahaleyi bir sorumluluk riski olarak değil, korunan bir davranış olarak kuruyor: ihmal ya da dikkatsizlik yoksa çalışan yaptığı müdahaleden sorumlu tutulamaz. Bu hükümler acil durum içindir; ama bir kesintide de aynı mantık geçerlidir: haber vermek ve bildiğin çerçevede hareket etmek.

Sahada

Plan çalışanda neye dönüşür

Bir süreklilik planı ne kadar iyi yazılmış olursa olsun, bir kesintinin ilk saatinde uygulanabilmesi için her çalışanda üç şeye dönüşmesi gerekir. Birincisi, rolünü bilmek: o olayda ne yapacağını ve ne yapmayacağını. İkincisi, haber vermek: gördüğünü kime, hangi kanaldan ileteceğini. Üçüncüsü, ulaşılabilir olmak: şirketin ona nasıl ulaşacağını ve onun kime ulaşacağını. Seksen dört sayfalık bir plan bu üç şeyi bir çalışana ancak tek sayfalık bir özete indirildiğinde verebilir.

Planın en zayıf halkaları

Aysel Hanım'ın sorusu

Aysel Hanım mutfaktan döndüğünde seksen dört sayfalık planı yeniden yazmaya başlamıyor. Onun yerine her birim için tek sayfalık bir kart hazırlatmaya karar veriyor. Kartta dört satır olacak: bina kullanılamazsa nerede ve nasıl çalışılacağı, ilk aranacak kişi ve yedeği, birimin ilk dört saatte sürdürmesi gereken tek iş ve o işin hangi sistemlere ihtiyaç duyduğu. Finans uzmanının sorusu da bir satır oluyor: maaş dosyalarına evden erişim sınanacak. Kart her birimin toplantısında okunacak ve iletişim listesi her üç ayda bir, insan kaynaklarının ayrılan çalışanlar listesiyle karşılaştırılacak. Plan hâlâ seksen dört sayfa; ama artık her çalışanın cebinde onun bir sayfası var.

Gri alan

Bir planın ne kadarının çalışana indirilmesi gerektiği tartışmalı. Çok ayrıntılı bir plan okunmaz; çok kısa bir kart ise beklenmedik bir olayda yetersiz kalabilir. Bazı kurumlar herkese aynı kartı verir, bazıları her role ayrı kart hazırlar; hangisinin daha iyi işlediği kurumun büyüklüğüne ve olayın türüne göre değişebilir. Kanunun çalışana tanıdığı müdahale koruması da sınırları belirsiz bir alan bırakıyor: «bilgileri ve mevcut teknik donanımları çerçevesinde» müdahalenin nerede bittiği ve «ihmal veya dikkatsizlik»in nerede başladığı, her olayda ayrıca değerlendirilir. Bir başka belirsizlik, bilginin yazıya dökülmesiyle ilgili: bazı bilgiler, bir makinenin sesi ya da bir müşterinin alışkanlığı gibi, kolayca yazılamaz ve ancak yan yana çalışarak aktarılır. Kurumlar yedek kişiyi belirlemekte acele edip bu aktarım için zaman ayırmayabilir; o zaman yedek kişi yalnız kâğıt üzerinde vardır.

Senin işinde

Bugün kendine üç soru sor. Çalıştığın bina yarın kullanılamazsa nerede ve nasıl çalışırsın, işinin hangi parçasını evden ya da başka bir yerden yapamazsın? Bir kesinti ya da tehlike gördüğünde ilk kimi ararsın, o kişiye ulaşamazsan ikinci kimi? Şirket sana bir acil durumda nasıl ulaşır; telefonun ve yakınının bilgisi güncel mi? Cevabını bilmediğin bir soru varsa, yöneticine sor; bu, planın sana ulaşmamış bir sayfasıdır. İşinde yalnız senin bildiğin bir şey varsa, bir şifre, bir cihazın yeri, bir müşterinin özel bir talebi, bunu bir yere yaz ve bir iş arkadaşına göster. Bir acil durum ekibindeysen, izne çıkmadan önce görevini kime devrettiğini vardiya amirine söyle. Bir ekip ya da birim yönetiyorsan, ekibindeki her işin bir yedeği olup olmadığına bak; olmayan her iş, bir kişinin bir gün yokluğunda durabilecek bir iştir.

Kendin dene

Aklında kalsın

Bir süreklilik planı bir birimde yazılır ama bir kesintinin ilk saatinde çalışanlar tarafından uygulanır; plan ancak çalışanlar rolünü bildiğinde, haber verdiğinde ve ulaşılabilir olduğunda işe yarar. İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu işverenden acil durum ekiplerini görevlendirmesini, eğitmesini, tatbikat yaptırmasını ve ekiplerin her zaman hazır bulunmasını; çalışandan ise ciddi ve yakın tehlikeyi ya da bir eksikliği derhal haber vermesini ister. Amirine hemen haber veremeyen çalışanın bilgisi ve elindeki donanım çerçevesindeki müdahalesi korunur. Bir planın en zayıf halkaları eski iletişim listeleri, tek kişide kalan bilgi ve yerine kimsenin bakmadığı ekip üyeleridir.

Sonraki derse köprü

Bu derste kanunun acil durum hazırlığını işveren ve çalışan arasında nasıl paylaştırdığını gördük. Kanunun işverene yüklediği yükümlülükler ise daha geniş: acil durumları önceden belirlemek, planı hazırlamak, ekipleri görevlendirmek, tatbikat yaptırmak ve dış kuruluşlarla irtibatı kurmak, bir de tahliye kuralı. Acil durumda hukukun işverenden tam olarak ne istediğini M01-D04 sırayla okuyor.

Kendini sına

Soru 1 · Kavram

Bu derse göre bir süreklilik planının ilk saatte işe yaraması için çalışanda hangi üç şeye dönüşmesi gerekir?

• A) Planı ezberlemek, imzalamak ve saklamak.
• B) Rolünü bilmek, haber vermek ve ulaşılabilir olmak.
• C) Yöneticiyi beklemek, risk birimini aramak ve işi bırakmak.
• D) Planı okumak, eleştirmek ve yeniden yazmak.

Cevap: B. Bir plan ilk saatte ancak çalışan o olayda ne yapacağını bildiğinde, gördüğünü doğru kişiye ilettiğinde ve şirket ona ulaşabildiğinde uygulanabilir. Belgenin varlığı bu üç şeyi kendiliğinden sağlamaz.

Soru 2 · Senaryo

Bir depo çalışanı gece vardiyasında bir tankın vanasından sızıntı fark ediyor; vardiya amirine ve müdüre ulaşamıyor. Aldığı eğitimde ana vananın nasıl kapatılacağı anlatılmış. Kanun açısından en doğru davranış hangisidir?

• A) Amirine ulaşana kadar hiçbir şey yapmamak.
• B) Eğitim almadığı bir tamire girişmek.
• C) Bilgisi ve elindeki donanım çerçevesinde vanayı kapatmak, alanı boşaltmak ve olayı kaydetmek.
• D) Sızıntıyı sabah vardiyasına bırakmak.

Cevap: C. Kanun, ciddi ve yakın tehlikede amirine hemen haber veremeyen çalışanın bilgisi ve elindeki donanım çerçevesindeki müdahalesine imkân tanır ve ihmal ya da dikkatsizlik yoksa çalışanı bu müdahaleden sorumlu tutmaz.

Soru 3 · Tuzak

Bir fabrikanın gece vardiyasında yangın ekibine yazılı dört kişiden üçü izinde ya da raporlu. Vardiya amiri «ekip listesi var, kanuna uygunuz» diyor. Bu dersin çerçevesinde hangisi doğrudur?

• A) Liste olduğu sürece yükümlülük yerine getirilmiştir.
• B) Yangın ekibi yalnız gündüz vardiyası için gereklidir.
• C) Ekip üyelerinin izni ekip görevini etkilemez.
• D) Kanun ekiplerin her zaman hazır bulunmasını ister; izin planlanırken ekip görevinin de devredilmesi gerekir.

Cevap: D. Kanun ekip görevlendirmekle yetinmez, ekiplerin her zaman hazır bulunmasını ister. Bir liste, listedeki insanlar o anda orada değilse bir ekip değildir.

Soru 4 · Uygulama

Bir inşaat şirketinde maaş ödemelerini bankaya gönderen elektronik onay cihazı yalnız muhasebe müdüründe duruyor. Müdür bir sabah ulaşılamaz olunca ödemeler gecikiyor. Bu durumda en uygun önlem hangisidir?

• A) Yetkili bir yedek kişi belirlemek, ona erişim ve bilgi vermek ve bunu planda yazmak.
• B) Cihazı herkesin erişebileceği bir masaya koymak.
• C) Müdürün hiç izin kullanmamasını istemek.
• D) Ödemeleri her ay bir hafta erken yapmak.

Cevap: A. Bir sürecin tek bir kişide, cihazda ya da şifrede düğümlenmesi bir tek nokta arızasıdır. Çözüm, yetkili ve bilgili bir yedek kişi belirlemek ve bunu planın parçası yapmaktır; erişimi herkese açmak ise başka bir risk yaratır.