Değişim bir süreçtir

Açılış sahnesi

Balıkesir, süt fabrikasının dolum salonu, bir pazartesi sabahı. Yeni otomasyon hattının önünde kırmızı bir kurdele var; genel müdür Ferit Bey kurdeleyi kesiyor, fotoğraflar çekiliyor, bir duyuru yayımlanıyor: «Sumak Süt bugünden itibaren yeni hattında üretim yapıyor.» Dönüşüm ofisinden gelen Gamze projenin takviminde ilk satırın yanına bir onay işareti koyuyor.

İki hafta sonra Gamze gece vardiyasına uğruyor. Yeni hat sessiz. Salonun öbür ucunda eski dolum makinesi çalışıyor ve başında ustabaşı Kadir Usta var. «Yeni hat nemli havada dolum sensörünü kaybediyor» diyor. «Gece yarısından sonra her gün duruyor. Biz de eskisini açıyoruz.» Gamze ertesi sabah dönüşüm direktörü Tuncay Bey'e durumu anlatıyor. Tuncay Bey bir süre susuyor: «Hattı kurduk. Değişimi henüz yapmadık.»

Bu derste ne olacak

Bir değişim çoğu zaman bir tarihle anılır: hattın açıldığı gün, sistemin devreye girdiği gün, birleşmenin imzalandığı gün. Bu derste o tarihin bir başlangıç olduğunu, değişimin asıl işinin ondan sonra yapıldığını göreceğiz. İlk olarak örgütsel değişim üzerine yapılmış araştırmaları dört soruda toplayan bir derlemeyi okuyacağız: neyin değiştiği, hangi koşulda değiştiği, nasıl değiştirildiği ve sonucun nasıl ölçüldüğü. Sonra yaygın değişim modellerini bilimsel bulgularla karşılaştıran daha yeni bir derlemeye bakacağız. Sumak'ın üç biriminde, aynı «tamamlandı» işaretinin üç farklı yerde nasıl erken konduğunu izleyeceğiz.

Kanıt ne diyor

Örgütsel değişim üzerine yazılanların büyük kısmı bir uygulayıcının deneyimine dayanır. Araştırma ise değişimi birkaç ayrı soruya bölerek inceler.

Sahada

Dört soru, üç birim

Neyi ölçtüğümüz

Tuncay Bey'in yeni panosu

Ay sonunda dönüşüm ofisinin panosunda her değişim için dört sütun var: ne değişiyor, hangi koşulda değişiyor, nasıl değiştiriyoruz ve sonucu nasıl ölçeceğiz. Bir beşinci sütun daha eklenmiş: insanlar ne diyor? Süt fabrikasının satırında «nasıl» sütununa gece vardiyası denemesi, «sonuç» sütununa vardiya başına çalışma saati, «insanlar» sütununa Kadir Usta'nın nem notu yazılmış. Tuncay Bey panoya bakıp yarım ağızla gülümsüyor: «İlk projemde bu pano olsaydı, bir yıl sonra eski makineye dönmezdik.»

Gri alan

Değişimi bir süreç olarak görmek kolaydır; sürecin nerede başlayıp nerede bittiğini söylemek ise tartışmalıdır. Kadir Usta için değişim, yeni hattın ilk gece durduğu anda başladı; Ferit Bey için kurdelenin kesildiği anda bitti. İkisi de haklıdır; aralarındaki fark bakılan yerdir. Değişim modelleri konusunda da belirsizlik büyüktür: Stouten ve arkadaşlarının derlemesi bazı adımların araştırmayla desteklendiğini, bazılarının sınanmadığını gösterdi, ama sınanmamış bir adımın yanlış olduğunu da göstermedi. Bir modeli bütünüyle atmak da körü körüne uygulamak da kanıtın söylediğinin ötesine geçer. Armenakis ve Bedeian'ın dört sorusu da bir sınıflandırmadır; gerçek bir değişimde içerik, bağlam ve süreç iç içe geçer ve birini ötekinden ayırmak her zaman mümkün olmaz. Son olarak, bazı değişimler gerçekten bir tarihle biter: yasal bir zorunluluk ya da bir sistem kapanışı gibi. Her değişimi uzun bir süreç olarak görmek, hızlı karar gerektiren durumlarda bir yavaşlık gerekçesine de dönüşebilir.

Senin işinde

Bir değişimin içindeysen, ister onu yürüt ister yaşa, dört soruyu birbirinden ayırarak düşün. Ne değişiyor: bir makine mi, bir yazılım mı, bir yapı mı, bir kural mı? Hangi koşulda değişiyor: hangi dönemde, hangi iş yükünde, önceki hangi deneyimlerin ardından? Nasıl değişiyor: kim ne zaman bilgilendiriliyor, kim katılıyor, eğitim nasıl veriliyor, sorunlar nasıl kaydediliyor? Sonuç nasıl ölçülecek: yeni düzen gerçekten kullanılıyor mu, beklenen fayda alınıyor mu? Bir değişimin «tamamlandı» işaretini, yeni sistemin devreye girdiği gün değil, eski düzene dönülmediği gün koy. Duvarda bir değişim modeli asılıysa onu bir kontrol listesi olarak kullan, ama hangi adımının sınanmış olduğunu sor. Bir çalışanın değişime verdiği tepkiyi «direnç» diye kaydetmeden önce, ne söylediğini yaz; tepkinin içinde çoğu zaman planın görmediği bir bilgi vardır. Yöneticiysen ekibinde yürüyen bir değişimin panosuna bir «insanlar ne diyor?» sütunu ekle.

Kendin dene

Aklında kalsın

Bir değişim bir tarihle başlar ama o tarihte bitmez; asıl işi insanların yeni düzende çalışmayı öğrendiği süreçte yapılır. Araştırmalar değişimi dört soruda toplar: içerik, bağlam, süreç ve sonuç ölçütleri; değişime verilen tepkiler de ayrıca izlenir. Yaygın değişim modellerinin çoğu uzman görüşüne dayanır ve bir derleme bu modellerin hangi adımlarının araştırmayla desteklendiğini ayırdı. Bir değişimin başarısını takvimle değil, yeni düzenin kullanılıp kullanılmadığıyla ölç. Bir tepkiyi adlandırmadan önce dinle.

Sonraki derse köprü

Ay sonu yönetim kurulu toplantısında bir danışmanlık sunumunun ilk sayfasında iri harflerle bir cümle yazıyor: değişim girişimlerinin büyük çoğunluğu başarısız olur. Ferit Bey cümleyi kendi sunumuna da alıyor. Gamze cümlenin kaynağını arıyor ve bulamıyor. M01-D02 değişim girişimlerinin çoğunun başarısız olduğu iddiasının dayanağını sorguluyor ve bir başarı oranının nasıl okunacağını anlatıyor.

Kendini sına

Soru 1 · Kavram

Armenakis ve Bedeian'ın derlemesine göre değişim araştırmalarının ortak dört konusu hangileridir?

• A) Bütçe, takvim, kapsam ve kalite.
• B) Liderlik, vizyon, kültür ve ödül.
• C) Plan, uygulama, kontrol ve düzeltme.
• D) Değişimin içeriği, bağlamı, süreci ve sonuç ölçütleri.

Cevap: D. Derleme değişim çabalarını neyin değiştiği, hangi koşulda, nasıl değiştirildiği ve sonucun nasıl ölçüldüğü sorularıyla inceler.

Soru 2 · Senaryo

Bir fabrikada yeni dolum hattı törenle açılıyor; iki hafta sonra gece vardiyasında hattın nemli havada durduğu ve eski makinenin kullanıldığı ortaya çıkıyor. Bu durum en çok neye işaret eder?

• A) Değişimin içeriği kötü seçilmiştir, hat iade edilmelidir.
• B) Değişimin süreci, örneğin her vardiyada deneme ve sorun kaydı, eksik kalmıştır; hattın açılması değişimin başlangıcıdır, sonu değil.
• C) Gece vardiyası değişime dirençlidir.
• D) Proje başarıyla tamamlanmıştır.

Cevap: B. İçerik iyi olabilir; ama süreç bütün vardiyaları kapsamadığı için değişim henüz gerçekleşmemiştir.

Soru 3 · Tuzak

Bir yönetici «duvarımızdaki sekiz adımlı model kanıtlanmış bir yöntem, adımları sırayla uygularsak değişim başarılı olur» diyor. Stouten ve arkadaşlarının derlemesi bu görüşü nasıl inceltir?

• A) Yaygın değişim modelleri çoğu zaman uzman görüşüne dayanır; bazı adımlar araştırmayla desteklenir, bazıları sınanmamıştır, bu yüzden model bir kontrol listesi olarak kullanılmalıdır.
• B) Bütün değişim modelleri yanlıştır ve atılmalıdır.
• C) Modeller yalnız büyük şirketlerde işe yarar.
• D) Derleme modellerin tamamını doğrulamıştır.

Cevap: A. Derleme neyin bilindiğini, neyin tartışmalı ve sınanmamış olduğunu ayırır; ne bir modeli bütünüyle doğrular ne de bütünüyle reddeder.

Soru 4 · Uygulama

Bir hastane yeni bilgi sistemine geçişi, yıllık izinlerin en yoğun olduğu aya planlıyor. Sorumlu hemşire buna itiraz ediyor. Bu itiraz değişimin hangi yönüne dikkat çeker ve ne yapılmalıdır?

• A) İçeriğine; sistem değiştirilmelidir.
• B) Hiçbir yönüne; takvim satıcı firmanın isteğidir ve değişmez.
• C) Bağlamına; geçişin yapılacağı dönemdeki iş yükü ve personel durumu başarıyı etkiler, geçiş daha uygun bir döneme alınmalıdır.
• D) Sonuç ölçütüne; geçişten sonra ne ölçüleceği belirlenmelidir.

Cevap: C. Aynı içerik farklı bir bağlamda farklı sonuç verir; dönem seçimi değişimin bir parçasıdır.