Pilot projenin takvimi

Görev

Bu atölyede pilot projenin takvimini tek bir bütün olarak kuracaksın: faaliyet listesi, ağ diyagramı, iki yönlü hesaptan çıkan kritik yol, bolluklar, kaynak kontrolü, kilometre taşları, tamponlar ve bunların hepsini okunur kılan bir Gantt şeması. Modülün dersleri boyunca bu parçaların her biri ayrı bir soruya cevap olarak kuruldu. Şimdi hepsi aynı sayfada duracak ve birbirleriyle tutarlı olmak zorunda.

Tutarlılık bu atölyenin asıl sınavı. Bir parçayı ayrı ayrı düzeltirken, öteki parçalara ne olduğunu görmek zordur. Bir faaliyeti kaynak çatışmasını çözmek için kaydırdığında bir tamponu sessizce yemiş olabilirsin; bir kilometre taşının tarihini değiştirdiğinde, Gantt'taki bir okun ucunu boşta bırakabilirsin. Bu yüzden takvimi kurduktan sonra bir kez de baştan sona, tek bir gözle okuyacaksın.

Çalışma sırası şöyle. Önce İKY'nin kalan iş paketlerini faaliyetlere çevir ve her birinin kimde olduğunu, kaç gün sürdüğünü ve neyi beklediğini yaz. Sonra ağ diyagramını çiz; baştan sona ve sondan başa iki hesapla projenin bitişini belirleyen yolu bul. Kaynak tablosunu kur; aşan günleri önce bollukla, olmazsa dengelemeyle çöz. Kilometre taşlarını olay cümleleriyle koy. Ekip hedefini ve dışarıya verilecek sözü ayrı yaz ve aralarına bir proje tamponu yerleştir. En son Gantt şemasını çiz: oklarıyla, kritik yolu ayrı renkte, durum tarihiyle ve bir simge açıklamasıyla. Ürün tek bir sayfa ve bir sayfalık açıklama notu.

Örnek çözüm

Cuma sabahı, kalite ofisi. Ilgın modül boyunca biriktirdiği notları masaya yayıyor: 9.1'in faaliyet listesi, 9.3'ün tahtadan çekilmiş fotoğrafı, 9.5'in bolluk sütunu, 9.8'in Yasin tablosu, 9.10'un tampon notu. Takvim şimdiye kadar deneme haftası için kuruldu; ama pilot proje deneme haftasıyla bitmiyor. Eski masa kapandıktan sonra eski alanın boşaltılması ve yeni akışa geçiş var. Ilgın takvimi bu ikisini de kapsayacak şekilde genişletiyor.

İKY'den takvime üç yeni dal giriyor. Eski alan için iki faaliyet: eski alanın temizlenmesi ve eski etiketlerin sökülmesi, sahibi Fikret, bir gün; kullanılmayan rafların iadesi, sahibi Gülşen, bir gün. Yeni akış için üç: tedarikçilere yeni kapının bildirilmesi, sahibi Kenan Bey; forklift güzergâhı panosunun hazırlanması, sahibi Yasin, dört saat; ve geçiş günü, yani kamyonların ilk kez yeni kapıdan girdiği ve forklift operatörlerine güzergâhın gösterildiği gün. Kenan Bey tedarikçilere bir hafta önceden haber vermek istiyor; bildirim beşinci gün, geçiş on birinci gün.

Bağlar netleşiyor. Eski alanın temizliği, eski masa kapanmadan başlayamaz; rafların iadesi temizlikten sonra. Geçiş günü hem bildirimi hem panoyu bekliyor. Pilotun bitişini işaretleyen son kilometre taşı, eski alanın boş ve yeni akışın çalışıyor olması, hem rafların iadesini hem geçiş gününü bekliyor.

İleri hesap şöyle ilerliyor. Deneme planı birinci gün. Sevkiyat teyidi ikinci ve üçüncü gün; Selma'nın anlatımı ile ardından gelen ilk ölçüm üçüncü gün. Günlük ölçümler dördüncü günden başlayıp sayım gününü atlayarak dokuzuncu gün bitiyor; rapor ölçümlerle paralel yazıldığı için dokuzuncu gün akşamı teslim. Eski masa kararı onuncu gün sabah, kapatma aynı gün öğleden sonra. Temizlik on birinci gün, raf iadesi on ikinci gün. Pilot on ikinci günün akşamı bitiyor. Geri hesap, geçiş gününün ve bildirimin bir günlük, panonun ise çok daha geniş bir bolluğu olduğunu gösteriyor. Kritik yol, deneme planından sevkiyat teyidine, ölçümlere, rapora, karara, kapatmaya, temizliğe ve raf iadesine uzanıyor.

Sonra kaynak kontrolü. Ilgın Yasin'in tablosunu yeni takvimle güncellediğinde bir şey yakalıyor. 9.8'de panoyu onuncu güne kaydırmıştı; şimdi onuncu gün Yasin'in eski masayı kapattığı gün. Olağan işin üç saati, panonun dört saati ve kapatmanın dört saati on bir saat ediyor. Üstelik pano onuncu güne kalırsa, geçiş günüyle arasındaki besleme tamponu da bir güne iniyor. Ilgın tabloya bütün olarak bakınca daha iyi bir yer görüyor: ikinci gün. O gün Yasin'in ölçümü yok; 9.5'teki karar Selma'nın anlatımını ve onun ardındaki ölçümü üçüncü güne almıştı. Pano ikinci güne taşınınca on birinci günkü geçişe kadar dokuz günlük bir besleme tamponu kalıyor ve Yasin'in hiçbir günü sekiz saati aşmıyor. 9.8'in yerel çözümü o günün tablosunda doğruydu; bütün takvimde daha iyisi vardı.

Kilometre taşları altı tane oluyor: sevkiyat teyidi yazılı alındı, Selma'nın ilk ölçüme onayı verildi, yirmi beşinci numune alındı, deneme raporu teslim edildi, eski masa kararı verildi ve eski alan boş, yeni akış çalışıyor. Her birinin yanında ilan eden ve kanıt yazılı.

Tamponlar ikiye ayrılıyor. Deneme için 9.10'daki bir günlük tampon yerinde: ekip hedefi onuncu gün, söz on birinci gün. Pilotun bütünü için ise 5.4'te Recep Bey'in yetkisiyle kurulan bir haftalık tampon geçerli; Ilgın pilotun hedefini on ikinci gün, Ayten Hanım'a verilen bitişi o haftalık tamponun sonu olarak yazıyor ve iki tamponun birbirine karışmaması için deneme tamponunun pilot tamponundan ayrı izleneceğini nota ekliyor.

Son olarak Gantt şeması. On iki günlük bir sayfa: faaliyetler İKY koduyla, bağları oklarla, kritik yol kırmızı, bolluklar ince çizgiyle, kilometre taşları eşkenar dörtgenle, sayım günü gri bir şeritle, durum tarihi birinci günün sabahı. Köşede simge açıklaması. Altında tek paragraflık bir not: neyin hedef, neyin söz olduğu; kritik yolun en kırılgan iki halkası, sevkiyat teyidi ve sayım günü; ve takvimin her cuma, gerçekleşen sürelerle yeniden hesaplanacağı.

Ilgın sayfayı Yasin'e gösteriyor. Yasin panonun ikinci güne alındığını görünce gülüyor: "O gün zaten boştum, kimse sormamıştı."

Hatayı bul

Ilgın'ın ilk taslağında, yukarıdaki takvimden önce, beş yer başka türlü duruyordu. Her birinde modülün bir dersinin ilkesi çiğneniyor. Önce kendin bul, sonra çözüme bak.

1. Forklift panosu onuncu günde, eski masanın kapatılmasıyla aynı gün ve aynı kişide duruyor.
2. Gantt'ta eski alanın temizliği çubuğu dokuzuncu gün başlıyor; eski masanın kapatılmasıyla arasında ok yok.
3. Kilometre taşı listesinde "Pilotun ikinci haftası başladı" diye bir satır var.
4. Bolluk sütununda anlatıma ve ilk ölçüme ayrı ayrı "1 gün" yazılmış ve altta "toplam esneklik: 2 gün" notu düşülmüş.
5. Gantt'ın başlığında yalnız "Pilot proje takvimi" yazıyor; ne durum tarihi var ne simge açıklaması.

Çözüm

Birinci satır bir kaynak çatışması: o gün Yasin'in on bir saati var ve pano, besleme tamponunu da bir güne indiriyor. Yerel olarak yapılmış bir yumuşatma, bütün takvimde başka bir aşırı yük yaratmış; çözüm panoyu Yasin'in boş olduğu ikinci güne taşımak. İkinci satır eksik bir bağ: temizlik, eski masa hâlâ çalışırken başlıyor. Ok olmadığı için Gantt bunu göstermiyor ve kapatma bir gün kayarsa temizlik yerinde kalır. Üçüncü satır bir kilometre taşı değil, zamanın geçmesi; ikinci hafta, iş dursa bile takvimde yerini alır. Dördüncü satır bolluğu iki kez sayıyor: üçüncü günün iki işi aynı yol üzerinde ve tek bir günü paylaşıyor; ayrıca 9.5'teki kararla o gün harcanmış, ilk ölçüm kritik yolda. Beşinci satır, okuru iki şeyi tahmin etmeye zorluyor: şemanın ne zamanki durumu gösterdiğini ve renklerin ne anlama geldiğini; Recep Bey kırmızıyı "geç kalan iş" diye okuyabilir.

Teslim

Rubrik

Zayıf

Takvim bir faaliyet listesi ile çubukları olan ama oksuz bir şemadan ibaret. Kritik yol işaretlenmemiş ya da önemli görünen işlerin yolu sanılmış. Bolluklar her faaliyete ayrı ayrı yazılmış ve toplanmış. Kimsenin günü kontrol edilmemiş; bir kişi bazı günlerde taşıyamayacağı kadar iş yüklenmiş. Kilometre taşları tarih ya da süren iş olarak yazılmış. Durum tarihi ve simge açıklaması yok; hedef ile söz aynı tarih.

Yeterli

Faaliyetler fiil ve sonuçla, tek sahiple yazılmış; ağ diyagramında sarkan uç yok ve bitişi belirleyen yol iki yönlü hesapla, göz kararıyla değil, bulunmuş. En az bir kişinin kaynak tablosu kurulmuş ve aşan günler bollukla ya da dengelemeyle çözülmüş. Kilometre taşları olay cümleleriyle yazılmış. Gantt şemasında oklar ve kritik yol görünüyor. Ama parçalar birbirine karşı sınanmamış: yerel bir düzeltmenin başka bir yeri bozup bozmadığına bakılmamış, ya da tampon hedef ile söz arasında ayrı yazılmamış.

Güçlü

Yeterli düzeyin hepsi, artı şunlar: takvim kurulduktan sonra baştan sona tek bir gözle okunmuş ve parçalar arasındaki çelişkiler bulunup çözülmüş. Ortak bolluk ortak pay olarak gösterilmiş. Kaynak çatışmaları bütün takvim üzerinden çözülmüş ve bir tamponun sessizce yenmediği kontrol edilmiş. Ekip hedefi, söz ve aradaki tampon sahibiyle yazılmış. Gantt'ın başlığında hangi güne göre çizildiği yazıyor, köşesinde renklerin anlamı duruyor, altındaki notta kritik yolun en kırılgan halkaları adlandırılmış. Sayfa, üzerinde en çok işi olan kişiye gösterilmiş ve onun düzeltmesi takvime işlenmiş.

Kapanış

1. Pilot projenin takvimi faaliyet listesinden Gantt şemasına kadar tek bir sayfada toplanır; ağ, kritik yol, bolluk, kaynak, kilometre taşları ve tamponlar birbirleriyle tutarlı olmak zorundadır.
2. Ayrı ayrı yapılmış düzeltmeler bütün takvimde başka bir yeri bozabilir; takvim kurulduktan sonra bir kez de baştan sona okunur ve bir tamponun sessizce yenmediği kontrol edilir.
3. Takvimin son sınavı, onu en çok işi taşıyan kişiye göstermektir; çizenin görmediği boş ya da taşan bir günü, o günü yaşayacak kişi bir bakışta görür.

Sonraki derse köprü

Recep Bey sayfaya bakıp duraklıyor: "On iki gün mü? Ayten Hanım iki hafta istemişti, ben de ona on gün demiştim." Aynı toplantıda üç ayrı sayı konuşuluyor: Ilgın'ın hesapladığı süre, Ayten Hanım'ın istediği ve Recep Bey'in verdiği söz. Üçü aynı kelimeyle, "tahmin" diye anılıyor. 10.1, bir toplantıda tahmin, hedef ve taahhüdün birbirine karıştığı anı fark etmeyi ele alıyor.