Tahmin, hedef, taahhüt

Sahadan bir an

Pazartesi, genel müdürlük katındaki küçük toplantı odası. Ayten Hanım masanın başında, Recep Bey sağında; Ilgın elinde cuma günü bitirdiği tek sayfalık takvimle oturuyor.

Ayten Hanım: Ilgın, bu iş ne kadar sürer? Müşterinin kalite temsilcisi on birinci iş günü sabahı tedarikçi denetimine geliyor. İki haftada bitmesi lazım.

Recep Bey: Ben geçen hafta on gün demiştim zaten.

Ilgın: Benim hesabım on iki iş günü. Eski alanın boşaltılması dahil.

Ayten Hanım: On iki mi? Denetçi on birinci gün sabah burada olacak.

Recep Bey: Bir şekilde sıkıştırırız.

Ilgın: Bir dakika. Masada üç ayrı sayı var ve üçü de aynı soruya cevap vermiyor.

Odada konuşulan üç sayı birbirine karışmış durumda. Ayten Hanım'ın "iki hafta"sı bir istek: müşteri denetiminden doğan bir iş ihtiyacı. Recep Bey'in "on gün"ü bir söz: hesap yapılmadan, geçen hafta bir koridorda verilmiş. Ilgın'ın "on iki gün"ü bir hesap: faaliyetlerden, bağlardan ve Yasin'in saatlerinden çıkmış. Üçüne de "ne kadar sürer" sorusunun cevabı gibi davranılıyor ve bu yüzden toplantı, kimin haklı olduğu tartışmasına dönmek üzere.

Kavram

Bir projede zaman ya da para üzerine konuşulan her sayı üç türden birine aittir ve hangisi olduğu, o sayıyla ne yapılabileceğini belirler.

Bu terim, 0.4'te tanımlanan hedeften farklı. Oradaki hedef bir yön ve anlam cümlesiydi; buradaki iş hedefi, bir tarih ya da bütçe gibi somut bir eşik. İkisi de "hedef" diye anılır; karışmaması için bu modülde ikincisine iş hedefi diyoruz.

Üç kavram ayrılınca, odadaki sayılar yerine oturuyor. Ayten Hanım'ın iki haftası bir iş hedefi: kalite temsilcisinin geldiği sabah, giriş kontrolünün yeni yerinde ve kayıtlarıyla çalışıyor olması. Recep Bey'in on günü bir taahhüt; ama bir tahmine dayanmadan verilmiş. Ilgın'ın on iki günü bir tahmin; pilotun bütün işini, eski alanın boşaltılmasına kadar kapsıyor.

İki yanlış anlama aynı anda yaşanıyor. Ayten Hanım "ne kadar sürer" diye sorduğunda aslında bir tahmin istemiyor; denetime yetişecek bir plan istiyor. Ilgın da on iki gün dediğinde, iş hedefinin ne olduğunu sormadan cevap veriyor. Bu yüzden iki taraf da ötekinin kendini anlamadığını düşünüyor.

Ilgın soruyu çeviriyor: "Denetçi geldiğinde neyin bitmiş olması gerekiyor? Bütün pilot mu, yoksa giriş kontrolünün yeni yerinde, kayıtlarıyla çalışıyor olması mı?" Ayten Hanım'ın cevabı her şeyi değiştiriyor: denetçi giriş kontrolünün işleyişine ve ölçüm kayıtlarına bakacak; eski alanın ne durumda olduğu denetimin konusu değil, ama tur sırasında görünmemeli.

Bu cevapla tahmin değişmiyor; hâlâ on iki gün. Değişen, taahhüdün neyi kapsayacağı. Ilgın'ın takvimine göre eski masa onuncu gün öğleden sonra kapanıyor; o akşam giriş kontrolü yalnızca yeni yerinde, yirmi beş numunelik deneme raporu da bir gün önce teslim edilmiş olarak çalışıyor. Ilgın şu taahhüdü öneriyor: onuncu iş gününün sonunda giriş kontrolü yeni yerinde, deneme raporu ve kayıtlarıyla çalışır durumda. Eski alanın boşaltılması on ikinci gün bitecek; denetim turunun eski alanın önünden geçmemesi için Kenan Bey'le güzergâh konuşulacak. Böylece iş hedefi karşılanıyor, taahhüt tahmine dayanıyor, ve aradaki fark, eski alanın iki günü, açıkça adlandırılıyor.

Bir şey daha ayrılıyor. Recep Bey'in "bir şekilde sıkıştırırız" cümlesi bir plan, tahmin değil. Bir tahmini hedefe yaklaştırmak için takvimi kısaltmak meşru bir planlama işidir ve 9.9'da yapıldı. Ama planlama sonucu değiştirmeye çalışır; tahmin değiştirmeye çalışmaz. Tahmin, sonucun ne olmasını istediğimizden bağımsız olarak, ne olacağını söyler. İkisi karışırsa hedef tahminin yerine geçer ve tahmin kılığındaki bir istek, olmayan bir nesnellik kazanır.

Bir ilçe hastanesinin acil servis bekleme salonu yenileniyor. Başhekim salonun bayramdan önce açılmasını istiyor; bu bir iş hedefi. Müteahhit beş hafta diyor; bu bir tahmin ve bayramdan bir hafta sonrasına düşüyor. Hastane müdürü başhekime şu sözü veriyor: bayramdan önce oturma alanı, havalandırma ve tuvaletler hazır; çocuk oyun köşesi bir hafta sonra. Bu bir taahhüt: kapsamı tanımlı, tarihi belli, tahmine dayanıyor ve hedefle arasındaki farkı gizlemiyor.

Perde arkası

Üç kavramın ayrımı Steve McConnell'in yazılım tahmini üzerine kitabından geliyor; yayıncının açık örnek bölümü olarak yayımlanan ilk bölüm bu ders için doğrudan okundu. McConnell'in örnekleri yazılım projelerinden; ayrımın kendisi ise herhangi bir projeye uyuyor. PMI'ın sözlüğü bu üçlüyü ayrı terimler olarak vermiyor, ama tahminin bilgiye dayandığını vurgulayan bir öngörü tanımı içeriyor.

McConnell'in fuar örneğindeki yönetici de Ayten Hanım gibi "ne kadar sürer" diye soruyor ve aslında bir plan istiyor. McConnell'in önerdiği çıkış da Ilgın'ın yaptığı: hedefin hangi kısmının vazgeçilmez olduğunu sormak, sonra taahhüdü o kısma göre kurmak.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantıdan sonra Ilgın, Ayten Hanım'a gidecek kısa notu yazıyor.

Zayıf sürüm

Konu: Pilot proje süresi.

Tahmin: On gün; gerekirse sıkıştırırız.

Not: Denetime yetişecek.

Güçlü sürüm

İş hedefi: müşterinin kalite temsilcisi on birinci iş günü sabahı geldiğinde giriş kontrolü yeni yerinde, ölçüm kayıtlarıyla çalışıyor olsun.

Tahmin: pilotun tamamı on iki iş günü; eski alanın boşaltılması dahil. Deneme günlerinde bir günlük tampon var.

Önerilen taahhüt: onuncu iş gününün sonunda giriş kontrolü yalnızca yeni yerinde çalışıyor; deneme raporu dokuzuncu gün teslim, kayıtlar denetime hazır.

Taahhüdün dışında kalan: eski alanın temizliği ve rafların iadesi, on birinci ve on ikinci gün. Denetim turu eski alanın önünden geçmeyecek; güzergâh Kenan Bey'le.

Hedefle tahmin arasındaki fark: iki gün; denetimin konusu olmayan işte.

Önceki söz: geçen hafta verilen on gün, bu taahhüdün kapsamına göre güncellendi.

Zayıf sürüm üç kavramı tek bir sayıya sıkıştırıyor. "Tahmin: on gün" aslında Recep Bey'in hesapsız verdiği söz; tahmin diye anılınca, olmayan bir analizin ağırlığını kazanıyor. "Gerekirse sıkıştırırız" bir plan cümlesi, ama neyin, kaça, hangi riskle sıkıştırılacağını söylemiyor. "Denetime yetişecek" ise iş hedefini kabul ediyor ama neyin yetişeceğini tanımlamıyor; on birinci gün sabahı eski alan dağınıksa, ortada tutulmamış bir söz kalacak. Güçlü sürüm her sayıyı kendi adıyla veriyor. İş hedefini denetimin gerçekte neye baktığıyla yazıyor. Tahmini bütün kapsamıyla ve tamponuyla veriyor. Taahhüdü tahmine dayandırıyor, kapsamını tanımlıyor ve dışında kalanı ayrıca yazıyor. Hedefle tahmin arasındaki farkı adlandırıyor ve farkın nereye düştüğünü gösteriyor. Son satır da Recep Bey'in eski sözünü sessizce düzeltmek yerine açıkça güncelliyor; böylece Ayten Hanım iki farklı sayıyı iki farklı kişiden duymuyor.

Bağlam notu

Tahmin, hedef ve taahhüt aynı toplantıda, aynı kelimeyle konuşulur: "ne kadar sürer?" Bu soruyu soran çoğu zaman bir plan ister; cevaplayan çoğu zaman bir hesap verir. Aradaki çeviri yapılmazsa, iki taraf da haklı olduğu hâlde toplantı bir çekişmeye döner: biri ötekini gerçekçi olmamakla, öteki onu işin önemini anlamamakla suçlar.

Üç sayı üç ayrı kişiye hizmet eder; değer kimin için diye sorulunca hangisinin kime ait olduğu görünür. İş hedefinin değeri kurum içindir: müşteri denetimi, bir fuar, bir açılış. Tahminin değeri karar verecek kişi içindir: neyin ne kadar süreceğini, istediğinden bağımsız olarak bilmek. Taahhüdün değeri ise ona güvenecek herkes içindir: Ayten Hanım'ın müşteriye, müşterinin denetçiye söyleyeceği tarih bu sözün üzerine kurulur. Üçünü ayrı tutmak, her birinin değerini korumaktır; üçünü karıştırmak, en çok taahhüde güveneni zarara uğratır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende verdiğin son tarih bir hesaptan mı çıktı, yoksa karşındakinin istediği tarihe mi yaklaştı?

Kapanış

1. Tahmin bir öngörüdür ve amacı doğruluktur; iş hedefi bir iş ihtiyacından doğan istenen sonuçtur; taahhüt tanımlı bir işi belirli bir tarihe kadar teslim etme sözüdür.
2. "Ne kadar sürer" sorusu çoğu zaman bir tahmin değil, bir hedefe ulaşma planı isteğidir; cevap vermeden önce hedefin vazgeçilmez kısmını sormak, iki tarafın birbirini anlamasını sağlar.
3. Taahhüt tahminden farklı olabilir, ama ona bakılarak verilir; hedefle tahmin arasındaki fark gizlenmez, adlandırılır ve nereye düştüğü gösterilir.

Beş soru

1. Ayten Hanım "bu iş ne kadar sürer" diye sorduğunda aslında ne istiyordu?
2. Recep Bey'in "on gün"ü neden bir tahmin değil?
3. Ilgın'ın taahhüdü tahmini değiştirmeden iş hedefini nasıl karşılıyor?
4. Bir aile kızının düğünü için bir terziden gelinlik istiyor. Düğün iki ay sonra; terzi "normalde üç ay sürer" diyor; anne "ben düğün sahibine iki ay dedim bile" diye ekliyor. Bu konuşmada hangi sayı hangisidir ve terziye sorulacak en yararlı soru nedir?
5. "Bir şekilde sıkıştırırız" cümlesi neden bir tahmin değil?

Yanıtlar

1. Bir tahmin değil, denetime yetişecek bir plan. Asıl kaygısı, müşterinin kalite temsilcisi on birinci gün sabahı geldiğinde giriş kontrolünün hazır olmasıydı. "Ne kadar sürer" sorusu bu iş hedefini, bir süre sorusu gibi dile getiriyordu.
2. Çünkü bir hesaptan çıkmadı; Recep Bey onu geçen hafta, Ilgın'ın faaliyetleri, bağları ve kaynakları hesaplamasından önce verdi. Bu bir taahhüt, ama tahmine dayanmayan bir taahhüt; ne kadar iddialı olduğunu kimse bilmiyordu.
3. Taahhüdün kapsamını daraltarak. Tahmin hâlâ on iki gün; ama denetimin baktığı şey, giriş kontrolünün yeni yerinde, kayıtlarıyla çalışması, onuncu gün bitiyor. Eski alanın iki günü taahhüdün dışında bırakılıyor ve bu açıkça yazılıyor; denetim turu da eski alanın önünden geçmeyecek şekilde kuruluyor.
4. İki ay bir iş hedefi: düğünün tarihi. Üç ay terzinin tahmini. Annenin düğün sahibine söylediği iki ay ise tahminden önce verilmiş bir taahhüt. Terziye sorulacak en yararlı soru, hedefin vazgeçilmez kısmını ortaya çıkaran sorudur: düğün günü gelinliğin hangi kısmı mutlaka hazır olmalı, hangi süsleme ya da ayrıntı daha sade tutulabilir?
5. Çünkü ne olacağını değil, ne yapmak istediğimizi söylüyor. Sıkıştırma bir planlama işidir ve meşrudur; ama neyin, kaça ve hangi riskle kısaltılacağı yazılmadan söylendiğinde, tahminin yerine geçen bir istek olur. Tahmin, sonucun ne olmasını istediğimizden bağımsız olarak, ne olacağını söyler.

Sonraki derse köprü

Ayten Hanım notu okuduktan sonra bir şey soruyor: "On iki gün nereden çıktı? Gönül Hanım'ın klasöründe kalite laboratuvarının yer değişikliği vardı; o ne kadar sürmüştü?" Ilgın'ın tahmini faaliyetleri tek tek toplayarak kurulmuştu; ama elinde başka bir yol daha var: benzer bir geçmiş projeye ya da birim başına bir ölçüye bakmak. 10.2, analog ve parametrik tahmini, yani benzer projeden ve birim ölçüden tahmin üretmeyi ele alıyor.