Analog ve parametrik tahmin

Sahadan bir an

Salı öğleden sonra, muhasebede Gönül Hanım'ın masası. Klasör yine açık; bu kez kazanç sayfalarında değil, kalite laboratuvarının yer değişikliğine ait iş planında. Ilgın sayfayı çevirirken Gülşen de yanlarına gelmiş, elinde montaj rafları projesinden kalma bir defter.

Gönül Hanım: Laboratuvarın taşınması on beş iş günü sürmüş. Planda on iki yazıyor, gerçekleşen on beş.

Ilgın: Ama orada dört tezgâh, iki ölçüm cihazı ve bir kalibrasyon odası taşındı. Bizde bir masa ve bir raf var.

Gönül Hanım: O zaman sizinki daha kısa sürmeli.

Ilgın: Kısa sürmeli, ama ne kadar kısa? Laboratuvarda forklift güzergâhı değişmedi, tedarikçilere kapı bildirilmedi, ay sonu sayımına da denk gelmedi.

Gülşen: Bir şey daha var. Montaj raflarında her rafın sökülüp taşınmasını saat saat yazmıştım. Raf başına ortalama kırk beş dakika. Eski alanda kaç raf var?

Ilgın: Altı.

Ilgın'ın elindeki sayı, 9.11'de her faaliyeti tek tek yazıp toplayarak çıkmıştı. Şimdi masada iki başka yol duruyor. Birincisi bütün bir benzer projeye bakıyor ve onu küçültüyor; ikincisi bir işin birim başına süresini alıp sayıyla çarpıyor. Üç yol aynı soruya üç farklı açıdan bakıyor ve birbirlerinin zayıf yerlerini gösterebilir.

Kavram

Bir tahmin üç ana yoldan kurulabilir. Hangisinin seçildiği, eldeki bilgiye, zamana ve tahminin ne için kullanılacağına bağlıdır.

Ilgın laboratuvarın on beş gününden yola çıkıyor ve farkları tek tek yazıyor. Laboratuvarda taşınan iş, pilotun üç ya da dört katı: dört tezgâh ve bir kalibrasyon odası, bir masa ve bir rafa karşı. Ama pilotta laboratuvarda olmayan işler var: forklift güzergâhı, tedarikçi bildirimi, eski alanın boşaltılması, araya giren sayım günü. Ilgın bu farkları kaba bir ayarla çeviriyor: taşınan işin küçüklüğü için on beş günü üçte bire, beş güne indiriyor; laboratuvarda olmayan işler için beş gün ekliyor. Analog tahmin on gün. Hesap hızlı; yarım saatlik bir masa başı işi. Ama zayıf yanı da hemen görünüyor: tek bir projeye dayanıyor ve "üçte bir" demek bir ölçüm değil, Ilgın'ın yargısı.

Analog tahmin, 5.8'deki dış görüşe benziyor ama aynı şey değil. Orada altı projenin dağılımına bakılmıştı: kaç tanesi tahminini tutturdu, ortanca sapma ne? Burada tek bir projenin kendisi alınıp yeni projeye uyarlanıyor. Birincisi bir tahminin iyimserliğini düzeltir; ikincisi bir tahmini sıfırdan kurar. Benzer projelerin aşım dağılımıyla bir tahmine pay eklemek ise 10.6'nın konusu.

Gülşen'in defteri bir parametrik oran veriyor: raf başına kırk beş dakika söküm ve taşıma. Eski alanda altı raf var; altı çarpı kırk beş, dört buçuk saat. 9.11'de Gülşen'in raf iadesine bir gün yazılmıştı. Oran bu günün yarısından fazlasını açıklıyor; kalanı rafların depoya teslimi ve kayda girmesi. Fikret'in işi için de bir oran bulunuyor: eski etiketlerin sökümünde etiket başına üç dakika, eski alanda yaklaşık yüz kırk etiket. Yedi saat; Fikret'in bir günü tutuyor.

Ama Gülşen bir şey ekliyor: montaj rafları serbest duruyordu. Eski giriş kontrolü alanındaki rafların ikisi duvara cıvatalı. Oran, cıvatalı rafları hiç görmemiş bir veriden geliyor. Bu iki raf için kırk beş dakika muhtemelen az. Parametrik bir oran, türetildiği verinin sınırları içinde güvenilir; o sınırın dışına çıkınca, sayısal görünse de, bir tahmin olmaktan çok bir umut olur.

Ilgın'ın 9.11'deki on iki günü aşağıdan yukarı bir tahmindi: her faaliyet, her bağ, her kaynak tek tek yazıldı. Bu yöntem en çok emeği isteyen ve en çok ayrıntıyı gösteren yöntem. Ama bir zayıflığı var: bir kalem unutulursa toplamda yoktur, iki kez yazılırsa iki kez sayılır. 8.9'da raf etiketlerinin iki kutuda geçmesi bunun bir örneğiydi.

Üç sayı yan yana konunca bir şey öğretiyor. Analog tahmin on gün, aşağıdan yukarı tahmin on iki gün; parametrik oranlar ise iki faaliyetin süresini doğruluyor, ama cıvatalı raflar için bir uyarı ekliyor. Analog ile aşağıdan yukarı arasındaki iki gün, Ilgın'ın laboratuvarla pilot arasındaki farkları ne kadar iyi saydığının bir ölçüsü. Ilgın farkın nereden geldiğine bakıyor: laboratuvarın taşınmasında deneme günleri yoktu; pilotun on iki gününün ilk onu deneme. Eklenen işler listesine forklift, bildirim, eski alan ve sayım girmişti; deneme günleri girmemişti. Yöntemlerin ayrışması bir hata değil; bir tahminin hangi varsayıma dayandığını ortaya çıkaran bir sınama.

Bir belediye bir mahallede kaldırım yenileyecek. Teknik birim geçen yıl benzer genişlikteki başka bir sokağın kaç günde bittiğine bakar; bu analog tahmindir. Birim fiyat cetvelinden metre başına döşeme süresini alıp sokağın uzunluğuyla çarpar; bu parametrik tahmindir. Son olarak sökümü, altyapı kontrolünü, döşemeyi ve temizliği tek tek yazıp toplar; bu da aşağıdan yukarı tahmindir. Üçü birbirinden çok farklı çıkarsa, sokakta öteki sokaklarda olmayan bir şey vardır: belki eski bir su hattı, belki dar bir köşe.

Perde arkası

Müfredatın gösterdiği PMBOK 6 yerine aynı kurumun açık sözlüğü kullanıldı; üç yöntemin güçlü ve zayıf yanları ise NASA'nın maliyet tahmini el kitabının yöntemler ekinden okundu. NASA'nın tablosu maliyet için yazılmış; güçlü ve zayıf yanların süre tahminine de taşınabileceği, bu dersin kendi çıkarımı.

NASA'nın parametrik yöntemi istatistiksel ilişkilere dayanıyor: çok sayıda geçmiş projeden türetilmiş denklemler. Gülşen'in raf başına kırk beş dakikası ise tek bir projenin defterinden çıkmış bir ortalama; parametrik yöntemin en basit, en kırılgan hâli. Küçük bir fabrikada çoğu zaman elde olan budur ve kullanılabilir; yeter ki türetildiği verinin sınırı yanına yazılsın.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşamüstü Ilgın, genel müdürün sayının kaynağını soran e-postasına cevap yazıyor.

Zayıf sürüm

Cevap: Laboratuvarın taşınması on beş gün sürmüştü; bizimki daha küçük, on iki gün yeterli.

Kaynak: Gönül Hanım'ın klasörü.

Yöntem: benzer proje.

Güçlü sürüm

Ana tahmin, aşağıdan yukarı: on iki iş günü; her faaliyet, bağ ve kaynak tek tek yazıldı (9.11'deki takvim).

Sınama 1, analog: laboratuvarın yer değişikliği on beş gün. Taşınan iş üçte biri, beş gün; laboratuvarda olmayan işler için beş gün eklendi. Ayarlanmış analog tahmin on gün; aradaki iki gün, deneme günlerinin ayara girmemesinden.

Sınama 2, parametrik: raf başına kırk beş dakika, altı raf; etiket başına üç dakika, yüz kırk etiket. Raf iadesi ve etiket sökümünün birer günlük süreleri tutuyor.

Uyarı: iki raf duvara cıvatalı; oran serbest raflardan türetildi. Gülşen'in tahmini bu iki raf için ayrıca alınacak.

Sonuç: üç yöntem on ile on iki gün arasında; tahmin on iki günde kalıyor, sınamalar onu çürütmüyor.

Zayıf sürüm bir analog tahmini en kaba hâliyle kullanıyor: benzer proje daha büyüktü, bu yüzden bizimki daha kısa sürer. Ne farklar sayılmış ne de on beş günden on iki güne nasıl inildiği açıklanmış. Üstelik on iki gün aslında analogdan değil, aşağıdan yukarı hesaptan geliyordu; zayıf sürüm sayının gerçek kaynağını saklıyor ve onun yerine daha zayıf bir gerekçe koyuyor. Güçlü sürüm ana tahmini kendi yöntemiyle veriyor ve öteki iki yöntemi sınama olarak kullanıyor. Analog tahminin ayarını ve ayrışmanın nedenini açıkça yazıyor. Parametrik oranın nereden geldiğini, neyi doğruladığını ve neyi göremediğini söylüyor. Son satır üç yöntemin birlikte ne söylediğini özetliyor ve Ayten Hanım'a hem bir sayı hem o sayının ne kadar sağlam olduğunu veriyor.

Bağlam notu

Tahmin yöntemlerinin her biri başka bir bilgiye ihtiyaç duyar. Analog tahmin bir benzer projeye, parametrik tahmin bir orana, aşağıdan yukarı tahmin ayrıntılı bir iş kırılım yapısına. Projenin başında çoğu zaman yalnız ilki elde vardır; sonuna yaklaştıkça üçüncüsü mümkün olur. Bu yüzden yöntemler bir sıralama değil, bir araç kutusudur: elde ne varsa onunla başlanır, bilgi geldikçe başka bir araçla sınanır.

Neyle bileceğiz sorusu, bu derste yöntemlerin birbirini sınamasıyla cevaplanıyor. Tek bir yöntemle yapılmış bir tahminin ne kadar iyi olduğunu, proje bitene kadar bilemeyiz. Ama iki ya da üç yöntem birbirinden çok farklı sonuç veriyorsa, en az birinin bir varsayımı yanlıştır ve bunu proje başlamadan öğrenebiliriz. Ilgın'ın on gün ile on iki gün arasındaki farkı izlemesi, deneme günlerinin analog ayarına girmediğini gösterdi; cıvatalı raflar ise parametrik oranın sınırını. Projenin sonunda gerçekleşen süreyi üç tahminin yanına yazmak, bir sonraki tahminin hammaddesi olacak.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir tahmini benzer bir projeye dayandırdığında, iki projenin farklarını gerçekten saydın mı, yoksa yalnızca hangisinin daha büyük olduğuna mı baktın?

Kapanış

1. Analog tahmin benzer bir projenin gerçekleşmiş verisini alıp farklara göre ayarlar; hızlıdır, ama tek bir projeye ve ayarı yapanın yargısına dayanır.
2. Parametrik tahmin birim başına bir oranı birim sayısıyla çarpar; oran, türetildiği verinin sınırları içinde güvenilirdir ve o sınır tahminle birlikte yazılmalıdır.
3. Aşağıdan yukarı tahmin en ayrıntılı ama en emek isteyen yöntemdir; üç yöntem birbirini sınamak için kullanıldığında, ayrıştıkları yer bir tahminin hangi varsayıma dayandığını gösterir.

Beş soru

1. Ilgın laboratuvarın on beş gününü neden doğrudan kullanmadı?
2. Gülşen'in raf başına kırk beş dakikası hangi durumda güvenilmez olur?
3. Analog tahmin ile aşağıdan yukarı tahmin arasındaki iki günlük fark Ilgın'a ne öğretti?
4. Bir aşçı iki yüz kişilik bir düğün yemeği için hazırlık süresini tahmin edecek. Geçen ay yüz elli kişilik bir düğünde iki gün çalışmıştı; kişi başına ortalama hazırlık süresini de biliyor. Hangi tahmin analog, hangisi parametrik ve her birinde neye dikkat etmeli?
5. Zayıf sürüm neden aslında daha güçlü bir gerekçeyi saklıyor?

Yanıtlar

1. Çünkü iki proje aynı değildi. Laboratuvarda taşınan iş pilotun birkaç katıydı; ama pilotta laboratuvarda olmayan deneme günleri, tedarikçi bildirimi, forklift güzergâhı ve sayım günü vardı. Analog tahminin değeri bu farkları saymaktan geliyor; doğrudan alınan bir benzer proje, başka bir projenin sonucudur.
2. Oranın türetildiği veride olmayan bir durumda. Montaj rafları serbest duruyordu; eski alandaki rafların ikisi duvara cıvatalı. Cıvatalı raflar için oran büyük olasılıkla az kalır. Parametrik bir oran, türetildiği verinin sınırları dışında öngörü gücünü yitirir.
3. Analog ayarının deneme günlerini yeterince hesaba katmadığını. Laboratuvarın taşınmasında deneme günleri yoktu; pilotun on iki gününün ilk onu deneme. Ilgın'ın eklenen işler listesi bu günleri saymamıştı. Ayrışma bir hata değil, bir varsayımın sınaması oldu.
4. Yüz elli kişilik düğünün iki günü analog tahmindir: aşçı farkları saymalı; menünün aynı olup olmadığını, yardımcı sayısını, mutfağın büyüklüğünü. Kişi başına hazırlık süresi çarpı iki yüz parametrik tahmindir: aşçı oranın hangi tür menüden türetildiğine bakmalı; daha emek isteyen bir menüde oran az kalır. İkisi birbirinden çok farklı çıkarsa, birinin varsayımı yanlıştır.
5. Çünkü on iki gün aslında aşağıdan yukarı, her faaliyetin tek tek yazıldığı bir hesaptan geliyordu. Zayıf sürüm bu sayıyı gerekçesiz bir analog ayarına bağlayarak, onu olduğundan daha zayıf gösteriyor. Ayten Hanım cevabı okuyup tahminin bir göz kararı olduğunu düşünebilir.

Sonraki derse köprü

Üç yöntem on ile on iki gün arasında buluştu; ama üçü de her faaliyete tek bir süre yazıyordu. Kenan Bey listeye bakıp itiraz ediyor: "Sevkiyat teyidi iki gün yazılmış. Tedarikçi bazen ertesi sabah cevap veriyor, bazen üç gün bekletiyor." Tek bir sayı, o işin aralığını saklıyor. 10.3, iyimser, olası ve kötümser değerlerle beklenen süreyi hesaplamayı ve bu hesabın dayandığı beta varsayımını ele alıyor.